ChatworkでNotionのデータ変更を自動通知する方法を試してみた！

[Yoomとは]

NotionとChatworkのアカウントをYoomに接続する

1.「マイアプリ登録」で「新規作成」からNotionを選択し、連携アカウントを追加します。

使用しているアカウントでログインしてください。

2.「マイアプリ登録」で「新規作成」からChatworkを選択し、連携アカウントを追加します。

使用しているアカウントでログインしてください。

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連携の手順

ここからいよいよYoomを使って2つのアプリを連携させます！

1.まずは「マイプロジェクト」から⇒「新規作成」を選択、「はじめからの作成」を押します。

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2.タイトルを入力し、「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択し、Notionを選択します。

3.アプリトリガーのタイトルはわかりやすい文章を入力してください。
トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択し「次へ」を押します。

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4.「トリガーの起動間隔」を選択し、「データベースID」を入力します。

データベースIDは、先ほどログインをキープしてもらったNotionのデータベースにアクセスして、
URL内ののhttps://www.notion.so/●●●●?v15698の●●●●の部分をコピーして入力します。

※詳しくはこちらのページを参考にしてください。

　Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

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5.「テスト」が成功したら、「保存する」を押します。
その後トップに戻ったら、「+」をクリックし、Notionの設定は完了です！

続いてChatworkに通知するように設定します。

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6.「アプリと連携する」を選び、Chatworkを選択します。

7.「アクション」は「メッセージを送る」を選択し、「次へ」を押します。

8.投稿先の「ルームID」を入力し、Chatworkに投稿されるメッセージを編集します。
ルームIDは連携されていれば候補から選ぶことができるので、楽ちんですね。

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メッセージでは、すでにNotion側のトリガー設定で取れている情報（アウトプット）も活用できるので、本文にそれらの情報を組み込みながらの作成もできます。

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9.「テスト」をしてテストが成功したら、「保存する」を押します。

自動通知の設定

トリガーの設定をONにする

最後にトリガーのON/OFFボタンを「ON」に切り替えれば完成です。
これで、Notion上に情報追加があったとき自動でChartworkにメッセージが届きます！

Notionのデータ変更時にChatworkへ通知を送る方法

でも新規データの追加と既存データの更新ってその後の業務の流れが全然違くない？と思ったそこのあなた。

実はあらかじめ仕分けしておけば、新規データの追加と既存データの更新を分けてChartworkへメッセージを通知することもできるのです！

こちらも完成形があるので、あわせて確認してみてください。

連携作業の1～5までの手順は同じ。これを実現するには、6からのChartworkまでの連携作業が少し変わります。

5.までの設定で、「＋」をクリックしたら、アプリではなくオペレーション間の操作というタイプから「分岐する」を選択します。
分岐では、先にNotionの連携でアウトプットされている「最終更新日時」と「作成日時」を使って新規データの追加と既存データの更新を分けます。

「作成日時」が「最終更新日時」と同じなら、今作成したものということになるので、「新規データの追加」となりますよね。
もしこの二つが異なるなら、前に作成した既存のデータを今更新したということになるはずです。

それでは、設定方法を見てみましょう！

「保存する」と次のような状態になるので、今度は分岐あとの「+」をクリックし、別々にChartworkの設定をします。
ここで、【6.「アプリと連携する」を選び、Chatworkを選択します。】へもどります。

ちなみに、Yoomでは分岐する操作は有料プランで使えるのですが、トライアル制度もあるので、
無料でこの設定を試すこともできるようです！

無料トライアルでできることと開始方法について

カスタマイズ可能な通知メッセージの作成

分岐ができたので、それぞれ違うメッセージをChartworkへ通知していきます。
まずは、「値が等しい」すなわち新規データ追加時のメッセージを設定します。

設定方法は連携設定7から9までと同じです。
分岐ごとに文章をかえての2パターン設定するだけです！

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分岐したどちらのパターンもChartworkの設定ができました。
最後にトリガーのON/OFFボタンをONにすることをお忘れなく！

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その他のChatworkとNotionを使った自動化の例

他にもChatworkとNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.こちらのフローでは投稿されたチャットから必要なデータを抽出して、自動でNotionにレコード追加します。チャットを毎回確認する手間や、情報追加の手間を省苦ことができます。

2.日時を指定してフローを起動することもできます。このフローのように毎日フローを起動して対象のデータを通知することで、タスク管理の精度を上げることができます。

まとめ

以上、ChatworkでNotionのデータ変更を自動通知する方法を試してみました！

今まで「情報更新したよー」とメールやチャットで対象者を選び、社内共有していたことがあっという間に自動化されました。
ちょっとしたことですが、手間だった業務が効率化され、さらに連絡し忘れもなくなりました！
Yoomではもっといろいろなアプリを連携出来そうなので、どんどん挑戦して行こうと思いますので、みなさんもぜひ試してみてください！

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