多くの方が案件管理ツールとしてboardを活用していると思います。定期的な請求業務や受発注に関わるデータ管理を効率化できる点が非常に便利ですよね。しかし、Notionと連携することで、さらに業務をスムーズに進められるかもしれません。本記事では、Notionで案件ステータスが更新された際にboardのステータスも自動的に更新する方法をご紹介します！毎回手作業でboard上のステータスを変更している方は、この連携を使うと作業の手間を軽減できるでしょう。業務の一部を自動化して案件管理を効率化したい方は、本記事で紹介するYoomで自動連携を試してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionとboardを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗と、boardで管理している案件のステータスを手作業で同期させていませんか。 それぞれ別々に更新する作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されると、boardの案件ステータスも自動で更新されるため、こうした二重入力の手間を削減し、最新の情報を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- プロジェクト管理と案件管理のステータスを同期させ、情報の一元化を図りたいマネージャーの方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、二重入力の手間が減り、作業時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「案件ステータスの更新」アクションを設定し、対象の案件ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、ステータス変更を検知したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionのどのステータスに変更されたらboardの案件ステータスを更新するかなど、条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- NotionとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionとboardを連携してできること
Notionとboardを併用して案件管理を行っている場合、同じ情報を何度も入力する手間が発生することがあります。
例えば、「Notionで案件ステータスを【アポ獲得】に変更したら、board側も同じステータスに更新する」など、同じ操作を繰り返さなければならない場面があると思います。
複数のツールでデータを管理すると、このように重複した作業が増えてしまって大変ですよね。
しかし、本記事で紹介する連携を活用すると、Notionのステータスがboardにも自動で反映されるようになり、この二重作業を解消することが期待できます。
この記事では、実際の自動化例として「アカウント登録の自動化」などをご紹介します。登録はわずか30秒で完了しますので、気になる方はぜひクリックしてみてください！
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
このフローを活用することで、Notionのステータスの更新をトリガーに自動でboardのステータスに反映することができ、スピーディーな情報共有ができます。
これまで手作業で行なっていた更新業務を自動化することで、業務効率化を行うことができます。
人的ミスの発生を回避して共有情報の正確性をキープすることで、チーム内で共有する情報の精度を保ちます。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗と、boardで管理している案件のステータスを手作業で同期させていませんか。 それぞれ別々に更新する作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されると、boardの案件ステータスも自動で更新されるため、こうした二重入力の手間を削減し、最新の情報を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- プロジェクト管理と案件管理のステータスを同期させ、情報の一元化を図りたいマネージャーの方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、二重入力の手間が減り、作業時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「案件ステータスの更新」アクションを設定し、対象の案件ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、ステータス変更を検知したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionのどのステータスに変更されたらboardの案件ステータスを更新するかなど、条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- NotionとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
このテンプレートは、Notionのレコードに発注先が登録されるとboardへの発注先の登録を自動化することができ、管理業務を効率化できます。
boardへの発注先の登録が自動化されることで、Notionとboardの情報の整合性が保たれ、情報の正確性を高めることが可能です。
手動入力によるミスを防止し、入力結果の確認作業やデータ修正の手間を削減できるため、業務運営がスムーズになります。
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している発注先情報を、都度クラウド型販売管理システムのboardに手作業で入力していませんか。こうした手作業での情報登録は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Notionに新しい発注先を登録するだけでboardにも自動で情報が追加されるため、こうした発注管理に関する業務を効率化し、より正確なデータ管理を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用し、発注先情報の手入力に手間を感じている方
- 発注先情報の二重管理によって発生する、入力ミスや更新漏れを防ぎたい担当者の方
- 発注先管理に関する一連の業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに発注先を登録するだけでboardへ自動で情報が連携され、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかに応じて後続の処理を分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーをきっかけに取得したIDをもとに詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションでboardの「発注先の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報を連携します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、boardへの登録ステータスなどをNotion側に反映させます
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータベースを任意で選択してください
