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人事や労務管理の現場では、従業員情報の登録や更新に多くの時間が費やされていませんか？
特に複数のシステムを利用している場合、手動でのデータ転記や確認作業が発生し、ヒューマンエラーのリスクもつきものです。
その解決策として、Notionに登録した従業員情報をHRMOS勤怠に自動追加する方法をおすすめします。
この連携により、情報管理の手間を削減し、正確で効率的な業務運営が可能となるでしょう。
本記事では、この連携のメリットや具体例を挙げ、方法をわかりやすく解説します。
手間を減らし、情報管理をスマートにしたい方は必見です！
・人事業務を効率化したい人事担当者
・勤怠管理と人事情報の正確性を重視する方
・従業員情報を一元管理したい企業の管理者
NotionとHRMOS勤怠を連携することで、Notionに従業員情報が登録されると、自動でHRMOS勤怠に反映されます。二重入力を削減することで、入力時のミスを減らし、正確な情報が維持されるでしょう。
たとえば、多くの従業員情報を扱う企業の場合、この連携を使うことで、名前や入社日などの基本情報をNotionに登録するだけで、情報がHRMOS勤怠にスムーズに同期できます。これにより、手動で再度入力する手間と時間を節約し、正確性と効率性の向上につながるでしょう。
NotionとHRMOS勤怠を連携することで、Notionで追加された従業員情報がタイムリーにHRMOS勤怠に反映されるため、最新の情報をすぐに確認ができます。特に従業員の住所や連絡先などが変わった場合、HRMOS上ですぐに変更が適用され、古い情報が残るリスクが減ります。
たとえば、従業員が住所変更をNotionに記入した場合、それがHRMOS勤怠に反映されることで、給与明細の発送ミスや重要な通知漏れを防ぐことが期待できます。
新入社員の情報をNotionに登録するだけで、HRMOS勤怠に自動的に追加されるため、オンボーディングの手間が減るでしょう。例えば、従業員の基本情報がHRMOSにすぐに登録されるため、勤怠管理の設定や各種アカウントの準備がスピーディーに進むことが期待できます。新入社員が入社初日から問題なく勤怠システムを使えるようになり、スムーズなスタートを切れるでしょう。
NotionとHRMOS勤怠を連携することでオンボーディングが簡略化され、スムーズな対応が可能となるでしょう。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、一緒に始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。
(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。
(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
(5)次に、HRMOS勤怠の連携を行います。同様にYoomの新規接続一覧の中からHRMOS勤怠をクリックします。
APIキーの取得方法は下記のサイトをご参照ください。
システム設定画面の「API KEYの設定（Secret Key）」とは？
連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとHRMOS勤怠が登録されます。
これでマイアプリ登録が完了しました。
次は、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
アプリトリガーの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「アプリトリガーのAPI接続設定」画面から、トリガーの起動間隔を選択します。
トリガーの起動間隔はプルダウンより5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択してください。
※トリガーの起動間隔はプランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
下へ進み、赤線を確認の上、データベースIDを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(4)次に、Notionのデータベースを操作してレコードを取得します。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを取得する（ID検索）」のままにします。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、取得したいレコードの条件をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、HRMOS勤怠と連携して新規ユーザー登録をします。
「新規ユーザーを登録」をクリックします。
(2)HRMOS勤怠の「連携アカウントとアクションを選択」画面から、HRMOS勤怠と連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「新規ユーザーを登録」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、赤線を確認の上、企業名を入力してください。
その他の必須項目はアウトプットから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ「保存する」をクリックします。
(1)次に、Notionのデータベースを操作してレコードを更新します。
「レコードを更新する（ID検索）」をクリックします。
(2)「データベースの連携」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、実行アクションは「レコードを更新する（ID検索）」のままにします。
下へ進み、データベースIDを候補から選択します。
選択が完了したら、「次へ」をクリックします。
(3)「データベース操作の詳細設定」画面から、①更新したいレコードの条件をアウトプットから選択します。
下へ進み、②更新後のレコードの値をアウトプットから選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Notionで従業員情報が登録されたらHRMOS勤怠に追加する」フローボットの完成です。
Yoomでは他にもNotionとHRMOS勤怠を使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でMicrosoft Teamsに通知する
Notionのデータベースから本日期限のタスクを抽出し、自動でMicrosoft Teamsに通知が送られます。送り先や通知内容を自由にカスタマイズすることができ、タスク漏れを防ぐことが期待できます。
2.Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する
このテンプレートを使えば、Notionのデータベースに登録された情報をもとに、Gmailを自動で送信することができます。例えば、キャンペーンやイベントのお知らせを自動で顧客に送ったり、Notionで管理しているタスクの締切が近づいたら担当者にリマインダーを自動で送信するなど、いろいろな使い方ができます。
3.Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
このフローを活用することで、Google スプレッドシートに情報が入力された際に自動でNotionにページを作成することができます。これにより、二重入力を減らし、手動入力によるミスを防ぐことが期待できます。Google スプレッドシートをチーム内で共有して、情報のやり取りを行いたい方におすすめです。
さらに、NotionとHRMOS勤怠を使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
NotionとHRMOS勤怠を連携することで、手動作業の削減、タイムリーな情報更新、一貫性のあるデータ管理など、多くのメリットを得られるでしょう。
人事担当者の負担を軽減し、業務効率を向上させるだけでなく、従業員情報のミスや不整合を防ぎ、正確でスピーディーな対応が可能となるでしょう。さらに、新入社員のオンボーディングの効率化や業務全体の可視化が進み、企業の成長を支える仕組みとなることが期待できます。
データ管理をスマート化したい方には、NotionとHRMOS勤怠の連携が理想的なソリューションとなるでしょう。
この機会に、シームレスな人事管理を体験してみませんか？
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