Notionとboardを連携して案件ステータスを自動更新しよう！

多くの方が案件管理ツールとしてboardを活用していると思います。
定期的な請求業務や受発注に関わるデータ管理を効率化できる点が非常に便利ですよね。
しかし、Notionと連携することで、さらに業務をスムーズに進められるかもしれません。
本記事では、Notionで案件ステータスが更新された際にboardのステータスも自動的に更新する方法をご紹介します！
毎回手作業でboard上のステータスを変更している方は、この連携を使うと作業の手間を軽減できるでしょう。
業務の一部を自動化して案件管理を効率化したい方は、本記事で紹介するYoomで自動連携を試してみてください。

[Yoomとは]

Notionとboardを連携するメリット

メリット1.二重作業の解消

Notionとboardを併用して案件管理を行っている場合、同じ情報を何度も入力する手間が発生することがあります。
例えば、「Notionで案件ステータスを【アポ獲得】に変更したら、board側も同じステータスに更新する」など、同じ操作を繰り返さなければならない場面があると思います。
複数のツールでデータを管理すると、このように重複した作業が増えてしまって大変ですよね。
しかし、本記事で紹介する連携を活用すると、Notionのステータスがboardにも自動で反映されるようになり、この二重作業を解消することが期待できます。
その結果、営業や経理担当者は節約した時間を他の優先度の高い業務に集中できるようになり、生産性の向上につながるかもしれません。

メリット2.更新し漏れのリスクを低減

手作業で毎回ステータスの更新作業をしていると、更新し忘れるリスクが伴います。
例えば、「Notionのステータスは【受注確定】になっているが、boardのステータスが【商談中】のままになっている」など、手作業で行う以上このようなミスが発生する恐れがあります。
そこで、今回紹介する連携が役に立つかもしれません。
この連携を使うと、Notionのステータスを更新すると、自動的にboard側のステータスも更新されるため、更新漏れのリスクが低減されます。
これにより、受注確定後の請求処理を正確かつ迅速に対応することができるかもしれません。

Notionとboardの連携フロー

※注意事項
・分岐をするには有料プランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。

では、実際にNotionとboardを連携する方法をご紹介します。
今回紹介するのは、【Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する】というフローです。
具体的な連携ステップは以下の通りです。

Notionでアプリトリガーの設定
Notionのレコードを取得する（ID検索）
コマンドオペレーション
boardの案件ステータスの更新

Yoomでは、上記4ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。

Notionとboardのマイアプリ連携

テンプレートをコピーしたら、事前準備としてNotionとboardをYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック

2.検索窓からNotionとboardを検索し、それぞれ登録に必要な情報を入力

マイアプリ一覧にNotionとboardが表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「レコードが更新されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したNotionのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

次のページでは、API接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」「データベースID」を入力して、テストをクリックしましょう。
※「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。

ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。

ステップ2.レコードを取得する（ID検索）

次に、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。

1ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、確認しましょう。
その下にはデータベースと連携するためにIDを指定する項目があります。
候補の中から対象のデータベースを選択して、次のページに進みましょう。

2ページ目では、取得したいレコードの条件を設定します。
下記のように、アウトプットの中からオブジェクトIDを選択しましょう。
このように指定することで、ステータスが更新されたレコードの情報を取得することができます。

「テスト」をクリックして、「保存する」で次のページに進みます。

ステップ3.コマンドオペレーション

では、次のステップ「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

このページでは分岐条件を設定します。
下記のようにデフォルトでは、Notionのステータスという項目に「完了」という値が含まれている際に次のステップに進むよう設定されています。

他の条件にしたい場合は、以下のように必要に応じて適宜変更を加えてください。
（分岐条件の設定例）
・Notion上のステータスが「アポ獲得」という値になったら、boardの案件ステータスを更新したい場合↓

設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。

ステップ4.案件ステータスの更新

それでは、最後のステップ「案件ステータスの更新」を選択してください。

1ページ目では、boardのアカウント情報が表示されるので、確認してそのまま次のページに進みましょう。
2ページ目では、ステータスを更新するための設定をします。
「APIキー」「案件ID」「受注ステータス」をそれぞれ入力してください。
「APIキー」は[https://the-board.jp/api_settings]から取得した値を設定しましょう。
「案件ID」はNotionにあらかじめ格納された情報を活用してください。

「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。

Notion・boardを使ったその他自動化例

Yoomには、Notion・boardを利用した自動化事例が多数あります。
さまざまなアプリと連携することが可能なので、以下の代表例を参考にしてみてください。

1.Notionに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録する

今回紹介した連携は、ステータスの更新を自動化するフローでしたが、こちらの連携は顧客情報を自動反映するためのフローです。
boardに顧客情報を集約して一元管理したい方におすすめです。

2.Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）する

Notionに登録された顧客情報をもとに、boardに定期請求案件を自動登録したい方は以下のテンプレートがおすすめです。
Notionとboardを併用して案件管理をしている営業や経理担当者の方におすすめです。

3.指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付する

本記事で紹介した自動連携はステータスを更新するのみの比較的シンプルなフローでしたが、より高度な自動化を実現することも可能です。
こちらの連携を使うと、請求リストの取得・ページの作成・メールの送付の一連の作業を自動化できるため、手作業の負担が軽減されるでしょう。

まとめ

以上、Notionとboardを連携する手順でした！
本記事では、【Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する】というフローをご紹介しました。
これまで手作業でステータスの更新を行っていた方は、この連携により、作業負担の軽減が期待できます。
担当者は余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上につながるかもしれません。
また、人間の手で行う業務が自動化されることで、更新漏れなどのリスクを低減することができるでしょう。

Yoomで自動連携を試してみたいと思った方はこちらから無料登録をお願いします！
最後まで読んでいただきありがとうございました。