日々発生するメール業務ですが、関係者や顧客へのメール連絡を手動で行うのは手間がかかりませんか？
そこで今回は、Notionデータベースとメールを連携して、データ管理とメール送信を効率的に結びつけることで、業務の効率化を図りたいと思います！
具体的には、ノーコードでNotionデータベースの情報を利用し、メールを自動で送付する方法を順を追って説明します。
メリットも含めてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください！
こんな方におすすめ
- Notionを活用している方
- NotionとYoomを連携して、業務効率化を考えている方
- NotionとYoomを連携して、スピーディーなフォローアップを実現したい方
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
[Yoomとは]
NotionとYoomのメール機能の連携フローの作り方
ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウントをお持ちの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1) 「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。
ステップ2: テンプレートの選択
今回は、【Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用するとNotionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信されます。
手作業でのメール作成・送信を行う必要がなくなる他、手動による人的ミスのリスクも軽減され、より正確な情報共有が期待できるでしょう。
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
ステップ3:NotionとYoomのメール機能の連携設定
1) テンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックして、マイプロジェクトへコピーをします。
2) 以下のような表示が出てきます。
指示に従って、右に「！」がついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集します。
タイトルや詳細はクリックすることで変更が可能になります。
使いやすいように変更してください。
3) 「Chrome拡張機能トリガー データベース上でページを選択して起動」をクリックします。
4) トリガーアクションとして「データベース上でページを選択して起動」を選び、「次へ」をクリックします。
5)「起動ページのURLサンプル」にテストを実施するURLを入力します。
URLの確認方法はこちらを参考にしてください。
【Chrome拡張機能トリガー】Notionを利用する際のサンプルURLの確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」をクリックします。
6) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。
7) 各項目を入力します。
このプロセスで、Yoomから「メールを送る」設定を行うことで、『no-reply@yoom.fun』からメールを送信します。
先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて候補から引用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。
8) 「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
「メールを送付する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
9) これで、【Notionデータベースの情報を用いてメールを自動送信する】フローが完成です。
ステップ4: テストと確認
10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する
試してみる
Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。
Notionを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Notionを活用した自動化例
Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する
AIを活用することで、要約による精度が向上し、必要な情報が確認しやすくなるはずです。
Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する」フローは、会議後の議事録管理を効率化する業務ワークフローです。
Notionに入力した議事録をYoomのAI機能が自動的に整理・要約し、最新の状態にアップデートします。
これにより、手間をかけずに質の高い議事録を維持し、チーム全体での情報共有をスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionを活用して議事録を管理しているが、整理や要約に時間がかかっているチームリーダーの方
・議事録の内容を効率よく共有し、チーム全体の情報共有を円滑にしたいプロジェクトマネージャーの方
・会議後の議事録作成作業を自動化し、業務の生産性を向上させたい経営者や事務担当者の方
■注意事項
・NotionとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する」フローは、会議の議事録作成と管理をスムーズにする業務ワークフローです。
議事録作成の負担を軽減し、効率的な情報共有が実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録を管理しているが、整理や要約に時間がかかってしまう方
・詳細な議事録を毎回手作業で整理するのが大変だと感じている方
・会議内容をわかりやすく共有したいチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・議事録の共有や意思決定がスムーズ行いたい方
・議事録の内容を効率的に管理・更新したい経営者や管理職の方
・定期的な議事録の作成作業を効率化したい方
・AIを活用して業務を自動化し、他の重要な業務に時間を割きたい方
・クリエイティブな業務に注力したい方
■注意事項
・Notion、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する
試してみる
■概要
「Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する」ワークフローは、会議後の議事録作成と共有をスムーズにする自動化プロセスです。
Notionで記録した詳細な議事内容をGeminiが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで議事録を管理しているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
・議事録の内容を迅速に整理・要約したい方
・情報共有の効率化を図りたい企業や組織のメンバー
・会議後のフォローアップや情報伝達をスムーズに行いたい方
・手動での議事録更新に時間を取られている業務担当者の方
・自動化によって手間を省き、他の重要な業務に集中したい方
・NotionとGeminiを活用しているが、連携方法に課題を感じている方
・簡単に設定できるワークフローで、連携を強化したい方"
■注意事項
・Notion、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括通知する
本日期限のタスクを一括通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知するフローです。
毎日Notionのタスクから本日期限のものを抽出し、Google Chat に一括通知する
