Notionに新しいページが作成されたら、Backlogにタスクを作成しOutlookにメールを自動送信する方法

ステップ1:Notion・Backlog・Outlookをマイアプリ登録

Notion・Backlog・OutlookをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
あらかじめ、マイアプリ登録を行うことで自動化設定をスムーズに進められます。

まず、Notionのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。

Notionを一覧から探すか、検索機能を活用して検索します。

以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

次に、Backlogのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同じようにBacklogを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、説明の通りに設定してください。

次に、Outlookのマイアプリ登録に移ります。
同様にOutlookを選択してください。
以下の画面が表示されたら、Outlookにサインインしましょう。

Notion・Backlog・Outlookがマイアプリに表示されれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
最初に、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くBacklog・Outlookのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の設定方法を確認しましょう。
データベースIDの確認方法はこちらをご覧ください。

以下の画面が表示されるので、必須項目を設定しましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意しましょう。
• 「データベースID」→説明に従って設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Notionのレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
  

Notion画面に移動して、テスト用にタスクを設定してください。
以下は例ですので、自由に設定しましょう。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定します。
枠内をクリックすると候補が表示されるので、そこから選択するか、説明の通りに設定しましょう。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを活用し、以下のように設定しましょう。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすると表示されます。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

続いて、Backlogの設定を行うため、「課題の追加」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Backlogと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
• 「アクション」→課題の追加
  

以下の画面が表示されたら、説明に従って設定を行ってください。

次に、「課題の件名」を設定します。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択しましょう。

スクロールし、以下の設定も行いましょう。
設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

課題の詳細をBacklogで確認したい場合は、以下を参照して設定してください。
先ほどと同様に、「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットから選択します。
他にも必要な項目があれば設定し、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

続いて、メールを送信する設定を行うため、「Outlookに送信する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

• 「タイトル」→任意で設定
• 「Outlookと連携するアカウント情報」→相違がないか確認

※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

スクロールして「メール内容」を設定しましょう。
以下の必須項目を設定してください。

次に、「件名」と「本文」を設定します。
以下のようにアウトプットを活用することで、Outlook上でタスクの確認ができます。
以下は例ですので、ご自由に設定しましょう。
設定後、「次へ」をクリックし、メール内容が問題なければ「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notion・Backlog・Outlookの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するかチェックしましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

その他のNotion・Backlog・Outlookを使った自動化の例

他にもNotion・Backlog・Outlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Backlogに課題が追加されたら、自動的にNotionにも登録するフローです。
Backlogにタスクが追加された際に、Notionに自動反映されるため、スムーズなタスク管理が可能になるでしょう。
何度もタスク情報を入力する手間から解放されます。

2.Outlookに届いたメールの内容をBacklogに課題として自動追加するフローです。
メール内容がBacklogの課題として追加されるため、タスクを追加する手間が省けます。
タスクの抜けや漏れを防止し、正確にタスクを遂行できるでしょう。

3.Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付するフローです。
Chrome拡張機能を活用するため、NotionのWebサイトからOutlookにメールを送付できます。
タスクやプロジェクトの進捗状況の共有にも活用できます。

Notion・Backlog・Outlookの連携メリットと具体例

メリット1:タスク追加の抜けや漏れを防ぐ

複数のシステムにタスクを手動で追加する作業は、ミスや漏れが起こりやすく、手間が増えます。
そこで、Notionにデータが追加された際に、Backlogにタスクとして追加し、Outlookで共有する自動化を導入すれば、その課題を解消できるかもしれません。
たとえば、<span class="mark-yellow">新規プロジェクトのタスクをNotionに追加するだけで、タスクを追加・共有できるため、ヒューマンエラーを防止できます。</span>
これにより、正確なタスク情報を取得できるため、作業が進めやすくなるでしょう。

メリット2:作業スピードの向上が期待できる

プロジェクトの進行において、タスクの共有が遅れると、作業が停滞する可能性があります。
しかし、タスクの追加や共有を自動化することで、いつまでもタスクが共有されないといった事態を防ぐことができるでしょう。
たとえば、<span class="mark-yellow">急ぎの対応が必要な場合、タスク共有がスピーディーに行われると、担当者はその分スムーズに対応できるかもしれません。</span>
また、タスクが追加されるたびに、必ずOutlookで共有されるため、チーム内でタスク情報を把握する際にも便利です。
この自動化は、特にタスクの共有を確実かつスピーディーに行いたい方におすすめです。

メリット3:タスクの共有が円滑に行える

異なるチーム間でタスクの共有が適切に行われていないと、認識のズレや修正業務が発生する可能性があり、かえって時間がかかるでしょう。
しかし、<span class="mark-yellow">Notion・Backlog・Outlookを連携し、タスクの追加や共有を自動化することで、関係者全員が必要なタスクを確認できます。</span>
たとえば、カスタマーチームが顧客からの問い合わせをNotionに追加すると、Backlogにタスクが追加され、Outlookで開発チームに共有可能です。
これにより、カスタマーチームでは対応しきれない内容の問い合わせがあっても、開発チームがスムーズに対応できるでしょう。

まとめ

プロジェクト進行において、タスクの共有ができていないと、チーム内で認識のズレが発生し、スムーズに進行できないかもしれません。
しかし、Notionに追加されたデータを自動的にBacklogに課題として追加し、Outlookでメールを送付することでその課題を解決できるでしょう。
この自動化を導入すれば、異なるチーム間でのタスク共有に活用できるので便利です。
さらに、タスクがスピーディーに共有されるため、作業が停滞する心配がなくなるはずです。

Yoomの自動化は、説明に従って設定を行うだけなので誰でも簡単に操作できます。
この機会にぜひ、テンプレートを試してみてください。