Notionの承認フローを自動化！ノーコードで業務を効率化する方法

この方法は、NotionのAPIを利用してページが作成されたことを検知し、Yoomが提供する承認依頼の機能を利用することで実現可能です。
さらに、承認後にNotionのAPIを利用して、ページにデータを追加することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

[Yoomとは]

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Notionをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNotionのトリガー設定、その後に続く承認依頼の設定
• トリガーボタンをONにして、連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1:Notionをマイアプリ連携

まずNotionをYoomに連携するため、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Notionを検索して選択し、次の画面に進みます。

・「ページを選択する」をクリックします。
続く画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.自動化するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックすると、コピーが完了します。

ステップ2:トリガーとなるNotionの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローではNotionにページが作成されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionにページが作成されたら承認依頼を送信して、承認後Notionのステータスを更新する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

3.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とデータベースIDを設定してテストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。基本的に短い間隔の設定がおすすめです。
※データベースIDの確認方法は、こちらを参照してください。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3:承認を依頼する設定

次に、Notionで作成されたページをもとに、承認を依頼する設定を行います。

1.「分岐 分岐｜作成か更新かを判別」をクリックします。
※ステップ2の設定では、Notionにページが作成されたときだけでなく、ページが更新されたときもトリガーが起動するため、分岐オペレーションによりページの作成か更新かを判別します。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

2.分岐対象のアウトプットと分岐条件を下記画像のように設定して保存します。
※下記画像の設定では、ページの作成日と最終更新日が等しい条件で、ページの作成と更新を判別しています。
※分岐オペレーションの設定方法の詳細は、こちらを確認してください。

3.「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

4.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

5.取得したいレコードの条件を下記画像のように設定してテストを行います。
※右枠のオブジェクトIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

6.テストが成功すると、Notionから取得した情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

※今回は、テスト用に下記のデータベースを作成しています。

7.「承認を依頼する 承認を依頼する」をクリックします。

8.承認者、承認内容の詳細、承認完了条件、差し戻し先のオペレーションを設定して保存します。
※承認内容の詳細にNotionの情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する（ID検索）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）
※承認を依頼するオペレーションの設定方法の詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

ステップ4:Notionのレコードを更新する設定

最後に、承認されたレコードの内容を更新する設定を行います。

1.「データベースを操作する レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。

2.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースIDを設定して「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。
※データベースIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。

3.更新したいレコードの条件を下記画像のように設定します。
※右枠のレコードIDは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する（ID検索）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

4.更新後のレコードの値を設定します。
※今回は、ステータスに「承認済み」と追加するため、下記の設定になります。

5.テストを行い成功すると、Notionにデータが追加されます。
問題がなければ保存します。

6.トリガーをONにすると、Notionにページが作成されるたび、自動で承認依頼を送信し、承認後はNotionのステータスが更新されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

さらに自動化するには

Yoomには、Notionの承認フローをさらに効率化するための、応用機能も充実しています。
ここでは、フローボットの完了を通知する機能を紹介します。

フローボットの完了通知機能

先ほど解説したフローボットでは、Notionの承認フローを自動化できます。
しかし、フローボットが完了してステータスが更新されているかを確認する手間が残ります。
そんなときに役立つのが、フローボットの完了を通知する機能です。
この機能を利用することで、承認完了後にNotionのステータスが更新されたことを自動通知してくれます。
フローボットの設定画面で、右上の「…」をクリックし、「ワークフローの完了を通知」をONにすると設定完了です！
また、Yoomの管理画面の「設定」からSlackやChatworkへの通知設定も利用できます。

Notionにページが作成されたら承認依頼を送信して、承認後Slackに通知する方法

次に、Notionにページが作成されたら承認依頼を送信し、承認後にSlackへ通知する方法を紹介します。
はじめに紹介したテンプレートと異なる点は、最後の設定です。
このテンプレートでは、Notionのステータスを更新する代わりに、Slackにメッセージを通知します。
承認後に担当者へメッセージを通知したいときなどにおすすめです！

