業務自動化に役立つChatGPTと、タスク管理データベース作成など多岐に活用できる便利ツール Notion。両サービスを日常の業務で活用されている方も多いのではないでしょうか？
今回はこのChatGPTとNotionをノーコードで連携し、Notion内の情報からタスクを自動的に生成する方法をご紹介します！
とにかく早く試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionにメッセージが投稿されたら、ChatGPTでタスクを生成して、同じNotion内で更新する
試してみる
■概要
Notionに新しいメッセージが投稿されたらChatGPTが質問に回答して、その内容をNotionの同じ投稿先に更新するフローです。
ユーザーがNotionに質問を追加すると、ChatGPTが質問内容からタスクを生成して、Notionに追加します。
このテンプレートを使うことでタスク管理が効率化されて、時間を節約になります。
■注意事項
・Notion、ChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
[Yoomとは]
今回ご紹介するテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
⇒Notionを使った業務自動化事例資料をダウンロード（無料）
それでは、さっそくYoomを使ってNotionとChatGPTを連携していきましょう！
下記手順通りに行えば、簡単に作成することができますよ。慣れれば、10-20分程度でフローボットを作成することができます！
NotionとChatGPTの連携フローを作ってみよう
それでは、早速実際にNotionとChatGPTを連携するフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでOutlookとGaroonの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
ステップ1:マイアプリ連携
1.まずはYoomにログインし「＋新規接続」をクリックしてください。
2.今回使用するGoogleスプレッドシートとGoogle Chatのアプリを選択します。
3.左欄のプロジェクト一覧から任意のプロジェクトを選択し、「＋新規作成」をクリックします。
Notionにメッセージが投稿されたら、ChatGPTでタスクを生成して、同じNotion内で更新する
試してみる
■概要
Notionに新しいメッセージが投稿されたらChatGPTが質問に回答して、その内容をNotionの同じ投稿先に更新するフローです。
ユーザーがNotionに質問を追加すると、ChatGPTが質問内容からタスクを生成して、Notionに追加します。
このテンプレートを使うことでタスク管理が効率化されて、時間を節約になります。
■注意事項
・Notion、ChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
ステップ2:トリガーを設定
4.フローボット起動の条件は「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択します。
5.アプリ一覧から「Notion」を選択します。
6.アプリトリガーのタイトル：「メッセージが追加されたら」と設定します。
Notionと連携するアカウント情報：先ほど連携したアカウントを選択して下さい。
トリガーアクション：「ページが作成または更新されたら」を選択します。
7.API接続設定をします。
トリガーの起動間隔：任意で設定してください。
8.テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※補足）設定するNotionはトリガーとなるアクションが直近1時間以内に実施されていないとエラーになるため、必ずフロー作成前にページの作成または更新を行ってください。
ステップ3:アクションを設定
9.アプリトリガーの下にある⊕ボタンをクリックし「アプリと連携する」を選択します。
10.アプリ一覧から「ChatGPT」を選択します。
11.連携アカウントとアクションを選択の設定をします。
タイトル：「回答する」と設定します。
ChatGPTと連携するアカウント情報：先ほど連携したアカウントを選択して下さい。
アクション：「会話する」を選択してください。
12.API接続設定をします。
メッセージ内容：枠内をクリックし、アウトプットの中にある「メッセージが追加されたら」をクリックし、「ページタイトル」を選択します。
※補足）上記画像のように{{ページタイトル}}と記載されているのを確認します。
※解説）上記のように設定することで、Notion上で作成したページタイトルを自動でChatGPTに囲繞することができます。
ステップ4:アクションを設定
13.アクションの下にある⊕ボタンをクリックします。
14.オペレーションタイプは「アプリと連携する」を選択します。
15.アプリ一覧から「Notion」を選択します。
16.連携アカウントとアクションを選択の設定をします。
タイトル：「レコードを更新する」と設定します。
Notionと連携するアカウント情報：先ほど連携したアカウントを選択して下さい。
アクション：「ページのプロパティを更新（テキストプロパティ）」を選択してください15.API接続設定をします。
ページID：枠内をクリックし、アウトプットの中にある「メッセージが追加されたら」をクリックし、「ページID」を選択します。
※補足）上記画像のように{{ページID}}と記載されているのを確認します。
※解説）上記のように設定することで、NotionのページIDを自動的に引用することができます。
プロパティ名：任意で設定してください。
値：枠内をクリックし、アウトプットの中にある「回答する」をクリックし、「返答内容」を選択します。
※補足）上記画像のように{{返答内容}}と記載されているのを確認します。
※解説）上記のように設定することで、ChatGPTの返答内容を自動的に引用することができます。
お疲れ様です！これで、「Notionにメッセージが投稿されたら、ChatGPTでタスクを生成して、同じNotion内で更新する」フローボットの完成です！
Notionにメッセージが投稿されたら、ChatGPTでタスクを生成して、同じNotion内で更新する
試してみる
■概要
Notionに新しいメッセージが投稿されたらChatGPTが質問に回答して、その内容をNotionの同じ投稿先に更新するフローです。
ユーザーがNotionに質問を追加すると、ChatGPTが質問内容からタスクを生成して、Notionに追加します。
このテンプレートを使うことでタスク管理が効率化されて、時間を節約になります。
■注意事項
・Notion、ChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
NotionやChatGPTを使ったその他の自動化例
Yoomでは様々なアプリと連携してフローボットを作成することができるので、今回紹介したチャットbotも業務に合わせて簡単に変更＆アレンジが可能です！
