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日々の人事管理で従業員情報を複数のシステムに手動反映する手間や入力ミスに悩んでいませんか？組織が大きくなるほど、この重複作業が業務効率に影響を及ぼしやすくなります
そこで、Yoomを使ってNotionとAKASHIを連携することで、情報更新がスムーズに行えます。例えば、Notionで役職や部署を変更すると、AKASHIにも自動で反映されるため、二度手間を省きつつデータの一貫性を保てます。さらに、緊急時にも最新情報が確保され、リスク管理の強化が期待できます。効率的で正確な人事管理を実現しましょう。
NotionとAKASHIを連携するメリット
メリット1: データ同期による人事管理の効率化
Notionで従業員情報を更新すると、AKASHIにも自動で反映されるため、管理担当者は複数のシステムでの重複入力や手動更新を避けられます。
これにより、手入力によるミスや更新漏れを防ぎながら、人事管理の正確さと効率を高めることができます。例えば、役職や所属部署の変更があれば、Notionに一度入力するだけでAKASHIにも自動反映されるため、異なるシステム間のデータ確認や修正が不要になります。これにより、担当者は手間をかけずに最新の人事情報を常に活用でき、よりスムーズな管理業務が期待できます。
また、連携によってデータの一貫性が保たれ、正確なデータに基づく人事の意思決定につながり、業務負担を減らすだけでなく、管理の精度向上も見込めます。
メリット2: 緊急時に必要な情報の確保で対応力向上
NotionとAKASHIを連携すると、緊急連絡先や住所などの重要な従業員情報が更新されると、AKASHIにも反映され、災害や突発的な事態に備えたデータの信頼性の向上につながるでしょう。
この仕組みは、災害時や急な連絡が必要な際にも、必要な従業員情報を迅速に確認できるようにするための基盤を提供するでしょう。例えば、緊急連絡先が自動的に更新されるため、出張中の従業員やテレワーク中のメンバーの安全確認を迅速かつ的確に行えるようになります。従業員と管理者の双方に安心感を与え、全社的なリスク管理体制を強化することで、組織全体の安全確保を支える要素となります。この連携により、緊急時の対応力が高まり、予測不能な事態にも柔軟に対処する基盤が整うことも期待できますね。
NotionとAKASHIの連携フローの作り方
では、Yoomを使ってNotionとAKASHIを連携していきましょう。
今回のフローは「Notionで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新する」というものです。
以上4ステップで完了します。
設定に難しいプログラミングの知識は不要です。下のバナーから「試してみる」をクリックして連携の設定を進めていきましょう！
[Yoomとは]
ステップ1：NotionとAKASHIをマイアプリ連携
最初に今回使用するアプリを連携します。
Yoom にログイン後、左側メニューの「マイアプリ」から「＋新規接続」をクリックしてください。
「マイアプリの新規接続」のウィンドウが出てきたら、各アプリ名で検索をして表示内容に沿って入力を進めます。
AKASHIのマイアプリ連携には、アクセストークンの取得が必要です。以下のヘルプページを参考に取得、入力してください。
設定ができると、マイアプリ一覧に表示されます。
Notionも同様に表示されていれら、マイアプリ連携は完了です。
次からは、フローの設定に移ります。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：アプリトリガーを設定
最初の設定は「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」です。
1ページ目では、マイアプリ連携が済んでいるNotionのアカウント情報が反映されています。
タイトルはわかりやすいもの編集可能ですが、トリガーアクションは変更するとエラーが出ます。
アカウント情報を確認したら次に進んでトリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分～60分まで契約しているプランによって選択できるものが違います。
設定した間隔ごとにNotionのデータベース更新を確認するので、業務内容に適したものを選択してください。
データソースIDは入力バークリック後の『候補』から選択できます。
IDを指定したら、データベース上の情報をテストのために仮で更新させます。
そのあと「テスト」をクリックして値を取得しましょう。
テストに成功すると、各項目の横に数字やURLが表示されます。
この値は後続のオペレーションで変数として活用可能です。
※取得した値とは？
ここまで確認出来たら「保存する」でアプリトリガーの設定は完了です。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合は、フローボットが進まないように設定しました。
このように設定することで、情報更新のみを検知できるようになります。
なお、分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ4：レコード取得の設定
続いて「レコードを取得する」の設定です。
最初のページでは、アカウント情報などの下にレコード取得のためにNotionのデータベースIDを入力する欄があります。
トリガーアクションで設定したIDと同じものを『候補』から選択したら「次へ」をクリックして連携の確認をします。
連携ができたら、取得するレコードの条件を設定しましょう。
画像では、NotionのレコードIDが、取得した値のIDと同じものをレコード取得の条件としています。
条件の指定ができたら「テスト」をクリックしてレコードの詳細情報を取得しましょう。
データベース上の具体的な従業員情報が反映されていれば「保存する」でレコード取得の設定は完了です。
ステップ5：従業員情報更新の設定
最後の設定は「従業員情報を更新」です。
1ページ目では、Notionの設定同様にアカウント情報の確認を行って次に進んでください。
次のページでは、登録済みの従業員情報更新の詳細設定を行います。
必須項目に加えて、取得した内容を各項目に反映させていきます。
必要な項目をすべて埋めたら、「テスト」をクリックしてAKASHIの情報が更新されるか確認しましょう。
実際にAKASHI側で情報が更新できたら、すべての設定は完了です。
最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。
これでNotionでデータベースが更新されたら、AKASHIの従業員情報が自動で更新されるようになりました。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで従業員情報が更新されたらAKASHIの情報も更新する
Notion・AKASHIを使ったその他の自動化例
今回のフローと対になるものです。Notionに新しく従業員情報を登録するだけで、自動的にAKASHIにも反映され、手作業の重複を減らしデータの一貫性が保たれます。HRや総務部門にとって、複数システムへの入力作業が軽減され、入力ミスや業務遅延も防げるため、日々の業務効率の向上が期待できます。
Notionでタスクを登録すると、その期日がGoogleカレンダーに自動で追加され、スケジュール管理とタスク管理が一元化されます。これにより、タスクの見落としや重複のリスクが低減し、計画的でスムーズな業務遂行が見込めます。
Notionのデータベースから自動的に見積書が作成され、Gmailを通じてクライアントに直接送信できるため、書類作成や送信の時間が削減され、ほかの業務に集中時間を増やせるかもしれません。この連携により、手動の手間が省けて業務効率が高まり、クライアントへの迅速な対応も期待できます。
まとめ
Yoomを使えば、NotionとAKASHIの連携がノーコードで簡単に設定でき、専門的な知識がなくても安心です。この連携により、従業員情報の更新をシームレスに行い、手間のかかる手動入力や更新漏れのリスクから解放されます。さらに、災害時や急な連絡が必要な場合にも最新情報が活用できるため、安心して業務を進めることができるでしょう。さっそくYoomに無料登録して、効率的で確実な人事管理をスタートしましょう。
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