- boardに発注先を登録するオペレーションでは、Notionから取得した情報だけでなく、固定のテキストなどを登録内容に含める設定も可能です
■注意事項
- Notion、boardのそれぞれとYoomを連携させてください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にNotionとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとboardの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
▼今回使用するアプリはこちら：Notion／board
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Notionとboardをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Notionのトリガー設定およびboardのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗と、boardで管理している案件のステータスを手作業で同期させていませんか。 それぞれ別々に更新する作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されると、boardの案件ステータスも自動で更新されるため、こうした二重入力の手間を削減し、最新の情報を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- プロジェクト管理と案件管理のステータスを同期させ、情報の一元化を図りたいマネージャーの方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、二重入力の手間が減り、作業時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「案件ステータスの更新」アクションを設定し、対象の案件ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、ステータス変更を検知したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionのどのステータスに変更されたらboardの案件ステータスを更新するかなど、条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- NotionとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Notionとboardをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Notionのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
2．boardのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
続いて、画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にboardと入力しましょう。
表示されたboardをクリックします。
以下の画面が表示されるのでboardで確認し入力しましょう。
boardのマイアプリ連携方法
マイアプリにboardが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックします。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているタスクやプロジェクトの進捗と、boardで管理している案件のステータスを手作業で同期させていませんか。 それぞれ別々に更新する作業は手間がかかるだけでなく、更新漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースでステータスが更新されると、boardの案件ステータスも自動で更新されるため、こうした二重入力の手間を削減し、最新の情報を維持できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとboardを併用しており、手作業での情報更新に手間を感じている方
- プロジェクト管理と案件管理のステータスを同期させ、情報の一元化を図りたいマネージャーの方
- 手作業による更新漏れやミスを防ぎ、業務の正確性を高めたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータスが更新されると自動でboardの案件情報も更新されるため、二重入力の手間が減り、作業時間を短縮できます
- 手作業による情報の転記が削減されることで、入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を担保します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとboardをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のデータベースを指定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、オペレーションでboardの「案件ステータスの更新」アクションを設定し、対象の案件ステータスを更新します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、ステータス変更を検知したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、Notionのどのステータスに変更されたらboardの案件ステータスを更新するかなど、条件を任意で設定することが可能です
■注意事項
- NotionとboardのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Notionのトリガー設定およびboardのアクション設定
まずは、アプリトリガー「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したNotionのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、API接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」「データソースID」を入力して、テストをクリックしましょう。
データソースIDは以下の画像のように、入力バークリック後の『候補』から選択することも可能です。
※「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
ここで取得した値は後続のオペレーションで活用できます。
※取得した値とは？
ステップ4：レコードを取得する（ID検索）
次に、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
1ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、確認しましょう。
その下にはデータベースと連携するためにIDを指定する項目があります。
候補の中から対象のデータベース（トリガーアクションで設定したものと同じID）を選択して、次のページに進みましょう。
2ページ目では、取得したいレコードの条件を設定します。
下記のように、『取得した値』の中からIDを選択しましょう。
このように指定することで、ステータスが更新されたレコードの情報を取得することができます。