本日ご紹介したもの以外にもいくつか例を挙げさせてきます。
テンプレートギャラリーはこちら
NotionとChatGPTを連携した自動化例
Notionの内の情報をもとにChatGPTでテキスト生成や要約を行うことが可能です。
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
Notionで作成した議事録を、別途ChatGPTに貼り付けて要約し、再度Notionに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業によるコピー＆ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページ上から直接ChatGPTを起動し、議事録の要約や整理を自動で行い、その結果を元のページに反映させることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで作成した議事録をChatGPTで要約する作業を手作業で行っている方
- 会議後の議事録整理や共有にかかる時間を短縮し、効率化したいと考えている方
- NotionとAIを連携させ、情報管理のワークフローを自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionページから直接ChatGPTを起動して自動で更新するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- ChatGPTへの指示を定型化することで、担当者による要約の質のばらつきを防ぎ、議事録整理の業務を標準化し属人化の解消に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーが起動したページの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報をもとに議事録の要約や整理を行います。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、生成されたテキストで元のページを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのクローム拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したいページのURLサンプルを設定してください。
- Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションでは、対象となるデータベースのIDを指定してください。
- ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、「要約してください」や「箇条書きでまとめてください」など、目的に応じた指示（プロンプト）を任意で設定してください。
- Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションでは、対象データベースのIDを指定し、ChatGPTが生成したテキストをどのプロパティに反映させるかなどを設定してください。
■注意事項
受信したメール文をChatGPTで要約し、Notionに記録する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールのチェックや、その内容を情報共有のために転記する作業に追われていませんか。手作業での対応は時間がかかるだけでなく、重要な情報の見落としや転記ミスの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するだけでChatGPTが内容を自動で要約してNotionのデータベースへ記録するため、メール処理の手間を省き、情報の整理と活用を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日々大量に届くメールの対応に追われている営業やカスタマーサポート担当
- ChatGPTとNotionを用いて、情報収集やナレッジ管理を効率化したい方
- 手作業での情報転記をなくし、重要な情報を漏れなく蓄積したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から要約、Notionへの記録までが自動化され、手作業での情報整理にかかっていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報のコピー＆ペーストがなくなることで、転記ミスや記録漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、特定のメールを受信したらフローが起動するように設定します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、受信したメールの本文を要約するアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionを選択し、前段で要約した結果などを指定のデータベースに追加するアクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能の設定では、Yoomが発行する専用メールアドレスをカスタマイズできるほか、特定の件名や本文を含むメールのみを対象とするような条件指定も可能です。
- ChatGPTへのオペレーションでは、要約を依頼するプロンプトに固定の指示を追加したり、メールの件名などを変数として埋め込むことができます。
- Notionへの記録では、対象のデータベースを任意で選択し、各項目にメールの送信元や要約結果といった前段で取得した情報を変数として設定可能です。
■注意事項
- ChatGPT、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Notionのステータスを更新したら、ネクストアクションをChatGPTで生成してNotionに追記する
試してみる
■概要
Notionでタスクやプロジェクトを管理する中で、ステータスが更新されるたびに次のアクションを考えて入力する作業を手間に感じてはいないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで特定のステータスが更新された際に、ChatGPTが自動でネクストアクションを生成し、対象のページに追記します。タスク管理における思考と入力のプロセスを自動化し、スムーズなプロジェクト進行を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでのタスク管理において、ネクストアクションの設定に手間を感じている方
- ChatGPTとNotionを連携させ、タスクの提案や壁打ちを自動化したいと考えている方
