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「お問い合わせメールの情報管理が煩雑になっている」「Notionでのデータ管理に課題を感じている」このような悩みはないでしょうか？
ビジネスにおけるお問い合わせ対応は、顧客満足度を左右する重要な要素です。しかし、メールで受信したお問い合わせ内容を手動で整理し、管理ツールに転記する作業は時間と手間がかかってしまうでしょう。
そこで、Notionとメール受信トリガーを連携させることで、お問い合わせメールを受信したら自動的に情報を抽出し、Notionに集約する方法をご紹介します。この自動化により、情報管理が効率化され、スムーズな顧客対応が期待できます。
ぜひ試してみてください。
お問い合わせメールの情報を手作業で管理していると、データ更新の漏れや顧客対応が遅れるリスクを伴います。こういった課題は、Notionとメール受信トリガーの連携で解決が期待できます。。例えば、緊急度の高いお問い合わせメールを漏れなく担当者に通知し、Notion上で優先的に管理することが可能になります。これにより、メールの確認や転記作業にかける時間を削減し、スムーズな顧客対応ができるでしょう。
お問い合わせメールを手作業で管理していると、時間や手間がかかって作業効率が落ちてしまいます。そこで、Notionとメール受信トリガーの連携させることで作業効率の向上が期待できます。例えば、一日に多数のメールを処理する必要がある企業では、自動的にメール情報が整理され、担当者は内容の確認と対応に専念できるでしょう。これにより、作業の重複を防ぎ、社内全体の効率を高めることが可能です。
お問い合わせメールの情報を複数のツールやアカウントで管理していると、社内のデータ更新が煩雑になってしまいます。そこで、Notionとメール受信トリガーを連携させることでメール情報の管理をスムーズに進められるようになるでしょう。例えば、問い合わせ内容をカテゴリ別に自動分類し、過去の対応履歴を容易に検索・分析できます。情報が分散しないため、重要な情報の見落としや紛失のリスクも軽減されるでしょう。
それではここからノーコードツールYoomを使って、お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Yoomのメール受信トリガー機能を使用し、受信したメールの情報を、NotionのAPIを用いてNotionに情報を集約することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Notionに自動的に集約します。
AIによるデータ抽出を活用することで複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■事前準備
・事前にNotion上に問い合わせを蓄積するためのデータベースを作成しておきます。
・実例サンプルはこちら https://sulky-aftershave-b1d.notion.site/aca3de98de6a4f15aa79efaaf8be844a?pvs=4
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したメールの本文を{{本文}}のようにアウトプットとして埋め込みます。
・抽出したい項目：問い合わせ内容から抽出したい項目を半角カンマで区切りながら記入します。例：お名前,メールアドレス,問い合わせ内容
※アウトプットの埋め込みに関する設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから以下の設定を行って保存します。
・メールタイプ：任意のメールサービスを選択します。
・To：②で抽出したメールアドレスを埋め込みます。・件名/本文：任意の文章を入力します。
②で取得した名前などを埋め込みメールごとに変動させることも可能です。
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからNotionを選択して以下の設定を行い保存します。
・アクションからレコードを追加するを選択します。
・データベースID：事前に準備したデータベースIDを入力します。※候補に表示されるものをお使いください。
・各プロパティの欄：事前に設定している各プロパティが表示されるので、対応する項目に②で取得した問い合わせのアウトプット項目を埋め込みます。
※Notionとの連携でよくあるエラーについてはこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687023
⑤＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択して以下の設定を行い完了です。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る・投稿先のチャンネルID：候補から任意のチャンネルを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージ内容を入力します。
■注意点
・問い合わせ内容をより正確に取得するために、問い合わせ形式はある程度規則性のあるもので調整ください。
例▼(以下のお名前などの項目名のところが都度変動しないような規則性を担保することで抽出精度向上に寄与します)
---問い合わせ内容---
お名前：●●
問い合わせ内容：●●●●●●●●●●●●●●●●●●
--------------------------
最初に、Notion、Gmail、SlackをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
マイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
はじめに、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
↓
検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記画面でNotionにログインすると、マイアプリにNotionが追加されます。これでNotionの登録は完了です。
同様に、GmailとSlackも登録してみましょう。
↓
先ほどのYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Gmail」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Gmailのアプリ登録も完了です。
↓
また、同様にYoomの画面で「新規接続」ボタンをクリックし、検索窓に「Slack」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、Slackのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Notionに自動的に集約します。
AIによるデータ抽出を活用することで複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■事前準備
・事前にNotion上に問い合わせを蓄積するためのデータベースを作成しておきます。