それでは、設定方法を紹介します。

・まずは、Slackをマイアプリに連携します。
Yoom管理画面のマイアプリからSlackを検索して次の画面に進みます。

ワークスペースのURLを入力し、「続行する」をクリックした後、続く画面でサインインします。

投稿したいチャンネルを設定し、「許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
※マイアプリの詳しい方法は、こちらを確認してください。

・アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・4つ目までのオペレーションは、はじめに紹介したテンプレートと同様に行います。
その後、「アプリと連携する チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。

・Slackと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

・投稿先のチャンネルIDとメッセージを設定してテストを行います。
※投稿先のチャンネルIDは、枠をクリックして表示される「候補」から設定できます。
※メッセージには、定型文を直接入力できます。Notionの情報を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する（ID検索）」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストが成功すると、設定したチャンネルにメッセージが送信されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定が完了します。

フォームが送信されたら承認依頼を送信して、承認後Notionに追加する方法

続いては、Yoomのフォーム機能を利用し、回答が送信されたら承認依頼を送信して、承認後にNotionに内容を追加する方法を紹介します。
この方法は、Yoomが提供するフォームに回答が送信されるとトリガーが起動します。
起動後は、自動で承認依頼が送信され、完了後にNotionにデータが追加されます。
フォームで収集した内容を自動で承認依頼し、Noitonに追加するフローを実現したいときにおすすめです！

それでは、設定方法を解説します。

・まずは、アプリ同士を連携するためのテンプレートをコピーします。

・「フォームトリガー 申請フォーム」をクリックします。

・フォームに設置する項目を設定します。
※フォームトリガーの設定方法の詳細は、こちらのヘルプページを確認してください。

・取得した値を確認して保存します。

・承認依頼の設定は、はじめに紹介したテンプレートと同様に行います。
その後、「データベースを操作する レコードを追加する」をクリックします。

・連携するアカウントとアクションを確認して進み、追加するレコードの値を設定します。
※フォームに送信された内容を反映させる場合は、枠をクリックして表示されるアウトプットの「申請フォーム」から設定します。（値は二重括弧で表示されます）

・テストを行い成功すると、Notionにデータが追加されます。
問題がなければ保存し、トリガーをONにすると設定が完了します。

Notionを使ったその他の自動化例

他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Googleフォームの回答をNotionのデータベースに登録する

Googleフォームに送信された回答をNotionのデータベースに自動登録するテンプレートです。
これにより、回答の転記作業を削減できるので、業務の効率化が期待できます！

2.Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに登録する

Notionにタスクが登録されたら、Googleカレンダーに予定を自動登録するテンプレートです。
この連携は、Notionに登録したレコードの期限を自動登録できるので、スケジュール管理を効率化したい方におすすめです！

3.Notionで取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを作成する

Notionに取引先が登録されたらGoogle Driveにフォルダを自動作成するテンプレートです。
Notionでページを作成するたびに、専用フォルダを作成しているなら、この連携で作業負担の軽減が期待できます！

まとめ

Notionを活用した承認フローを自動化することで、手作業での承認依頼やステータス更新の手間を省き、業務の効率化を図ることができます。
設定さえ完了すれば、Notionにページが作成されるたびに承認依頼が送られ、承認後は自動でステータスが更新されるため、進捗の見える化や管理ミスの防止にもつながります。
さらに、Slackへの通知を組み合わせれば、承認完了後に担当者へ素早く連絡が届き、情報共有もスムーズになるはずです。
また、Yoomのフォームをトリガーにすることで、承認フローをシンプルにすることも可能です！
手間のかかる承認フローを効率化し、よりスムーズに業務を進めたい方は、ぜひYoomを試してみてください。
プログラミングの知識がなくても簡単に利用でき、Notionをさらに便利に活用できるはずです！