「テスト」をクリックして、「保存する」で次のページに進みます。
ステップ5：コマンドオペレーション
では、次のステップ「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
このページでは分岐条件を設定します。
下記のようにデフォルトでは、Notionのステータスという項目に「完了」という値が含まれている際に次のステップに進むよう設定されています。
他の条件にしたい場合は、以下のように必要に応じて適宜変更を加えてください。
（分岐条件の設定例）
・Notion上のステータスが「アポ獲得」という値になったら、boardの案件ステータスを更新したい場合↓
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：案件ステータスの更新
それでは、最後のステップ「案件ステータスの更新」を選択してください。
1ページ目では、boardのアカウント情報が表示されるので、確認してそのまま次のページに進みましょう。
2ページ目では、ステータスを更新するための設定をします。
「APIキー」「案件ID」「受注ステータス」をそれぞれ入力してください。
「APIキー」は[https://the-board.jp/api_settings]から取得した値を設定しましょう。
「案件ID」はNotionにあらかじめ格納された情報を活用してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Notionやboardを活用したその他の自動化テンプレート
Notionやboardを活用すれば、通知業務や情報整理を自動化でき、作業の手間を大きく減らすことができます。ここでは、業務効率化に役立つテンプレートをいくつかご紹介します。
Notionを使った便利な自動化例
特定のイベントや処理をトリガーに、他のツールへ自動で通知やレコードを追加することができれば、確認漏れを防ぎつつ情報共有がスピーディになります。返信作業まで自動化すれば、やり取りの手間もぐっと減らせます。
Notionでページが作成されたら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する
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■概要
「Notionでページが作成されたら、Google スプレッドシートからデータを取得して、Gmailで一斉送信する」ワークフローを利用すると、データ収集からメール送信までを自動化できます。
手動での転記作業が減り、情報共有の効率化が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでページ作成を行い、各種情報を整理されている方
- Google スプレッドシートに重要なデータをまとめて管理している方
- Google スプレッドシート内の特定データを素早く関係者に周知したいと考えている方
- Gmailを用いて複数の宛先へ情報共有する場面が多い方
- 業務効率化を目指し、同じ作業を何度も繰り返し送信する手間を減らしたい方
- 迅速に情報を伝達して業務のスピードアップを図りたい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionでページが作成された際に、Google スプレッドシートの情報をもとにGmailで一斉送信できるこのフローには、いくつかのメリットがあります。
まず、作業のスピードアップが期待でき、関係者への案内や通知を素早く行える点が挙げられます。
手動でデータを確認したり、メールを一通ずつ送る必要がなくなるため、担当者の負担を軽減できます。
また、必要な情報が自動的に反映されるので、情報共有がスムーズになり、伝達漏れや情報の遅延も防げます。
その結果、業務の抜けや漏れが起こりにくくなり、全体の業務効率が向上します。
Notionにページが作成されたら、Google スプレッドシートにデータを自動入力する
試してみる
■概要
Notionに新しいページを作成するたび、その情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成された際に、その内容をGoogle スプレッドシートへ自動で入力することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとGoogle スプレッドシート間で日常的に情報連携を手作業で行っている方
- データ入力作業におけるヒューマンエラーを削減し、業務の正確性を高めたい方
- 定型的な転記作業から解放され、より創造的な業務に時間を割きたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページが作成されると、自動でGoogle スプレッドシートへデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや情報の連携漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてNotionを選択し、「ページが作成されたら（Webhook）」というアクションを設定します。これにより、Notionで新しいページが作成されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知した作成されたページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したNotionのページ情報を指定のスプレッドシートの新しい行に自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、Notionのページ情報を追加したい対象のGoogle スプレッドシートのファイルIDやシート名を任意で設定してください。
- Google スプレッドシートに追加する各項目（列）には、固定のテキスト値を入力したり、前のステップで取得したNotionのページ情報（例：ページタイトル、作成日時、特定のプロパティなど）を変数として動的に埋め込むことが可能です。これにより、必要な情報を柔軟に整理できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに登録
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■概要
Notionのタスク管理データソースに登録されたタスク情報を、自動的にGoogleカレンダーに終日予定として登録します。
新規のタスクのみを登録し、更新されたタスクは除外するフローとなります。
■事前準備
・事前にNotionでタスク管理用のデータソースを作成します。
■設定方法
①トリガーからアプリトリガー内にあるNotionを選択し、特定のデータソースにページが作成・更新されたらアクションを押します。
②起動間隔とデータソースIDを入力し、テスト・保存します。
※Notionとの連携でよくあるエラーについては
こちらをご参照ください。
③トリガー下の＋マークを押し、分岐するを選択します。
④オペレーションには①で設定したトリガーを、アウトプットには作成日時を選択します。
⑤条件は値と等しくないとして、値には①で取得している最終更新日時を{{最終更新日時}}のようにアウトプットとして埋め込み保存します。
※アウトプットを動的に使用する設定の詳細は
こちらをご参照ください。
⑥＋マークを押し、データソースを操作するオペレーションからNotionを選択して、アクションからレコードを取得する（ID検索）、トリガーと同じデータソースIDを入力して次に進みます。
⑦レコードIDが等しいという検索条件とし、値には①のトリガーで取得したオブジェクトIDを{{オブジェクトID}}のように埋め込みテスト・保存します。
