NotionとYoomのメール受信機能を連携してNotionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する方法

ステップ3:GoogleフォームとMazricaの連携設定

1) 先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。

2) 以下のような表示が出てきます。

指示に従って、右に「！」がついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集します。
タイトルや詳細はクリックすることで変更が可能になります。
使いやすいように変更してください。

3) 「Chrome拡張機能トリガー　データベース上でページを選択して起動」をクリックします。

4) トリガーアクションとして「データベース上でページを選択して起動」を選び、「次へ」をクリックします。

5)「起動ページのURLサンプル」にテストを実施するURLを入力します。
URLの確認方法はこちらを参考にしてください。
【Chrome拡張機能トリガー】Notionを利用する際のサンプルURLの確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」をクリックします。

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6) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

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7) 各項目を入力します。
先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて候補から引用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

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8) 「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

9) これで、【Notionデータベースの情報を用いてメールを自動送信する】フローが完成です。

ステップ4: テストと確認

‍10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

その他Notionを使った自動化の例

他にもNotionを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、ご紹介します。

1. 指定のスケジュールになったらNotionでページを作成し、メールを送付するフローです。
指定のスケジュールになったらNotionで新規ページを作成し、連携したメールで詳細内容を送付します。
手作業でのページ作成やメール送信を行う必要がなくなり業務効率の大幅な向上が期待できます。
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2. Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知するフローです。
自動で議事録を要約してくれるので、チームメンバーは議事録全体を読むことなく重要なポイントを瞬時に把握でき、生産性の向上に繋がります。
また、Google Chatへの自動通知は議事録の内容に関する議論や質問を促しチーム内のコミュニケーション活性化も期待できます。

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3.Notionデータベースでプロジェクトの進捗状況が作成または更新されたらLINE WORKSに通知するフローです。
プロジェクトの進捗状況の作成や更新があれば自動でLINE WORKSに通知が送られます。
LINE WORKSへの通知を自動化することで、プロジェクトの進捗状況の把握が容易になり、注力すべき作業を共有しやすくなります。
また、毎回Notionを確認する手間がなくなり、プロジェクト全体の業務効率の向上が見込めます。

まとめ

Notionとメールの連携は、手動での通知作業が不要となり、業務の効率化が期待できます。
また、メールの自動化はスムーズな顧客対応にもつながります。
アプリの連携は、Yoomを利用すれば、初めてでも簡単に設定できます。
このブログを参考に、ぜひみなさんも業務の効率化にチャレンジしてください！