NotionとHRMOS勤怠を連携！従業員情報を自動追加する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、一緒に始めましょう！

ステップ1：NotionとHRMOS勤怠をマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次に、HRMOS勤怠の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からHRMOS勤怠をクリックします。
APIキーの取得方法は下記のサイトをご参照ください。

システム設定画面の「API KEYの設定（Secret Key）」とは？

連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとHRMOS勤怠が登録されます。

これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Notionにページが作成・更新された際の設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。

アプリトリガーの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

下へ進み、赤線を確認の上、データベースIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

(4)次に、Notionのデータベースを操作してレコードを取得します。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する（ID検索）」のままにします。

下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：HRMOS勤怠と連携して新規ユーザー登録をする

(1)次に、HRMOS勤怠と連携して新規ユーザー登録をします。
「新規ユーザーを登録」をクリックします。

(2)HRMOS勤怠の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HRMOS勤怠と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「新規ユーザーを登録」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、企業名を入力してください。
その他の必須項目はアウトプットから選択します。

入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。

ステップ4：Notionのデータベースを操作してレコードを更新する

(1)次に、Notionのデータベースを操作してレコードを更新します。
「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。

(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する（ID検索）」のままにします。

下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。

(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコードの条件をアウトプットから選択します。

下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する」フローボットの完成です。

NotionとHRMOS勤怠を使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもNotionとHRMOS勤怠を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。

1.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する

Notionのデータベースから本日期限のタスクを抽出し、自動でMicrosoft Teamsに通知が送られます。送り先や通知内容を自由にカスタマイズすることができ、タスク漏れを防ぐことが期待できます。

2.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する

このテンプレートを使えば、Notionのデータベースに登録された情報をもとに、Gmailを自動で送信することができます。例えば、キャンペーンやイベントのお知らせを自動で顧客に送ったり、Notionで管理しているタスクの締切が近づいたら担当者にリマインダーを自動で送信するなど、いろいろな使い方ができます。

3.Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する

このフローを活用することで、Google スプレッドシートに情報が入力された際に自動でNotionにページを作成することができます。これにより、二重入力を減らし、手動入力によるミスを防ぐことが期待できます。Google スプレッドシートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行いたい方におすすめです。

さらに、NotionとHRMOS勤怠を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Notionを使用したフローボットテンプレート一覧

HRMOS勤怠を使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

NotionとHRMOS勤怠を連携することで、手動作業の削減、タイムリーな情報更新、一貫性のあるデータ管理など、多くのメリットを得られるでしょう。
人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させるだけでなく、従業員情報のミスや不整合を防ぎ、正確でスピーディーな対応が可能となるでしょう。さらに、新入社員のオンボーディングの効率化や業務全体の可視化が進み、企業の成長を支える仕組みとなることが期待できます。
データ管理をスマート化したい方には、NotionとHRMOS勤怠の連携が理想的なソリューションとなるでしょう。
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