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フローボット活用術

2025-04-23

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する方法

Renka Sudo
Renka Sudo

日々発生するメール業務ですが、関係者や顧客へのメール連絡を手動で行うのは手間がかかりませんか?

そこで今回は、Notionデータベースとメールを連携して、データ管理とメール送信を効率的に結びつけることで、業務の効率化を図りたいと思います!

具体的には、ノーコードでNotionデータベースの情報を利用し、メールを自動で送付する方法を順を追って説明します。
メリットも含めてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください!

こんな方におすすめ

  • Notionを活用している方
  • NotionとYoomを連携して、業務効率化を考えている方
  • NotionとYoomを連携して、スピーディーなフォローアップを実現したい方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください!


■概要

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方

・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールを自動送信したい方

・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方

・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールを送信したい方

2.マーケティング担当者

・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方

・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方

3.プロジェクトマネージャー

・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールを自動送信したい方

・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方

■このテンプレートを使うメリット

Notionは情報整理などで便利なツールですが、データベースに登録された情報を元に、手作業でメールを作成・送信するのは送信ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。

このフローを活用することによって、Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信され、担当者は手作業でのメール作成・送信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

■注意事項

・NotionとYoomを連携してください。

[Yoomとは]

NotionとYoomのメール機能の連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウントをお持ちの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1) 「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。


2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。

3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用するとNotionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信されます。

手作業でのメール作成・送信を行う必要がなくなる他、手動による人的ミスのリスクも軽減され、より正確な情報共有が期待できるでしょう。


■概要

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方

・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールを自動送信したい方

・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方

・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールを送信したい方

2.マーケティング担当者

・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方

・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方

3.プロジェクトマネージャー

・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールを自動送信したい方

・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方

■このテンプレートを使うメリット

Notionは情報整理などで便利なツールですが、データベースに登録された情報を元に、手作業でメールを作成・送信するのは送信ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。

このフローを活用することによって、Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信され、担当者は手作業でのメール作成・送信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

■注意事項

・NotionとYoomを連携してください。

ステップ3:NotionとYoomのメール機能の連携設定

1) テンプレートの「試してみる」のアイコンをクリックして、マイプロジェクトへコピーをします。
2) 以下のような表示が出てきます。


指示に従って、右に「!」がついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集します。
タイトルや詳細はクリックすることで変更が可能になります。
使いやすいように変更してください。

3) 「Chrome拡張機能トリガー データベース上でページを選択して起動」をクリックします。

4) トリガーアクションとして「データベース上でページを選択して起動」を選び、「次へ」をクリックします。



5)「起動ページのURLサンプル」にテストを実施するURLを入力します。
URLの確認方法はこちらを参考にしてください。
【Chrome拡張機能トリガー】Notionを利用する際のサンプルURLの確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」をクリックします。

6) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。


7) 各項目を入力します。
このプロセスで、Yoomから「メールを送る」設定を行うことで、『no-reply@yoom.fun』からメールを送信します。

先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて候補から引用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

8) 「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
「メールを送付する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。


9)
これで、【Notionデータベースの情報を用いてメールを自動送信する】フローが完成です。

ステップ4: テストと確認

10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら


■概要

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方

・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールを自動送信したい方

・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方

・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールを送信したい方

2.マーケティング担当者

・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方

・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方

3.プロジェクトマネージャー

・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールを自動送信したい方

・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方

■このテンプレートを使うメリット

Notionは情報整理などで便利なツールですが、データベースに登録された情報を元に、手作業でメールを作成・送信するのは送信ミスや情報漏れの原因にもなりかねません。

このフローを活用することによって、Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信され、担当者は手作業でのメール作成・送信作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な情報共有が可能になります。

■注意事項

・NotionとYoomを連携してください。

Notionを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください!

