Notionのデータをメールで自動送信・転送する

Notionのデータ更新を、Gmaillなどのメールアプリに送信・転送するフローです。メールで自動的に情報の更新を把握できます。

Notionのデータを自動で通知するフローを作ってみよう

それでは、実際にNotionのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきますので、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はNotionで特定のデータベースにページが作成されたらTelegramに通知するフローボットを作成していきます！
大きく分けて、以下の手順で作成していきます。

• NotionとTelegramをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Notionのトリガー設定とTelegramのオペレーション設定
• トリガーをONにして、連携フローの動作確認をする

ステップ1：NotionとTelegramをマイアプリ連携

連携前に、Notionにページを作成しましょう！
※今回は、以下画像のようなページを作成しました。

ここから、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。

NotionとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

TelegramとYoomのマイアプリ登録

以下の手順をご参照ください。

※アクセストークンの発行方法は、こちらを参照してください。

マイアプリにNotionとTelegramが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

ここから、フローを作っていきましょう！テンプレートを利用しているので、以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしてください。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：Notionのトリガー設定

※以下の画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Notionで特定のデータベースにページが作成されたらTelegramに通知する」をクリックすると表示されます。

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

2.表示された画面で各項目を確認します。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしましょう。

3.表示された画面で、詳細を設定します。
「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※基本的には、最短の時間で設定するのが、おすすめです！
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
※Yoomプランの詳しい説明は、こちらを参照してください。

4.「データベースID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

5.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは、次の設定でも活用できます。

ステップ4：データベースの設定

1.データベースを操作する「レコードを取得する」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

「データベースID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択するか、入力欄下の説明に従って、入力してください。

2.詳細設定を行います。
「取得したいレコードの条件」は、左側はプルダウンから選択し、右側は入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※左側は、重複しない一意の項目が入ります。右側は、一意の項目に当てはまる値をアウトプットから選択します。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ5：Telegramの設定

1.アプリと連携する「メッセージを送信」をクリックしてください。

各項目を確認し、「次へ」をクリックします。

2.API接続設定を行います。
「チャットID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「メッセージ内容」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ6：トリガーボタンをONにして、連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

Notionを使ったその他の自動化例

メールやフォーム、表計算ツール、データベースの情報からページを作成したり、作成・更新されたページをチャットツールに自動通知したりできます。
他CRMツールやデータベースへの登録も可能です！

まとめ

Notionの情報をチャットツールやメールに通知すれば、今まで以上に気軽に共有できるようになりますよね。
特に、<span class="mark-yellow">NotionのデータをTelegramやSlackに通知する自動化は、使い慣れたシステムに共有できるようになり、わざわざNotionを立ち上げる手間が省けます。</span>
また、通知先や通知内容は自由にカスタマイズできるため、重要な情報が必要な人に共有できるでしょう。

「導入を検討したい！」「実際に操作してみたい！」という方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
登録はたったの30秒で完了するので、業務の間にササッと登録できます！

Yoomのテンプレートを活用すれば、簡単に自動化を導入できるので、この機会にぜひ試してみてくださいね！

関連記事：【ノーコードで実現】Notionのタスク期限を自動で通知する方法

よくあるご質問

Q：通知メッセージの内容はどこまで変えられますか？

A：Notionのデータベースの設定で取得した値を自由に組み合わせてメッセージを送信することができます。「ページタイトル」「担当者」「期日」「ステータス」など、必要情報を共有することで、スムーズに業務を行えるようになります。
ぜひ活用してみてください。

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Q：「ページ作成」以外のきっかけで通知できますか？

A：はい。Yoomでは、「ページが作成または更新されたら」「コメントが作成されたら」「ページコンテンツが更新されたら」など様々なNotionのトリガーを用意しています。
詳細は、以下のページより確認することができます。

NotionのAPIと今すぐ連携

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Q：自動通知が失敗した場合、どうやって気付けますか？

A：連携エラーが発生すると通知が行われます。
連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、こちらをご確認ください。