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Notionはチームで情報を共有できる便利なツールなので、操作マニュアルや営業先のデータ管理など、幅広いシチュエーションで使用されていると思います。
しかし、新しい情報を追加した際の情報共有方法について、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
本記事では、Notionのデータベース情報を元に、自動的にGmailでメールを送信できる方法をご紹介します。
手作業で行っていた送信業務を軽減できれば、その他の業務に時間を費やすことが可能になり、業務効率も向上するかもしれません！
ノーコードでアプリを連携できるYoomを活用し、送信作業を自動化しましょう！
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
[Yoomとは]
ここからは「Notionのデータベース情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
簡単操作で設定できるので、画面を見ながら一緒にチャレンジしてみてください！
フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。
Notionはマイアプリ登録をする前に、連携したいデータベースを作成する必要がありますので、ご準備ください！
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Notionを選択しましょう。
Notionへのアクセスをリクエストしていますという画面では「ページを選択する」をクリックします。
ページへのアクセスを許可する画面では、連携したいページをチェックして「アクセス制限を許可する」をクリックしましょう。
先程と同様に、上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Gmailを選択しましょう。
YoomとGmailを連携するという画面の、「Sign in with Google」をクリックしましょう。
アカウントの選択画面で、連携したいアカウントを選びクリックしてください。
Yoomにログインでは「次へ」を選択しましょう。
Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めていますという画面では、「続行」をクリックしてください。
これでマイアプリ登録が完了しました！
次に、下に表示されているバナーをクリックして、テンプレートをコピーします。
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
バナークリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールすると「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう！
テンプレートがコピーされたというポップアップが表示されたらコピー完了です。
今回はChrome拡張機能を活用してフローボットを作成する為、設定ができていない方は「拡張機能をインストール」をクリックしましょう。
「Chromeに追加」をクリックして追加します。
chrome拡張機能を使ったトリガーの設定の詳しい方法はこちらをご確認ください。
ここまで完了したら、「データベース上でページを選択して起動」の項目をクリックして設定していきましょう。
・こちらの画面は設定済みですので、連携するアカウントに誤りがないか確認して次へをクリックしましょう。
・タイトルは変更可能です。
・起動ページのURLサンプルを入力します。
・入力が終わったらテスト→保存しましょう。
・起動ページのURLの入力方法がわからない方は以下をご確認ください！
起動ページのURLを表示させる為に、Notionを開き、連携したいページをフルサイズで表示させます。
・サイドピークで開くをクリックし、ページを表示します。
・そこで表示されたURLを起動URLページサンプルに入力しましょう！
次に「メールを送る」をクリックして設定しましょう。
・タイトルは変更可能です。
・本文はNotionで取得した情報をアウトプットとして埋め込みながらメッセージ作成します。
・メール内容に間違いがなければテストを行い、メールが届いたら保存してください。
全ての設定が完了しました！というポップアップが表示されますので、「トリガーON」をクリックしたら作成終了です！
■概要
Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで顧客情報やタスク管理を行っている方
・Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信したい方
・手動でのメール作成・送信の手間を省いて業務効率を向上させたい方
・顧客情報やタスクの進捗状況に応じてパーソナライズされたメールをGmailで送信したい方
2.マーケティング担当者
・Notionで管理している顧客情報をもとにセグメント化されたメールマーケティングを自動化したい方
・イベントやキャンペーンのお知らせなどを対象となる顧客に自動で送信したい方
3.プロジェクトマネージャー
・Notionで管理しているタスクの期限が近づいたら担当者にリマインダーメールをGmailで自動送信したい方
・プロジェクトの進捗状況を関係者に定期的にメールで報告したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはプロジェクト管理や情報共有に役立つツールですが、データベースに登録された情報を基にGmailを手動で作成・送信するのは、非効率的で時間がかかる作業です。特に、定期的な連絡や大量のデータに基づくメール送信が必要な場合は手作業ではミスが発生しやすく業務のボトルネックになる可能性があります。
このフローを導入することで、Notionデータベースの情報をトリガーとしてGmailが作成・送信され、手作業によるメール作成・送信作業を行うことなく、貴重な時間を他の業務に充てることができます。また、自動化によって送信ミスや情報漏洩のリスクも軽減されて、正確かつ効率的な情報共有が可能となります。
■注意事項
・NotionとGmailのそれぞれとYoomを連携してください。
今回ご紹介したフロー以外にもNotionやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加したり、指定日時に顧客情報を取得して定型文を送信することができます。
さらに、Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信することも可能です。
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