- チーム内のタスク管理プロセスを標準化し、業務の属人化を防ぎたいプロジェクトリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新をきっかけに、ChatGPTがネクストアクションを自動で追記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- AIが次の行動案を生成することで業務が標準化され、担当者によるタスク設定のばらつきや抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページ情報を取得します
- 次に、特定のステータスを条件に後続のアクションを実行させるため、オペレーションで「分岐機能」を設定します
- 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、取得した情報をもとに「ネクストアクションを生成する」よう設定します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する」アクションを設定し、生成されたテキストを対象ページに追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定で、監視対象としたいデータソースやプロパティを任意で設定してください。
- 分岐機能の条件は、「ステータスが完了になったら」や「担当者が変更されたら」など、業務内容に応じて任意で設定可能です。
■注意事項
- NotionとChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
- Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Notionを活用した自動化例
Notionのデータを様々なデータベースに連携する
Notion内のデータをkintoneやSalesforceなど、様々なデータベースへ自動で連携します。
Notionにリード情報が追加されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Notionで管理しているリード情報を、営業活動のためにSalesforceへ一つひとつ手作業で入力していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに新しいリード情報が追加されると、自動でSalesforceにも情報が連携されるため、こうしたリード管理の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで取得したリード情報を手作業でSalesforceに転記している方
- リード情報の入力ミスや反映漏れを防ぎ、データ精度を高めたいと考えている方
- マーケティング部門とセールス部門間のスムーズな情報連携を実現したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに情報が追加されると自動でSalesforceにリードが作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSalesforceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかで後続の処理を分岐させます
- 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで検知したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「リードオブジェクトのレコードを作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐付けてリードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、リード情報を管理している任意のデータベースを監視対象として選択できます
- Salesforceにリードを作成する際、各項目に登録する内容は、Notionから取得した情報を紐付けるだけでなく、固定のテキストを入力するなど自由にカスタマイズが可能です
■注意事項
- Notion、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプラン、ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionに顧客情報が追加されたらHubSpotにも追加する
試してみる
■概要
NotionとHubSpotで顧客情報を管理していると、両方のツールに同じ情報を手作業で入力する手間が発生しがちです。また、手入力による情報の転記ミスや登録漏れは避けたい課題ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースに顧客情報を追加するだけで、HubSpotにもコンタクト情報が自動で作成されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーのリスクを解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとHubSpotで顧客情報を管理しており、二重入力の手間をなくしたい方
- 手作業による情報登録でのミスや漏れを防ぎ、データ精度を向上させたい方
- 営業やマーケティングにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加をきっかけにHubSpotのコンタクトが自動で作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を削減できます。
- システム間で直接データが連携されるので、手入力による登録情報の誤りや更新漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、新規ページかどうかに基づいて後続の処理を分岐させます。
- 続けて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、Notionから取得した情報を紐づけてコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、顧客情報を管理しているデータソースなど、連携の起点としたいデータソースを任意で指定してください。
- HubSpotでコンタクトを作成するオペレーションでは、氏名やメールアドレスなどの各項目に、Notionから取得した情報を変数として設定したり、固定の値を入力したりすることが可能です。
■注意事項
- Notion、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionの任意のデータソースに情報が追加されたら、kintoneにも追加する
試してみる
■概要
Notionでタスク管理や情報集約を行い、kintoneで顧客管理や案件管理を行っている場合、両方のアプリに同じ情報を手入力する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、こうした二重入力は、転記ミスや転記漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに情報を追加するだけで、kintoneへのレコード追加が自動化されるため、Notionとkintoneのスムーズなデータ連携を実現し、手作業による課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとkintoneの両方を利用し、手作業でのデータ転記に手間を感じている方
