タスクが適切に共有されていない場合、業務の進行に支障をきたす可能性があります。
特に、異なるチームが関係するプロジェクトでは、タスクの見落としが起こりやすくなります。
その問題を解決するためには、Notion・Backlog・Outlookを連携して、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクを作成し、Outlookでメールを送信する自動化がおすすめです。
この自動化により、タスクを追加する手間が省けるだけでなく、正確に共有できるようになるでしょう。
さらに、スピーディーにタスクが共有されるため、タスクを確実に遂行できるかもしれません。
こんな方におすすめ
- Notion・Backlog・Outlookを別々に活用し、連携に興味がある方
- タスク管理や共有の効率化を目指している方
- 作業スピードを向上させたいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する」方法をご説明します。
Notion・Backlog・Outlookの連携フローの作り方
新規ページ作成をNotionのAPIを利用して受け取り、Backlogの提供するAPIを用いて、タスクを作成することで自動化の実現が可能です。
また、Outlookが提供するAPIを用いることで、さらにタスク情報をメールで送信することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるNotionのトリガー設定と分岐条件の設定、その後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録
Notion・Backlog・OutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで自動化設定をスムーズに進められます。
まず、Notionのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
Notionを一覧から探すか、検索機能を活用して検索します。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにBacklogを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明の通りに設定してください。
次に、Outlookのマイアプリ登録に移ります。
同様にOutlookを選択してください。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしましょう。
Notion・Backlog・Outlookがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください！
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Notionの設定を行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら
以下の画面が表示されるので、必須項目を設定しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。 - 「データソースID」→説明に従って設定
以下の設定方法を確認しましょう。
データソースIDの確認方法
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合、フローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
Notion画面に移動して、テスト用にタスクを設定してください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、そこから選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の取得値を活用し、以下のように設定しましょう。
このように取得値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「Backlogと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→課題の追加
以下の画面が表示されたら、説明に従って設定を行ってください。
「プロジェクトID」はドメイン情報を設定すると、『候補』に情報が展開されます。
次に、「課題の件名」を設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」の値から選択しましょう。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、メールを送信する設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スクロールして「メール内容」を設定しましょう。
以下の必須項目を設定してください。
次に、「件名」と「本文」を設定します。
以下のように『取得した値』を活用することで、Outlook上でタスクの確認ができます。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックし、メール内容が問題なければ「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
NotionやBacklog、Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもNotionやBacklog、OutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Notionを活用した自動化例
受信内容をNotionに追加する
重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
- メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
- 問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のGmailを受信するだけでNotionに情報が自動で追加されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による転記作業がなくなることで、入力間違いや重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定して、受信メール本文から必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメール本文から「会社名」「担当者名」「問い合わせ内容」など、どのような情報を抽出するかを任意で設定してください。
- Notionの「レコードを追加する」では、追加するデータベースや各項目に設定する値を任意で設定できます。固定のテキストを設定したり、前段のAI機能で抽出したデータを動的な値として設定することが可能です。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を探し出し、手作業でNotionに転記する作業に時間を取られていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく転記ミスや見落としの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を要約しNotionにタスクとして追加するため、メールの確認・整理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する大量のメールから、重要な情報を効率的に収集したいと考えている方
- Notionを情報集約のハブとして活用しており、手作業でのデータ転記を自動化したい方
- AIを活用して、日々の定型的な情報整理業務の生産性を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailの受信からNotionへの記録までが自動化されるため、情報収集や転記にかかっていた作業時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な情報の転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、受信したメールの本文を要約するように指示します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約されたテキストを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」では、メール本文の内容をどのような形式で要約するかをプロンプトで具体的に指示することが可能です。
