Notionのデータベース情報から自動的にGmailを送信する方法

Notionはチームで情報を共有できる便利なツールなので、操作マニュアルや営業先のデータ管理など、幅広いシチュエーションで使用されていると思います。
しかし、新しい情報を追加した際の情報共有方法について、悩んでいる方も多いのではないでしょうか？
本記事では、Notionのデータベース情報を元に、自動的にGmailでメールを送信できる方法をご紹介します。
手作業で行っていた送信業務を軽減できれば、その他の業務に時間を費やすことが可能になり、業務効率も向上するかもしれません！
ノーコードでアプリを連携できるYoomを活用し、送信作業を自動化しましょう！

こんな方におすすめ

• NotionとGmailを活用している方
• NotionとGmailを連携して、業務効率化を考えている方
• NotionとGmailを連携して、顧客への定型メール送信の負担を軽減したい方
• NotionとGmailを連携して、顧客管理や定期配信に活用されている方

今すぐに試したい方へ

本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！

Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する

試してみる

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Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。

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[Yoomとは]

NotionとGmailの連携フローの作り方

ここからは「Notionのデータベース情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する」というフローボットの作成方法をご紹介します。
簡単操作で設定できるので、画面を見ながら一緒にチャレンジしてみてください！

ステップ1:マイアプリ登録

はじめに

フローボットを作成する前に、マイアプリ登録を行います！
Yoomのワークスペースにログインできたら、画面左上に表示されている「マイアプリ」→「新規接続」→「連携したアプリ名」の順番でクリックします。

NotionとYoomを連携

Notionはマイアプリ登録をする前に、連携したいデータベースを作成する必要がありますので、ご準備ください！
上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Notionを選択しましょう。

Notionへのアクセスをリクエストしていますという画面では「ページを選択する」をクリックします。

ページへのアクセスを許可する画面では、連携したいページをチェックして「アクセス制限を許可する」をクリックしましょう。

GmailとYoomを連携

先程と同様に、上記に記載の「はじめに」の操作を行い、マイアプリ新規接続の画面で、Gmailを選択しましょう。

YoomとGmailを連携するという画面の、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

アカウントの選択画面で、連携したいアカウントを選びクリックしてください。

Yoomにログインでは「次へ」を選択しましょう。

Yoom が Google アカウントへのアクセスを求めていますという画面では、「続行」をクリックしてください。

これでマイアプリ登録が完了しました！
次に、下に表示されているバナーをクリックして、テンプレートをコピーします。

Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する

試してみる

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Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。

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バナークリックしたら、Yoomのテンプレートサイトに移行します。
画面を下にスクロールすると「このテンプレートを試してみる」をクリックしましょう！
テンプレートがコピーされたというポップアップが表示されたらコピー完了です。

ステップ2:Chrome拡張機能トリガーの設定

今回はChrome拡張機能を活用してフローボットを作成する為、設定ができていない方は「拡張機能をインストール」をクリックしましょう。

「Chromeに追加」をクリックして追加します。

chrome拡張機能を使ったトリガーの設定の詳しい方法はこちらをご確認ください。

ここまで完了したら、「データベース上でページを選択して起動」の項目をクリックして設定していきましょう。

1.拡張機能で起動するアプリの連携アカウントとアクションを選択

・こちらの画面は設定済みですので、連携するアカウントに誤りがないか確認して次へをクリックしましょう。
・タイトルは変更可能です。

2.拡張機能で起動するアプリのAPI接続設定

・起動ページのURLサンプルを入力します。
・入力が終わったらテスト→保存しましょう。

・起動ページのURLの入力方法がわからない方は以下をご確認ください！
起動ページのURLを表示させる為に、Notionを開き、連携したいページをフルサイズで表示させます。

・サイドピークで開くをクリックし、ページを表示します。

・そこで表示されたURLを起動URLページサンプルに入力しましょう！

ステップ3:Gmailのアクション設定

次に「メールを送る」をクリックして設定しましょう。

1.メール設定

・タイトルは変更可能です。

・本文はNotionで取得した情報をアウトプットとして埋め込みながらメッセージ作成します。

2.メール送信のテスト

・メール内容に間違いがなければテストを行い、メールが届いたら保存してください。

全ての設定が完了しました！というポップアップが表示されますので、「トリガーON」をクリックしたら作成終了です！

Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付する

試してみる

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Notionデータベースの情報を用いて、Gmailでメールを自動で送付するフローです。

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NotionやGmailを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやGmailのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとGmailのその他の自動化例

Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加したり、指定日時に顧客情報を取得して定型文を送信することができます。
さらに、Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信することも可能です。

Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信する

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Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しGmailで会議情報を先方に送信するフローです。

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指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信する必要のある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方

■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する

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■概要
「Gmailの受信内容をAIで要約してNotionに追加する」ワークフローは、メール管理と情報整理を効率化する業務ワークフローです。
毎日のGmailの受信メールを手作業で整理するのは時間がかかりますよね。特に大量のメールを扱うと、重要な情報を見逃すリスクも高まります。そこで、このワークフローを活用して受信したメールをAIで自動的に要約し、Notionに整理して保存しましょう。これにより必要な情報にすぐアクセスできるようになり業務効率が向上します。
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■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで多くのメールを受信し、情報整理に時間を割いているビジネスパーソン
Notionを活用してプロジェクト管理や情報共有を行っているチーム
メール内容を効率的に要約し、チームメンバーと共有したいと考えている管理者
業務のデジタル化・自動化を進めたいと考えている中小企業の経営者

■注意事項
・Gmail、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。

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Notionを活用した自動化例

Notionから情報を取得して契約書を送信する

Notionの詳細ページからフローを起動するため、契約書の送信をシームレスに行うことができ、業務の効率化を図ることが可能です。

NotionからDocuSignで契約書を送信する

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NotionからDocuSignで契約書を送信するフローです。