・実例サンプルはこちら https://sulky-aftershave-b1d.notion.site/aca3de98de6a4f15aa79efaaf8be844a?pvs=4
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したメールの本文を{{本文}}のようにアウトプットとして埋め込みます。
・抽出したい項目：問い合わせ内容から抽出したい項目を半角カンマで区切りながら記入します。例：お名前,メールアドレス,問い合わせ内容
※アウトプットの埋め込みに関する設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから以下の設定を行って保存します。
・メールタイプ：任意のメールサービスを選択します。
・To：②で抽出したメールアドレスを埋め込みます。・件名/本文：任意の文章を入力します。
②で取得した名前などを埋め込みメールごとに変動させることも可能です。
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからNotionを選択して以下の設定を行い保存します。
・アクションからレコードを追加するを選択します。
・データベースID：事前に準備したデータベースIDを入力します。※候補に表示されるものをお使いください。
・各プロパティの欄：事前に設定している各プロパティが表示されるので、対応する項目に②で取得した問い合わせのアウトプット項目を埋め込みます。
※Notionとの連携でよくあるエラーについてはこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687023
⑤＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択して以下の設定を行い完了です。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る・投稿先のチャンネルID：候補から任意のチャンネルを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージ内容を入力します。
■注意点
・問い合わせ内容をより正確に取得するために、問い合わせ形式はある程度規則性のあるもので調整ください。
例▼(以下のお名前などの項目名のところが都度変動しないような規則性を担保することで抽出精度向上に寄与します)
---問い合わせ内容---
お名前：●●
問い合わせ内容：●●●●●●●●●●●●●●●●●●
--------------------------
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは下記画面で赤枠部分をクリックしましょう。
↓
次に表示される下記画面では、「受信用アドレスの作成」を行います。
空欄部分に任意で記載し、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に、条件に合致するメールを先ほど設定したアドレスに送信した上で、テストをクリックしてください。
「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、AIのデータ抽出設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、データ抽出する対象のテキストを入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てくるので、お問い合わせメールの情報から該当するものをクリックして記載してください。
↓
次に、「抽出したい項目」を入力します。
後にNotionに集約したい情報を、下記の方法で記載してください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Gmailで1次返信をする設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。
↓
次に、「メール内容」を入力します。
下記画面のように、欄をクリックすると選択メニューが出てきます。
前のステップの取得情報から該当するものをクリックして記載します。
↓
「メール本文」については、取得情報のアウトプットや任意記載の文章を組み合わせて記載をします。
各項目で入力が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
↓
次に表示される画面では、メールの内容を確認しましょう。
確認完了後、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Notionの設定でデータベースへの情報集約を設定します。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、次に進みます。
↓
次に、連携するデータベースのIDを入力します。
欄をクリックすると下記のように選択メニューが出てくるので該当するものをクリックしてください。
入力完了後、「次へ」をクリックして進みましょう。
↓
次に「追加するレコードの値」を入力していきます。
下記画面のように、該当する項目にそれぞれデータ情報をクリックして記載しましょう。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
最後に、Slackとの連携を設定しましょう。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックしてください。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、投稿先のSlackのチャンネルIDを入力します。
※事前に該当のチャンネルの「インテグレーション」部分でYoomを追加してください。チャンネルIDは例えば「C02U49NMLQ4」などとなります。
↓
「メッセージ」には、下記画面のように、取得した情報からの入力と任意の文章を組み合わせて入力します。
↓
次に、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
■概要
お問い合わせメールを受信した際、AIオペレーションを使用して必要な情報をメールから抽出し、Notionに自動的に集約します。
AIによるデータ抽出を活用することで複雑な正規表現の設定が不要になりフローボット自体も短縮化が可能です。
■事前準備
・事前にNotion上に問い合わせを蓄積するためのデータベースを作成しておきます。
・実例サンプルはこちら https://sulky-aftershave-b1d.notion.site/aca3de98de6a4f15aa79efaaf8be844a?pvs=4
■作成方法
①トリガーからメールトリガーを選択し、以下の設定を行い保存します。
・受信用アドレスの作成：任意の文字列を入力し、アドレスをコピーしておきます。
・トリガー条件：トリガーを起動させたい件名や本文の条件を任意に設定します。
・次ページのテスト：コピーした受信用アドレスに対して条件を満たしたデモメールを送付し、テストして受信を確認します。
※メール送付からテストで結果を取得できるまで少し時間がかかります。
※受信用アドレスに対して、転送を行いたい場合はこちらを参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653
