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今回はNotionとConfluenceを連携し、Notionで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する自動化の運用についてご紹介します。
NotionとConfluenceを連携することで、従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、情報共有を強化する方法を紹介します。この記事では、ノーコードで簡単に設定できる手順を解説し、IT部門や人事部門の負担を軽減するための具体的な方法を提供します。
こんな方におすすめ
NotionとConfluenceの連携メリットと具体例
オンボーディングプロセスの効率化
新しい従業員が登録されるたびに、手動でConfluenceへの招待を送るのは煩雑で時間がかかります。このプロセスを自動化することで、IT部門や人事部の負担を軽減し、従業員はすぐに必要な情報にアクセスできます。たとえば、従業員がNotionの「人事登録フォーム」に入力すると、Confluenceの社内Wikiページへのアクセス権が自動付与されるため、必要な資料の迅速な確認につながります。
チーム間の情報共有の強化
登録された従業員を自動でConfluenceに招待することで、全員が同じ情報を共有する仕組みを構築できます。例えば、マーケティング部が新しいプロジェクト用のページを作成した場合、チーム全員がすぐにアクセス可能になります。これにより、情報の見逃しや共有の遅れを防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズに保つことにつながります。
セキュリティとアクセス管理の簡略化
手動でのアクセス権の設定ミスによるセキュリティリスクを軽減できます。自動化により、すべての新規従業員が正しい権限レベルでConfluenceに登録されるため、情報の漏えいや不正アクセスのリスクが最小化されます。たとえば、開発チームは開発ドキュメントに限定されたアクセス権を付与され、他の部署は必要な資料だけにアクセスできるような環境づくりにつながります。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Notionで従業員が登録されたらConfluenceへ招待する」方法をご紹介します。
[Yoomとは]
Notionに追加した内容をConfluenceで管理する方法
Notionのデータベースにレコードが登録されたことをNotionのAPIを利用して受け取り、
Confluenceの提供するAPIを用いてConfluenceの指定のチャンネルにNotionで登録されたレコードデータを通知することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ1：NotionとConfluenceをマイアプリ連携
NotionとConfluenceをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Notionのマイアプリ連携を行いましょう。
Yoomにログインし、画面左側の「マイアプリ」をクリックします。
続いて、画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にNotionと入力しましょう。
Notionのアクセス画面になるので、ページを選択するをクリックします。
アクセス許可の画面が表示されるので、「アクセスを許可する」をクリックします。
「認証中」と読み込まれ、Yoomのマイアプリ画面が表示されたらマイアプリ登録完了です。
続いてConfluenceのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様、画面右側の「新規接続」をクリックし、検索窓にConfluenceと入力しましょう。
候補のConfluenceをクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されるので、「Accept」をクリックしましょう。
マイアプリに登録が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
ステップ３：フローの起点となるNotionのトリガー設定と、その後に続くConfluenceのオペレーション設定
以下の画像のような画面が表示されるので、フローの起点となる「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するNotionのアカウントに間違いないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面になります。
内容に従って入力を進めましょう。
入力が完了したら「テスト」を実行し、テスト完了したら「保存する」をクリックしましょう。
なお、各オペレーションで以下のような情報を取得できます。この値は後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合は、フローボットが進むように設定しました。
続いてNotionからレコードを取得する設定を進めていきます。
データベース連携の画面になります。
トリガーアクションで設定したIDと同じものを入力し次へをクリックしましょう。
データベース操作の詳細設定の画面が表示されます。
取得したいレコードの条件を入力し、「テスト」を実行し、テスト完了の確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
Confluenceの設定を行います。
「ユーザーをサイトに招待」をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択の画面が表示されるので、今回連携するConfluenceのアカウントで間違いないか確認し、「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されます。
内容に従って入力を進めましょう。
入力ができたら「テスト」を実行し、テスト成功を確認後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：トリガーをONにする
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
Notion・Confluenceを使ったその他の自動化例
①kintoneにコメントが書き込まれたら、Notionにテキストを追加する
kintoneにコメントが書き込まれたら、Notionにテキストを追加するフローです。このフローを導入することで、kintoneの登録内容を引用して作成するため、手作業による入力ミスをなくすことができます。また一連の流れが自動で完了するため、手入力などの手間を省き、業務効率の向上が期待できます。
②Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付する
Notionでページの作成・更新がされたら、Gmailにメールを送付するフローです。このフローを導入することで、Gmailで作成・更新のあったページを自動でGmailに送信してくれるので、タスク漏れを防ぎます。Notionで作成・更新のあったページを全てGmailで確認できるため、管理における業務の効率化につながります。
③Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成する
Google スプレッドシートで行が追加されたら、Confluenceにページを作成するフローです。このフローを導入すれば、Google スプレッドシートに情報が追加されると、Confluenceに自動でページを作成できます。プロジェクト立ち上げ、リード獲得、新規顧客との取引開始時に、プロジェクトや顧客、案件ごとにページを自動作成し、情報管理の効率化が期待できます。
まとめ
NotionとConfluenceの連携により、従業員のオンボーディングプロセスを効率化し、情報共有を強化することが可能です。この記事で紹介した手順を参考に、ノーコードで簡単に設定を行い、IT部門や人事部門の負担を軽減しましょう。これにより、チーム全体の生産性向上とプロジェクトのスムーズな進行が期待できます。
Yoomのアプリ連携は、プログラミング不要で手軽に導入できます。ぜひ本記事の手順を参考に、業務の自動化を進めてみてください。
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