Notionを活用した自動化例

Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する

AIを活用することで、要約による精度が向上し、必要な情報が確認しやすくなるはずです。


■概要

Notionで議事録を作成した後、内容を整理して要点をまとめる作業は、時間がかかり手間だと感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、NotionのページからAIが自動的に内容を要約し、ページを更新します。
手作業による要約作業から解放され、重要な会議の内容を素早くチームに共有することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Notionで議事録を作成しており、その後の要約や整理に手間を感じている方
  • 会議後のタスクや決定事項の共有を、より迅速に行いたいと考えている方
  • AIを活用して、手作業での情報整理を効率化し、生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

  • AIが自動で議事録を要約しNotionを更新するため、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮することができます。
  • 手作業による要約時の要点の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、議事録情報の品質を均一化します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、NotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のページから起動」アクションを設定します。これにより、Notionの特定のページからフローボットを手動で起動できるようになります。
  3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、フローボットを起動したページの情報を取得します。
  4. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、取得した議事録の内容を要約します。
  5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、要約した内容で元のページを更新します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionの「レコードを取得する」アクションで、議事録が保存されているデータベースや、取得したいページの内容(プロパティ)を任意で設定してください。
  • Notionの「レコードを更新する」アクションで、AIが生成した要約をどのプロパティに反映させるかなどを任意で設定してください。

■注意事項

  • NotionとYoomを連携してください。
  • Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

■概要

Notionで作成した議事録を、別途ChatGPTに貼り付けて要約し、再度Notionに転記する作業に手間を感じていませんか。手作業によるコピー&ペーストは時間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Notionのページ上から直接ChatGPTを起動し、議事録の要約や整理を自動で行い、その結果を元のページに反映させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Notionで作成した議事録をChatGPTで要約する作業を手作業で行っている方
  • 会議後の議事録整理や共有にかかる時間を短縮し、効率化したいと考えている方
  • NotionとAIを連携させ、情報管理のワークフローを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Notionページから直接ChatGPTを起動して自動で更新するため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
  • ChatGPTへの指示を定型化することで、担当者による要約の質のばらつきを防ぎ、議事録整理の業務を標準化し属人化の解消に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、NotionとChatGPTをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでNotionのクローム拡張機能トリガー機能を選択し、「レコードの詳細ページから起動」を設定します。
  3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションを設定し、トリガーが起動したページの情報を取得します。
  4. 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、取得した情報をもとに議事録の要約や整理を行います。
  5. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションを設定し、生成されたテキストで元のページを更新します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionのクローム拡張機能トリガーの設定では、ワークフローを起動したいページのURLサンプルを設定してください。
  • Notionの「レコードを取得する(ID検索)」アクションでは、対象となるデータベースのIDを指定してください。
  • ChatGPTの「テキストを生成」アクションでは、「要約してください」や「箇条書きでまとめてください」など、目的に応じた指示(プロンプト)を任意で設定してください。
  • Notionの「レコードを更新する(ID検索)」アクションでは、対象データベースのIDを指定し、ChatGPTが生成したテキストをどのプロパティに反映させるかなどを設定してください。

■注意事項

  • Notion、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
  • Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921

■概要
「Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する」ワークフローは、会議後の議事録作成と共有をスムーズにする自動化プロセスです。
Notionで記録した詳細な議事内容をGeminiが効率的に整理・要約し、最新の情報に自動更新することができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Notionで議事録を管理しているチームリーダーやプロジェクトマネージャーの方
    ・議事録の内容を迅速に整理・要約したい方
  • 情報共有の効率化を図りたい企業や組織のメンバー
    ・会議後のフォローアップや情報伝達をスムーズに行いたい方
  • 手動での議事録更新に時間を取られている業務担当者の方
    ・自動化によって手間を省き、他の重要な業務に集中したい方
  • NotionとGeminiを活用しているが、連携方法に課題を感じている方
    ・簡単に設定できるワークフローで、連携を強化したい方

■このテンプレートを使うメリット
手動におけるNotionでの整理や要約作業が不要となり、作業時間の短縮を図ることができます。
Notionにおける議事録の内容が自動で更新されることで、常に最新の議事録をチーム全体で共有することが可能です。
議事録作成における作業の効率化に寄与するため、他の重要な業務に集中することができます。

毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括通知する

本日期限のタスクを一括通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。


■概要

Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか?タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Notionで管理しているタスクの共有を、Microsoft Teamsを使って手動で行っている方
  • チーム全体のタスクの進捗管理やリマインドを効率化したいと考えているプロジェクトマネージャーの方
  • 日々の定型的なタスク通知業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

  • 毎朝のタスク確認と通知作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることができます。
  • 手作業によるタスクの確認漏れや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスクの実行忘れを防止します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、NotionとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、通知したい日時(例:毎朝9時)を設定します。
  3. 続けて、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する(最大100件)」アクションで、本日が期限のタスクを抽出するよう設定します。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得したタスク情報を指定のチャネルに送信します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • スケジュールトリガー機能の設定では、フローボットを起動したい曜日や時間を自由にカスタマイズできます。
  • Notionからレコードを取得する設定では、対象のデータベースIDを指定するだけでなく、「期限日が今日」といった条件をフィルターで設定できます。
  • Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送りたいチームIDやチャネルIDを任意で指定し、通知するメッセージ内容も自由に編集できます。

■注意事項

  • Notion、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

■概要

毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionで情報を集約している方

・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー

・進捗管理でNotionを活用している方

2.Google Chatを使って情報を共有している方

・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー

・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方

■このテンプレートを使うメリット

Notionの情報をGoogle Chatで連携する場合、都度通知をする必要があり手間です。
また、通知が遅れてしまうとリアルタイムでの情報共有が出来ず、チーム間の認識が統一されない可能性が出てきます。

Google Chatによる通知作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
このテンプレートは、Notionデータベースから本日期限のタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。

タスク情報を一括で通知することで各メンバーの作業が可視化されるため、認識齟齬も減り業務をスムーズに進めることが可能です。

■注意事項

・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。

・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336


■概要

毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でDiscordに通知するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionでスケジュール管理している方

・プロジェクトの作業スケジュールを管理しているプロジェクトリーダー

・当日締切のタスクを日々共有している広報チームの担当者

2.Discordでのやり取りを日常的に行っている方

・Discordで情報共有を行っているチームメンバー

・業務のやり取りでDiscordを使用している方

■このテンプレートを使うメリット

Notionデータベースでタスク管理をしている場合、本日期限のタスクを都度検索するのは手間です。
また、各メンバーにタスクの共有をする際に共有漏れがあるとチーム全体の進捗に影響を及ぼしてしまうリスクがあります。

このテンプレートは、Notionデータベースから本日期限のタスクを一括でDiscordに通知することができます。
一括で通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。

通知内容に対して、各メンバーからタスク完了連絡を受け取ることで進捗管理も楽になり、管理業務の負担を減らすことも可能です。

■注意事項

・Notion、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。

回答された内容をNotionのデータベースに追加する

回答が送信されたらNotionのデータベースに必要な情報が自動で追加されるので、入力作業の手間をなくせるかもしれません。


■概要

Googleフォームに回答があったら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.Notionで情報管理を行っている方

