Notionとfreeeサインの連携で契約書の送信を自動化する方法

はじめる前に

Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。

Yoomのアカウント発行ページ

初めてのYoom

それでは、始めましょう！

ステップ1：Notionとfreeeサインをマイアプリ連携

(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。

(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。

(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。

(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

(5)次はfreeeサインをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreeeサインをクリックします。
(6)freeeサインのログイン画面が出るので、お持ちのアカウントでログインを行ってください。

(7)アプリの連携の開始画面が出たら、「許可する」をクリックします。

連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとfreeeサインが登録されます。

これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！

ステップ2：Chrome拡張機能トリガーの設定

(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。

アプリトリガーの「データベース上でページを選択して起動」をクリックします。

(2)Notionの「拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「データベース上でページを選択して起動」のままで「次へ」をクリックします。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のリンクをご参照ください。

Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法

(3)「拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定」画面から、赤枠を確認の上、起動ページのURLサンプルを入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。

ステップ3：Notionのページ情報を取得する

(1)次に、Notionと連携してページ情報を取得します。
「ページ情報を取得」をクリックします。

(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面からNotionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ページ情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、ページIDをアウトプットから選択します。

選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ4：freeeサインの契約書をテンプレートから作成する

(1)次に、freeeサインと連携してページ情報を取得します。
「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックします。

(2)freeeサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、契約書タイトル、使用する契約書テンプレートのID、契約書の作成者となるユーザーのID、作成した契約書の保存先フォルダのIDを入力します。
・契約書タイトル：アウトプットから選択（今回のように「企業名＋日付＋固定文字」とすることも可能）
・使用する契約書テンプレートのID：候補から選択
・契約書の作成者となるユーザーのID：候補から選択
・作成した契約書の保存先フォルダのID：候補から選択

下へ進み、入力項目IDを候補から選択します。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な箇所を入力します。

入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。

ステップ5：契約書の送信設定

(1)次に、freeeサインで作成した契約書の送信設定を行います。
「契約書を送信」をクリックします。

(2)freeeサイン「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「契約書を送信」のままで「次へ」をクリックします。

(3)「API接続設定」画面から、契約書ID、契約書の送信者となるユーザーのID、送り先メールアドレスを入力します。
・契約書ID：アウトプットから選択
・契約書の送信者となるユーザーのID：候補から選択
・送り先メールアドレス：アウトプットから選択

それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な箇所をプルダウンから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。

これで、「Notionからfreeeサインで契約書を送信する」フローボットの完成です。

Notionとfreeeサインを使ったその他の自動化例

Yoomでは他にもNotionとfreeeサインを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。‍

1.freeeサインで契約が完了したらNotionの情報を更新する

先ほど紹介したフローは「Notionからfreeeサインで契約書を送信する」でしたが、このフローではfreeeサインで契約が完了した際に自動でNotionに情報が更新されます。使用することで、Notionに手動で入力する手間を省くことが期待できます。

2.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する

Microsoft ExcelとGmailを連携すると、見積もりの作成から送信までを一貫して自動化できます。メールの内容も自由にカスタマイズでき、手作業の手間や時間の節約が期待できます。

3.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードする

freeeサインで作成された文書が変更された際に、自動でGoogle Driveに契約書ファイルをアップロードできます。自動化することで、Google Driveに保存されたデータを最新の状態で使用できます。このフローはファイル管理を円滑に進めたい方に役立つでしょう。

さらに、Notionとfreeeサインを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。

Notionを使用したフローボットテンプレート一覧

freeeサインを使用したフローボットテンプレート一覧

まとめ

Notionとfreeeサインの連携により、契約業務の自動化と効率化が実現しそうですね！
契約書の送信から進捗管理、タスクの統合まで、一連のプロセスをスムーズに行うことで、作業負担が軽減され、業務のスピードの向上が期待できます。また、情報の一元管理によりミスが減り、フォローアップもスピーディーに行えるため、チーム全体の生産性も高まるでしょう。
今後の業務効率化に向けて、ぜひこの連携を活用し、契約業務をよりスマートに進めましょう！