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プロジェクトの管理や情報整理に優れたツールとして、Notionは多くの企業で利用されています。そんなNotionとChatworkを連携することで、チーム内のコミュニケーションがさらにスムーズになり、業務の効率化が期待できそうです。この記事では、NotionとChatworkの連携メリットだけでなく、ノーコードでアプリの一元管理ができるYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きでご紹介します！
ぜひ最後までご覧ください。
NotionとChatworkを連携するメリット
メリット1: 議事録のスムーズな共有
各会議の議事録がNotionに保存され、関連する情報が自動的にChatworkに通知されるように設定すれば、Chatwork内で情報を確認できるので非常に便利です。これにより、議事録を探す手間が省けるだけでなく、議事録の内容がグループチャットで共有されるため、タスクの進捗や重要なポイントがすぐに把握でき、情報漏れや混乱を防ぐことができるのではないでしょうか。この自動化により、情報の共有がスムーズに行われるので、全員が最新の情報に基づいて業務を進めることができるでしょう。
メリット2: コミュニケーションの円滑化
Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約して、Chatworkに自動通知する設定をしておくことで、会議に参加できなかったメンバーもChatworkで要約された議事録を確認すれば、会議の主要なポイントや決定事項を迅速に把握できるはずです。この自動化により、情報が全員に共有される形になるので、メンバー間の情報格差がなくなるのではないでしょうか。さらに重要な会話やタスクに関するフォローアップもChatwork上で行えるので、全員が同じ認識で業務を進めることができ、会議後のコミュニケーションがスムーズになりそうです。
[Yoomとは]
NotionとChatworkの連携フローの作り方
ここからは実際にYoomを使用したアプリ連携の流れを画像付きで紹介していきます！
①マイアプリ連携
Yoomにログイン後、左メニューにある「マイアプリ」を選択。
画面遷移後、「+新規接続」を押下してください。
連携したいアプリ名を検索窓に入力し、画面に従ってログインまたはサインインをすることで連携が完了します。
今回は「Notion」「Chatwork」を登録していきます。
登録が完了するとマイアプリの一覧にアイコンが表示されます。
②既存のテンプレートをコピーする
下記のテンプレートを使用することで、簡単に自動化ができます。
「試してみる」を押すだけでコピー完了です！
以下のようなポップアップが表示されたら成功しています。
それでは、実際に設定を進めていきましょう！
③トリガーの設定
まずは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択して、設定の確認をしていきます。
連携するアカウント情報を入力して「次へ」を押してください。
そうすると、以下のような画面に遷移します。
設定方法と入力欄下部の補足に従って、入力を進めてください。
テストボタンを押下することで、動作確認が可能です。
情報を入力したら設定を保存して、最初の画面に戻りましょう。
※『取得した値』は、このページでは使いません。後続のオペレーション設定で使用することが可能です。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。設定が完了したら、保存して次に進みましょう。
次に「レコードを取得する（ID検索）」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
データベースIDには、トリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを選択します。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。
以下のような画面に遷移します。
取得したいレコード条件の項目で「ID」を取得した値から引用して設定しましょう。
テストを行い、問題なければ保存します。
続いて、「要約する」を設定していきましょう。
ここでは、Notionデータベースに格納した議事録などのテキストをAIによって要約する設定を行います。
以下は『取得した値』を引用したものです。
このように取得した値を用いることで、フローボット起動ごとに異なるテキストを要約できるようになります。
文字数や要約の条件はカスタム可能です。
テストを行い、要約結果が取得できたら、保存して次に進みます。
最後に「メッセージを送る」を選択して、連携するアカウント情報を入力してください。
「次へ」を押して設定を進めていきましょう。
まずは、ルームIDを設定します。
以下の画像のように、入力バーをクリックするとアカウントに基づいたID情報が展開されますので、ここから該当するIDを選択します。
「メッセージ」でも入力欄をクリックして、タイトルや要約結果の値を引用します。
これで、Chatworkで議事録の内容を簡単に確認できるようになるでしょう。
保存すると以下のポップアップが出てきます。
「トリガーをON」を押して、最初の画面上部のトリガーが画像のようになっていたらOKです！
これで「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してChatworkに通知する」の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした！
その他のNotionとChatworkを使った自動化の例
他にもNotionとChatworkを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
①毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。当日作業のリマインドが簡単になりそうです。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でChatworkに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでタスクを整理している方
・当日完了タスクを共有している営業部門の方
・顧客対応期限のタスクを管理しているカスタマーサポートの担当者
2.業務でChatworkを活用している方
・チーム内のコミュニケーションツールとしてChatworkを使用しているメンバー
・タスクの共有をChatworkで行っているプロジェクト
■このテンプレートを使うメリット
Notionでタスク管理をしている場合、メンバーへ都度当日のタスクを通知をするのは手間です。
通知を手動で行っている場合、宛先誤りや通知漏れといったヒューマンエラーが発生する可能性があります。
このテンプレートは、Notionのデータベースで管理している本日期限のタスクをChatworkに通知することができます。
手動による通知作業が不要となるため、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務の効率化を図ることができます。
当日作業すべきタスクを一括で通知できるため、メンバー間の連携をスムーズにし、円滑に業務を進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
②TimeRexで予定が登録されたらChatworkに通知するフローです。スケジュール共有の自動化ができます。
■概要
Gmailで受け取ったファイルをChatworkに転送するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GmailとChatworkを業務で使用している方
・GmailとChatworkを使用して業務の効率化を図りたい方
・Chatworkでの通知を自動化したい方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Gmailで受け取ったファイルを自動でChatworkに転送できるため、手作業による作業を省くことができます。
・定期的にGmailで受け取ったファイルをChatworkで共有する場面がある場合、業務の効率化を図ることができます。
・Chatworkに通知する内容、通知先のチャットルームは自由にカスタマイズでき、特定のユーザーにメンションすることも可能です。
・Chatworkでの通知を自動化できるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
■注意事項
・Gmail、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・GmailをYoom連携し、Gmailをトリガーとして使用した際の転送処理については下記を参照ください。
この記事では、NotionとChatworkを連携して議事録の要約をChatworkに自動で通知する方法を解説しました。会議の議事録がNotionに保存されると、その内容がChatworkに自動通知されることで、チーム全体が迅速に会議内容を把握でき、情報共有がスムーズになるでしょう。また、会議に参加できなかったメンバーも簡単に重要なポイントを確認できるのでコミュニケーションの円滑化が期待できます。Yoomを使用することでノーコードでのアプリ連携が簡単にできるので、専門的な知識がなくても安心して利用できます。この記事を参考にして、ぜひNotionとChatworkの連携を試してみてください！
