NotionとConfluenceを連携して、Notionデータベースにレコードが追加されたらConfluenceでページを作成する方法

ステップ1：NotionとConfluenceをマイアプリ連携

まずNotionとConfluenceをYoomに連携するために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、NotionとConfluenceをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Notionの場合＞

・上記画面で「ページを選択する」をクリックします。その後、下記の画面でボックスにチェックを入れ「アクセスを許可する」を選択すると、マイアプリに登録が完了します。

＜Confluenceの場合＞

・上記画面で「Accept」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

3.NotionとConfluenceを連携するためのテンプレートをコピーします。

・下記のリンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了します。

ステップ2：トリガーとなるNotionの設定

フローの起点となるトリガーアクションを設定します。
このフローは、Notionデータベースにレコードが追加されるとトリガーが起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionデータベースにレコードが追加されたら、Confluenceでページを作成する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「アプリトリガー 特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

3.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

4.トリガーの起動間隔とデータベースIDを設定し、テストを行います。
※トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分が用意されており、プランによって選択できる時間が変わります。※選択した間隔ごとに一度、アプリ上でトリガーとなるアクションを確認し、アクションが実行されるとフローボットが起動します。Confluenceにページをすぐに作成したいときは、短い間隔の設定がおすすめです。※データベースIDの設定でエラーができる場合は、こちらのヘルプページを参考にしてみてください。

5.テストが成功したら保存します。

ステップ3：Notionデータべースから情報を取得する設定

1.「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

2.Notionと連携するアカウントを確認し、データベースIDを設定した後、「次へ」をクリックします。
※データベースIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.取得したいレコードの条件で、右側の枠にステップ2で取得したオブジェクトIDを設定し、テストを行います。
※オブジェクトIDは枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」から選択します。（値は二重括弧で表示されます）

4.テストが成功すると、Notionから取得した情報がアウトプットに表示されます。
問題がなければ保存します。

ステップ4：Confluenceにページを作成する設定

最後に、Notionから取得した情報を利用してConfluenceにページを作成する設定を行います。

1.「アプリと連携する ページを作成」をクリックします。

2.Confluenceと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Confluenceに作成するページの設定を行います。
※クラウドID、スペースIDは枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※ページのステータスは「公開済み」か「下書き」を選択します。
※ページタイトル、ページの内容は直接入力できます。また、枠をクリックして表示されるアウトプットの「レコードを取得する（ID検索）」からも設定できます。（値は二重括弧で表示されます）これによりレコードごとに変わる値を動的に反映できます。
※コンテンツの表示形式は「ストレージ形式」「アトラスドキュメント形式」「wiki形式」から選択します。アトラスドキュメント形式を選択する場合は、NotionにJSON（JavaScript Object Notation）ベースで記述されている必要があります。

4.テストが成功したら保存します。
※テストが成功するとConfluenceにページが作成されます。

5.トリガーをONにすると、以降はNotionデータベースにレコードが追加されたら、自動でConfluenceにページが作成されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

NotionとConfluenceを使ったその他の自動化例

他にもNotionとConfluenceを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Confluenceでページが作成されたらNotionでページを作成する

部署ごとにNotionとConfluenceを使い分けて同じ情報を管理する場合、ツール間で情報の整合性が取れないことがあります。
この連携を利用することで、ページ情報を一元管理できるようになり、情報管理の負担を軽減できるでしょう。

2.Notionで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する

新しい従業員が入社するたび、Confluenceへ招待する作業を手間に感じるかもしれません。
この連携を利用すると、Notionに登録するだけで自動的にConfluenceへ招待されるため、業務負担を軽減できるでしょう。

3.Notionでデータベースが作成・更新されたらSlackと連携してチャットを送る

Notionでデータベース情報を更新しても、メンバーへの通知が遅れてしまうと円滑な業務進行ができません。
この連携を利用すれば、メンバーへの通知が自動化されることで、スムーズな情報共有と業務進行が同時に実現するでしょう。

まとめ

NotionとConfluenceの連携は、データ管理を効率化し、情報共有を円滑化する強力な手段です。
この自動化を導入することで、手動でページを作成する工程を削減し、Confluenceへの情報反映を円滑化できるでしょう。
また、Confluenceにページを作成する際のヒューマンエラーを防止できます。
2つのツールの連携は、Yoomを利用することでノーコードで実現できます。
本記事で紹介した手順を参考にすることで簡単に設定できるため、ぜひ日常業務に取り入れてみてください。