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Notionからfreeeサインで契約書を送信する

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Notionからfreeeサインで契約書を送信するフローです。

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Notionからクラウドサインで契約書を送信する

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Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。

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登録された会社情報をNotionに追加する

新しい情報が登録されたら、Notionのデータベースに追加するフローボットです。
ツールの行き来をなくすことで、作業時間の短縮につなげます。

HubSpotに登録されたコンタクト情報をNotionデータベースへ格納

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HubSpotに登録されたリード情報をNotionデータベースへ自動的に格納します。

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Salesforceに登録された取引先をNotionのデータベースに追加する

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Salesforceに登録された取引先情報を、自動的にNotionのデータベースに追加します。

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Sansanに登録された名刺情報をNotionに登録する

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Sansanに新しい名刺の情報が登録されたら、Notionのデータベースにレコードを追加するフローです。

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Notionでページが作成または更新されたら通知する

Notionでページが作成または更新されたことをコミュニケーションツールに通知するため、情報共有プロセスの迅速化が見込めるでしょう。

Notionでページが作成または更新されたらSlackに通知

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Notionでページが作成または更新されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。

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Notionでページが作成または更新されたらLINE WORKSに通知

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Notion（ノーション）でページが作成または更新されたら、指定のLINE WORKS（ラインワークス）のトークルームに通知します。

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Gmailを活用した自動化例

指定日時に顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

指定したスケジュールでGmailの定型文が自動的に送信されるので、手動での情報取得やメール作成・送信が不要になり、宛先誤りや送信忘れを防ぐことができます。

指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要
指定日時にGoogle スプレッドシートから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・顧客へのフォローアップメールの定期送信を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせて顧客にリマインドメールを送信する必要がある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方

■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

試してみる

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■概要
指定日時にNotionから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業を負担に感じている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信する必要のある法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンなどの案内を送りたい方

■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信する

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■概要
指定日時にkintoneから顧客情報を取得し、Gmailで定型文を送信するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客情報を管理している企業の営業やカスタマーサポートの担当者
・定期的な顧客へのフォローアップメールの送信作業に手間がかかっている方
・契約の更新時期や期限に合わせ、顧客にリマインドメールを送信したい法人営業担当者やアシスタント
・条件に合致する複数の顧客に対して、スケジュールを決めてクーポンやキャンペーン案内などを送りたい方

■注意事項
・kintone、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Gmailで受信した内容をデータベースに登録する

Gmailで受信した内容をもとに様々なデータベースを自動で更新することができます。

Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加する

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■概要
Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Google スプレッドシートに追加するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。

‍■このテンプレートをおすすめする方
・受信したメールの内容を整理し、Google スプレッドシートに登録する必要がある方
・顧客からの問い合わせや注文メールを一覧化し、チームで共有したいカスタマーサポートや営業の担当者
・ニュースレターやレポートメールの要点を自動抽出し、データベース化したいマーケティング担当者
・複数のプロジェクトを並行して進めており、メール内容の整理や記録を自動化してい進捗管理を効率化したいプロジェクトチームのマネージャーやメンバー

■注意事項
・Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する

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■概要
「Gmailで受信した見込み顧客の商談希望メールの内容からHubSpotで取引を作成する」フローは、営業活動の効率化をサポートする業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多くの商談希望メールを受信し、手動でHubSpotに入力する手間を感じている営業担当者の方
・HubSpotを活用して営業活動を効率化したいと考えているチームリーダーやマネージャーの方
・営業プロセスの自動化を通じて、フォローアップの迅速化を図りたい経営者や業務改善担当者の方
・複数のSaaSアプリを活用しつつ、それらを統合して管理したいと考えている企業のIT担当者の方‍

■注意事項
・Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する

試してみる

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■概要
「Gmailで受信したお問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する」ワークフローは、GmailとSalesforceの連携を活用し、お問い合わせメールを自動的にSalesforceに登録する業務ワークフローです。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailで多数のお問い合わせメールを管理している営業・サポート担当者の方
・Salesforceを活用して顧客データを一元管理したいIT担当者の方
・手動でのデータ入力に時間を取られ、業務効率の改善を求めている企業の管理職の方
・データの正確性を高め、ヒューマンエラーを減らしたいと考えているチームリーダーの方‍

■注意事項
・Gmail、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

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NotionとGmailを連携するメリット

メリット1: 送信業務を自動化できる

例えば、Notionで操作マニュアルを管理しており、情報が更新・追加された際に手作業で送信業務を行っていたとします。
そこで、NotionとGmailを連携しておけば、送信作業を軽減することができ、事務作業の効率向上が目指せそうです。
自動化することで、情報の更新頻度が高く通知が頻繁な場合、作業時間を大幅に短縮できそうですね。

メリット2: 情報共有が容易にできる

NotionとGmailを連携することで、チーム内で簡単に情報共有することが期待できます。
情報に変更があれば、Gmailに通知が届くので、全員で最新の情報を取得できるようになります。
自動でメールが届くので、情報の確認がしやすくなるだけでなく、情報共有の漏れ自体も防止され、チーム間でのコミュニケーションもスムーズになるかもしれません。
リモートワークなど直接会話できない環境では特に効果を発揮しそうですね！

まとめ

いかがでしたか？NotionとGmailを連携することで、通知作業を自動化し、情報共有が簡単に行えるようになりました！
手作業の業務を軽減することで、他の重要な業務に時間を割くことができ、生産性の向上が期待できそうです。
また、ノーコードでアプリ連携ができるYoomを活用することで、非エンジニアでも簡単に業務フローボットを作成できました。

ぜひこの機会に、NotionとGmailを連携させて、通知業務を自動化してみましょう！