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多くの方が案件管理ツールとしてboardを活用していると思います。定期的な請求業務や受発注に関わるデータ管理を効率化できる点が非常に便利ですよね。しかし、Notionと連携することで、さらに業務をスムーズに進められるかもしれません。本記事では、Notionで案件ステータスが更新された際にboardのステータスも自動的に更新する方法をご紹介します！毎回手作業でboard上のステータスを変更している方は、この連携を使うと作業の手間を軽減できるでしょう。業務の一部を自動化して案件管理を効率化したい方は、本記事で紹介するYoomで自動連携を試してみてください。
とにかく早く試したい方へ
YoomにはNotionとboardを連携するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
Notionとboardを連携してできること
Notionとboardを併用して案件管理を行っている場合、同じ情報を何度も入力する手間が発生することがあります。
例えば、「Notionで案件ステータスを【アポ獲得】に変更したら、board側も同じステータスに更新する」など、同じ操作を繰り返さなければならない場面があると思います。
複数のツールでデータを管理すると、このように重複した作業が増えてしまって大変ですよね。
しかし、本記事で紹介する連携を活用すると、Notionのステータスがboardにも自動で反映されるようになり、この二重作業を解消することが期待できます。
この記事では、実際の自動化例として「アカウント登録の自動化」などをご紹介します。登録はわずか30秒で完了しますので、気になる方はぜひクリックしてみてください！
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する
このフローを活用することで、Notionのステータスの更新をトリガーに自動でboardのステータスに反映することができ、スピーディーな情報共有ができます。
これまで手作業で行なっていた更新業務を自動化することで、業務効率化を行うことができます。
人的ミスの発生を回避して共有情報の正確性をキープすることで、チーム内で共有する情報の精度を保ちます。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
このテンプレートは、Notionのレコードに発注先が登録されるとboardへの発注先の登録を自動化することができ、管理業務を効率化できます。
boardへの発注先の登録が自動化されることで、Notionとboardの情報の整合性が保たれ、情報の正確性を高めることが可能です。
手動入力によるミスを防止し、入力結果の確認作業やデータ修正の手間を削減できるため、業務運営がスムーズになります。
Notionで発注先が登録されたらboardに追加する
Notionとboardの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にNotionとboardを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとboardの連携を進めていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
ステップ1：Notionとboardをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．Notionのマイアプリ連携
以下を参考にマイアプリ連携を行いましょう。
2．boardのマイアプリ連携
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
続いて、画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にboardと入力しましょう。
表示されたboardをクリックします。
以下の画面が表示されるのでboardで確認し入力しましょう。
boardのマイアプリ連携について詳しくはこちらをご確認ください。
マイアプリにboardが表示されていればマイアプリ連携の完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Notionのトリガー設定およびboardのアクション設定
まずは、アプリトリガー「レコードが更新されたら」をクリックしましょう。
最初のページでは、事前に連携したNotionのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。
次のページでは、API接続設定を行います。
「トリガーの起動間隔」「データベースID」を入力して、テストをクリックしましょう。
※「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。詳細はこちらをご覧ください。
ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
ステップ4：レコードを取得する（ID検索）
次に、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
1ページ目の冒頭には、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されるので、確認しましょう。
その下にはデータベースと連携するためにIDを指定する項目があります。
候補の中から対象のデータベースを選択して、次のページに進みましょう。
2ページ目では、取得したいレコードの条件を設定します。
下記のように、アウトプットの中からオブジェクトIDを選択しましょう。
このように指定することで、ステータスが更新されたレコードの情報を取得することができます。
「テスト」をクリックして、「保存する」で次のページに進みます。
ステップ5：コマンドオペレーション
では、次のステップ「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
このページでは分岐条件を設定します。
下記のようにデフォルトでは、Notionのステータスという項目に「完了」という値が含まれている際に次のステップに進むよう設定されています。
他の条件にしたい場合は、以下のように必要に応じて適宜変更を加えてください。
（分岐条件の設定例）
・Notion上のステータスが「アポ獲得」という値になったら、boardの案件ステータスを更新したい場合↓
設定が完了したら「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：案件ステータスの更新
それでは、最後のステップ「案件ステータスの更新」を選択してください。
1ページ目では、boardのアカウント情報が表示されるので、確認してそのまま次のページに進みましょう。
2ページ目では、ステータスを更新するための設定をします。
「APIキー」「案件ID」「受注ステータス」をそれぞれ入力してください。
「APIキー」は[https://the-board.jp/api_settings]から取得した値を設定しましょう。
「案件ID」はNotionにあらかじめ格納された情報を活用してください。
「テスト」をクリックしてエラーが出なければ、「保存する」をクリックしてください。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
下記のようなポップアップが表示されたらすべての設定が完了です。
トリガーをONにするとフローが実行されます。
Notionやboardを活用したその他の自動化テンプレート
Notionやboardを活用すれば、通知業務や情報整理を自動化でき、作業の手間を大きく減らすことができます。ここでは、業務効率化に役立つテンプレートをいくつかご紹介します。
Notionを使った便利な自動化例
特定のイベントや処理をトリガーに、他のツールへ自動で通知やレコードを追加することができれば、確認漏れを防ぎつつ情報共有がスピーディになります。返信作業まで自動化すれば、やり取りの手間もぐっと減らせます。
boardを使った便利な自動化例
手作業での情報登録や通知は、ミスや遅延の原因になりがちです。boardと連携したテンプレートを使えば、データの反映や通知を一括で自動化でき、スムーズな業務運用を実現できます。
まとめ
以上、Notionとboardを連携する手順でした！
本記事では、【Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新する】というフローをご紹介しました。
これまで手作業でステータスの更新を行っていた方は、この連携により、作業負担の軽減が期待できます。
担当者は余った時間を他の業務に使うことができるため、生産性の向上につながるかもしれません。
また、人間の手で行う業務が自動化されることで、更新漏れなどのリスクを低減することができるでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できますので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数のステータス変更ごとに、別々の処理はできますか？
A：
はい、可能です。今回は「完了」のステータスでフローが進むように設定を行いましたが、完了ステータス以外でもフローを進めることができます。
Q：この連携はYoomの無料プランでも利用できますか？
A：
この連携は「分岐」機能を含むため、ミニプラン以上から利用可能です。2週間の無料トライアルも可能です。
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
連携が失敗した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。
また以下のサポート窓口を使用することも可能です。
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