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※この記事でLINEと表記されるアプリは「LINE公式アカウント」です。
会議が終わっても、会議内容に関する上司への報告や欠席者への連絡に時間がかかり、なかなか次の業務に移れない…そんな悩みはありませんか？
また、せっかく作った議事録を読んでもらえず、まずは重要なポイントだけでも関係者に把握してもらいたいと思ったことはありませんか？
本記事では、Notionデータベースに登録された議事録を要約し、その結果をLINE公式アカウントに通知するまでの一連のフローを自動化する手順を解説します。ノーコードツールYoomを使ってこの連携を実現し、会議後の情報共有をスムーズに行いましょう。
議事録の要約や要約後の関係者への連絡を手作業で行う場合、会議後には毎回作業時間を確保する必要があります。NotionとLINE公式アカウントを連携して、これらの作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">要約や連絡の手作業を省き、他の重要な業務に集中することが可能</span>です。
会議や商談などの議事録作成が頻繁に発生する場合、この連携によって作業時間を大幅に短縮できる可能性があります。
連携によって、議事録の要約から通知までがまとめて自動化されるため、議事録の登録後は担当者の都合によって情報共有が後回しになる心配がありません。<span class="mark-yellow">会議の出席者の振り返り、欠席者や上司による要点確認などを、要約内容の通知からスムーズに行うことが可能</span>です。
また、通知文に議事録の保存先を含めることで、議事録全文の確認が必要な場合のアクセスも容易になります。会議後のフォローアップの迅速化が期待できるでしょう。
[Yoomとは]
それでは、NotionとLINE公式アカウントの連携と業務フローの自動化設定を行ってみましょう。
テンプレートを使って「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してLINE公式アカウントに通知する」業務フローの作成手順をご紹介します。
1. Notionで議事録を登録するデータベースを作成しておいてください。
※いずれかの列に議事録の全文を入力してください。下図は一例です。
2. Yoomにログインしてください。
3. 以下の「試してみる」ボタンから、Yoomのテンプレートをコピーしてください。
※アプリ連携がお済みの場合は、ステップ2へ進んでください。
1. 左メニューの「マイアプリ」を選択し、画面右の「+新規接続」をクリックします。
2. マイアプリの新規接続で、アプリ一覧の中から、NotionとLINE公式アカウントをそれぞれ選択し、アプリを連携します。
＜Notion＞
Notionを選択すると、以下の画面が表示されます。
「ページを選択する」をクリックしてください。
続く画面で連携したいページにチェックを入れ「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリ連携が完了します。
＜LINE公式アカウント＞
LINE公式アカウントを選択すると、以下の画面が表示されます。
アカウント名とアクセストークンを入力し、追加をクリックすると連携が完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
1. コピーしたテンプレートを開きます。
※下図の赤枠部分をクリックすることで、任意のタイトルに変更可能です。
2. フローボットの「アプリトリガー：特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
3. タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
4. アプリトリガーのAPI接続設定をします。
トリガーの起動間隔とデータベースIDを入力してください。
5. テストを行い、成功したら値が取得されるので「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「データベースを操作する：オブジェクトIDを用いて、議事録を含むプロパティ情報を取得する」を選択します。
2. タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3. データベース操作の詳細設定を行います。
取得したいレコードの条件：ステップ2で取得したオブジェクトIDを取得した値から選択してください。
4. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
※要約におけるアクションの選択や条件設定はこちらを参考にしてください。
1. フローボットの「要約する：要約する」を選択します。
2. 「アクションを選択」の設定を行います。
タイトル、アクションは必要に応じて変更してください。
3. 「次へ」をクリックします。
4. 詳細設定を行います。
要約対象のテキスト：ステップ3で取得した値を設定してください。
5. 文字数、要約の条件：それぞれ必要な値や条件を入力してください。
6. テストを行い、成功したら「保存する」をクリックしてください。
1. フローボットの「アプリと連携する：テキストメッセージを送信」をクリックします。
2.タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
3. API接続設定を行います。
送信先のユーザーIDとメッセージを設定します。
まず、下記のリンクを参考にし、送信先のユーザーIDを設定します。
4. 続いて通知するメッセージを設定します。
前段階で取得した値を利用し、メッセージを作成してください。
5. 設定後にテストを行い、成功するとLINE公式アカウントに通知が届きます。
6.Yoomの設定画面に戻り、「保存する」をクリックしてください。
最後に、保存後に表示される以下の画面で、「トリガーをON」にすれば完了です。
以上で、「Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してLINE公式アカウントに通知する」フローの完成です。
他にもNotionとLINE公式アカウントを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
分岐オペレーションを利用すれば、新規情報の追加時と情報更新時で通知内容を変更することも可能です。
重要なタスクのリマインダーとして用いることができます。また、通知日時や抽出条件を変更すれば、月度ごとの予定の確認などにも使えます。
本記事では、Yoomを用いてNotionとLINE公式アカウントを連携し、議事録を要約して自動でLINE公式アカウントに通知する方法を解説しました。
この方法により、会議後の情報共有の迅速化や効率化を図ることができます。
定型的に手動で行う作業を減らし、空いた時間をより戦略的な業務に充てましょう。
Yoomはノーコードで自動化が設定できます。
気になった方はぜひ登録して、自動化への一歩を踏み出しましょう。
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