- Notionに集約した情報をkintoneにも自動で反映させ、データ管理を効率化したい方
- 入力ミスや漏れを防ぎ、Notionとkintone間のデータ連携の正確性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへの情報追加をトリガーに、kintoneへ自動でレコードが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を高めます
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとkintoneをYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します
- オペレーションで「分岐機能」を設定し、新規ページの場合のみ後続の処理に進むようにを分岐させます
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を基にkintoneのアプリにレコードを追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、連携の起点としたいデータソースを任意で選択できます
- kintoneでレコードを追加するアクションでは、連携先のアプリを任意で指定することが可能です。また、登録する各項目の内容は、Notionから取得した情報を動的に埋め込むだけでなく、固定のテキストなどを設定することもできます
■注意事項
- Notion、kintoneのそれぞれとYoomを連携させてください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのデータをもとに書類を作成する
Notion内のデータをもとに見積書や請求書など、様々な書類を自動で発行することが可能です。
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
試してみる
■概要
Notionデータベースの情報でGoogle スプレッドシートで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
・見積の詳細内容を管理している方
2.Google スプレッドシートを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
3.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している企業
・顧客企業との連絡手段に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースに情報を登録することで情報の一元管理ができ、業務を円滑に行うことのできるツールです。
しかし、見積書を作成し送付する際に毎回Notionに登録された情報を手入力するのは手間も時間もかかり、業務の質を低下させる可能性があります。
このフローを活用することで、Googleスプレッドシートの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionの情報を引用して見積書を作成することで、手入力によるヒューマンエラーを未然に防ぎます。
見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業にかかっていた手間を大幅に省き、業務効率化につなげます。
Notionでステータスが更新されたらマネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成する
試してみる
■概要
Notionで案件管理を行っているものの、請求ステータスへの変更後に手作業で請求書を作成するプロセスに手間を感じていませんか？ 手作業での情報転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をトリガーとして、マネーフォワード クラウド請求書で請求書を自動で作成できるため、こうした課題を削減し、請求業務の正確性と効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件やタスク管理を行い、手作業で請求書を作成している方
- マネーフォワード クラウド請求書を利用しており、入力作業を効率化したい経理担当者の方
- Notionのステータス更新を起点に、請求書作成業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのステータス更新をきっかけに請求書が自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた請求書作成業務の時間を短縮できます
- 手作業での情報転記が減ることで、請求金額や宛先などの入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定して、ステータスの更新を検知します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの最新情報を取得します
- 続いて、分岐機能を設定し、特定のステータス（例：「請求書作成」など）になった場合のみ、後続の処理に進むよう条件を指定します
- 最後に、マネーフォワード クラウド請求書の「請求書（新形式）を作成」を設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、請求書作成の起点として監視したいデータソースを任意で設定してください
- 分岐機能では、請求書作成を実行する条件となるステータスを、実際の運用に合わせて任意で設定してください
■注意事項
- Notionとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
ChatGPTを活用した自動化例
受信したメール文をChatGPTで要約して通知する
GmailやOutlookなどで受信した内容をChatGPTで要約してチャットツールに自動で通知します。
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する
試してみる
■概要
「Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して通知する」ワークフローは、メールの内容を効率的に共有するための自動化プロセスです。
毎日大量のメールを処理する際、重要な情報を迅速にチームへ伝える手間を軽減します。
Yoomを活用することで、Gmail、ChatGPTをシームレスに連携し、業務のスムーズな進行をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailでの日々のメール管理に時間を取られているビジネスパーソン
- チーム内での情報共有を迅速化したいリーダーやマネージャー
