[Yoomとは]
NotionとChatworkのアカウントをYoomに接続する
1.「マイアプリ登録」で「新規作成」からNotionを選択し、連携アカウントを追加します。
使用しているアカウントでログインしてください。
2.「マイアプリ登録」で「新規作成」からChatworkを選択し、連携アカウントを追加します。
使用しているアカウントでログインしてください。
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最近社内で情報を共有するために様々なアプリを使うようになりました。
Notionもそのひとつ。とても便利なのですが、更新するたびに関係者へ連絡するのって意外と手間！
メッセージツールへ勝手に通知してくれたらどんなに便利だろうか…とみなさんも思ったことはありませんか？
ということで、「Notion」とメッセージツールの「Chatwork」を連携させてみました！
Yoomを使って思ったより簡単に連携できたので、今回はその手順と感想をシェアしたいと思います。みなさんの参考になったらうれしいです！
Notionで新しいデータが追加されると、自動的にChatworkに通知が送られるため、担当者への最新情報の共有がスムーズに行われます。
プロジェクト管理において、新しいタスクが追加されたり、進捗が変更された際にChatworkで通知が送られる仕組みを導入すれば、関係者がすぐに状況を把握できるため、<span class="mark-yellow">通知漏れが発生せず、手動での情報伝達作業も削減できます。</span>これにより、業務が効率化され、社内のコミュニケーションの活発化が期待できます。
Chatworkでの自動通知機能を使えば、チーム全体が常にタスクの進捗状況を把握できるため、作業の見通しが立ちやすくなることが期待できます。
Notionで個々のメンバーのタスク進行状況を記録し、更新のたびにChatworkに通知が届くように設定することで、全メンバーが状況を共有しやすくなります。これにより、スムーズなフォローやサポートが実現し、情報の透明性向上が期待できます。さらに、重要な情報が見落とされることもなく、チーム全体で効率的に目標達成を目指すことが可能になるかもしれません。
Notionでデータが更新されるたびに、Chatworkへ通知が届くため、<span class="mark-yellow">関係者が新しい状況に素早く対応できる環境が整います。</span>
例えば、顧客情報やプロジェクトにおける重要事項が変更された際に即座にChatworkで通知されることで、担当者が必要なアクションを早急に実行でき、スムーズなプロジェクトが期待できます。これにより、状況に応じた適切な対応が可能になり、組織全体の反応速度が向上し、スムーズなプロジェクト管理と効率的な業務遂行にもつながるでしょう。
では早速、連携！といきたいところですが、まずは各ツールの準備をします。
はじめにNotionの準備からしていきましょう！
まずはNotionへログインして、ページを追加、そしてテーブルビューを作成し、Notion内にデータベースを作っていきます。
もし、既存のデータがあればそのデータベースを使ってみてください。
後ほどこのデータベースのURLの一部を使用するので、ログインした状態はキープしておいてください。
先に作成したデータベースに必要なプロパティを作成していきます。この情報が更新または追加された際にChartworkにメッセージが送信されます。
次にChatworkの準備にとりかかりましょう！
Yoomと連携できるように事前にAPIトークンを発行しておく必要があります。
詳しくはChatworkのヘルプページを参考にしてください。
新しくルームを作成するか、既存のルームがあればそちらを使用します。
では、ここからはアプリの連携作業を始めます！
完成系は以下のようになるので、あわせて見てみてください！
[Yoomとは]
1.「マイアプリ登録」で「新規作成」からNotionを選択し、連携アカウントを追加します。
使用しているアカウントでログインしてください。
2.「マイアプリ登録」で「新規作成」からChatworkを選択し、連携アカウントを追加します。
使用しているアカウントでログインしてください。
ここからいよいよYoomを使って2つのアプリを連携させます！
1.まずは「マイプロジェクト」から⇒「新規作成」を選択、「はじめからの作成」を押します。
2.タイトルを入力し、「特定のアプリイベントを受信したとき」を選択し、Notionを選択します。
3.アプリトリガーのタイトルはわかりやすい文章を入力してください。
トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択し「次へ」を押します。
4.「トリガーの起動間隔」を選択し、「データベースID」を入力します。
データベースIDは、先ほどログインをキープしてもらったNotionのデータベースにアクセスして、
URL内ののhttps://www.notion.so/●●●●?v15698の●●●●の部分をコピーして入力します。
※詳しくはこちらのページを参考にしてください。
Notionの各IDに関するよくあるエラーと確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
5.「テスト」が成功したら、「保存する」を押します。
その後トップに戻ったら、「+」をクリックし、Notionの設定は完了です！
続いてChatworkに通知するように設定します。
6.「アプリと連携する」を選び、Chatworkを選択します。
7.「アクション」は「メッセージを送る」を選択し、「次へ」を押します。
8.投稿先の「ルームID」を入力し、Chatworkに投稿されるメッセージを編集します。
ルームIDは連携されていれば候補から選ぶことができるので、楽ちんですね。
メッセージでは、すでにNotion側のトリガー設定で取れている情報（アウトプット）も活用できるので、本文にそれらの情報を組み込みながらの作成もできます。
9.「テスト」をしてテストが成功したら、「保存する」を押します。
最後にトリガーのON/OFFボタンを「ON」に切り替えれば完成です。
これで、Notion上に情報追加があったとき自動でChartworkにメッセージが届きます！
でも新規データの追加と既存データの更新ってその後の業務の流れが全然違くない？と思ったそこのあなた。
実はあらかじめ仕分けしておけば、新規データの追加と既存データの更新を分けてChartworkへメッセージを通知することもできるのです！
こちらも完成形があるので、あわせて確認してみてください。
連携作業の1～5までの手順は同じ。これを実現するには、6からのChartworkまでの連携作業が少し変わります。
5.までの設定で、「＋」をクリックしたら、アプリではなくオペレーション間の操作というタイプから「分岐する」を選択します。
分岐では、先にNotionの連携でアウトプットされている「最終更新日時」と「作成日時」を使って新規データの追加と既存データの更新を分けます。
「作成日時」が「最終更新日時」と同じなら、今作成したものということになるので、「新規データの追加」となりますよね。
もしこの二つが異なるなら、前に作成した既存のデータを今更新したということになるはずです。
それでは、設定方法を見てみましょう！
「保存する」と次のような状態になるので、今度は分岐あとの「+」をクリックし、別々にChartworkの設定をします。
ここで、【6.「アプリと連携する」を選び、Chatworkを選択します。】へもどります。
ちなみに、Yoomでは分岐する操作は有料プランで使えるのですが、トライアル制度もあるので、
無料でこの設定を試すこともできるようです！
分岐ができたので、それぞれ違うメッセージをChartworkへ通知していきます。
まずは、「値が等しい」すなわち新規データ追加時のメッセージを設定します。
設定方法は連携設定7から9までと同じです。
分岐ごとに文章をかえての2パターン設定するだけです！
分岐したどちらのパターンもChartworkの設定ができました。
最後にトリガーのON/OFFボタンをONにすることをお忘れなく！
他にもChatworkとNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.こちらのフローでは投稿されたチャットから必要なデータを抽出して、自動でNotionにレコード追加します。チャットを毎回確認する手間や、情報追加の手間を省苦ことができます。
2.日時を指定してフローを起動することもできます。このフローのように毎日フローを起動して対象のデータを通知することで、タスク管理の精度を上げることができます。
以上、ChatworkでNotionのデータ変更を自動通知する方法を試してみました！
今まで「情報更新したよー」とメールやチャットで対象者を選び、社内共有していたことがあっという間に自動化されました。
ちょっとしたことですが、手間だった業務が効率化され、さらに連絡し忘れもなくなりました！
Yoomではもっといろいろなアプリを連携出来そうなので、どんどん挑戦して行こうと思いますので、みなさんもぜひ試してみてください！
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