⑧＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションから日付を加算減算するアクションを選択します。
⑨対象の日付は⑦のレコード取得で取得したタスクの期限日を埋め込み、条件は＋1日として、任意のアウトプット名をつけてテスト・保存します。
⑩＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからGoogleカレンダーを選択し、予定の作成アクションを選びます。
⑪次にのページで以下のように設定し、テスト・保存して設定完了です。
・カレンダーID：ご自身のGmailアドレスを直接入力
・予定のタイトル：⑦で取得したタスク名を埋め込み
・予定の開始日：⑦で取得したタスクの期限日を埋め込み
・予定の開始時間：00:00
・予定の終了日：⑨で加算した期限日を埋め込み
・予定の終了時間：00:00
・予定の詳細：任意入力
■注意事項
・必ず新しい行を追加する形でタスクを登録してください。
※データソース作成後にデフォルトである空の行をそのまま使用すると作成日と更新日がずれるためです。
Notionにアンケート情報が追加されたら、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
Notionに集約したアンケート情報について、関係者への共有を手作業で行っていませんか。対応の遅れや共有漏れは、顧客満足度にも影響しかねません。このワークフローは、Notionのデータソースに新しいページが追加されると、その内容をGoogle Chatへ自動で通知するため、迅速かつ確実な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでアンケートを管理しており、回答内容の共有を効率化したいと考えている方
- Google Chatをチームの連絡手段としており、重要な更新を見逃したくない方
- 手作業での通知業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにアンケート情報が追加されると即座にGoogle Chatへ通知が飛ぶため、手動で共有する手間と時間を削減できます。
- 自動で通知が実行されることで、手作業による連絡漏れや内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達が可能です。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGoogle ChatをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定して、監視対象のデータソースを指定します。
- オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ後続の処理に進むようにします。
- オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、通知に必要なページの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得した情報を含んだメッセージを特定のスペースに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいデータソースIDを任意で設定してください。これにより、特定のアンケートデータソースのみを監視できます。
- Google Chatでメッセージを送信するアクションでは、通知先のスペースやメッセージの本文などを自由にカスタマイズすることが可能です。
■注意事項
- NotionとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336 - 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardを使った便利な自動化例
手作業での情報登録や通知は、ミスや遅延の原因になりがちです。boardと連携したテンプレートを使えば、データの反映や通知を一括で自動化でき、スムーズな業務運用を実現できます。
boardで特定条件の新しい顧客が作成されたら、Google Chatで通知する
試してみる
■概要
案件管理ツールboardでの情報更新のたびに、Google Chatへ手動で通知する作業に手間を感じていませんか。この定型的な作業は、対応漏れが許されない重要な業務であり、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、boardで特定の条件に合致する新しい顧客情報が作成された際に、Google Chatへ自動で通知できます。手作業による情報共有の手間を省き、重要な更新を迅速かつ正確にチームへ展開することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardとGoogle Chatを日常的に利用し、手作業での情報共有に課題を感じている方
- boardで管理する顧客情報や案件の進捗を、チームに迅速に共有したいと考えている方
- boardとGoogle Chatの連携を通じて、定型業務の自動化を推進したい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに新しい案件が登録されると自動でGoogle Chatへ通知が飛ぶため、手作業による情報共有の時間を短縮することができます。
- 手動での通知作業がなくなることで、情報の伝達漏れやコピー＆ペーストによる間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとGoogle ChatをYoomと連携します
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ通知が飛ぶようにします
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、指定のスペースに案件情報を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、通知の元情報としたいアカウントのAPIキーを任意で設定してください。
- 分岐機能では、通知を実行する条件を任意で設定できます。例えば、特定の顧客名や案件の種別など、条件を細かく指定することが可能です。
- Google Chatへの通知設定では、メッセージを送信したいスペースのリソース名を任意で設定してください。
■注意事項
- board、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細はこちらを参照ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで新しい案件が登録されたら、Googleカレンダーに予定を作成してGmailで通知する
試してみる
■概要
案件管理ツール「board」で新しい案件が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーへ予定を入力し、関係者にメールで通知するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、boardへの案件登録をきっかけに、Googleカレンダーへの予定作成からGmailでの通知までを自動で実行できます。boardとGoogleカレンダーの連携を自動化することで、手作業による入力の手間や共有漏れといった課題を解消し、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- boardで管理している案件情報を、手作業でGoogleカレンダーに転記している方