- Notionの「レコードを追加する」では、追加先のデータベースや各プロパティに、メールの件名やAIによる要約結果などを動的に割り当てることができます。
■注意事項
- Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
Outlookで受信する重要なメールの内容を、一つひとつ確認してNotionに転記するのは手間がかかっていませんか？手作業でのコピー＆ペーストは、情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をトリガーにAIが自動で内容を要約してNotionへ追加するため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとNotionで情報管理を行っており、手作業での転記に手間を感じている方
- 日々多くのメールを受信するため、内容の把握や要約作業に時間を取られている方
- Notionを情報共有ハブとして活用し、メール内容の共有を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からNotionへの記録までが自動化され、手作業での転記や要約にかかる時間を短縮します。
- 手動でのコピー＆ペーストによる転記ミスや、情報の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとNotionをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」アクションを設定することで、特定のメール受信をフローボット起動のきっかけにします。
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、トリガーで取得したメール本文の内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、指定のデータベースにメールの件名や要約結果などを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」アクションでは、要約対象の文章としてOutlookから取得したメール本文などを変数として指定し、要約の文字数や形式といった条件もカスタマイズが可能です。
- Notionの「レコードを追加する」アクションでは、情報を追加したいデータベースを任意で選択できます。また、各項目には固定のテキストを入力したり、Outlookの件名やAIの要約結果といった前段の情報を変数として埋め込んだりできます。
■注意事項
- NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括通知する
本日期限のタスクを一括通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでタスク管理をしている方
・プロジェクトのタスク管理をしているプロジェクトリーダー
・メンバーに当日締切のタスクをリマインドしているマーケティング部門の方
2.Slackを日々の連絡手段としている方
・複数プロジェクトを管理しているプロジェクトマネージャー
・Slackを使用して連携を取っているチーム
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースの作成が容易で、タスク管理を効率的に行えるツールです。
しかし、メンバーへの共有のために手動で通知を出している場合、生産性を阻害する原因となります。
メンバーへの手動による通知を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
Notionから本日期限のタスクを毎日決まった時間にSlackに通知することができるため、業務の効率化を図ることができます。
手動によるNotion内の検索や通知作業を自動化できるため、当日作業をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでタスクを整理している方
・当日完了タスクを共有している営業部門の方
・顧客対応期限のタスクを管理しているカスタマーサポートの担当者
2.業務でChatworkを活用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとしてChatworkを使用しているメンバー
・タスクの共有をChatworkで行っているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Notionでタスク管理をしている場合、メンバーへ都度当日のタスクを通知をするのは手間です。
通知を手動で行っている場合、宛先誤りや通知漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Notionのデータベースで管理している本日期限のタスクをChatworkに通知することができます。
手動による通知作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務の効率化を図ることができます。
当日作業すべきタスクを一括で通知できるため、メンバー間の連携をスムーズにし、円滑に業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで管理しているタスクの共有を、Microsoft Teamsを使って手動で行っている方
- チーム全体のタスクの進捗管理やリマインドを効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
- 日々の定型的なタスク通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- 毎朝のタスク確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
- 手作業によるタスクの確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行忘れを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、通知したい日時（例：毎朝9時）を設定します。
- 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大100件）」アクションで、本日が期限のタスクを抽出するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動したい曜日や時間を自由にカスタマイズできます。
- Notionからレコードを取得する設定では、対象のデータベースIDを指定するだけでなく、「期限日が今日」といった条件をフィルターで設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、通知するメッセージ内容も自由に編集できます。
■注意事項
- Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Backlogを活用した自動化例
Backlogで課題が登録されたら追加する
複数のツールに同じ情報を何度も登録する手間や、転記ミスを削減できるはずです。
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.課題管理をBacklogで行っている方
・プロジェクトの課題をBacklogで管理しているチーム
・Backlogでプロジェクトの課題を一元管理している方
2.情報共有のツールとしてGoogle スプレッドシートを使用している方
・Google スプレッドシートを使用して社内外の関係者と情報共有を行う方
・プロジェクトの課題状況をGoogle スプレッドシートで分析している方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはプロジェクトの課題を可視化できるため、管理業務を効率化できるツールです。
しかし、Google スプレッドシートを使用してプロジェクトの課題状況を共有する場合、都度Backlogの情報をGoogle スプレッドシートに転記する必要があり、非効率的だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogで追加された課題をGoogle スプレッドシートに自動で追加することができるため、手動による作業が不要になります。
Google スプレッドシートへの課題追加を自動化することで、共有資料の作成を効率化することができるため、業務の効率化を図ることができます。
