Notionは、その機能の多様性から、オールインワンツールなどとも称されます。ノートやメモの作成に始まり、タスク管理、プロジェクト管理、データベース管理、ドキュメント共有などを1つのワークスペース内ですべて行うことができます。情報の共有や整理にはうってつけのサービスです。
特に、データベースは、テンプレートも操作機能も多く、自社の都合に合わせてカスタマイズして使うことができます。社内のあらゆる情報を、必要な相手とだけ共有して管理することが可能です。業務を限定せず、複数の用途に用いることができるでしょう。
ただし、管理するデータベースの種類や関わる人数が増えれば、情報の管理にも、必要な情報を探して他の業務を行うのにも、手間暇がより多くかかってしまいます。データベースの作成や情報の更新、それらに関する関係者への情報共有、他ツールへの情報の転記など、必要ではあるものの、他の業務の付随作業に当たるものがほとんどです。
これらの作業に時間をかけないためにも、Notionと他の業務に使うアプリとの連携をご検討ください。
Yoomを利用してNotionと他のアプリを連携すれば、Notionのデータベースの情報を他のアプリに反映することが可能です。ノーコードの簡単設定で、データベース管理の関連業務を自動化させ、業務の効率化を図りましょう。
それでは、Notionと他のアプリの連携によって自動化可能な業務を、ユースケースごとに見ていきましょう。気になるものがあれば、Yoomテンプレートのページから、それぞれのフローを詳しくご覧ください。
前半では、どんな業務でも用いることができる事例、後半では、一部業務に特化した事例をご紹介しています。
複数人でNotionのデータベースを管理する場合、更新に他の担当者が気づかず対応が遅れるリスクがあります。
そこで、Notionとチャットツールを連携することで、情報更新の通知を自動送信することが可能です。通知にかかる時間の省略や更新見逃しの防止のため、普段使っている連絡手段との連携がおすすめです。
Yoomを使えば、更新の状況によって、通知内容や通知先を変更することができます。例えば、新規登録と既存登録先の情報更新で、必要な対応が違う場合は、それぞれの設定に内容を盛り込みましょう。
また、反対に、チャットツールで得た情報をNotionのデータベースへ反映させることも可能です。
NotionとWebフォームを連携することで、フォームの回答情報をNotionへ同期することが可能です。
フォームの設定を変更すれば、申し込み情報、アンケート結果、イベント参加者情報などの多様な情報を取得し、データベースで管理することができます。また、実績報告や従業員データ入力など、社内情報の入力に用いることも可能です。マーケティングや営業、人事、プロジェクトマネージャーなど、立場に合わせて必要な情報収集を行ってください。確認と転記の必要がなく、Notionでまとめて情報をチェックできます。
なお、Yoomでは、外部のWebフォームだけでなく、Yoomフォームを利用した自動化設定を行うことも可能です。
週や月など一定の期間ごとに管理する案件について、管理用の新規ページを指定日にNotionで作成したうえで、その情報を共有することができます。
こちらは、YoomとNotion、メールやチャットなど通知用アプリの連携によって可能な自動化フローです。
ページの作成忘れや通知もれを防ぐとともに、手作業にかかる時間を省略することができます。
また、通知文の内容に、新規作成したページ上で行うことを指示を記載しておくことで、ページ作成の通知を受け取った関係者が次の対応をスムーズに進めることができます。
タスクやドキュメントの管理を怠ると、プロジェクトを円滑に進めることが難しくなります。
Yoomで設定すれば、Notionの情報更新やページ作成の際、他のアプリ上でタスクを自動追加したり、指定したストレージにフォルダを作成したりすることが可能です。
プロジェクトに関する情報の効率的な管理のため、Notionを起点とした情報の一元化を試みましょう。
営業やマーケティング、カスタマーサポートはもちろん、請求など他の業務においても顧客情報の管理は重要です。
Notionと他のアプリを連携させ、顧客情報や顧客の案件に関する情報を同期することができます。
Yoomを使えば、Notionのデータベースで管理する顧客情報を、CRMや請求書作成ソフトなどに自動転記することが可能です。最新の顧客情報を共有し、それをもとに各々が業務を行える体制を整えましょう。
顧客対応のために、問い合わせのチケット管理が可能なCRMを利用している方へのおすすめです。
Yoomを用いてNotionとCRMを連携すれば、Notionとチケットの情報を同期できます。問い合わせ情報をNotionで管理している場合、Notionに動きがあればチケットが自動で作成されるため、対応がもれたり遅れたりする心配がありません。正確かつ速やかに回答し、顧客の信頼を勝ち取りましょう。
また、逆に、チケットの情報をNotionへ転記することもできます。Notion上で問い合わせ情報を一覧にして分析することが可能です。
Notionと請求書作成ソフトや会計ソフトの連携により、請求明細や請求先となる顧客情報の同期が可能です。Yoomを使えば、請求書に必要なデータの取得やデータ確認依頼、請求書作成を自動で行うことができます。Notion上で商品やサービスの請求明細や請求書の送付情報、請求書の発行状況などをデータベース管理している場合は、ぜひ手順を自動化してみてください。請求管理や経理業務の負担軽減を図れます。
Yoomを用いてNotionとYouTubeを連携することにより、自社の動画やチャンネルの情報をNotionに同期することが可能になります。
商品やサービスのプロモーションなどの一般公開動画はもちろん、社内行事やミーティングの記録など視聴者を限定する動画でも、投稿後の管理は大切です。
動画やチャンネルの情報をNotion上で集約したうえで情報共有や分析を行い、次の動画制作や営業、マーケティング、企画立案など他業務の遂行に役立てましょう。
YoomでNotionと他のアプリを連携することにより、データベース管理に関する様々な業務の自動化が可能なことをお伝えしました。
どんな業務でも可能な情報共有や情報収集から、営業や経理など一部の業務に特化したものまで、自動化できる業務は幅広いです。ご自身の身近な業務から見直し、自動化を試してみてください。
また、Notion以外のアプリでも、Yoomで自動化できる業務は多数あります。アプリを連携することで、アプリ間の情報の同期を可能にし、転記ミスや伝達のもれ遅れの防止につながります。まずは一つ、よく行う業務を自動化し、便利であれば周辺業務も同様に自動化を進めてみましょう。
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