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新しく入社した従業員をNotionに登録し、さらにfreee人事労務にも登録するという1つの業務フローを自動化できるとしたら、業務負担の軽減につながると思いませんか？
このような作業は定型業務であり、数が多い場合にはそれなりの負担となってしまいかねません。そこで自動化を導入すれば、今まで手作業で行っていた作業の短縮につながり、業務負担の軽減が期待できるでしょう。
今回はこのような、Notionとfreee人事労務を活用したアプリ連携をご紹介します！
こんな方におすすめ
・Notionとfreee人事労務の両ツールで従業員管理を行っている方
・入社後の従業員手続きの定型業務を少しでも簡素化したい方
・Notionを活用しているチームとfreee人事労務を活用している2つのチームの連携を図りたい方
Notionとfreee人事労務の連携メリットと具体例
メリット1: 入力作業の負担軽減
今回の連携により、Notionに新しく登録した従業員データが自動でfreee人事労務も登録されます。
これにより手入力の手間が省けるため、入力作業にかかる時間が削減できる可能性があります。また、両ツールを往来しながら同じ情報を2度入力する必要もなくなるため、業務負担の軽減になることが期待できるでしょう。
特に、新しく登録しなければならない従業員数が多い場合は、このようなメリットを感じやすいのではないでしょうか。
メリット2: 情報共有の簡易化
Notionで新しい従業員登録を行った後、freee人事労務に登録するのを忘れてしまったことはありませんか？これではデータ管理が上手くいかず、freee人事労務を活用するメンバーの業務がスムーズに行えなくなる可能性があります。
そこで今回の連携を導入すれば、Notionにさえ従業員情報を登録すれば良くなるため、このような事態は発生しにくくなるでしょう。
例えば、人事部や経営層がNotionを活用し、freee人事労務を総務部やチームリーダーが活用している場合などは、データの共有がスムーズに行いやすくなるはずです。
メリット3:
Notionとfreee人事労務の連携により、従業員情報が素早く共有できる可能性があります。これにより、従業員登録後の後工程が円滑に進むようになることが期待できます。
例えば、配属先のリーダーや教育者がオンボーディングの準備など次のフェーズへ移行がしやすいといったメリットがあるでしょう。
Notionに従業員データを登録したことをその都度連絡せずとも把握可能になるため、業務フローの短縮となり、効率の向上が見込めるかもしれません。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
Notionとfreee人事労務の連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
・Notionとfreee人事労務をマイアプリ連携
・Notionの起動設定
・freee人事労務への登録設定
・トリガーボタンをONにして、Notionとfreee人事労務の連携動作を確認
まずはじめに、マイアプリ連携を行います。
左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
NotionとYoomの連携
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
フィールドに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。
・姓
・名
・姓カナ
・名カナ
・生年月日→YYY-MM-DD形式
・入社日→YYY-MM-DD形式
・給与方式
・基本給
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
freee人事労務とYoomの連携
1.検索する
検索ボックスにfreee人事労務と入力し、freee人事労務のアイコンをクリックします。
2.ログインする
freee人事労務にログインします。
アプリ連携の開始というページに移行します。下へスクロールしましょう。
内容を確認した後、「許可する」をクリックしてください。
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
ステップ3：Notionを起動する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Notionのアイコンの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
アカウント情報が正しいかを確認したら、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
freee人事労務に登録したい従業員データを管理しているデータソースのIDを入力しましょう。
以下の画像のように入力バークリック後の『候補』から情報を選択できます。
6.テストの実行
入力が完了したらテストボタンを押してください。
画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
なお、ここで得た値は後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ5：Notionのデータを取得する設定
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
2.データベースの連携
連携するアカウント情報の確認を行いましょう。
ページ下部で再びIDを入力します。
ボックスをクリックすると、画像のように連携済みのデータベースが表示されます。
freee人事労務に登録する従業員データを管理しているデータベースをクリックし、挿入してください。
次へを押します。
3.取得したいレコードの条件の設定
ここでは取得したいレコードの条件を設定します。
条件項目の右側の空欄をクリックすると、画像のようにNotionのデータが『取得した値』に表示されるので、「ID」を引用してください。
4.テストの実行
取得したいレコードの条件が設定できたらテストボタンを押します。
画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。
ステップ6：freee人事労務に登録する設定
1.アプリと連携する
freee人事労務のアイコンの「従業員の作成」をクリックします。
連携するアカウント情報が正しいかを確認し、次へを押しましょう。
2.必須項目の設定
遷移後の画面で必須項目を埋めていきましょう。
まずは事業所IDの入力です。入力バーをクリックすると画像のように『候補』に事業所IDが表示されるため、Notionの従業員データを追加したいIDを選択しましょう。
画面を下へスクロールすると、他にも必須項目があります。これらの設定を行いましょう。
すでに設定済みの項目もありますが、空欄部分の情報入力を行う際には『取得した値』を引用することでフローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
運用状況に合わせて設定しましょう。
3.テストの実行
画面を下へスクロールし、テストボタンを押してください。
テスト成功と表示が出たら完了です。
実際にfreee人事労務側で新規従業員の情報が追加されたら、保存をクリックします。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、下記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加する
freee人事労務を使ったその他の自動化例
他にfreee人事労務を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.freee人事労務の従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理表も更新する
更新にも対応しています。今回のテンプレートと併用することで、データの正確性が保ちやすくなるでしょう。
2.freee人事労務で従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも追加する
freee人事労務からNotionへデータを追加することもできます。データを一元管理すれば、業務効率の向上が期待でるでしょう。
3.freee人事労務に従業員が登録されたら、Notionにページを作成する
Notionにページを作成することで、社員の詳細な情報や評価などの管理・編集に活用することが可能です。
まとめ
Notionとfreee人事労務の連携により、新入社員の登録作業が簡易化されることが期待できます。
これにより業務負担が軽減し、作業効率も向上するかもしれません。
Yoomはノンプログラミングでアプリ連携が可能です。今まで自動化をあきらめていた方でも導入しやすいため、この機会にぜひお試しください。
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