Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する方法

[Yoomとは]

NotionとYoomのメール機能の連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
既にアカウントをお持ちの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログイン後、使用するアプリを登録します。
1) 「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2) 登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。

3) 登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認してください。

ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する】というフローを作成します。
このテンプレートを活用するとNotionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信されます。

手作業でのメール作成・送信を行う必要がなくなる他、手動による人的ミスのリスクも軽減され、より正確な情報共有が期待できるでしょう。

ステップ3:NotionとYoomのメール機能の連携設定

1) テンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックして、マイプロジェクトへコピーをします。

2) 以下のような表示が出てきます。

指示に従って、右に「！」がついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集します。
タイトルや詳細はクリックすることで変更が可能になります。
使いやすいように変更してください。

3) 「Chrome拡張機能トリガー　データベース上でページを選択して起動」をクリックします。

4) トリガーアクションとして「データベース上でページを選択して起動」を選び、「次へ」をクリックします。

5)「起動ページのURLサンプル」にテストを実施するURLを入力します。
URLの確認方法はこちらを参考にしてください。
【Chrome拡張機能トリガー】Notionを利用する際のサンプルURLの確認方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、「保存」をクリックします。

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6) フローに戻り、「メールを送る」のアイコンをクリックします。

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7) 各項目を入力します。
このプロセスで、Yoomから「メールを送る」設定を行うことで、『no-reply@yoom.fun』からメールを送信します。

先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、必要に応じて候補から引用して入力してください。
入力が完了したら、「次へ」をクリックします。

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8) 「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
「メールを送付する」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。

9) これで、【Notionデータベースの情報を用いてメールを自動送信する】フローが完成です。

ステップ4: テストと確認

‍10) 最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度、正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

Notionを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する

AIを活用することで、要約による精度が向上し、必要な情報が確認しやすくなるはずです。

毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括通知する

本日期限のタスクを一括通知することで各メンバーに手動で通知する必要もなくなり、その日やるべきタスクがチーム間で明確になります。

回答された内容をNotionのデータベースに追加する

回答が送信されたらNotionのデータベースに必要な情報が自動で追加されるので、入力作業の手間をなくせるかもしれません。

Yoomのメール機能を活用した自動化例

YoomのメールトリガーとSlackを連携する

メールトリガーと連携することで、手作業による工数を減らせる可能性があります。

メールやフォームの添付ファイルをMicrosoft SharePointに自動格納する

添付ファイルを自動的にMicrosoft SharePointに格納することで、業務プロセスの効率化と管理の一元化が実現しそうです。

NotionとYoomのメール機能を連携するメリット

メリット1: タスク管理の効率化

Notionとメールを連携することで、タスクの進捗状況をリアルタイムで把握し、関係者に自動で通知することができます。
これだけで共有プロセスのスピードが上がることが予想されますね。
例として、プロジェクト管理を行う上でタスク完了時に自動でメール通知が送られることで、チーム全体が最新の状況を把握し、次のステップにスムーズに移行できるようになるでしょう。
これまでのように手動で通知する作業が不要となることで、情報周知までの待機時間がなくなるかもしれません。

メリット2: スムーズな顧客対応

顧客情報をNotionで管理し、その情報を基に自動でメールを送信することで、スムーズな顧客対応が実現するはずです！
例えば、新規顧客が登録された際に、ウェルカムメールを自動で送信する設定を行うことで、送信漏れを防ぎ、素早く顧客に連絡する運用が可能となるでしょう。
また、定期的なフォローアップメールを自動化することで、顧客との関係を継続的に強化することも見込めます。

まとめ

今回紹介したNotionとYoomのメール機能の連携で、手動での通知作業が不要となる他、日常業務の効率化が期待できます。
また、メールの自動化はスムーズな顧客対応にもつながるでしょう。

「プログラミングが必要だろうし、難しそう...」と思っている方でも、Yoomを利用すれば、初めてでも簡単に設定できます。
このブログを参考に、ぜひみなさんも業務の効率化にチャレンジしてください！