・顧客情報、アンケート結果、イベント参加者情報など、Googleフォームで収集した情報をNotionのデータベースに自動で追加したい方

・Notionのデータベース機能を活用して、情報を整理・分析し、業務に活用したい方

2.GoogleフォームとNotionを連携させて業務効率化を図りたい方

・手作業でのデータ転記をなくし、時間の節約をしたい方

・回答内容に基づいて、Notionでタスクを作成したり、関連情報を紐づけたりしたい方

3.マーケティング担当者、営業担当者、人事担当者、プロジェクトマネージャーなど

・Googleフォームを活用して情報収集を行い、Notionで情報を管理・活用している方々

■このテンプレートを使うメリット

・Googleフォームの回答をNotionデータベースに自動で転記する手間が省け、大幅な時間短縮につながります。

・フォーム回答があるとすぐにNotionデータベースが更新されるため、常に最新の情報を把握できます。

■注意事項

・Googleフォーム、NotionのそれぞれとYoomを連携させてください。

・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133


■概要

Typeformで収集したアンケートやお問い合わせの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。また、手作業によるコピー&ペーストは、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Typeformでフォームが送信されると、その回答内容が自動でNotionのデータベースへ追加されるため、こうした課題を円滑に解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • TypeformとNotion間のデータ転記作業を効率化したいと考えている方
  • アンケートや問い合わせの回答をNotionで一元管理し、チームの情報共有を円滑にしたい方
  • 手作業による入力ミスや対応漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Typeformのフォーム送信をトリガーに、自動でNotionへデータが追加されるため、これまで手作業に費やしていた転記作業の時間を短縮できます。
  • 人の手によるコピー&ペースト作業が不要になるため、入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、TypeformとNotionをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Typeformの回答内容をNotionの各項目に紐付けます。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Notionの「レコードを追加する」アクションにて、データを追加したいデータベースを任意で設定してください。
  • Notionデータベースの各プロパティ(項目)に対して、Typeformから取得したどの回答情報を割り当てるかを柔軟に設定可能です。また、固定のテキストなどを設定することもできます。

■注意事項

  • Typeform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • TypeformのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9103858

■概要

Jotformで収集した問い合わせやアンケートの回答を、一件ずつ手作業でNotionのデータベースに転記していませんか?この作業は時間がかかる上に、コピー&ペーストによる入力ミスや転記漏れが発生しやすい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その内容が自動でNotionのデータベースにレコードとして追加されるため、こうしたデータ入力の課題を解消し、リアルタイムでの情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Jotformで集めた回答を手作業でNotionに転記している方
  • フォームからの問い合わせや申し込みをNotionで管理しているチームの方
  • データ入力の自動化によって、ヒューマンエラーをなくし業務効率を改善したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Jotformに回答が送信されるたびに自動でNotionにデータが追加されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます
  • 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

  1. はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定することで、特定のフォームに回答があった際にフローが起動するようにします
  3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで検知したフォームの回答内容を取得します
  4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、前のステップで取得した回答内容をNotionのデータベースに追加します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Jotformのトリガー設定では、連携の対象としたい任意のフォームIDを設定してください。
  • Notionのオペレーションでは、レコードを追加したいデータベースIDを任意に指定します。また、データベースの各項目に登録する内容は、Jotformから取得した値を埋め込んだり、固定のテキストを入力したりと柔軟に設定が可能です。

■注意事項

  • Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
  • JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。

Yoomのメール機能を活用した自動化例

YoomのメールトリガーとSlackを連携する

メールトリガーと連携することで、手作業による工数を減らせる可能性があります。


■概要

受信したメールから送信者の情報を抽出し、その情報をSlackに通知します。

通知内容や送信先のSlackチャンネル、通知メッセージのフォーマットは自由にカスタマイズ可能です。

■設定方法

メールトリガーで設定したメールアドレス宛にメールが届くとフローボットを起動させます。

・トリガー条件にフローボットを起動させたい件名を指定して設定してください。

・「データの抽出」オペレーションで抽出したい項目を指定してください。

・Slackの「チャンネルにメッセージを送る」オペレーションで抽出した情報を指定のチャンネルに送信するよう設定してください。

・Slackの「スレッドにメッセージを送る」オペレーションで件名と本文を送信させます。

■注意事項

Slackとの連携設定が必要です。

・通知内容やメッセージのフォーマットを適宜変更してご利用ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

・メールで受け取った適格請求書の画像解析を行い、データベースへ追加およびチャットへの通知を行います。

・途中に担当者依頼を加えることで、より確実なデータ追加を可能にしています。

■作成方法

①トリガーからメールトリガーを選択します。

②受信用のアドレスに任意のアドレスを入れ、トリガーの条件を設定します。

③一度②のアドレスに対して、受領する請求書と同様の形式のファイルを添付し、かつトリガー条件を満たしたテストメールを送付します。

④Yoomに戻り、メールのテストを実施しメールの受信を確認したら保存します。

※テストが反映されるまで少し時間がかかります。

※Gmailからの転送を行いたい場合は、こちらのヘルプページを参照くださいhttps://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

