Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを自動送信する方法

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の設定方法を確認しましょう。
データベースIDの確認方法はこちらをご覧ください。

以下の画面が表示されるので、必須項目を設定しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
• 「データベースID」→説明に従って設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Notionのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
  

Notion画面に移動して、テスト用にタスクを設定してください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、そこから選択するか、説明の通りに設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを活用し、以下のように設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Backlogと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→課題の追加
  

以下の画面が表示されたら、説明に従って設定を行ってください。

次に、「課題の件名」を設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択しましょう。

スクロールし、以下の設定も行いましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

課題の詳細をBacklogで確認したい場合は、以下を参照して設定してください。
先ほどと同様に、「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択します。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、メールを送信する設定を行うため、「Outlookに送信する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→相違がないか確認

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

スクロールして「メール内容」を設定しましょう。
以下の必須項目を設定してください。

次に、「件名」と「本文」を設定します。
以下のようにアウトプットを活用することで、Outlook上でタスクの確認ができます。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックし、メール内容が問題なければ「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

NotionやBacklog、Outlookを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやBacklog、OutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

受信内容をNotionに追加する

重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。

毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括通知する

本日期限のタスクを一括通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。

Backlogを活用した自動化例

Backlogで課題が登録されたら追加する

複数のツールに同じ情報を何度も登録する手間や、転記ミスを削減できるはずです。

ステータスが更新されたら、Backlogを追加・更新する

ステータスが変更されるたびに、Backlogに素早く課題が追加されるため、手動での入力作業が減り、業務がスムーズに行えるようになるでしょう。

Outlookを活用した自動化例

特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する

指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。

Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する

Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。

Notion・Backlog・Outlookを連携するメリット

メリット1:タスク追加の抜けや漏れを防ぐ

複数のシステムにタスクを手動で追加する作業は、ミスや漏れが起こりやすく、手間が増えますよね...
そこで、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクとして追加し、Outlookで共有する自動化を導入すれば、その課題を解消できるかもしれません！
たとえば、<span class="mark-yellow">新規プロジェクトのタスクをNotionに追加するだけで、タスクを追加・共有できるため、ヒューマンエラーを防止できるはずです。</span>
これにより、正確なタスク情報を取得できるため、作業が進めやすくなるでしょう。

メリット2:作業スピードの向上が期待できる

プロジェクトの進行において、タスクの共有が遅れると、作業が停滞する可能性があります。
しかし、タスクの追加や共有を自動化することで、いつまでもタスクが共有されないといった事態を防ぐことにもつながります。
たとえば、<span class="mark-yellow">急ぎの対応が必要な場合、タスク共有がスピーディーに行われると、担当者はその分スムーズに対応できるかもしれません。</span>
チーム内でタスク情報を把握する際にも便利であり、特にタスクの共有を確実かつスピーディーに行いたい方におすすめです。

メリット3:タスクの共有が円滑に行える

異なるチーム間でタスクの共有が適切に行われていないと、認識のズレや修正業務が発生する可能性があり、かえって時間がかかるでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">Notion・Backlog・Outlookを連携し、タスクの追加や共有を自動化することで、関係者全員が必要なタスクを確認できます。</span>
たとえば、カスタマーチームが顧客からの問い合わせをNotionに追加すると、Backlogにタスクが追加され、Outlookで開発チームに共有可能です。
これにより、カスタマーチームでは対応しきれない内容の問い合わせがあっても、開発チームがスムーズに対応できるでしょう。

まとめ

プロジェクト進行において、タスクの共有ができていないと、チーム内で認識のズレが発生し、スムーズに進行できないかもしれません。
しかし、Notionに追加されたデータを自動的にBacklogに課題として追加し、Outlookでメールを送付することでその課題を解決できるでしょう。
この自動化を導入すれば、異なるチーム間でのタスク共有に活用できるので便利です。
さらに、タスクがスピーディーに共有されるため、作業が停滞する心配がなくなりそうですね。

Yoomの自動化は、説明に従って設定を行うだけなので誰でも簡単に操作できます。
この機会にぜひ、テンプレートを試してみてください！