日々大量に届くメールの中から重要な情報を探し出し、手作業でNotionに転記する作業に時間を取られていませんか？このような手作業は時間がかかるだけでなく転記ミスや見落としの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルを付けたメールの受信をきっかけに、AIが自動で内容を要約しNotionにタスクとして追加するため、メールの確認・整理業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Notionの詳細ページからフローを起動するため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。
■概要
Notionからfreeeサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.freeeサインを使用して、帳票類の作成管理を行なっている方
・企業間の帳票類作成を担当している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報をレコード登録している方
■このテンプレートを使うメリット
freeeサインは帳票に関連する業務を円滑に行うために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで登録情報と契約書の内容を関連づけ管理できます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してfreeeサインで契約書を作成するのは、他のタスクへの集中を妨げることがあります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化します。
作成する契約書をNotionの登録情報を引用して行うので、手入力による手間を省き業務進行を円滑にします。
また引用した情報を活用して契約書の作成を行い、手作業によるヒューマンエラーを未然に省きます。
■注意事項
・freeeサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Notion上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを業務に活用している企業
・企業間の契約書類を作成している方
・雇用契約や業務委託契約の書類を作成する方
2Notionで情報の一元管理をしている企業
・企業情報や個人情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは帳票を一元管理し、業務効率を上げるために活用できるツールです。
Notionに登録されている情報を基に契約書を作成することで、チーム内に共有する情報に一貫性を持たせることができます。
しかしNotionの登録情報を都度手入力してクラウドサインで契約書を作成するのは、情報の透明性を低下させる可能性があります。
このフローを使用すると、Notionの詳細ページからフローを起動することで契約書の作成・送付を自動化し、手作業を大幅に削減します。
契約書の作成はNotionに登録されている情報を引用するため、手入力による入力ミスや漏れを防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
新しい情報が登録されたら、Notionのデータベースに追加するフローボットです。
ツールの行き来をなくすことで、作業時間の短縮につなげます。
■概要
HubSpotに登録されたコンタクト情報を自動的に取得し、Notionデータベースに格納します。
取得する情報は名前、メールアドレス、電話番号、会社名、役職などで、これらの情報を自動的にNotionデータベースに登録することが可能です。
■設定方法
・HubSpot、NotionそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「レコードを追加」というオペレーションで、Hubspotから取得した情報をもとに、対象のデータベースやプロパティ情報を設定してください。
・設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
■注意事項
・HubSpotアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionアカウントとの連携設定が必要です。
・Notionのオペレーションの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
◼️概要
Salesforceの取引先オブジェクトにレコードが登録されたら、その情報をNotionのデータベースに連携するフローボットです。
こちらのフローボットを利用することで、SalesforceとNotionのデータベースを自動的に同期することが可能です。
どのNotionデータベースに連携するかは自由に設定できます。
また、連携する情報も自由に変更してご利用ください。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SalesforceとNotionをそれぞれ利用されている方
2.Salesforceに登録された情報をNotionにも連携している方
3.Notionの情報をSalesforceにも連携している方
4.SalesforceやNotionでなにか効率化を図ってみたい方
■このテンプレートを使うメリット
・Salesforceに登録や更新された情報をNotionに自動登録できるので、管理の一元化が可能になります。
・Notion→Salesforceの連携も可能なので、双方向的な情報更新を行うことができ、各アプリへのアクセスの手間削減や情報共有ミスを防ぐことができます。
◼️注意事項
・NotionとSalesforceそれぞれのアカウントとYoomを連携してご利用ください。
・Yoomのチームプラン以上でご利用いただけます。
・Salesforceに取引先を登録してから5~15分後にフローボットが起動します。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。
SansanとNotionを連携することで、新しい名刺情報が自動的にNotionに追加されるので、手作業による入力の手間が省けたり、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・SansanとNotionを普段から業務で利用しており、２つのアプリケーション間での転記や操作日常的に発生している方。
・Sansan上の顧客情報とNotion上の顧客情報を連携することで、営業効率を向上したい方。
■このテンプレートを使うメリット
連絡先などの顧客情報はSansan上で管理しているが、議事録や共有物などの情報はNotionで管理をしているといった
方にはSansan上二登録された顧客情報を瞬時にNotionに連携が可能なため業務に自動化・効率化が期待できます。また転記作業による転記ミスを防止することも期待できます。
■注意事項
・Sansan、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
・Sansanはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Notionでページが作成または更新されたことをコミュニケーションツールに通知するため、情報共有プロセスの迅速化が見込めるでしょう。