また、異なるチーム間での課題共有もスピーディーに行うことができ、進捗状況や課題分析をスムーズに行うことが可能です。
■注意事項
・Backlog、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
■概要
BacklogとMicrosoft Excelを連携し、Backlogで課題が追加されたら、自動的にエクセルにも課題の内容を記載するフローボットです。
Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。連携するMicrosoft Excelの情報や設定内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Backlog、Microsoft ExcelそれぞれとYoomを連携してください。
・エクセルオンラインにてご利用いただけます。ローカルのエクセルファイルでは使用できませんのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
■概要
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.業務でBacklogを使用している方
・プロジェクトの課題管理でBacklogを使用しているチーム
・課題状況をBacklogで共有している方
2.チーム間で異なるツールを活用している方
・BacklogとAsanaを異なるチーム間で活用し、情報共有を行っている方
・Asanaへの課題追加を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogは作成された課題が可視化され、進捗の追跡が容易になるメリットがあります。
しかし、BacklogとAsanaのツールをチーム間で別々に利用している場合、Backlogで登録された課題をAsanaに追加する必要があり、手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Backlogに課題が登録されるとAsanaに自動で追加することができるため、異なるチーム間でも情報共有をスムーズに行うことができます。
Backlogの情報を都度確認する必要がなくなるため、管理業務の時間を短縮することが可能です。
また、チャットツールと連携することでBacklogで追加された課題をスピーディーに把握することができるため、効率的にプロジェクト作業を進めることができます。
■注意事項
・Backlog、AsanaのそれぞれとYoomを連携してください。
ステータスが更新されたら、Backlogを追加・更新する
ステータスが変更されるたびに、Backlogに素早く課題が追加されるため、手動での入力作業が減り、業務がスムーズに行えるようになるでしょう。
Salesforceの商談のステージが変更されたら、Backlogの該当タスクのステータスを更新する
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■概要
Salesforceで管理している商談ステージの変更に合わせて、Backlogのタスクステータスを手作業で更新していませんか？
この単純な連携作業は、更新漏れやタイムラグを生みやすく、チーム間のスムーズな情報共有を妨げる一因になることがあります。
このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談ステージが更新されると、関連するBacklogの課題ステータスが自動で更新されるため、手作業による手間やミスをなくし、円滑なプロジェクト進行を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SalesforceとBacklog間の情報連携を手作業で行っている営業担当者やプロジェクトマネージャーの方
- 営業部門と開発部門間の連携を円滑にし、プロジェクトの進捗管理を効率化したいと考えている方
- 手作業による更新業務を自動化することで、より付加価値の高いコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Salesforceの商談ステージを更新するだけで、Backlogのステータスも自動で変更されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力ミスを防ぎ、常に正確な情報に基づいたプロジェクト管理を実現し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SalesforceとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトにレコードが登録または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の商談ステージに変更された場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- 次に、AI機能のオペレーションで、Salesforceの商談情報からBacklogの課題キーなど、必要な情報を抽出します。
- 最後に、Backlogのオペレーションで「課題の状態を更新」アクションを設定し、抽出した情報をもとに該当課題のステータスを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、Salesforceから取得した商談のステージ情報などを利用し、後続のオペレーションを動かすための条件を任意でカスタマイズしてください。
- AI機能によるテキスト抽出では、Salesforceのどの情報（商談名や概要など）から、どのようなテキスト（課題キーなど）を抽出するかを自由に設定できます。
- Backlogの課題を更新する際には、前のステップでAI機能によって抽出した課題IDまたは課題キーの情報を変数として設定してください。
■注意事項
- BacklogとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでステータスが更新されたら、Backlogに課題を追加する
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■概要
Notionでタスクのステータスを更新した後、手作業でBacklogに課題を起票していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionデータベースのステータス更新をきっかけに、Backlogへ自動で課題が追加されるため、手作業によるミスや手間を削減し、プロジェクト管理をより円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、タスクと課題の二重入力に手間を感じている方
- プロジェクト管理において、手作業による情報連携の漏れや遅延を防ぎたい方
- チーム内の情報共有を迅速化し、タスク管理の属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新をトリガーにBacklogへ自動で課題が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業での情報転記が不要になることで、入力ミスや課題の作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションで対象のデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、ステータスが特定の条件に合致した場合のみ、後続のアクションが実行されるように設定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに課題を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Backlogに課題を追加するアクションでは、Notionのトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として利用できます。例えば、NotionのページタイトルをBacklogの課題名に設定したり、特定のプロパティの内容を課題の詳細に自動で挿入したりといったカスタマイズが可能です。
■注意事項
- NotionとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーの予定が更新されたら、Backlogの課題情報を更新する
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■概要