- 案件登録後のチームへの共有を効率化し、抜け漏れを防ぎたいプロジェクトリーダーの方
- boardとその他アプリの連携を自動化し、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- boardに案件情報を登録するだけで、自動でGoogleカレンダーに予定が作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの入力間違いや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、board、Googleカレンダー、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでboardを選択し、「新しい案件が登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、boardから取得した案件情報を紐付けます。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、関係者へ案件情報が登録された旨を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- boardとの連携設定では、ご利用の環境に応じた任意のAPIキーを設定してください。
- Googleカレンダーのオペレーションでは、予定を作成したい対象の任意のカレンダーIDを設定してください。
- Gmailのオペレーションでは、通知メールの宛先（To, Cc, Bcc）を任意のアドレスに設定してください。
■注意事項
- board、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
boardで案件が登録されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
boardで新規案件が登録されたら、Google Driveに連携して案件名のフォルダを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveでデータの格納を行う方
・企業情報ごとにフォルダを作成している営業アシスタント
・共有フォルダを使用して各部署で情報共有している企業の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納用フォルダを登録内容を基にして、自動で作成することができます。
・boardで新規案件が登録されたら、Google Driveへのフォルダ作成を自動化することで、手作業による作成の手間を省き、業務の効率が向上します。
・boardに登録された案件ごとに専用のフォルダが自動で作成されるため、関連ファイルを整理しやすく、必要な情報をすぐに見つけることができます。
■注意事項
・board、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Microsoft Excelにレコードを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardを活用した営業部門
・boardを介した案件管理プロセスにおいて、案件情報の効率的な集約と詳細な分析を必要とする営業部門
・board上でプロジェクトの進捗管理を行い、Excel による定量的な分析を通じて課題抽出やボトルネック特定を目指すプロジェクトマネジメント部門
2.boardとMicrosoft Excelを併用しているチーム
・boardで案件情報を管理し、Microsoft Excelで見積書や請求書などの関連書類を作成・管理している方
・boardの案件情報をMicrosoft Excelに自動で取り込み、独自の分析やレポート作成に活用したい方
・Microsoft Excelをメインの情報管理ツールとして利用しており、boardの案件情報もMicrosoft Excelで一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
・案件情報をboardとMicrosoft Excelで一元管理することができるため、情報を探す手間を省くことで業務効率の向上に繋がります。
・boardで案件が登録されると、手入力することなく直ぐにMicrosoft Excelのデータベースにレコードが登録されるため、常に最新の情報を保つことができます。
・boardで案件が登録されたら、自動でMicrosoft Excelにレコードが登録されるため、手作業によるデータ入力に伴うミスを防ぎ、業務の効率が改善されます。
■注意事項
・board、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知する
試してみる
■概要
boardに新しい案件が登録されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.boardとSlackを併用している営業チーム・プロジェクト管理チーム
・boardで案件情報を管理し、Slackでチームコミュニケーションを行っている方
・新規案件の登録をSlackでリアルタイムに通知し、チームメンバーに共有したい方
・案件登録後の対応をSlack上で迅速に行いたい方
2.Slackを活用している企業やチーム
・Slackを導入している企業
・日常的にSlackを使用してチーム内のコミュニケーションを行っているチームメンバー
■このテンプレートを使うメリット
・boardに案件登録と同時にSlackに通知が届くため、チームメンバーはすぐに案件情報を把握することができます。
・boardに案件登録さると直ぐにSlackのチャンネルへ通知されるため、顧客からの問い合わせや要望に迅速に対応することができます。
・Slack上での情報共有により、チーム全体で商談の進捗状況を把握しやすくなり、適切なタイミングでフォローアップやサポートを行うことができます。
・案件に関する情報がSlack上で共有されることで、課題を早期に発見して対応することができます。
・Slackのチャンネルへの通知内容や通知先などを自由にカスタマイズでき、自社の運用に合わせて柔軟に対応することができます。
■注意事項
・board、SlackのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
以上、Notionとboardを連携する手順でした！
本記事では、【Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する】というフローをご紹介しました。
これまで手作業でステータスの更新を行っていた方は、この連携により、作業負担の軽減が期待できます。
担当者は余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上につながるかもしれません。
また、人間の手で行う業務が自動化されることで、更新漏れなどのリスクを低減することができるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：複数のステータス変更ごとに、別々の処理はできますか？
A：
はい、可能です。今回は「完了」のステータスでフローが進むように設定を行いましたが、完了ステータス以外でもフローを進めることができます。
Q：この連携はYoomの無料プランでも利用できますか？
A：
この連携は「分岐」機能を含むため、ミニプラン以上から利用可能です。2週間の無料トライアルも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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