タスクが適切に共有されていない場合、業務の進行に支障をきたす可能性があります。
特に、異なるチームが関係するプロジェクトでは、タスクの見落としが起こりやすくなります。
その問題を解決するためには、Notion・Backlog・Outlookを連携して、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクを作成し、Outlookでメールを送信する自動化がおすすめです。
この自動化により、タスクを追加する手間が省けるだけでなく、正確に共有できるようになるでしょう。
さらに、スピーディーにタスクが共有されるため、タスクを確実に遂行できるかもしれません。
こんな方におすすめ
- Notion・Backlog・Outlookを別々に活用し、連携に興味がある方
- タスク管理や共有の効率化を目指している方
- 作業スピードを向上させたいと考えている方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
[Yoomとは]
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する」方法をご説明します。
Notion・Backlog・Outlookの連携フローの作り方
新規ページ作成をNotionのAPIを利用して受け取り、Backlogの提供するAPIを用いて、タスクを作成することで自動化の実現が可能です。
また、Outlookが提供するAPIを用いることで、さらにタスク情報をメールで送信することもできます。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
- Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録
- テンプレートをコピー
- フローの起点となるNotionのトリガー設定と分岐条件の設定、その後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定
- トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録
Notion・Backlog・OutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで自動化設定をスムーズに進められます。
まず、Notionのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
Notionを一覧から探すか、検索機能を活用して検索します。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにBacklogを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明の通りに設定してください。
次に、Outlookのマイアプリ登録に移ります。
同様にOutlookを選択してください。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしましょう。
Notion・Backlog・Outlookがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください！
Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを送信する
試してみる
■概要
Notionで管理している情報を、Backlogへタスクとして登録し、さらに関係者へOutlookでメール通知する、といった一連の作業に手間を感じていませんか。複数のツールをまたぐ手作業は、タスクの登録漏れや通知忘れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionに新しいページが作成されるだけで、Backlogへのタスク作成からOutlookでのメール送信までを自動で実行し、プロジェクト管理を円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとBacklogを併用し、プロジェクトやタスクの管理をされている方
- 手作業によるタスク登録や関係者への通知連絡に、時間的な負担を感じている方
- 複数のツールを横断する業務プロセスを自動化し、生産性を高めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページを作成するだけで、Backlogへのタスク登録とOutlookでのメール通知が自動で完了するため、転記や連絡にかかる時間を削減できます
- 手作業によるタスクの登録漏れや、関係者への通知忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Backlog、OutlookをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理へ進むようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでBacklogの「課題の追加」を設定し、取得した情報をもとに課題を作成します
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」を設定し、関係者へ自動でメールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、どのデータベースを監視の対象にするか、任意で選択することが可能です
- Backlogに登録する課題の件名や詳細には、Notionから取得したページの情報（変数）を埋め込んだり、固定のテキストを追加したりと柔軟に設定できます
- Outlookでのメール通知は、送信先を自由に設定できます。また、件名や本文にもNotionやBacklogから取得した情報を活用するなど、通知内容を細かくカスタマイズすることが可能です
■注意事項
- Notion、Backlog、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Notionの設定を行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら
以下の画面が表示されるので、必須項目を設定しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。 - 「データソースID」→説明に従って設定
以下の設定方法を確認しましょう。
データソースIDの確認方法
以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から情報を選択することも可能です。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合、フローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
Notion画面に移動して、テスト用にタスクを設定してください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。
Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、そこから選択するか、説明の通りに設定しましょう。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の取得値を活用し、以下のように設定しましょう。
このように取得値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