Googleカレンダーで管理している予定とBacklogの課題情報を手作業で連携させていませんか。二重入力の手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスによってタスクの進捗に影響が出ることもあります。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定が更新されると、Backlogの課題情報が自動で更新されるため、これらの連携作業の効率化に繋がり、正確なプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとBacklogを併用してタスクやプロジェクトを管理している方
- 手作業での情報同期に手間を感じており、ヒューマンエラーを削減したい方
- チーム内の情報共有を円滑にし、プロジェクト管理の精度を高めたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーの予定更新をトリガーにBacklogの課題が自動更新されるため、手作業による二重入力の時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや更新漏れのリスクをなくし、常に正確な情報に基づいたタスク管理が可能になります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleカレンダーとBacklogをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が更新されたら」というアクションを設定して、監視対象のカレンダーを指定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、カレンダーの予定概要などから課題キーといった必要な情報を取り出します。
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題情報の取得」アクションを設定し、更新対象の課題を特定します。
- 最後に、オペレーションでBacklogの「課題情報の更新」アクションを設定し、カレンダーの予定情報をもとに課題のステータスや期限日などを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能によるテキスト抽出では、Googleカレンダーの予定情報からどの情報を抽出するかを自由に設定できます。
- Backlogで更新対象の課題を指定する際に、固定の課題IDや課題キーだけでなく、前のステップで取得した情報を変数として設定することも可能です。
- Backlogの課題情報を更新する際に、更新したい項目（期限日やコメントなど）と、そこに反映させる値を自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報や固定値を設定可能です。
■注意事項
- GoogleカレンダーとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを活用した自動化例
特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する
指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
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■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
- Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
- フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Wixのフォーム送信をトリガーにOutlookから自動でメールが送信されるため、これまで手作業で行っていた返信業務の時間を短縮できます
- 手動対応によるメールの送信漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、WixとOutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでWixを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文などを任意の内容に設定できます
- Wixのフォームから取得した氏名や問い合わせ内容などの情報を、メールの件名や本文中に変数として差し込むことで、パーソナライズされた自動返信メールを作成できます
- 固定のテキストと変数を組み合わせることで、「[氏名]様 お問い合わせありがとうございます」といった形で、受信者に応じたメールを自動で作成することが可能です
■注意事項
- Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858 - Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
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■概要
Asanaでタスクが完了したら、指定したメールアドレス宛にOutlookで完了の旨をメール通知します。
通知内容や送信先のメールアドレスは自由にカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Asana、Outlookそれぞれでアカウントとの連携設定が必要です。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
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■概要
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
ZendeskとOutlookを連携すると作成されたチケットをカスタムして内容をOutlookに自動的に投稿することができるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
Outlookに送信する内容を自由に変更してご利用ください。
■注意事項
・Outlook、ZendeskそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
・フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
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■概要
Outlookに届く請求書などの添付ファイルを都度ダウンロードし、内容を確認してファイル名を変更し、Google Driveに保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の手作業は時間がかかるだけでなく、ファイル名の付け間違いや保存漏れといったミスの原因にもなりがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信すると添付された書類をOCRで自動的に読み取り、ファイル名を更新してGoogle Driveへ格納するため、こうした課題を解消し、書類管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理を手作業で行っている経理や総務担当者の方
- Google Driveへのファイル保存ルールが徹底されず、ファイル管理に課題を感じている方
- OCRを活用して紙やPDFの書類をデータ化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からGoogle Driveへの格納までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイル名変更やアップロード作業がなくなるため、入力ミスや保存漏れといったヒューマンエラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 添付ファイルの有無などで処理を分けるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します。
- 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロードする」アクションを順に設定します。
- 次に、オペレーションで「OCR機能」を選択し、ダウンロードした添付ファイルから文字情報を読み取ります。
