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Notionデータベースに追加した情報を基に、Confluenceにページを作成する工程にはいくつかの課題があります。
非効率な情報の繰り返し入力や、ページ作成が遅れることで情報共有にタイムラグが生じること、そして手動登録による人為的ミスの発生が挙げられます。
これらの問題はツール同士の連携が解決策の1つです。
本記事では、NotionとConfluenceをノーコードで連携し、Notionデータベースに情報を追加したら、自動でConfluenceにページを作成する方法を紹介します。
この連携を利用して、業務の効率化を図ってみてください。
こんな方におすすめ
NotionとConfluenceの連携メリットと具体例
メリット1: ページ作成作業の削減による業務効率化
Notionデータベースに追加した情報を基に、Confluenceでページを作成する業務は、知識や経験を必要としない定型タスクです。
この工程を自動化したいと考える経営者もいるのではないでしょうか。
2つのツールを連携すれば、Notionデータベースに追加した情報を基に、Confluenceで自動的にページが作成されるため、手動作業を削減できます。
例えば、営業チームがNotionで商談内容を入力した際に、自動でConfluenceに案件レポートが生成されることで、担当者は他の業務に集中できる時間が増えるでしょう。
このように、連携により業務の効率化が期待できます。
メリット2: 迅速な情報共有
Notionデータベースに情報を追加しても、Confluenceに手動でページを作成する場合はタイムラグが生じることがあります。
タイムラグが生じると、関係メンバーは最新情報を得られず、古い情報のまま業務に対応作業しなければなりません。
こうした情報反映のタイムラグは自動化により解決できるでしょう。
例えば、IT部門が新しいツールの使用マニュアルやFAQをNotionに登録した場合、Confluenceにその情報がスムーズに公開されることで、全社員が円滑にアクセス可能となるでしょう。
これにより、社内での情報伝達速度の向上につながり、部署間の連携強化が期待できます。
メリット3: ヒューマンエラーの削減とデータの一貫性維持
手動でデータを転記する作業は、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーが発生しやすいです。
連携により、Notionデータベースにレコードを追加するだけでConfluenceにページが自動作成されれば、情報の転記作業が不要となり、エラーを軽減できます。
例えば、プロジェクトタスクや要件仕様を手作業でConfluenceに転記する場合、数字や詳細の誤入力が起こりがちですが、自動化することで正確な情報がそのまま反映されます。
その結果、データの一貫性が保たれ、信頼性の高い業務運用が可能になるでしょう。
それではここから、ノーコードツールYoomを使って、「Notionデータベースにレコードが追加されたらConfluenceでページを作成する」方法を紹介します。
[Yoomとは]
Notionデータベースにレコードが追加されたらConfluenceでページを作成する方法
この方法は、Notionデータベースにレコードが追加されたことをNotionのAPIを利用して受け取り、Confluenceが提供するAPIを用いてConfluenceにページを作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
ステップ1：NotionとConfluenceをマイアプリ連携
まずNotionとConfluenceをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。
1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。
2.続く画面で、NotionとConfluenceをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。
＜Notionの場合＞
・上記画面で「ページを選択する」をクリックします。その後、下記の画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。
＜Confluenceの場合＞
・上記画面で「Accept」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。
3.NotionとConfluenceを連携するためのテンプレートをコピーします。
・下記のリンクを開きます。
ステップ2：トリガーとなるNotionの設定
フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Notionデータベースにレコードが追加されるとトリガーが起動します。
1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionデータベースにレコードが追加されたら、Confluenceでページを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。
2.「アプリトリガー 特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
3.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
4.トリガーの起動間隔とデータソースIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。
※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。Confluenceにページをすぐに作成したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。
※データソースIDの設定でエラーができる場合は、こちらのヘルプページを参考にしてみてください。
5.テストが成功したら保存します。
ステップ3：条件に応じてフローを分岐する設定
次は、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回は、ページの作成日時と最終更新日時の情報が等しいとフローボットを進めるように設定しました。
『取得した値』の変更を行う場合には、プルダウンから選択することができます。
『分岐条件』は前オペレーションで取得した値を変数として設定可能です。運用状況に応じて設定しましょう。
ステップ4：Notionデータべースから情報を取得する設定
1.「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
2.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースIDを設定した後、「次へ」をクリックします。
※データベースIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
3.取得したいレコードの条件で、右側の枠に前ステップで取得したID情報を設定し、テストを行います。
4.テストが成功すると、Notionから取得した情報が取得した値に表示されます。
問題がなければ保存します。
ステップ5：Confluenceにページを作成する設定
最後に、Notionから取得した情報を利用してConfluenceにページを作成する設定を行います。
1.「アプリと連携する ページを作成」をクリックします。
2.Confluenceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
3.Confluenceに作成するページの設定を行います。
※クラウドID、スペースIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ページのステータスは「公開済み」か「下書き」を選択します。
※ページタイトル、ページの内容は直接入力できます。また、枠をクリックして表示される『取得した値』からも設定できます。
※コンテンツの表示形式は「ストレージ形式」「アトラスドキュメント形式」「wiki形式」から選択します。アトラスドキュメント形式を選択する場合は、NotionにJSON（JavaScript Object Notation）ベースで記述されている必要があります。
4.テストが成功したら保存します。
※テストが成功すると、実際にConfluenceにページが作成されます。
5.トリガーをONにすると、以降はNotionデータベースにレコードが追加されたら、自動でConfluenceにページが作成されます。
紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。
NotionとConfluenceを使ったその他の自動化例
他にもNotionとConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成する
部署ごとにNotionとConfluenceを使い分けて同じ情報を管理する場合、ツール間で情報の整合性が取れないことがあります。
この連携を利用することで、ページ情報を一元管理できるようになり、情報管理の負担を軽減できるでしょう。
2.Notionで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する
新しい従業員が入社するたび、Confluenceへ招待する作業を手間に感じるかもしれません。
この連携を利用すると、Notionに登録するだけで自動的にConfluenceへ招待されるため、業務負担を軽減できるでしょう。
3.Notionでデータベースが作成・更新されたらSlackと連携してチャットを送る
Notionでデータベース情報を更新しても、メンバーへの通知が遅れてしまうと円滑な業務進行ができません。
この連携を利用すれば、メンバーへの通知が自動化されることで、スムーズな情報共有と業務進行が同時に実現するでしょう。
まとめ
NotionとConfluenceの連携は、データ管理を効率化し、情報共有を円滑化する強力な手段です。
この自動化を導入することで、手動でページを作成する工程を削減し、Confluenceへの情報反映を円滑化できるでしょう。
また、Confluenceにページを作成する際のヒューマンエラーを防止できます。
2つのツールの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で紹介した手順を参考にすることで簡単に設定できるため、ぜひ日常業務に取り入れてみてください。