試してみる
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でDiscordに通知する
試してみる
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でDiscordに通知するフローです。
回答された内容をNotionのデータベースに追加する
回答が送信されたらNotionのデータベースに必要な情報が自動で追加されるので、入力作業の手間をなくせるかもしれません。
Googleフォームに回答があったら、Notionにレコードを追加する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
Typeformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Typeformで収集したアンケートやお問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。
また、手作業によるコピー＆ペーストは、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると、その回答内容が自動でNotionのデータベースへ追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・TypeformとNotion間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方
・アンケートや問い合わせの回答をNotionで一元管理し、チームの情報共有を円滑にしたい方
・手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方
■注意事項
・Typeform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・TypeformのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858
Jotformで回答された内容をNotionのデータベースに追加する
試してみる
■概要
Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか？この作業は時間がかかる上に、コピー＆ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
・フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
・データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方
■注意事項
・Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
Yoomのメール機能を活用した自動化例
YoomのメールトリガーとSlackを連携する
メールトリガーと連携することで、手作業による工数を減らせる可能性があります。
メールを受信したらAIオペレーションで送信者情報を抽出してSlackに通知
試してみる
メールで受け取った適格請求書をOCRして、内容確認およびYoomDBへ追加し、Slackへその旨を通知
試してみる
■概要
・メールで受け取った適格請求書の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。
・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。
請求書が添付されたメールを受信したらAI-OCRで請求書を読み取りSlackに通知
試してみる
■概要
請求書添付メールを受信したらAIで請求書を読み取り、読み取り内容担当者にチェックしてからSlackに通知するフローです。
途中で担当者チェックを入れることでより正確に請求書情報の連携が可能です。
■注意事項
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
メールやフォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現しそうです。
Gmailで受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか？この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
・請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
・定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
受信した添付ファイルをMicrosoft SharePointにアップロードするフローです。
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する
試してみる
■概要
「フォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する」ワークフローは、フォームにアップロードされたファイルを自動的にSharePointに保存する業務ワークフローです。フォームに添付されたファイルを手動でMicrosoft SharePointに保存する作業は時間と手間がかかります。特に大量のデータを扱う場合、この手作業は効率を著しく低下させる原因となります。フォームの添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現します。これにより、煩雑な作業をスムーズに進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・フォームを頻繁に利用し、その添付ファイルの管理に手間を感じている業務担当者の方
・Microsoft SharePointと他のSaaSアプリを連携させて業務効率化を図りたいIT担当者の方
・フォームの添付ファイルを手動でSharePointに移動する作業に時間を費やしているチームリーダーの方
・業務プロセスの自動化を進め、RPAやAIを活用した効率化を目指している経営者の方
・書類管理をデジタル化し、一元管理で業務の透明性を高めたい管理部門の方
■注意事項
・Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
NotionとYoomのメール機能を連携するメリット
メリット1: タスク管理の効率化
Notionとメールを連携することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、関係者に自動で通知することができます。
これだけで共有プロセスのスピードが上がることが予想されますね。
例として、プロジェクト管理を行う上でタスク完了時に自動でメール通知が送られることで、チーム全体が最新の状況を把握し、次のステップにスムーズに移行できるようになるでしょう。
これまでのように手動で通知する作業が不要となることで、情報周知までの待機時間がなくなるかもしれません。
メリット2: スムーズな顧客対応
顧客情報をNotionで管理し、その情報を基に自動でメールを送信することで、スムーズな顧客対応が実現するはずです！
例えば、新規顧客が登録された際に、ウェルカムメールを自動で送信する設定を行うことで、送信漏れを防ぎ、素早く顧客に連絡する運用が可能となるでしょう。
また、定期的なフォローアップメールを自動化することで、顧客との関係を継続的に強化することも見込めます。
まとめ
今回紹介したNotionとYoomのメール機能の連携で、手動での通知作業が不要となる他、日常業務の効率化が期待できます。
また、メールの自動化はスムーズな顧客対応にもつながるでしょう。
「プログラミングが必要だろうし、難しそう...」と思っている方でも、Yoomを利用すれば、初めてでも簡単に設定できます。
このブログを参考に、ぜひみなさんも業務の効率化にチャレンジしてください！
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