- ChatGPTの要約機能を活用して業務効率を向上させたい方
- メール内容を自動で整理・共有したいと考えているIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した内容をChatGPTで要約して自動的に通知されるため、手動での通知作業の手間を省けます。
また、ChatGPTで要約した内容が通知されるため、必要な情報を素早く確認できます。
自動化によって、手作業によるミスや漏れを防止し、情報の正確性も向上します。
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。
そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
受信したメール文をChatGPTで要約し、Slackに通知する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を探し出す作業に、多くの時間を費やしてはいないでしょうか。また、手作業での情報共有には、見落としや伝達漏れといったリスクが伴います。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信した際にChatGPTが内容を自動で要約し、Slackへ通知するため、メールの確認作業を効率化し、重要な情報の迅速な共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 大量のメール対応に追われ、情報収集の効率化を図りたい方
- ChatGPTとSlackを活用してチーム内の情報共有を迅速化したい方
- 定型的なメール確認作業を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- 受信したメールの内容をChatGPTが自動で要約するため、情報収集や状況把握にかかる時間を短縮することができます。
- 重要なメールの内容が自動でSlackに共有されるため、確認漏れやチームへの情報共有の遅れといったリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatGPTとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで、メールトリガーを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定し、必要に応じて差出人や件名などの条件を指定します。
- 次に、オペレーションで、ChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションで、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、特定の差出人アドレスや件名に含まれるキーワードなど、フローを起動する条件を任意で設定してください。
- Slackの通知では、メッセージを送信するチャンネルやメンション先、メッセージの文面などを自由にカスタマイズして設定してください。
■注意事項
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Outlookにメールが届いたら、要約してMicrosoft Teamsに送信する
試してみる
■概要
Outlookに新しいメールを受信したらその本文の内容をChatGPTで要約して、要約した文面をMicrosoft Teamsに通知するフローです。
Microsoft Teamsの通知先や要約内容のカスタマイズが可能です。
■注意事項
・Outlook、ChatGPT、Microsoft TeamsそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
・YoomAI機能の要約オペレーションについてはこちらをご確認ください。
追加された情報をChatGPTで分析して結果を反映する
SalesforceやNotionなどに情報が追加されたら、ChatGPTで分析して結果を自動で追記します。
Salesforceでリードが登録されたら、ChatGPTでリード内容を分析し、分類結果をSalesforceに反映する
試してみる
■概要
このフローでは、新たなリードがSalesforceに登録されるとChatGPTが自動的に内容を解析し、適切なカテゴリに分類することができます。また、その結果をSalesforceに自動で反映することで、営業チームのフォローアップを円滑化できるでしょう。手動でのデータ整理の手間を削減し、より効果的な営業活動が可能になります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Salesforceを活用してリード管理を行っている営業担当者の方
- ChatGPTを利用してリードの分析や分類を自動化したいビジネスユーザーの方
- リードの分類作業に時間がかかり、業務効率化を求めているチームリーダーの方
- Yoomを活用して複数のアプリを連携し、業務ワークフローを最適化したい企業の方
- 営業プロセスの自動化を通じて、チームの生産性向上を目指している経営者の方
■このテンプレートを使うメリット
- リード分類の自動化で作業時間を短縮
- ChatGPTによる高精度な分析で分類精度を向上
- Salesforceとの連携によりデータの一元管理が可能
- ヒューマンエラーの減少で信頼性を確保
- 営業チームがより戦略的な活動に集中できる環境を提供
Notionでページが作成されたらChatGPTで要約し、Notionに記録する
試してみる
■概要
Notionでの情報集約は便利ですが、議事録やメモのページが増えるほど、後から内容を把握するのに時間がかかっていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionでページが作成されると自動でChatGPTが内容を要約し、指定のプロパティに記録します。手作業での要約作成の手間を省き、情報のキャッチアップを効率化できるため、重要な情報を素早く確認したい場合に役立ちます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionでの議事録や情報共有メモが増え、内容の把握に時間を要している方
- ChatGPTを活用して、手作業で行っている要約作成などの業務を自動化したい方
- チーム内での情報共有を効率化し、ナレッジ活用のスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionにページが作成されるたびに、手動で要約を作成する手間を省き、他のコア業務に集中する時間を確保できます。
- 要約の作成が自動化されることで、誰が作成しても一定の品質が担保され、情報の属人化を防ぎ、共有がスムーズになります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します。
- トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定して、対象のデータベースを指定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件下でのみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 続いて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーで起動したページの本文などのコンテンツを取得します。
- 次に、ChatGPTの「テキストを生成」アクションで、取得したコンテンツを要約するよう指示します。
- 最後に、Notionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションで、生成された要約テキストを元のページに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、前段のトリガーで取得したNotionのページ情報を基に、後続の処理に進むための条件を自由に設定できます。例えば、特定のプロパティが空の場合にのみ要約を実行する、といった設定が可能です。
- ChatGPTに与えるプロンプト（指示文）をカスタムすることで、「箇条書きで3点に要約」「100字以内で要約」など、出力されるテキストの形式や内容を自由に調整できます。
- Notionの更新アクションでは、生成された要約をどのプロパティに書き込むかを任意で指定できます。
■注意事項
- NotionとChatGPTそれぞれとYoomを連携してください。
- Notionにあらかじめ要約を記載する項目をつくっておく必要があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ - ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
kintoneにレコードが登録されたらChatGPTでテキストを生成する
試してみる
■概要
kintoneに登録した顧客情報や案件情報をもとに、ChatGPTでメールの文面や報告書を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが登録されるだけで、ChatGPTが自動でテキストを生成し、指定のフィールドに内容を反映させることが可能です。生成AIを活用した定型文の作成業務を自動化し、作業時間を短縮します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとChatGPTを日常的に利用し、手作業での情報連携に課題を感じている方
- kintoneのデータに基づき、ChatGPTでメール文面や報告書を効率的に作成したい方
- kintoneと生成AIを連携させ、業務プロセスの自動化を具体的に進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneへのレコード登録を起点にテキスト生成と更新が自動で実行されるため、手作業でのコピー＆ペーストや文章作成にかかる時間を短縮します。
- 人の手による転記作業がなくなるため、情報の入力ミスや反映漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとChatGPTをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」を設定します。
- 次に、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、トリガーとなったレコードの情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得したレコード情報を元にテキストを生成させます。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、ChatGPTが生成したテキストを該当レコードの指定フィールドに反映します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、フローを起動させたい対象アプリのWebhookイベントを設定してください。
- kintoneでレコードを取得するアクションでは、情報を取得したいレコードの条件を任意で設定してください。
- ChatGPTでテキストを生成するアクションでは、生成したい文章の指示（プロンプト）をメッセージ内容に設定してください。
- kintoneでレコードを更新するアクションでは、対象のアプリIDや更新したいレコードの条件、更新後の値をそれぞれ設定してください。
■注意事項
- kintone、ChatGPTそれぞれとYoomのアカウント連携が必要です。
- ChatGPTやOpenAIのAPIを利用するには、別途OpenAI社へ費用が発生する可能性があります。詳細はOpenAI社の公式サイトをご確認ください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ご紹介したテンプレート以外にも、Notionがもっと便利になる実践的な自動化例を掲載した資料をご用意しています。
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NotionとChatGPTを連携するメリットと利用シーン
メリット1. メッセージを起点としたタスク生成の自動化
Notionにメッセージが投稿されると、ChatGPTが自動でタスクを生成し、Notion内に追加します。例えば、会議中にチームメンバーがメッセージを投稿した際、その内容をもとにChatGPTが具体的なタスクを生成し、プロジェクト内に追加します。これにより、タスクの作成作業が自動化され、手動による登録ミス防止につながります。業務の初期段階からタスクを一貫して管理でき、作業効率が向上が期待できます。
メリット2. タスク内容の自動更新
既存のタスク内容もNotionに投稿された情報に基づき、ChatGPTが自動で更新します。たとえば、プロジェクトの進捗に関するコメントがNotionに追加されると、ChatGPTが関連するタスクの内容を変更し、最新情報に合わせて更新します。これにより、タスクの内容が常に最新の状態で管理され、プロジェクトの透明性が高まります。手動の更新作業が減り、進捗状況の把握が容易になります。
メリット3. 情報の一元化と効率的な活用
NotionとChatGPTの連携により、異なる情報源からの情報を一元化し、効率的に活用できます。たとえば、チームが追加した新しい情報をChatGPTが要約し、関連タスクやプロジェクトページに適用します。このプロセスにより、必要な情報が適切に統合され、チーム全体の情報共有が円滑になることが期待できます。業務の進行において、情報の整合性が保たれ、意思決定がより迅速かつ正確に行われることが見込まれます。
まとめ
今回は、NotionとChatGPTを連携するメリットとYoomを使った連携方法を紹介しました！
アプリ同士を連携することで、コンテンツの自動作成や情報共有の効率化をUPさせることができるので、業務改善に役立てることができますよ。
専門的な知識は必要なく誰でも簡単に作成できるので、ぜひ活用してみてくださいね！