⑤トリガー下の+マークを押し、画像・PDFから文字を読み取るオペレーションを選択します。

⑥アクションから適格請求書を読み取るを選択し、次に進みます。

⑦ファイルの添付方法で、「取得した値を使用」を選択し、候補から「添付ファイル1」を設定します。

⑧追加で抽出したい項目では、以下をデフォルトで取得します。それ以外の値を追加したい場合は項目を追加入力してください。

※「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「取引内容」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」「8%対象の金額」「8%対象の消費税」「小計」「合計」

※なお、請求書内に上記デフォルトの項目が含まれていない場合は取得自体されません。

※詳細の設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8679686

⑨テストを行い、値が取得できたか確認して保存します。

⑩+マークを押し、担当者へ対応を依頼するオペレーションを選択します。

⑪任意の担当者を設定し、メッセージ欄をクリックして、⑨のテストで取得した値を{{発行事業者の名称}}のようにそのまま埋め込みます。

このようにすることで、取得した値がそのまま担当者依頼で表示されます。

※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

⑫フォームを追加をクリックし、項目に⑨で取得した項目名をそのまま入力します。

このようにすることで、⑨で取得したアウトプットをそのまま引き継ぐor担当者が修正した値を使用するといったアウトプットの引き継ぎを行う事が可能です。

※アウトプット引き継ぎについてはこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6780877

⑬+マークを押し、データベースを操作するからYoomを選択後、事前に用意したテーブルを選択して、レコードを追加アクションを設定します。

⑭次のページで事前に設定した列名が表示されるので、各列名の欄をクリックし、⑫の担当者へ対応を依頼するオペレーションで取得した項目をそれぞれ対応した列名のところに入力します。

※アウトプットを使って動的に値を変更する点についてはこちらを参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528

⑮+マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択してチャンネルにメッセージを送るアクションを選びます。

⑯次のページで、指定のチャンネルIDを設定し、メッセージ内容に任意の内容を設け設定完了です。

注意事項

・Yoomデータベースに追加したい請求書情報の列名を予め設定します。

※列名とは、このような項目を指します。「発行事業者の名称」「発行事業者の登録番号」「10%対象の金額」「10%対象の消費税」 etc

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


◼️概要

請求書添付メールを受信したらAI-OCRで請求書を読み取り、読み取り内容を担当者がチェックしてからSlackに通知するフローです。

途中で担当者チェックを入れることでより正確に請求書情報の連携が可能です。

OCRでの読み取り項目やSlackの通知先チャンネルや通知内容は自由に変更が可能です。

◼️注意事項

※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。

メールやフォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する

添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現しそうです。


■概要

Gmailで受信する請求書やレポートなどの添付ファイルを手動でMicrosoft SharePointにアップロードしていませんか?この作業は件数が増えると大きな負担になり、保存漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をトリガーに、添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointへアップロードできるため、こうした定型業務から解放され、業務の正確性向上にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信した添付ファイルを手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
  • 請求書などの重要ファイルを扱う部署で、手作業による保存漏れを防ぎたいと考えている方
  • 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailのメールを確認し、添付ファイルをダウンロード、SharePointにアップロードするという一連の作業が自動化され、手作業の時間を削減できます。
  • 手動でのファイル保存時に起こりがちな、保存忘れやアップロード先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分岐させます。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、Gmailで受信した添付ファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガーで設定するキーワードは、「請求書」や特定の取引先名など、業務内容に合わせて任意で設定してください。
  • Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやフォルダは任意で指定することが可能です。
  • ファイル名は固定の値だけでなく、Gmailで取得した件名や受信日時などの情報を用いて、動的に設定することもできます。

■注意事項

  • Gmail、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
  • トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

■概要

取引先からメールで送られてくる請求書などの添付ファイル、毎回手動でMicrosoft SharePointに保存していませんか?この作業は単純ですが件数が多いと時間がかかり、保存忘れなどのリスクも伴います。このワークフローは、特定のメールを受信すると添付ファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードするため、こうした手間やミスを解消し、ファイル管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • メールで受信する請求書などのファイルを、手作業でMicrosoft SharePointに保存している方
  • 添付ファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎたい方
  • ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えているすべての方

