タスクが適切に共有されていない場合、業務の進行に支障をきたす可能性があります。
特に、異なるチームが関係するプロジェクトでは、タスクの見落としが起こりやすくなります。
その問題を解決するためには、Notion・Backlog・Outlookを連携して、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクを作成し、Outlookでメールを送信する自動化がおすすめです。
この自動化により、タスクを追加する手間が省けるだけでなく、正確に共有できるようになるでしょう。
さらに、スピーディーにタスクが共有されるため、タスクを確実に遂行できるかもしれません。
こんな方におすすめ
- Notion・Backlog・Outlookを別々に活用し、連携に興味がある方
- タスク管理や共有の効率化を目指している方
- 作業スピードを向上させたいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionのデータベースに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成してOutlookにメールを送信するフローです。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する」方法をご説明します。
Notion・Backlog・Outlookの連携フローの作り方
新規ページ作成をNotionのAPIを利用して受け取り、Backlogの提供するAPIを用いて、タスクを作成することで自動化の実現が可能です。
また、Outlookが提供するAPIを用いることで、さらにタスク情報をメールで送信することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録
Notion・Backlog・OutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで自動化設定をスムーズに進められます。
まず、Notionのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
Notionを一覧から探すか、検索機能を活用して検索します。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにBacklogを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明の通りに設定してください。
次に、Outlookのマイアプリ登録に移ります。
同様にOutlookを選択してください。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしましょう。
Notion・Backlog・Outlookがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください！
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionのデータベースに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成してOutlookにメールを送信するフローです。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
以下の設定方法を確認しましょう。
データベースIDの確認方法はこちらをご覧ください。
以下の画面が表示されるので、必須項目を設定しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
- 「データベースID」→説明に従って設定
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、Notionのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
Notion画面に移動して、テスト用にタスクを設定してください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、そこから選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを活用し、以下のように設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
続いて、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Backlogと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「アクション」→課題の追加
以下の画面が表示されたら、説明に従って設定を行ってください。
次に、「課題の件名」を設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択しましょう。
スクロールし、以下の設定も行いましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
課題の詳細をBacklogで確認したい場合は、以下を参照して設定してください。
先ほどと同様に、「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択します。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
続いて、メールを送信する設定を行うため、「Outlookに送信する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「タイトル」→任意で設定
- 「Outlookと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
スクロールして「メール内容」を設定しましょう。
以下の必須項目を設定してください。
次に、「件名」と「本文」を設定します。
以下のようにアウトプットを活用することで、Outlook上でタスクの確認ができます。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックし、メール内容が問題なければ「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
Notionのデータベースに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成してOutlookにメールを送信するフローです。
NotionやBacklog、Outlookを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもNotionやBacklog、OutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Notionを活用した自動化例
