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契約業務を効率化したいと考えている方にとって、Notionとfreeeサインの連携は日々の業務に役立つでしょう。
この連携によって、Notionに登録された契約情報をもとに、freeeサインで契約書の送信作業を自動化できます。手作業によるミスや時間の無駄を削減し、業務全体の効率向上が期待できます。
この記事では、Notionからfreeeサインで契約書を送信する方法と連携するメリットを含め、詳しく紹介します。
この連携を活用して、契約プロセスをスムーズに進めましょう！
Notionとfreeeサインを連携することで、Notionに登録された契約情報をもとに、freeeサインで契約書を送信できます。契約の進捗状況を一元管理することで、誰がどの契約書を確認・承認しているかがすぐに把握できるでしょう。これにより、承認の遅延や対応漏れを防止し、スムーズな契約プロセスの実現が可能となるでしょう。また、進捗状況に応じたフォローアップも容易になり、案件ごとの対応が正確に行えるため、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Notionに登録された契約情報をもとにfreeeサインで契約書を自動的に送信することで、手作業の手間を減らすことが期待できます。これにより、契約手続きが円滑になり、業務効率の向上が期待できます。情報の二重入力によるミスも防げ、契約内容の正確性を保ちながら処理が進行するでしょう。営業担当者は、契約関連のタスクに集中できるため、契約締結のスピードアップにも役立つでしょう。
[Yoomとは]
それでは、実際にテンプレートを使用して「Notionからfreeeサインで契約書を送信する」フローを一緒に作っていきましょう！
今回使用するテンプレートは、下のバナーの「試してみる」をクリックするとコピーできます。
■概要
Notionからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・企業間の帳票類作成を担当している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票に関連する業務を円滑に行うために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで登録情報と契約書の内容を関連づけ管理できます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化します。
作成する契約書をNotionの登録情報を引用して行うので、手入力による手間を省き業務進行を円滑にします。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行い、手作業によるヒューマンエラーを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Yoomのアカウントをお持ちでない方は、以下の「Yoomのアカウント発行ページ」からアカウントを発行してください。
Yoomの基本的な操作は、「初めてのYoom」をご確認ください。
それでは、始めましょう！
(1)Yoomにログイン後、左欄にある「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックします。
(2)マイアプリの新規接続一覧の中から、Notionをクリックします。
(3)以下の内容がでるので、「ページを選択する」をクリックします。
(4)許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
(5)次はfreeeサインをマイアプリに登録します。同様にYoomの新規接続一覧の中からfreeeサインをクリックします。
(6)freeeサインのログイン画面が出るので、お持ちのアカウントでログインを行ってください。
(7)アプリの連携の開始画面が出たら、「許可する」をクリックします。
連携が完了するとYoomのマイアプリにNotionとfreeeサインが登録されます。
これで、マイアプリ登録が完了しました。
次に、テンプレートを使用してトリガーの設定をしましょう！
(1)先程ご紹介した、テンプレートを使用していきます。下のバナーの「試してみる」をクリックします。
■概要
Notionからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・企業間の帳票類作成を担当している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票に関連する業務を円滑に行うために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで登録情報と契約書の内容を関連づけ管理できます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化します。
作成する契約書をNotionの登録情報を引用して行うので、手入力による手間を省き業務進行を円滑にします。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行い、手作業によるヒューマンエラーを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
アプリトリガーの「データベース上でページを選択して起動」をクリックします。
(2)Notionの「拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択」画面から、Notionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、拡張機能から起動する際のアクションは「データベース上でページを選択して起動」のままで「次へ」をクリックします。
※Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記のリンクをご参照ください。
(3)「拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定」画面から、赤枠を確認の上、起動ページのURLサンプルを入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、下部にある「保存する」をクリックします。
(1)次に、Notionと連携してページ情報を取得します。
「ページ情報を取得」をクリックします。
(2)Notionの「連携アカウントとアクションを選択」画面からNotionと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「ページ情報を取得」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、ページIDをアウトプットから選択します。
選択が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、freeeサインと連携してページ情報を取得します。
「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」をクリックします。
(2)freeeサインの「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、契約書タイトル、使用する契約書テンプレートのID、契約書の作成者となるユーザーのID、作成した契約書の保存先フォルダのIDを入力します。
・契約書タイトル：アウトプットから選択（今回のように「企業名＋日付＋固定文字」とすることも可能）
・使用する契約書テンプレートのID：候補から選択
・契約書の作成者となるユーザーのID：候補から選択
・作成した契約書の保存先フォルダのID：候補から選択
下へ進み、入力項目IDを候補から選択します。
その他の項目は必須項目ではありません。必要な箇所を入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(1)次に、freeeサインで作成した契約書の送信設定を行います。
