ChatworkでNotionのデータ変更を自動通知する方法を試してみた！

NotionとChatworkのアカウントをYoomに接続する

1.「マイアプリ登録」で「新規作成」からNotionを選択し、連携アカウントを追加します。

使用しているアカウントでログインしてください。

2.「マイアプリ登録」で「新規作成」からChatworkを選択し、連携アカウントを追加します。

使用しているアカウントでログインしてください。

連携の手順

ここからいよいよYoomを使って2つのアプリを連携させます！

1.まずは「マイプロジェクト」から⇒「新規作成」を選択、「はじめからの作成」を押します。

2.タイトルを入力し、「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択し、Notionを選択します。

3.アプリトリガーのタイトルはわかりやすい文章を入力してください。
トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択し「次へ」を押します。

4.「トリガーの起動間隔」を選択し、「データベースID」を入力します。

データベースIDは、先ほどログインをキープしてもらったNotionのデータベースにアクセスして、
URL内ののhttps://www.notion.so/●●●●?v15698の●●●●の部分をコピーして入力します。

※詳しくはこちらのページを参考にしてください。

　Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.「テスト」が成功したら、「保存する」を押します。
その後トップに戻ったら、「+」をクリックし、Notionの設定は完了です！

続いてChatworkに通知するように設定します。

6.「アプリと連携する」を選び、Chatworkを選択します。

7.「アクション」は「メッセージを送る」を選択し、「次へ」を押します。

8.投稿先の「ルームID」を入力し、Chatworkに投稿されるメッセージを編集します。
ルームIDは連携されていれば候補から選ぶことができるので、楽ちんですね。

メッセージでは、すでにNotion側のトリガー設定で取れている情報（アウトプット）も活用できるので、本文にそれらの情報を組み込みながらの作成もできます。

9.「テスト」をしてテストが成功したら、「保存する」を押します。

自動通知の設定

トリガーの設定をONにする

最後にトリガーのON/OFFボタンを「ON」に切り替えれば完成です。
これで、Notion上に情報追加があったとき自動でChartworkにメッセージが届きます！

NotionやChatworkを使ったその他の自動化例

ご紹介した連携以外にもNotionやChatworkのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍NotionとChatworkを連携した自動化例

新規データの追加と既存データの更新って、その後の業務の流れが全然違くない？と思ったそこのあなた。

実はあらかじめ仕分けしておけば、新規データの追加と既存データの更新を分けてChartworkへメッセージを通知することもできるのです！

こちらも完成形があるので、あわせて確認してみてください。

連携作業の1～5までの手順は同じ。これを実現するには、6からのChartworkまでの連携作業が少し変わります。

5.までの設定で、「＋」をクリックしたら、アプリではなくオペレーション間の操作というタイプから「分岐する」を選択します。
分岐では、先にNotionの連携でアウトプットされている「最終更新日時」と「作成日時」を使って新規データの追加と既存データの更新を分けます。

「作成日時」が「最終更新日時」と同じなら、今作成したものということになるので、「新規データの追加」となりますよね。
もしこの二つが異なるなら、前に作成した既存のデータを今更新したということになるはずです。

それでは、設定方法を見てみましょう！

「保存する」と次のような状態になるので、今度は分岐あとの「+」をクリックし、別々にChartworkの設定をします。
ここで、【6.「アプリと連携する」を選び、Chatworkを選択します。】へもどります。

ちなみに、Yoomでは分岐する操作は有料プランで使えるのですが、トライアル制度もあるので、
無料でこの設定を試すこともできるようです！

無料トライアルでできることと開始方法について

カスタマイズ可能な通知メッセージの作成

分岐ができたので、それぞれ違うメッセージをChartworkへ通知していきます。
まずは、「値が等しい」すなわち新規データ追加時のメッセージを設定します。

設定方法は連携設定7から9までと同じです。
分岐ごとに文章をかえての2パターン設定するだけです！

分岐したどちらのパターンもChartworkの設定ができました。
最後にトリガーのON/OFFボタンをONにすることをお忘れなく！

NotionとChatworkの連携では他にも、Chatworkから必要なデータを抽出して、自動でNotionにレコード追加したり、Notionのタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知したりすることもできました！

Notionを活用した自動化例

お問い合わせ内容をNotionに追加する

GoogleフォームやGmailに送信されたお問い合わせ内容をNotionに自動で追加します。

Notionに登録した内容をデータベースに追加する

Notionに登録した内容をGoogle スプレッドシートやkintoneなどのデータベースに自動で追加します。

Notionに登録されたタスクをカレンダーに登録する

Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

Chatworkを活用した自動化例

Chatworkへのメッセージを他のチャットツールに通知する

Chatworkにメッセージが送信されたら、SlackやMicrosoft Teamsなどに自動で通知します。

フォームが送信されたらChatworkに通知する

Googleフォームなどで回答が送信されたことをChatworkに自動で通知します。

ワークフローで申請が承認されたらChatworkに通知する

Garoonやジョブカン経費精算・ワークフローなどで申請が承認されたらChatworkに自動で通知します。

NotionとChatworkを連携するメリット

1. 情報共有の手間を削減

Notionで新しいデータが追加されると、自動的にChatworkに通知が送られるため、担当者への最新情報の共有がスムーズに行われます。

プロジェクト管理において、新しいタスクが追加されたり、進捗が変更された際にChatworkで通知が送られる仕組みを導入すれば、関係者がすぐに状況を把握できるため、<span class="mark-yellow">通知漏れが発生せず、手動での情報伝達作業も削減できます。</span>
これにより、業務が効率化され、社内のコミュニケーションの活発化が期待できます。

2. チーム全体のタスク進捗を可視化

Chatworkでの自動通知機能を使えば、チーム全体が常にタスクの進捗状況を把握できるため、作業の見通しが立ちやすくなることが期待できます。

Notionで個々のメンバーのタスク進行状況を記録し、更新のたびにChatworkに通知が届くように設定することで、全メンバーが状況を共有しやすくなります。
これにより、スムーズなフォローやサポートが実現し、情報の透明性向上が期待できます。さらに、重要な情報が見落とされることもなく、チーム全体で効率的に目標達成を目指すことが可能になるかもしれません。

3. データ更新による迅速な対応

Notionでデータが更新されるたびに、Chatworkへ通知が届くため、<span class="mark-yellow">関係者が新しい状況に素早く対応できる環境が整います。</span>

例えば、顧客情報やプロジェクトにおける重要事項が変更された際に即座にChatworkで通知されることで、担当者が必要なアクションを早急に実行でき、スムーズなプロジェクトが期待できます。
これにより、状況に応じた適切な対応が可能になり、組織全体の反応速度が向上し、スムーズなプロジェクト管理と効率的な業務遂行にもつながるでしょう。

まとめ

以上、ChatworkでNotionのデータ変更を自動通知する方法を試してみました！

今まで「情報更新したよー」とメールやチャットで対象者を選び、社内共有していたことがあっという間に自動化されました。
ちょっとしたことですが、手間だった業務が効率化され、さらに連絡し忘れもなくなりました！
Yoomではもっといろいろなアプリを連携出来そうなので、どんどん挑戦して行こうと思いますので、みなさんもぜひ試してみてください！