Notionのデータベース情報から自動的にGmailを送信する方法

[Yoomとは]

NotionとGmailの連携フローの作り方

ここからは「Notionのデータベース情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
簡単操作で設定できるので、画面を見ながら一緒にチャレンジしてみてください！

‍ステップ1:マイアプリ登録

はじめに

フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

NotionとYoomを連携

Notionはマイアプリ登録をする前に、連携したいデータベースを作成する必要がありますので、ご準備ください！
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Notionを選択しましょう。

Notionへのアクセスをリクエストしていますという画面では「ページを選択する」をクリックします。

ページへのアクセスを許可する画面では、連携したいページをチェックして「アクセス制限を許可する」をクリックしましょう。

GmailとYoomを連携

先程と同様に、上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Gmailを選択しましょう。

YoomとGmailを連携するという画面の、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択画面で、連携したいアカウントを選びクリックしてください。

Yoomにログインでは「次へ」を選択しましょう。

Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めていますという画面では、「続行」をクリックしてください。

これでマイアプリ登録が完了しました！
次に、下に表示されているバナーをクリックして、テンプレートをコピーします。

バナークリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールすると「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう！
テンプレートがコピーされたというポップアップが表示されたらコピー完了です。
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ステップ2:Chrome拡張機能トリガーの設定

今回はChrome拡張機能を活用してフローボットを作成する為、設定ができていない方は「拡張機能をインストール」をクリックしましょう。

「Chromeに追加」をクリックして追加します。

chrome拡張機能を使ったトリガーの設定の詳しい方法はこちらをご確認ください。

ここまで完了したら、「データベース上でページを選択して起動」の項目をクリックして設定していきましょう。

1.拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択

・こちらの画面は設定済みですので、連携するアカウントに誤りがないか確認して次へをクリックしましょう。
・タイトルは変更可能です。

2.拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定

・起動ページのURLサンプルを入力します。
・入力が終わったらテスト→保存しましょう。

・起動ページのURLの入力方法がわからない方は以下をご確認ください！
起動ページのURLを表示させる為に、Notionを開き、連携したいページをフルサイズで表示させます。

・サイドピークで開くをクリックし、ページを表示します。

・そこで表示されたURLを起動URLページサンプルに入力しましょう！

ステップ3:Gmailのアクション設定

次に「メールを送る」をクリックして設定しましょう。

1.メール設定

・タイトルは変更可能です。

・本文はNotionで取得した情報をアウトプットとして埋め込みながらメッセージ作成します。

2.メール送信のテスト

・メール内容に間違いがなければテストを行い、メールが届いたら保存してください。

全ての設定が完了しました！というポップアップが表示されますので、「トリガーON」をクリックしたら作成終了です！

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NotionやGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとGmailのその他の自動化例

Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加したり、指定日時に顧客情報を取得して定型文を送信することができます。
さらに、Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信することも可能です。

Notionを活用した自動化例

Notionから情報を取得して契約書を送信する

Notionの詳細ページからフローを起動するため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。

登録された会社情報をNotionに追加する

新しい情報が登録されたら、Notionのデータベースに追加するフローボットです。
ツールの行き来をなくすことで、作業時間の短縮につなげます。

Notionでページが作成または更新されたら通知する‍

Notionでページが作成または更新されたことをコミュニケーションツールに通知するため、情報共有プロセスの迅速化が見込めるでしょう。

Gmailを活用した自動化例

指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことができます。

Gmailで受信した内容をデータベースに登録する

Gmailで受信した内容をもとに様々なデータベースを自動で更新することができます。

NotionとGmailを連携するメリット

メリット1: 送信業務を自動化できる

例えば、Notionで操作マニュアルを管理しており、情報が更新・追加された際に手作業で送信業務を行っていたとします。
そこで、NotionとGmailを連携しておけば、送信作業を軽減することができ、事務作業の効率向上が目指せそうです。
自動化することで、情報の更新頻度が高く通知が頻繁な場合、作業時間を大幅に短縮できそうですね。

メリット2: 情報共有が容易にできる

NotionとGmailを連携することで、チーム内で簡単に情報共有することが期待できます。
情報に変更があれば、Gmailに通知が届くので、全員で最新の情報を取得できるようになります。
自動でメールが届くので、情報の確認がしやすくなるだけでなく、情報共有の漏れ自体も防止され、チーム間でのコミュニケーションもスムーズになるかもしれません。
リモートワークなど直接会話できない環境では特に効果を発揮しそうですね！

まとめ

いかがでしたか？NotionとGmailを連携することで、通知作業を自動化し、情報共有が簡単に行えるようになりました！
手作業の業務を軽減することで、他の重要な業務に時間を割くことができ、生産性の向上が期待できそうです。
また、ノーコードでアプリ連携ができるYoomを活用することで、非エンジニアでも簡単に業務フローボットを作成できました。

ぜひこの機会に、NotionとGmailを連携させて、通知業務を自動化してみましょう！