■このテンプレートを使うメリット

  • メールの添付ファイルを都度ダウンロードし、Microsoft SharePointへアップロードする手間が省け、作業時間を短縮できます。
  • 自動で処理されるため、ファイルの保存忘れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎ、確実なファイル管理を実現します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択します。Yoomが発行する専用のメールアドレスにメールが送信されると、フローボットが起動します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
  4. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • メールトリガーによって取得したメールの件名や本文、添付ファイルなどの情報は、後続のオペレーションで自由に活用できます。
  • 分岐機能では、メールの件名や送信元アドレスなどの情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
  • Microsoft SharePointにファイルをアップロードする際、保存先のサイトやドライブ、フォルダ、さらにはファイル名を任意に指定することが可能です。

■注意事項

  • Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

■概要

問い合わせフォームや申請フォームから受け取った添付ファイルを、一つひとつ手作業でMicrosoft SharePointに保存していませんか?この作業は単純ですが、件数が増えると大きな負担になり、保存先の指定間違いや格納漏れなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを利用することで、フォームが送信されると同時に添付ファイルをMicrosoft SharePointへ自動で格納し、こうした定型業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • フォームからのファイル受付とMicrosoft SharePointへの格納を手作業で行っている方
  • 添付ファイルのダウンロードやアップロード作業でのミスや漏れを防ぎたいと考えている方
  • ファイル管理業務を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • フォームが送信されると添付ファイルが自動でアップロードされるため、これまで手作業で行っていたダウンロードや格納の時間を短縮できます。
  • 手作業によるファイルの保存漏れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、Microsoft SharePointをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「ファイル送信フォーム」を設定して、必要な入力項目やファイル添付欄を作成します。
  3. 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「ファイルをアップロード」アクションを選択し、トリガーで受け取ったファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • フォームトリガーでは、氏名やファイル添付欄などの入力項目を、用途に合わせて自由にカスタマイズしてください。
  • Microsoft SharePointへのファイルアップロード先は、任意のサイトやフォルダパスに設定することが可能です。

■注意事項

  • Microsoft SharePointとYoomを連携してください。
  • Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、
    一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

NotionとYoomのメール機能を連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

Notionとメールを連携することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、関係者に自動で通知することができます。
これだけで共有プロセスのスピードが上がることが予想されますね。
例として、プロジェクト管理を行う上でタスク完了時に自動でメール通知が送られることで、チーム全体が最新の状況を把握し、次のステップにスムーズに移行できるようになるでしょう。
これまでのように手動で通知する作業が不要となることで、情報周知までの待機時間がなくなるかもしれません。

メリット2: スムーズな顧客対応

顧客情報をNotionで管理し、その情報を基に自動でメールを送信することで、スムーズな顧客対応が実現するはずです!
例えば、新規顧客が登録された際に、ウェルカムメールを自動で送信する設定を行うことで、送信漏れを防ぎ、素早く顧客に連絡する運用が可能となるでしょう。
また、定期的なフォローアップメールを自動化することで、顧客との関係を継続的に強化することも見込めます。

まとめ

今回紹介したNotionとYoomのメール機能の連携で、手動での通知作業が不要となる他、日常業務の効率化が期待できます。
また、メールの自動化はスムーズな顧客対応にもつながるでしょう。

「プログラミングが必要だろうし、難しそう...」と思っている方でも、Yoomを利用すれば、初めてでも簡単に設定できます。
このブログを参考に、ぜひみなさんも業務の効率化にチャレンジしてください!

Yoomを使えば、今回ご紹介したような連携を
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
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この記事を書いた人
Renka Sudo
Renka Sudo
人材が限られる地方の中小企業で業務の効率化を日々模索していたところ、Yoomと出会いました。 こうだったらいいなとなにげなく考えていたことがYoomを導入することで、こんなにも効率化できるんだ!と感動。 システムやプログラミングの知識や経験がない私でも、業務が大きくかわったので、同じように感じているたくさんの方々へ共有できたらと執筆しています。
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