②トリガー下の＋マークを押し、データを操作・変換するオペレーションを選択して以下の設定を行いテスト・保存します。
・変換タイプ：データの抽出（2タスク）
・対象のテキスト：①で取得したメールの本文を{{本文}}のようにアウトプットとして埋め込みます。
・抽出したい項目：問い合わせ内容から抽出したい項目を半角カンマで区切りながら記入します。例：お名前,メールアドレス,問い合わせ内容
※アウトプットの埋め込みに関する設定方法はこちらをご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
③＋マークを押し、メールを送るオペレーションから以下の設定を行って保存します。
・メールタイプ：任意のメールサービスを選択します。
・To：②で抽出したメールアドレスを埋め込みます。・件名/本文：任意の文章を入力します。
②で取得した名前などを埋め込みメールごとに変動させることも可能です。
④＋マークを押し、データベースを操作するオペレーションからNotionを選択して以下の設定を行い保存します。
・アクションからレコードを追加するを選択します。
・データベースID：事前に準備したデータベースIDを入力します。※候補に表示されるものをお使いください。
・各プロパティの欄：事前に設定している各プロパティが表示されるので、対応する項目に②で取得した問い合わせのアウトプット項目を埋め込みます。
※Notionとの連携でよくあるエラーについてはこちら https://intercom.help/yoom/ja/articles/8687023
⑤＋マークを押し、アプリと連携するからSlackを選択して以下の設定を行い完了です。
・アクション：チャンネルにメッセージを送る・投稿先のチャンネルID：候補から任意のチャンネルを選択します。
・メッセージ内容：任意のメッセージ内容を入力します。
■注意点
・問い合わせ内容をより正確に取得するために、問い合わせ形式はある程度規則性のあるもので調整ください。
例▼(以下のお名前などの項目名のところが都度変動しないような規則性を担保することで抽出精度向上に寄与します)
---問い合わせ内容---
お名前：●●
問い合わせ内容：●●●●●●●●●●●●●●●●●●
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他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するテンプレート
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信されます。手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能です。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
2. Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するテンプレート
帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行の円滑化が期待できます。
■概要
Notionデータベースの情報で請求書を作成しGmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・取引先企業の情報を登録している方
・データベースに請求情報の詳細を登録している方
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・取引先企業との連絡手段や情報伝達として活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionは顧客管理ツールとして活用することで、情報の一元管理ができ業務進行を円滑にします。
しかし、Notionに登録された情報をわざわざ手入力して帳票作成を行うのは、業務効率化の妨げとなります。。
帳票作成に関する手間や時間を短縮させたいと考える方にこのフローは適しています。
このフローを活用すると、Notionに登録されている情報を基にしてGoogle スプレッドシートの雛形を使用して自動で請求書を作成しメールで送付します。
請求書の関連業務を自動化することで、チーム全体の業務進行を円滑にします。
また請求書の発送をスピーディーに完了させることで、顧客満足度の向上へと繋げることもできます。
■注意事項
・Notion、Google スプレッドシート、GmailでのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
3. Wixでフォームが送信されたらNotionに追加しSlackに通知するテンプレート
このテンプレートを使用することで、フォームから送信された情報を自動でNotionに追加することができるため、手動による誤入力やデータの記載漏れを防ぐことができ、業務の効率化を図ることができます。また、Notionへのデータ追加が自動化されるため、データの集計や分析にかかる時間を短縮することが可能です。
■概要
Wixでフォームが送信されたらNotionに追加しSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Webサイトの運営でWixを活用している方
・フォーム情報をNotionに自動で追加し、情報の一元管理をしたい方
・問い合わせや資料請求といった複数のフォームをWixで作成している方
2.Notionでデータ管理をしている方
・フォーム情報をNotionに集約して管理したい方
・手動によるデータ入力の時間を削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
Wixのフォーム送信情報は、ダッシュボードや指定のメールアドレスから確認することができます。
しかし、Wixのフォーム送信情報を都度手動でNotionに追加する場合、記載ミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生が懸念されます。
このテンプレートを使用することで、Wixでフォームが送信されたら自動でNotionに追加することができます。
フォームから送信された情報を自動でNotionに追加することができるため、手動による誤入力やデータの記載漏れを防ぐことができ、業務の効率化を図ることができます。
また、Notionへのデータ追加が自動化されるため、データの集計や分析にかかる時間を短縮することが可能です。
■注意事項
・Wix、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
以上、お問い合わせメールを受信したら情報を抽出してNotionに集約する方法をご紹介しました。
ビジネスにおけるお問い合わせ対応は、顧客満足度を左右する重要な要素です。しかし、メールで受信したお問い合わせ内容を手動で整理し、管理ツールに転記する作業は時間と手間がかかってしまうでしょう。
こういった課題は、Notionやメール受信トリガーを連携することで解決が期待できます。この連携により、手動での情報転記や整理に費やす時間を削減し、漏れのない正確な対応が見込めます。その結果、顧客満足度の向上や業務品質の改善にもつながるでしょう。
ぜひ試してみてください。