受信内容をNotionに追加する
重要なメール内容をNotionに集約することで情報の見落としや重複を防ぎ、チーム全体での情報共有が容易になります。
■概要
Gmailで受信したお客様からの問い合わせや注文メールの内容を、手作業でNotionのデータベースに転記していませんか。この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストのミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailを受信するだけで、AIが自動で内容を解析しNotionへ追加するため、情報集約の手間を省き、正確なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した情報をNotionで管理しており、手入力に手間を感じている方
・メールからの情報転記ミスをなくし、データ管理の正確性を向上させたいチームの方
・問い合わせ対応やタスク管理の初動を自動化し、コア業務に集中したい方
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
「Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する」ワークフローは、メール管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
毎日のGmailの受信メールを手作業で整理するのは時間がかかりますよね。特に大量のメールを扱うと、重要な情報を見逃すリスクも高まります。そこで、このワークフローを活用して受信したメールをAIで自動的に要約し、Notionに整理して保存しましょう。これにより必要な情報にすぐアクセスできるようになり業務効率が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで多くのメールを受信し、情報整理に時間を割いているビジネスパーソン
Notionを活用してプロジェクト管理や情報共有を行っているチーム
メール内容を効率的に要約し、チームメンバーと共有したいと考えている管理者
業務のデジタル化・自動化を進めたいと考えている中小企業の経営者
■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する
試してみる
■概要
「Outlookの受信内容を要約してNotionに追加する」ワークフローは、データ入力作業の負担を軽減します。
顧客からのメール内容を自動的に追加できるので、追加漏れなどを防止します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Outlookを利用してメールの管理を行っている方
・メールの内容を迅速に把握し、重要な情報を見逃したくない方
・Notionを使って業務の進捗管理や情報整理を行っている方
・チームでNotionを活用しており、共有された情報をスピーディに確認したい方
・手動でメールの要約や情報の転記に時間を割きたくないと考えている方
■注意事項
・NotionとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括通知する
本日期限のタスクを一括通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知する
試してみる
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でSlackに通知するフローです。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知する
試してみる
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Backlogを活用した自動化例
Backlogで課題が登録されたら追加する
複数のツールに同じ情報を何度も登録する手間や、転記ミスを削減できるはずです。
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらGoogle スプレッドシートにも追加するフローです。
Backlogで課題が追加されたらMicrosoft Excelに連携する
試してみる
Backlogで課題が追加されたら、自動的にMicrosoft Excelのシートにも課題の内容を記載するフローボットです。Backlogの課題をMicrosoft Excelでも管理する際などにご利用ください。
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加する
試してみる
Backlogで課題が登録されたらAsanaにも追加するフローです。
ステータスが更新されたら、Backlogを追加・更新する
ステータスが変更されるたびに、Backlogに素早く課題が追加されるため、手動での入力作業が減り、業務がスムーズに行えるようになるでしょう。
Salesforceの商談のステージが変更されたら、Backlogの該当タスクのステータスを更新する
試してみる
■概要
「Salesforceの商談のステージが変更されたら、Backlogの該当タスクのステータスを更新する」ワークフローは、タスク管理を効率化してくれます。
更新作業が自動化されるため、更新漏れのリスクが軽減するでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを使用して商談管理を行っている方
・Salesforceでの商談ステージ変更に迅速に対応したいと考えている方
・Backlogを活用してタスク管理を行っている方
・商談進捗に基づいてBacklogのタスクステータスをスピーディに更新したい方
・手動でのタスク更新に手間を感じている方
■注意事項
・BacklogとSalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 ・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでステータスが更新されたら、Backlogに課題を追加する
試してみる
■概要
「Notionでステータスが更新されたら、Backlogに課題を追加する」ワークフローは、タスクの対応漏れ防止に役立ちます。
自動でタスクが追加されるため、対応する必要のある作業を忘れるリスクが軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを利用してプロジェクト管理やタスク管理を行っている方
・チームでNotionを使ってタスク管理をしているが、進捗確認に時間を取られてしまうことが多い方
・タスクの進捗を逃さず、効率的にプロジェクトを進めたいと考える方
・Backlogを日常的に使っていて、タスクの進捗やステータスを毎日把握したい方
・プロジェクトマネージャーとしてチームメンバーのタスクの状況を一目で把握したい方
