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新しく入社した従業員をNotionに登録し、さらにfreee人事労務にも登録するという1つの業務フローを自動化できるとしたら、業務負担の軽減につながると思いませんか？
このような作業は定型業務であり、数が多い場合にはそれなりの負担となってしまいかねません。そこで自動化を導入すれば、今まで手作業で行っていた作業の短縮につながり、業務負担の軽減が期待できるでしょう。
今回はこのような、Notionとfreee人事労務を活用したアプリ連携をご紹介します！
・Notionとfreee人事労務の両ツールで従業員管理を行っている方
・入社後の従業員手続きの定型業務を少しでも簡素化したい方
・Notionを活用しているチームとfreee人事労務を活用している2つのチームの連携を図りたい方
今回の連携により、Notionに新しく登録した従業員データが自動でfreee人事労務も登録されます。
これにより手入力の手間が省けるため、入力作業にかかる時間が削減できる可能性があります。また、両ツールを往来しながら同じ情報を2度入力する必要もなくなるため、業務負担の軽減になることが期待できるでしょう。
特に、新しく登録しなければならない従業員数が多い場合は、このようなメリットを感じやすいのではないでしょうか。
Notionで新しい従業員登録を行った後、freee人事労務に登録するのを忘れてしまったことはありませんか？これではデータ管理が上手くいかず、freee人事労務を活用するメンバーの業務がスムーズに行えなくなる可能性があります。
そこで今回の連携を導入すれば、Notionにさえ従業員情報を登録すれば良くなるため、このような事態は発生しにくくなるでしょう。
例えば、人事部や経営層がNotionを活用し、freee人事労務を総務部やチームリーダーが活用している場合などは、データの共有がスムーズに行いやすくなるはずです。
Notionとfreee人事労務の連携により、従業員情報が素早く共有できる可能性があります。これにより、従業員登録後の後工程が円滑に進むようになることが期待できます。
例えば、配属先のリーダーや教育者がオンボーディングの準備など次のフェーズへ移行がしやすいといったメリットがあるでしょう。
Notionに従業員データを登録したことをその都度連絡せずとも把握可能になるため、業務フローの短縮となり、効率の向上が見込めるかもしれません。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」を押す
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Notionとfreee人事労務をマイアプリ連携
・Notionの起動設定
・freee人事労務への登録設定
・トリガーボタンをONにして、Notionとfreee人事労務の連携動作を確認
まずはじめに、マイアプリ連携を行います。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。
・姓
・名
・姓カナ
・名カナ
・生年月日→YYY-MM-DD形式
・入社日→YYY-MM-DD形式
・給与方式
・基本給
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.検索する
検索ボックスにfreee人事労務と入力し、freee人事労務のアイコンをクリックします。
2.ログインする
freee人事労務にログインします。
アプリ連携の開始というページに移行します。下へスクロールしましょう。
内容を確認した後、「許可する」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
次は、マイプロジェクトにテンプレートコピーして、フローボットを作成していきます。
フローボットテンプレートを、下記よりコピーしてください
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Notionのアイコンの「レコードが登録されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
データベースIDを入力します。
freee人事労務に登録したい従業員データを管理しているデータベースのIDを入力しましょう。
ボックス下部の補足に従い、NotionのURLからコピー＆ペーストしてください。
6.テストの実行
入力が完了したらテストボタンを押してください。
画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
下へスクロールしてください。
2.データベースの連携
再びデータベースIDを入力します。ボックスをクリックしてください。
画像のように連携済みのデータベースが表示されます。
freee人事労務に登録する従業員データを管理しているデータベースをクリックし、挿入してください。
次へを押します。
3.取得したいレコードの条件の設定
右のボックスをクリックしましょう。
赤枠を選択します。
画像のようにNotionのデータが表示されます。
その中から「オブジェクトID」をクリックして挿入してください。
4.テストの実行
取得したいレコードの条件が設定できたらテストボタンを押します。
画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
1.アプリと連携する
freee人事労務のアイコンの「従業員の作成」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
画像のページに移行します。必須項目を埋めていきましょう。
まずは事業所IDの入力です。ボックスをクリックしてください。
画像のように事業所IDが表示されるため、Notionの従業員データを追加したいIDを選択しましょう。
画面を下へスクロールすると、他にも必須項目があります。これらの設定を行いましょう。
まずはボックスをクリックしてください。赤枠の「レコードを取得する」を選択します。
Notionのデータが一覧表示されます。
ボックス名と等しいデータをクリックしてください。
画像のように入力できれば完了です。
その他の必須項目も同様に入力してください。
3.テストの実行
画面を下へスクロールし、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
他にfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.freee人事労務の従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理表も更新する
更新にも対応しています。今回のテンプレートと併用することで、データの正確性が保ちやすくなるでしょう。
2.freee人事労務で従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも追加する
freee人事労務からNotionへデータを追加することもできます。データを一元管理すれば、業務効率の向上が期待でるでしょう。
3.freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成する
Notionにページを作成することで、社員の詳細な情報や評価などの管理・編集に活用することが可能です。
Notionとfreee人事労務の連携により、新入社員の登録作業が簡易化されることが期待できます。
これにより業務負担が軽減し、作業効率も向上するかもしれません。
Yoomはノンプログラミングでアプリ連携が可能です。今まで自動化をあきらめていた方でも導入しやすいため、この機会にぜひお試しください。
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