・
NotionとDocuSigを連携して、Notionのデータを基にDocuSignで契約書を自動送付する方法
従業員契約、売買契約など、企業とは切っても切り離せない契約関係の事務処理を簡略化してみませんか？
契約書の送付は繰り返し行わなければならない定型業務です。このような事務作業が自動化されれば、定期的に消費しなければならない作業時間を節約することが可能となるでしょう。
ここでぜひお試しいただきたいのが、Chrome拡張機能を用いたNotionとDocuSignのアプリ連携です。
この記事では、アプリ連携の方法を画像付きで詳しく解説しています。プログラミング不要で連携が可能なため、自動化をあきらめていた方でも手軽に活用できるはずです！
NotionとDocuSignを連携するメリット
1.送付が素早く行える
この連携により、Notionの指定のデータベースでChrome拡張機能を使用すると、DocuSignから契約書を自動送付できるようになります。
契約更新や売買契約などの場合、既に用意してあるテンプレートを使用することが多いのではないでしょうか。新たな契約書を準備する必要がないため、DocuSignのような契約書の作成や送付が簡易化されるツールは大変便利ですよね。
しかし、今回の連携はDocuSignを開きツール操作をする必要がなくなるため、よりスピーディーに契約書の送付が実現可能となります。
2.作業負担を軽減する
Chrome拡張機能を交えたNotionとDocuSignのアプリ連携を行えば、クリック操作だけで契約書の送付が完結します。契約者の名前やメールアドレスなどの契約情報をNotionで確認し、間違いがなければそのまま送付ができるため、業務負担が削減可能でしょう。
今まで時間をかけて行っていた作業が素早く終わることで、効率の向上も見込めます。
このように、テンプレート化された契約を行う際の書類送付が自動化されることで、事務作業がスムーズに処理されるようになるでしょう。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、一件ずつDocuSignで契約書を作成・送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Notionのデータベース情報をもとにDocuSignの契約書を自動で作成し、一連の流れを効率化し、契約業務の正確性とスピードを向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」を押す
2.移行したページの「このテンプレートを試してみる」を押す
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
NotionとDocuSignの連携フローの作り方
ステップ1：NotionとDocuSignをマイアプリ連携
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
右上の新規接続ボタンをクリックします。
ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
NotionとYoomの連携
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は従業員の契約更新を想定し、以下の3つのデータを用意しました。
このNotionのページにある「名前」と「メールアドレス」宛に契約書を送付するため、この2つの項目は作成しましょう。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
DocuSignとYoomの連携
1.検索する
DocuSignを検索し、DocuSignのアイコンをクリックします。
2.アクセスの許可
画像のようにアクセスの許可を求められます。
確認し、「アクセスの許可」をクリックしましょう。
3.連携完了
画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。
以上で2つのツールのマイアプリ連携が完了しました。
次は、マイプロジェクトにコピーされたテンプレートを利用し、フローボットを作成していきます。
コピーがまだの場合は、フローボットテンプレートを下記よりコピーしてください。
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、一件ずつDocuSignで契約書を作成・送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Notionのデータベース情報をもとにDocuSignの契約書を自動で作成し、一連の流れを効率化し、契約業務の正確性とスピードを向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ2：Chrome拡張機能のトリガーの設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Chrome拡張機能のトリガーのアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を選択してください。
Notionと連携するアカウント情報が正しいか確認しましょう。
4.Chrome拡張機能の設定
上記画像の赤枠部分にYoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。
5.起動ページのサンプルURL
契約書の作成に用いるNotionのページデータを指定します。
赤枠部分にカーソルを合わせることで、サイドピークでページを開くことが可能です。
画像のように2画面表示になっている状態のURLをコピー＆ペーストしましょう。
6.テストの実行
画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、トリガーの設定は完了です。保存をしましょう。
ステップ3：Notionのデータを取得する設定
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
画面を下へスクロールしましょう。
2.データベースの連携
使用するデータベースのIDを設定します。
ボックスをクリックすると、連携済みのデータベースが一覧表示されます。
今回使用するデータベースを選択してください。これは、先ほど使用したNotionのページと同様になります。
選択ができたら、次へを押してください。
3.取得したいレコードの条件
右側の空のボックスをクリックしましょう。
赤枠部分を選択してください。
Notionのページデータが表示されます。その中から、「ページID」をクリックしてください。
4.テストの実行
画像のように設定ができたら、画面下部のテストボタンを押しましょう。
テスト成功と表示が出たら、設定は完了です。保存をしましょう。
ステップ4：DocuSignから契約書を自動送付する設定
1.アプリと連携する
DocuSignのアイコンの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を選択してください。次へを押します。
2.IDの入力
各IDを入力します。ボックス下部の捕捉に従い設定しましょう。
テンプレートIDはボックスをクリックし、一覧から選択可能です。
3.受信者の設定
受信者の設定を行います。
一番上の「受信者のメールアドレス」のボックスをクリックしましょう。
赤枠のNotionのデータをクリックします。アドレスを挿入しましょう。
上記のデータは用意したNotionのページと連動しているため、画像の通りとは限りません。
そのため、設定の際はご自身で用意したNotionのページに従い、アドレスに該当するものを選択してください。
「受信者の名前」も同様に設定をしましょう。
4.テストの実行
設定ができたらテストを押します。
テスト成功を確認後、保存をしましょう。
5.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でChrome拡張機能を交えたNotionとDocuSignを使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionデータベースの情報を用いて、DocuSignで契約書を作成して送付する
■概要Notionで管理している顧客情報をもとに、一件ずつDocuSignで契約書を作成・送付する作業に手間を感じていませんか。手作業での情報転記は、時間や手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用することで、Notionのデータベース情報をもとにDocuSignの契約書を自動で作成し、一連の流れを効率化し、契約業務の正確性とスピードを向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客情報を管理し、DocuSignで契約書を送付している営業担当者や法務担当者の方
- 契約書作成における手作業での情報転記をなくし、ヒューマンエラーを防止したい方
- 契約締結までの一連のプロセスを自動化し、コア業務に集中できる時間を確保したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベースからワンクリックで契約書が自動作成・送付されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮できます。
- システムが正確に情報を反映するため、転記ミスや送付先の間違いといった人為的なミスを防ぎ、契約業務の品質向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します
- 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択したページの詳細情報を取得します
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、取得したNotionの情報を反映させた契約書を作成・送付します
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションでは、Notionから取得した情報を契約書のどの項目に反映させるかを自由にマッピングできます。
- 顧客名や契約金額、住所といった動的な情報だけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを設定するなど、柔軟なカスタマイズが可能です。
■注意事項
- Notion、DocuSignのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
Notion・DocuSignを使ったその他の自動化例
Yoomには他にも、NotionとDocuSignを使用した自動化があります。少しだけ紹介しましょう。
1.DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
DocuSignで完了した契約データをNotionに追加することもできます。契約情報の管理をNotionで行っている場合は大変便利です。
■概要DocuSignで電子契約が完了した後、Notionで管理している顧客情報や契約ステータスを手作業で更新するのに手間を感じていませんか？この作業は単純ですが、更新漏れや入力ミスが発生する可能性も少なくありません。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をトリガーとして、Notion上の関連情報を自動で更新できるため、手作業による更新の手間やミスをなくし、契約管理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方- DocuSignとNotionを用いて契約管理を行っている営業や法務担当者の方
- 契約ステータスの手動更新に手間を感じており、ミスをなくしたいと考えている方
- 契約締結後の後続業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- DocuSignでの契約が完了するとNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ- はじめに、DocuSignとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- DocuSignの各アクション設定で、対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項- DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignとNotionを用いて契約管理を行っている営業や法務担当者の方
- 契約ステータスの手動更新に手間を感じており、ミスをなくしたいと考えている方
- 契約締結後の後続業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約が完了するとNotionの情報が自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるステータスの更新漏れや入力間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの情報を取得する」アクションを設定し、完了した契約の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」アクションを設定し、取得した情報をもとに特定のレコードを更新します。
■このワークフローのカスタムポイント
- DocuSignの各アクション設定で、対象とするアカウントIDやエンベロープIDを任意で設定してください。
- Notionでレコードを更新するアクションを設定する際に、更新対象のデータベースIDを任意で設定してください。
■注意事項
- DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
2.Notionからクラウドサインで契約書を送信する
Notionとクラウドサインの連携にも対応しています。常用している契約ツールでフローボットの作成ができるため、より簡単に自動化が導入可能です。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
3.Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信する
売買における契約書の自動送付が導入できたら、続けて請求書の作成と送付も自動化しませんか？事務作業を簡略化し、時間を節約しましょう！
■概要Notionで管理している案件情報をもとに、都度請求書を作成してメールで送付する作業に手間を感じていませんか？情報の転記ミスや送信先の誤りといったヒューマンエラーのリスクも伴い、重要な業務でありながらも負荷の高い作業です。このワークフローを活用すれば、Notionのデータベース情報からワンクリックで請求書を自動発行し、Gmailでのメール送信までを完結させることが可能で、こうした請求業務の課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方- Notionで案件管理を行い、請求書の発行から送付まで担当している方
- 請求書作成における手作業での情報転記や送信作業を効率化したい方
- 請求業務のミスをなくし、よりスムーズな業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- Notionの情報をもとに請求書発行、Gmailでの送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することができ、Notionから取得した取引先の担当者情報を変数として設定することも可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで案件管理を行い、請求書の発行から送付まで担当している方
- 請求書作成における手作業での情報転記や送信作業を効率化したい方
- 請求業務のミスをなくし、よりスムーズな業務フローを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionの情報をもとに請求書発行、Gmailでの送信までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が不要になることで、入力ミスや送信間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Notion、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張トリガーを選択し、Notionのデータベース上で特定のページを選択した際にフローが起動するよう設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を選択し、トリガーで選択されたページの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションで「書類を発行する」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに請求書を発行します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した請求書を添付して指定の宛先にメールを送信します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定することができ、Notionから取得した取引先の担当者情報を変数として設定することも可能です。
- メールの件名や本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Notionから取得した顧客名や金額などの情報を埋め込み、内容を動的に変更できます。
■注意事項
- Notion、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
まとめ
今回の連携により、請求書の送付フローが簡略化され、時間の節約が叶います。
また、事務作業の負担軽減にも繋げやすくなり、効率を向上させることが期待できるでしょう。
定型業務を自動化すれば他の業務に割く時間を確保しやすくなるはずです。生産性を上げるためにも、この機会にぜひお試しください。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