■注意事項
・NotionとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーの予定が更新されたら、Backlogの課題情報を更新する
試してみる
■概要
このワークフローでは、Googleカレンダーで予定を変更すると、手動でBacklogの課題情報を更新する手間が省け、最新の情報を自動的に反映させることができます。この自動化により、チーム全体での情報共有がスムーズになり、プロジェクトの進行管理が効率化されます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleカレンダーとBacklogを日常的に利用しているプロジェクトマネージャーの方
・スケジュール変更時に手動でBacklogの課題を更新する作業を自動化したいと考えている方
・チーム全体での情報共有をより効率的に行いたいと考えている中小企業の経営者やチームリーダーの方
・業務ワークフローの自動化を通じて、生産性向上を目指しているIT担当者の方
■注意事項
・GoogleカレンダーとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookを活用した自動化例
特定の操作が行われたら自動でOutlookからメールを返信する
指定したメールアドレス宛にOutlookで操作の詳細をメール通知するため、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになるはずです。
Wixでフォームが送信されたら自動でOutlookからメールを返信する
試してみる
■概要
Wixで作成したWebサイトのフォームから問い合わせがあった際、一件ずつOutlookを開いて手動で返信メールを作成・送信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
対応が遅れたり、送信ミスが発生したりするリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、Wixフォームへの送信をきっかけに、Outlookから設定した内容のメールを自動で送信できるため、確実な一次対応を実現し、顧客満足度の向上に繋げられます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Wixでサイトを運営し、フォームからの問い合わせ対応に時間を要している方
・Outlookを使った手動での定型メール返信に非効率を感じている担当者の方
・フォームからのリードに対して、一次対応を自動化したいと考えている方
■注意事項
・ Wix、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・WixのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Asanaでタスクが完了したらOutlookで完了メール通知
試してみる
Asanaの特定のプロジェクトでタスクが完了したら、Outlookで完了メール通知します
Zendeskにチケットが作成されたらOutlookに通知する
試してみる
Zendeskで新しいチケットが作成される毎に、Outlookに通知されるフローです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新し格納する
Outlookで受信した書類データが内容に則ったファイル名に変更され、指定フォルダに自動的にアップロードされるので、データ管理の精度向上が期待できます。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しGoogle Driveに格納するフローです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しBoxに格納するフローです。
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納する
試してみる
Outlookで受信した書類データをOCRで読み取り、ファイル名を更新しMicrosoft SharePointに格納するフローです。
Notion・Backlog・Outlookを連携するメリット
メリット1:タスク追加の抜けや漏れを防ぐ
複数のシステムにタスクを手動で追加する作業は、ミスや漏れが起こりやすく、手間が増えますよね...
そこで、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクとして追加し、Outlookで共有する自動化を導入すれば、その課題を解消できるかもしれません！
たとえば、新規プロジェクトのタスクをNotionに追加するだけで、タスクを追加・共有できるため、ヒューマンエラーを防止できるはずです。
これにより、正確なタスク情報を取得できるため、作業が進めやすくなるでしょう。
メリット2:作業スピードの向上が期待できる
プロジェクトの進行において、タスクの共有が遅れると、作業が停滞する可能性があります。
しかし、タスクの追加や共有を自動化することで、いつまでもタスクが共有されないといった事態を防ぐことにもつながります。
たとえば、急ぎの対応が必要な場合、タスク共有がスピーディーに行われると、担当者はその分スムーズに対応できるかもしれません。
チーム内でタスク情報を把握する際にも便利であり、特にタスクの共有を確実かつスピーディーに行いたい方におすすめです。
メリット3:タスクの共有が円滑に行える
異なるチーム間でタスクの共有が適切に行われていないと、認識のズレや修正業務が発生する可能性があり、かえって時間がかかるでしょう。
しかし、Notion・Backlog・Outlookを連携し、タスクの追加や共有を自動化することで、関係者全員が必要なタスクを確認できます。
たとえば、カスタマーチームが顧客からの問い合わせをNotionに追加すると、Backlogにタスクが追加され、Outlookで開発チームに共有可能です。
これにより、カスタマーチームでは対応しきれない内容の問い合わせがあっても、開発チームがスムーズに対応できるでしょう。
まとめ
プロジェクト進行において、タスクの共有ができていないと、チーム内で認識のズレが発生し、スムーズに進行できないかもしれません。
しかし、Notionに追加されたデータを自動的にBacklogに課題として追加し、Outlookでメールを送付することでその課題を解決できるでしょう。
この自動化を導入すれば、異なるチーム間でのタスク共有に活用できるので便利です。
さらに、タスクがスピーディーに共有されるため、作業が停滞する心配がなくなりそうですね。
Yoomの自動化は、説明に従って設定を行うだけなので誰でも簡単に操作できます。
この機会にぜひ、テンプレートを試してみてください！
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