Notionとboardを連携して、Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）する方法

ステップ1:マイアプリ連携

マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まず、ご利用中のNotionとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。

Notionと検索します。
連携する前に、データベースを作成してください。(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど行いましょう。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページのチェックをお願いします。

続いてboardを連携します。
開発者用API設定を開き、こちらのヘルプを参考に新規トークン生成をお願いします。

今回フローボットではAPIを利用しますが、boardに有料登録しているアカウントでのみ利用可能です。（参照ページ)
Notion・boardがマイアプリに連携されていればOKです。

ステップ2:トリガーやアクションを設定

テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。

そのまま進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされています。
テンプレート名は、必要に応じて変更してください。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。

用意するもの

• 定期請求情報の登録できるテストページ。

まず、アプリトリガーを設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択します。
連携したアカウント情報を確認してください。
トリガーアクションは変更せず、次に進みます。

• トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できます。
  ※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

ここでデータベースに戻り、定期請求情報を入力します。
board案件IDは後ほど使うので、空欄にしておきましょう。

入力が終わったらテストし、アウトプットが取得できたら保存します。

続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリック。
データベースの連携をお願いします。

取得したいレコードの条件を、以下のようにアウトプットから設定しましょう。

こちらもテストをし、アウトプットにレコード情報の詳細が反映したら保存します。

続いて「案件の登録（定期請求）」をクリックしましょう。
アカウント情報を確認し、次に進みます。
必須項目を画像のように設定していきましょう。

その他の項目も同様に設定します。

受注ステータスは以下より選択してください。

残りも設定しましょう。

必須項目以外は任意で設定してください。
こちらもテストし、成功したら保存します。

board側を確認してみましょう。

無事に登録されましたね。

さらに自動化するには

Yoomではテンプレートを、自身の業務に合わせてカスタマイズできます。

Notionに案件IDを追加する

定期請求を作成した後にアウトプットへ表示されるboardの案件IDを、Notionに追加することで紐づけできます。
案件を確認したいときに便利です。

Slackに通知する

定期請求が作成された後、自動でその情報を連携できたら便利ですよね。
このプロセスを追加することで、チームメンバーに通知することが可能です。

今回使用したフローボットはこちら↓

Notion・boardを使ったその他の自動化例

その他にも、YoomにはNotion・boardを使ったテンプレートがあるので、いくつかご紹介します!

1.Notionに顧客情報が登録されたら、boardにも顧客情報を登録するフローです。

顧客情報を複数ツールで管理している場合、同期できたら便利ですよね。
このフローであればNotionのデータを引用して、boardに自動で顧客登録できます。

2.Notionでステータスが更新されたらboardの案件ステータスも更新するフローです。

案件ステータスを複数ツールで手動管理している場合、どちらが正しいものかわからなくなる時があります。自動化しておくことでステータスを同期できるので、確認作業の手間が減らせそうです。

3.指定のスケジュールになったらboardで請求リストを取得し、Notionに新規ページを作成後担当者に対応を依頼しメールを送付するフローです。

決まった日に手動で請求リストを作成している場合、自動化できたら便利ですよね。
こういったルーティン作業は自動化し、属人化を防ぎましょう。

Notionとboardを連携するメリットと具体例

1. 手作業の削減

業務には日々繰り返し発生する作業が多く含まれており、特に手作業によるデータ入力や転記作業は担当者の負担を増大させる要因となります。
そこでNotionとboardを連携することで、Notionに案件情報を登録すると、そのままboardの定期請求が自動作成されるため、手作業を大幅に削減し、業務の効率化が実現できるでしょう。
例えば、従来は案件情報を手入力し、それをboardにも転記して請求していましたが、このフローであれば情報入力の手間を削減することが期待できます。
その結果、担当者は単純作業から解放され、付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう。
さらに、業務の進行がスムーズになり、全体的な作業スピードの向上も見込めます。

2. 請求業務の正確性向上

請求業務では、請求金額の設定ミスや、期日の誤り、取引先ごとの条件違いによる混乱が発生しやすく、特に手作業で管理している場合は、人的ミスのリスクが高まります。
Notionとboardを連携することで、案件情報を基に自動で定期請求を作成でき、手作業による入力ミスを防ぐことができます。
例えば、サブスクリプション型のサービスを提供している企業では、顧客ごとに異なる契約内容を管理しながら請求処理を行っています。
手動で請求を作成すると、契約内容と異なる金額が請求されるミスや、請求自体を忘れてしまうケースが発生する可能性があります。
しかし、このフローを活用することで、請求漏れや誤請求を防ぐことができるでしょう。
結果として、経理業務の信頼性が向上し、社内の管理負担も軽減されることが期待できます。

3. 業務の標準化

企業の業務プロセスは、担当者ごとのやり方によってバラつきが生じることがあります。
特に、案件管理や請求業務においては、個々の担当者の経験や知識に依存する部分が多く、業務の属人化が進みやすい傾向があります。
これにより、新しい担当者が業務を引き継ぐ際に、手順の違いやミスが発生しやすくなります。
しかし、このフローを利用することで、プロセスを標準化し、誰でも同じ手順で業務を遂行できる流れを構築することが可能になります。
例えば、新規案件を受注する際、営業担当者がNotionに案件情報を入力し、経理担当者がboardで請求を管理するフローになっている場合、担当者によってデータの入力形式が異なったり、記載漏れが発生したりすることがあります。
しかし、業務プロセスを自動化しておくことで、どの担当者でも同じ手順で業務を進めることができ、新しいスタッフのオンボーディングもスムーズになるでしょう。

まとめ

今回は「Notionに案件情報が登録されたら、boardも案件情報登録（定期請求）する」フローボットを紹介しました。
Notionとboardを連携することで、案件情報の一元管理と請求業務の自動化が実現でき、業務効率や正確性の向上が期待できます。
また、手作業の削減により担当者の負担を軽減し、ミスの防止や業務プロセスの統一によって組織全体の生産性向上にもつながるでしょう。

ぜひこの機会にNotionとboardの連携を試し、業務改善に役立ててください。