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、OCRで取得した情報をもとにファイル名を変更し、特定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動のきっかけとなるメールの件名キーワードや対象フォルダを任意で指定できます。
- 分岐機能では、添付ファイルの形式（PDFや画像など）に応じて後続の処理を分けるといった条件を自由に設定できます。
- OCR機能の設定では、請求書番号や発行日など、書類から抽出したい項目を任意でカスタマイズできます。
- Google Driveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを指定し、OCRで取得した情報を用いて「取引先名_請求日」のようにファイル名を自由に設定することが可能です。
■注意事項
- Outlook、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
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■概要
Outlookで受信する請求書や発注書。都度内容を確認して手動でダウンロードし、ファイル名を変更してBoxに格納する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちです。このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された書類を自動でOCR処理し、読み取った情報を基にファイル名を変更してBoxに格納します。定型的な書類管理業務を自動化し、業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する請求書などの書類管理に手間を感じている経理や営業事務の方
- Boxでのファイル命名規則の徹底や、手動での格納作業に課題を感じている方
- 書類の受付から保管までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでの書類受信からBoxへの格納までを自動化するため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手動でのファイル名変更やフォルダ格納の際に起こりがちな、入力間違いや格納先ミスといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 続けて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、OCRで読み取った情報を基にファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールのキーワードや監視対象のフォルダを指定できます。
- 分岐機能では、メールの件名や添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由に設定可能です。
- OCR機能では、抽出したい項目（例：取引先名、日付、金額など）や、使用するAI、言語を任意で設定できます。
- Boxへのファイルアップロード時には、OCRで取得した情報を組み合わせてファイル名を動的に生成したり、格納先のフォルダを指定したりすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
■概要
Outlookで受信する請求書などの添付ファイルを、都度ダウンロードして内容を確認し、Microsoft SharePointに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、添付された書類データをOCR機能で自動で読み取り、ファイル名を更新した上でMicrosoft SharePointに格納するまでを自動化し、こうした手作業の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した書類を手作業でMicrosoft SharePointに格納している方
- 添付ファイルの確認やファイル名の更新作業に手間やミスを感じている総務・経理担当者の方
- 書類管理のプロセスを自動化し、業務の効率化や標準化を目指しているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft SharePointへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるファイル名の変更ミスや格納漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類管理の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」と「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」を設定し、抽出した情報を用いてファイル名を変更し、指定のフォルダに格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や、対象のメールフォルダなどを任意で設定できます。
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させるための条件を自由にカスタマイズできます。
- Outlookの各アクションでは、処理対象としたいメールIDやファイルIDを前段のアウトプットから動的に指定してください。
- OCR機能の設定では、ファイルから抽出したい項目（取引先名、金額、日付など）や使用するAIモデル、言語を任意で指定できます。
- Microsoft SharePointへのファイルアップロード設定では、格納先のサイトやフォルダ、ファイル名をOCRで取得したデータを用いて動的に設定できます。
■注意事項
- Outlook、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- Yoomの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notion・Backlog・Outlookを連携するメリット
メリット1:タスク追加の抜けや漏れを防ぐ
複数のシステムにタスクを手動で追加する作業は、ミスや漏れが起こりやすく、手間が増えますよね...
そこで、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクとして追加し、Outlookで共有する自動化を導入すれば、その課題を解消できるかもしれません！
たとえば、新規プロジェクトのタスクをNotionに追加するだけで、タスクを追加・共有できるため、ヒューマンエラーを防止できるはずです。
これにより、正確なタスク情報を取得できるため、作業が進めやすくなるでしょう。
メリット2:作業スピードの向上が期待できる
プロジェクトの進行において、タスクの共有が遅れると、作業が停滞する可能性があります。
しかし、タスクの追加や共有を自動化することで、いつまでもタスクが共有されないといった事態を防ぐことにもつながります。
たとえば、急ぎの対応が必要な場合、タスク共有がスピーディーに行われると、担当者はその分スムーズに対応できるかもしれません。
チーム内でタスク情報を把握する際にも便利であり、特にタスクの共有を確実かつスピーディーに行いたい方におすすめです。
メリット3:タスクの共有が円滑に行える
異なるチーム間でタスクの共有が適切に行われていないと、認識のズレや修正業務が発生する可能性があり、かえって時間がかかるでしょう。
しかし、Notion・Backlog・Outlookを連携し、タスクの追加や共有を自動化することで、関係者全員が必要なタスクを確認できます。
たとえば、カスタマーチームが顧客からの問い合わせをNotionに追加すると、Backlogにタスクが追加され、Outlookで開発チームに共有可能です。
これにより、カスタマーチームでは対応しきれない内容の問い合わせがあっても、開発チームがスムーズに対応できるでしょう。
まとめ
プロジェクト進行において、タスクの共有ができていないと、チーム内で認識のズレが発生し、スムーズに進行できないかもしれません。
しかし、Notionに追加されたデータを自動的にBacklogに課題として追加し、Outlookでメールを送付することでその課題を解決できるでしょう。
この自動化を導入すれば、異なるチーム間でのタスク共有に活用できるので便利です。
さらに、タスクがスピーディーに共有されるため、作業が停滞する心配がなくなりそうですね。
Yoomの自動化は、説明に従って設定を行うだけなので誰でも簡単に操作できます。
この機会にぜひ、テンプレートを試してみてください！