「契約書を送信」をクリックします。
(2)freeeサイン「連携アカウントとアクションを選択」画面から、freeeサインと連携するアカウント情報に誤りがないかを確認し、アクションは「契約書を送信」のままで「次へ」をクリックします。
(3)「API接続設定」画面から、契約書ID、契約書の送信者となるユーザーのID、送り先メールアドレスを入力します。
・契約書ID：アウトプットから選択
・契約書の送信者となるユーザーのID：候補から選択
・送り先メールアドレス：アウトプットから選択
それ以外の項目は必須項目ではありません。必要な箇所をプルダウンから選択します。
入力が完了したら、下部にある「テスト」をクリックし、エラーが発生しなければ、「保存する」をクリックします。
(4)最後に、「トリガーをON」をクリックします。
これで、「Notionからfreeeサインで契約書を送信する」フローボットの完成です。
■概要
Notionからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・企業間の帳票類作成を担当している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票に関連する業務を円滑に行うために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで登録情報と契約書の内容を関連づけ管理できます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化します。
作成する契約書をNotionの登録情報を引用して行うので、手入力による手間を省き業務進行を円滑にします。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行い、手作業によるヒューマンエラーを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
Yoomでは他にもNotionとfreeeサインを使った自動化の例がたくさんありますので、いくつかご紹介します。
1.freeeサインで契約が完了したらNotionの情報を更新する
先ほど紹介したフローは「Notionからfreeeサインで契約書を送信する」でしたが、このフローではfreeeサインで契約が完了した際に自動でNotionに情報が更新されます。使用することで、Notionに手動で入力する手間を省くことが期待できます。
■概要
freeeサインで契約が完了したらNotionの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインで帳票類の管理を行う方
・帳票の作成や管理に活用している方
・テンプレートを活用した帳票作成を行なっている方
2.Notionでデータの蓄積を行う方
・帳票に関連する情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインはスピーディーな帳票作成を行うために活用できるツールです。
しかし、freeeサインでの契約完了のたびにNotionの情報を手入力で更新しなければならないのは、組織全体の成長を妨げる可能性があります。
コア業務に注力し、生産性向上をしたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではfreeeサインで契約が完了したら、自動でNotionに完了日時を追加し手作業の手間を省きます。
手作業にかかっていた時間をコア業務に充てることで、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・freeeサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
2.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信する
Microsoft ExcelとGmailを連携すると、見積もりの作成から送信までを一貫して自動化できます。メールの内容も自由にカスタマイズでき、手作業の手間や時間の節約が期待できます。
■概要
Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Gmailでメールを送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionを業務に活用している企業
・データベースに顧客情報や商品情報を登録している方
2.Microsoft Excelを業務に活用している企業
・帳票の雛形を作成し、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはデータベースを活用して顧客情報を一元管理しチーム内で共有することで、円滑な業務進行を行うことのできるツールです。
しかし、毎回Notionに登録された情報を手入力し見積書を作成するのは時間がかかり、ビジネスチャンスの損失に繋がるかもしれません。
このフローを活用すると、Microsoft Excelの雛形に自動でNotionの情報を追加して見積書を作成し、メールで送付することができます。
Notionのデータベースから直接フローを起動するため、見積書の作成・送付を素早く完了させることができ、スピーディーな対応を行います。
また見積書の作成から送付までを自動化することで、手作業の手間や時間を大幅に省き他のコア業務に注力することで、生産性向上につなげます。
3.freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードする
freeeサインで作成された文書が変更された際に、自動でGoogle Driveに契約書ファイルをアップロードできます。自動化することで、Google Driveに保存されたデータを最新の状態で使用できます。このフローはファイル管理を円滑に進めたい方に役立つでしょう。
■概要
freeeサインで文書の状態が変更されたら、契約書ファイルを取得しGoogle Driveにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインとGoogle Driveを業務で使用している方
・freeeサインを使用して締結業務を担当している方
・Google Driveを使用してファイル管理を行っている方
・freeeサインとGoogle Driveを連携して業務の効率化を検討している方
2.手動によるGoogle Driveへのファイルアップロードを自動化したいと考えている方
・日常的にGoogle Driveを使用したファイルアップロードが多い方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・freeeサインで文書の状態が変更されたら、Google Driveに契約書ファイルをアップロードできるため、業務の効率化を図ることができます。
・常に文書の状態が最新化されたファイルをGoogle Driveに自動でアップロードするため、ファイル管理による手間を削減することができます。
・Google Driveへのファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Google Driveから手動でファイルアップロードする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
■注意事項
・freeeサイン、Google DriveのそれぞれとYoomを連携させてください。
さらに、Notionとfreeeサインを使ったテンプレートを確認したい方は、以下のサイトをご覧ください。
Notionとfreeeサインの連携により、契約業務の自動化と効率化が実現しそうですね！
契約書の送信から進捗管理、タスクの統合まで、一連のプロセスをスムーズに行うことで、作業負担が軽減され、業務のスピードの向上が期待できます。また、情報の一元管理によりミスが減り、フォローアップもスピーディーに行えるため、チーム全体の生産性も高まるでしょう。
今後の業務効率化に向けて、ぜひこの連携を活用し、契約業務をよりスマートに進めましょう！