■概要
Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。
通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。
■設定方法
・NotionとSlackをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
・Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーでNotionの該当のデータベースなどを設定してください。
・Slackの「Slackに通知」というオペレーションで、Notionから取得したページ情報をもとに、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。
・設定が完了したら、Notionでページが作成または更新されると、フローボットが起動し、対応するSlackチャンネルに通知が送られます。
■注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。
◼️概要
Notion（ノーション）でページが作成または更新されたら、指定のLINE WORKS（ラインワークス）のトークルームに通知します。
通知先のトークルームは任意のルームを指定できます。
◼️設定方法
1.NotionとLINE WORKSをYoomと連携してください。（マイアプリ連携）
2.Notionの「ページが作成または更新されたら」というトリガーを設定し、対象のデータベースを指定してください。
3.LINE WORKSの「トークルームにメッセージを送信」というオペレーションで、Notionから取得した情報をもとに送信先のチャットルームやメッセージ内容を設定してくださ
い。
4.トリガーが発生した場合、フローボットが起動し、LINE WORKSに通知が送られます。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・LINE WORKSの「ボットID」「トークルームID」「メッセージ」を任意の値に変更してご利用ください。
指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことができます。
■概要
Google スプレッドシートで管理している顧客リストをもとに、定期的な案内メールを手作業で送信する業務は、手間がかかる上に宛先間違いなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型メールを送信する一連の業務を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Notionに蓄積した顧客リストへ、定期的にメールを送信する業務を手作業で行っていませんか。件数が増えるほど作業時間は増え、宛先や内容の間違いといったヒューマンエラーのリスクも高まります。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから顧客情報を自動で取得し、Gmailで定型文メールを送信する一連の流れを自動化できるため、こうした課題を解消し、確実な顧客コミュニケーションを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
定期的な顧客への連絡で、kintoneから情報を確認してGmailでメールを作成・送信する作業は、手間がかかる定型業務ではないでしょうか。この手作業は、対応漏れや宛先間違いといったミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、指定した日時にkintoneから顧客情報を自動で取得し、Gmailでの定型文送信までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
Gmailで受信した内容をもとに様々なデータベースを自動で更新することができます。
■概要
Gmailに届くお問い合わせや資料請求などの重要なメールを、都度Google スプレッドシートに手作業で転記していませんか。この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールの受信をきっかけに、メール内容の抽出・要約からGoogle スプレッドシートへの追加までを自動化し、こうした課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
「Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した内容を元に手作業で取引を作成するのは、ヒューマンエラーの発生リスクを高めます。
このフローを活用することで、営業チームがGmailで受け取る見込み顧客からの商談希望メールを自動的に解析し、HubSpotに取引を作成します。
これにより、手動での入力作業を減らし、迅速なフォローアップが可能になります。
複数のツールを連携させることで、営業プロセス全体のスムーズな管理を実現します。
■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールの内容を一件ずつ手作業でSalesforceに登録するのは、業務の進行を滞らせます。
このフローでは、Gmailで受信した内容を用いて、Salesforceに自動で登録されるため、手作業を大幅に省くことができます。
また、自動化によりヒューマンエラーを削減し、Salesforce上の顧客データの一貫性を保ちます。
これらにより、手動でのデータ入力を省略し、迅速かつ正確な顧客管理を実現し、業務効率の向上とデータの一貫性が期待できます。
例えば、Notionで操作マニュアルを管理しており、情報が更新・追加された際に手作業で送信業務を行っていたとします。
そこで、NotionとGmailを連携しておけば、送信作業を軽減することができ、事務作業の効率向上が目指せそうです。
自動化することで、情報の更新頻度が高く通知が頻繁な場合、作業時間を大幅に短縮できそうですね。
NotionとGmailを連携することで、チーム内で簡単に情報共有することが期待できます。
情報に変更があれば、Gmailに通知が届くので、全員で最新の情報を取得できるようになります。
自動でメールが届くので、情報の確認がしやすくなるだけでなく、情報共有の漏れ自体も防止され、チーム間でのコミュニケーションもスムーズになるかもしれません。
リモートワークなど直接会話できない環境では特に効果を発揮しそうですね！
いかがでしたか？NotionとGmailを連携することで、通知作業を自動化し、情報共有が簡単に行えるようになりました！
手作業の業務を軽減することで、他の重要な業務に時間を割くことができ、生産性の向上が期待できそうです。
また、ノーコードでアプリ連携ができるYoomを活用することで、非エンジニアでも簡単に業務フローボットを作成できました。
ぜひこの機会に、NotionとGmailを連携させて、通知業務を自動化してみましょう！
