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人事や労務管理の現場では、従業員情報の登録や更新に多くの時間が費やされていませんか？
特に複数のシステムを利用している場合、手動でのデータ転記や確認作業が発生し、ヒューマンエラーのリスクもつきものです。
その解決策として、Notionに登録した従業員情報をHRMOS勤怠に自動追加する方法をおすすめします。
この連携により、情報管理の手間を削減し、正確で効率的な業務運営が可能となるでしょう。
本記事では、この連携のメリットや具体例を挙げ、方法をわかりやすく解説します。
手間を減らし、情報管理をスマートにしたい方は必見です！
こんな方におすすめ
・人事業務を効率化したい人事担当者
・勤怠管理と人事情報の正確性を重視する方
・従業員情報を一元管理したい企業の管理者
NotionとHRMOS勤怠の連携メリットと具体例
メリット1：情報の一貫性とデータ入力ミスの削減
NotionとHRMOS勤怠を連携することで、Notionに従業員情報が登録されると、自動でHRMOS勤怠に反映されます。二重入力を削減することで、入力時のミスを減らし、正確な情報が維持されるでしょう。
たとえば、多くの従業員情報を扱う企業の場合、この連携を使うことで、名前や入社日などの基本情報をNotionに登録するだけで、情報がHRMOS勤怠にスムーズに同期できます。これにより、手動で再度入力する手間と時間を節約し、正確性と効率性の向上につながるでしょう。
メリット2：タイムリーな情報更新
NotionとHRMOS勤怠を連携することで、Notionで追加された従業員情報がタイムリーにHRMOS勤怠に反映されるため、最新の情報をすぐに確認ができます。特に従業員の住所や連絡先などが変わった場合、HRMOS上ですぐに変更が適用され、古い情報が残るリスクが減ります。
たとえば、従業員が住所変更をNotionに記入した場合、それがHRMOS勤怠に反映されることで、給与明細の発送ミスや重要な通知漏れを防ぐことが期待できます。
メリット3：新入社員のオンボーディングをスムーズに
新入社員の情報をNotionに登録するだけで、HRMOS勤怠に自動的に追加されるため、オンボーディングの手間が減るでしょう。例えば、従業員の基本情報がHRMOSにすぐに登録されるため、勤怠管理の設定や各種アカウントの準備がスピーディーに進むことが期待できます。新入社員が入社初日から問題なく勤怠システムを使えるようになり、スムーズなスタートを切れるでしょう。
NotionとHRMOS勤怠を連携することでオンボーディングが簡略化され、スムーズな対応が可能となるでしょう。
[Yoomとは]
NotionとHRMOS勤怠の連携フローの作り方
それでは、実際にテンプレートを使用して「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
はじめる前に
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、一緒に始めましょう！
ステップ1：NotionとHRMOS勤怠をマイアプリ連携
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。
(3)以下の内容が表示されるので、「ページを選択する」をクリックします。
(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
(5)次に、HRMOS勤怠の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からHRMOS勤怠をクリックします。
APIキーの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
システム設定画面の「API KEYの設定（Secret Key）」とは？
連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとHRMOS勤怠が登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
ステップ2：Notionにページが作成・更新された際の設定
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
アプリトリガーの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、データソースIDを入力します。以下の画像のように『候補』から対象のIDを選択することも可能です。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
なお、各オペレーションで取得できる値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
(4)次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
(5)次に、Notionのデータベースを操作してレコードを取得します。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
(6)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する（ID検索）」のままにします。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
(7)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件を『取得した値』から選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
ステップ3：HRMOS勤怠と連携して新規ユーザー登録をする
(1)次に、HRMOS勤怠と連携して新規ユーザー登録をします。
「新規ユーザーを登録」をクリックします。
(2)HRMOS勤怠の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HRMOS勤怠と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「新規ユーザーを登録」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、注釈を確認の上、企業名を入力してください。
その他の必須項目は『取得した値』から選択します。
運用状況に応じて、必須項目以外も任意に設定しましょう。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
ステップ4：Notionのデータベースを操作してレコードを更新する
(1)次に、Notionのデータベースを操作してレコードを更新します。
「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する（ID検索）」のままにします。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコードの条件を『取得した値』から選択します。
下へ進み、②更新後のレコードの値を『取得した値』から選択します。
更新しない項目は空欄状態にしておきましょう。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する」フローボットの完成です。
NotionとHRMOS勤怠を使ったその他の自動化例
Yoomでは他にもNotionとHRMOS勤怠を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
Notionのデータベースから本日期限のタスクを抽出し、自動でMicrosoft Teamsに通知が送られます。送り先や通知内容を自由にカスタマイズすることができ、タスク漏れを防ぐことが期待できます。
■概要
Notionでタスクを管理しているものの、毎日期限の確認とチームへの共有を手作業で行っていませんか？タスクの共有漏れや確認の手間は、業務の遅延に繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、毎日指定した時間にNotionデータベースから期限日のタスクを自動で取得し、Microsoft Teamsに通知できるため、こうした手間や見落としを防ぎ、チームの生産性向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
2.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
このテンプレートを使えば、Notionのデータベースに登録された情報をもとに、Gmailを自動で送信することができます。例えば、キャンペーンやイベントのお知らせを自動で顧客に送ったり、Notionで管理しているタスクの締切が近づいたら担当者にリマインダーを自動で送信するなど、いろいろな使い方ができます。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
このフローを活用することで、Google スプレッドシートに情報が入力された際に自動でNotionにページを作成することができます。これにより、二重入力を減らし、手動入力によるミスを防ぐことが期待できます。Google スプレッドシートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行いたい方におすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・シートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行う部署
・プロジェクトを進行するにあたっての問題点を入力し、管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・プロジェクトのタスク管理を行う業務担当
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは業務に関する情報の管理をスムーズに行うためのツールとして有効的です。
併せてNotionを使用することで、細かなタスク管理を行うことができ、業務の進行をよりスムーズに行います。
しかし、Google スプレッドシートに追加された情報を改めてNotionへ手入力することは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
情報管理の精度を高く保ちたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートに情報が入力されたら、自動でNotionにページを作成し手作業を省きます。
引用した内容でページを作成するため、手入力によるミスも防ぐことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
さらに、NotionとHRMOS勤怠を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
まとめ
NotionとHRMOS勤怠を連携することで、手動作業の削減、タイムリーな情報更新、一貫性のあるデータ管理など、多くのメリットを得られるでしょう。
人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させるだけでなく、従業員情報のミスや不整合を防ぎ、正確でスピーディーな対応が可能となるでしょう。さらに、新入社員のオンボーディングの効率化や業務全体の可視化が進み、企業の成長を支える仕組みとなることが期待できます。
データ管理をスマート化したい方には、NotionとHRMOS勤怠の連携が理想的なソリューションとなるでしょう。
この機会に、シームレスな人事管理を体験してみませんか？
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