ビジネスのデジタル化が進む中、業務効率を上げるためのツール連携が注目されています。 本記事では、NotionとGMOサインを連携し、Notionでステータスが変更された際に自動的にGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法をご紹介します。 手間のかかる契約書作成・送付プロセスを自動化することで、業務効率化とヒューマンエラーの削減を実現するでしょう。
こんな方におすすめ
NotionとGMOサインを活用している方
NotionとGMOサインを活用しており、契約書作成や署名依頼を効率化したいと考えている方
NotionとGMOサインを活用しており、契約管理の透明性を向上させ、進捗の可視化やコンプライアンス強化を図りたい方
ここからは、ノーコードツールYoomを使って、Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法をご説明します。
[Yoomとは]
NotionとGMOサインを連携して、ステータス変更で自動的に契約書を作成・署名依頼を送付する方法 Notionでステータスが変更されたことをNotionのAPIを利用して受け取り、GMOサインが提供するAPIを用いて、GMOサインの契約書を作成し、署名依頼送付に用いることで実現が可能です。 一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は、以下のプロセスで作成していきます。
NotionとGMOサインをマイアプリ連携
テンプレートをコピーする
フローの起点となるNotionのトリガー設定と、その後のGMOサインのオペレーション設定を行う
トリガーボタンをONにして、NotionとGMOサインの連携フローの動作確認をする
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Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件のステータスが契約締結に進んだ際、契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送付する一連の作業を手動で行っていませんか? この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、GMOサインでの契約書作成から署名依頼までを自動化できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで案件管理を行っており、契約書作成業務を自動化したいと考えている方 GMOサインを利用した契約締結プロセスに、手間や時間を要している法務・営業担当者の方 手作業による情報入力のミスをなくし、契約業務の正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新を起点に契約書の発行から署名依頼までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます Notionの正確なデータをもとに契約書が作成されるため、顧客情報などの転記ミスや署名依頼の送付漏れを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Notion、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、契約管理に利用しているデータソースを指定します 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに契約書を作成します 最後に、GMOサインの各種アクションを設定し、作成した契約書をアップロードして署名依頼を送付します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、契約ステータスを管理しているデータソースやプロパティを任意で設定してください 分岐機能の条件は、「ステータスが契約締結になったら」など、業務フローに合わせて任意の内容で設定できます Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となる契約書の雛形ファイルは任意のものに設定可能です ■注意事項
Notion、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。
ステップ1:NotionとGMOサインをマイアプリ連携
NotionとGMOサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。 最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。 右上の検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。
次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。
次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
3.続いてGMOサインをマイアプリ登録します。 Notionの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。 検索窓に「GMOサイン」と入力し、検索結果からGMOサインを選択します。 次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。
マイアプリにNotionとGMOサインが表示されていれば、登録完了です。
※今回は、設定を行う際にGoogleドキュメントも活用するため、Googleドキュメントもマイアプリ登録をしていきます。
1.先ほどまでの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。 検索窓に「Googleドキュメント」と入力し、検索結果からGoogleドキュメントを選択します。 次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。
2.次の画面で、アカウントを選択し、その後の画面で「続行」をクリックしてください。
ステップ2:テンプレートをコピーする
以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。
Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件のステータスが契約締結に進んだ際、契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送付する一連の作業を手動で行っていませんか? この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、GMOサインでの契約書作成から署名依頼までを自動化できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで案件管理を行っており、契約書作成業務を自動化したいと考えている方 GMOサインを利用した契約締結プロセスに、手間や時間を要している法務・営業担当者の方 手作業による情報入力のミスをなくし、契約業務の正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新を起点に契約書の発行から署名依頼までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます Notionの正確なデータをもとに契約書が作成されるため、顧客情報などの転記ミスや署名依頼の送付漏れを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Notion、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、契約管理に利用しているデータソースを指定します 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに契約書を作成します 最後に、GMOサインの各種アクションを設定し、作成した契約書をアップロードして署名依頼を送付します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、契約ステータスを管理しているデータソースやプロパティを任意で設定してください 分岐機能の条件は、「ステータスが契約締結になったら」など、業務フローに合わせて任意の内容で設定できます Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となる契約書の雛形ファイルは任意のものに設定可能です ■注意事項
Notion、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。
ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定と、その後のGMOサインのオペレーション設定を行う
1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のデータソースのページが作成・更新されたら 」をクリックしてください。 ※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する」をクリックすると表示されます。
2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。 ※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
3.「データソースID 」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。 入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。 ※表示されている『取得した値』は「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。※ 取得した値とは?
4.次に「レコードを取得する(ID検索)」をクリックします。
5.表示された画面で必須項目を入力しましょう。 「データベースID 」は以下の画像のように『候補』から選択できるので、トリガーアクションで設定したIDと同じものを選択してください。
6.表示された画面で、詳細を設定します。 今回は「取得したいレコードの条件」として、レコードIDと【ID】の情報が同じ場合であることを条件として指定しました。 画像のように取得した値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
7.入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。 8.次は、分岐する「コマンドオペレーション 」をクリックしてください。
分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
表示された画面で必須項目をプルダウンから選択します。
9.「分岐条件 」は、運用状況に応じて設定しましょう。 今回はステータスが『完了』になるとフローボットを進めるように指定しました。 設定後は保存して、次に進みましょう。
10.書類を発行する「書類を発行する 」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力します。
11.「ドキュメントのファイルID 」「格納先のGoogle DriveフォルダID 」は、入力欄下の説明に従って入力するか、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
12.置換条件設定を行います。 説明に従って、設定してください。 設定を終えたら「置換条件を取得」をクリックし、「保存する」をクリックしてください。
13.アプリと連携する「アクセストークンの生成 」をクリックしてください。 表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
14.API接続設定を行います。 「シークレットキー 」「顧客ID 」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。 入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
15.アプリと連携する「封筒用文書の登録 」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
16.API接続設定を行います。 「シークレットキー 」「顧客ID 」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アクセストークン 」は、入力欄をクリックして表示される『取得した値』から選択できます。 入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
17.アプリと連携する「封筒への署名依頼 」をクリックしてください。 表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。
18.API接続設定を行います。 「シークレットキー 」「顧客ID 」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
「アクセストークン 」は、入力欄をクリックして表示される値から選択できます。
「封筒名 」は、入力欄をクリックして表示される値からも選択できます。 ※今回は、以下画像のように設定しました。
「文書コード 」は、入力欄をクリックして表示される値から選択できます。
そのほかの項目も注釈に沿って情報を入力していきましょう。 プルダウンで設定できるものもあります。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとGMOサインの連携フローの動作確認をする
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。
今回使用したテンプレートは以下の通りです。
Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
■概要
Notionで管理している案件のステータスが契約締結に進んだ際、契約書を作成し、GMOサインで署名依頼を送付する一連の作業を手動で行っていませんか? この手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Notionのステータス変更をきっかけに、GMOサインでの契約書作成から署名依頼までを自動化できるため、契約業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Notionで案件管理を行っており、契約書作成業務を自動化したいと考えている方 GMOサインを利用した契約締結プロセスに、手間や時間を要している法務・営業担当者の方 手作業による情報入力のミスをなくし、契約業務の正確性を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのステータス更新を起点に契約書の発行から署名依頼までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます Notionの正確なデータをもとに契約書が作成されるため、顧客情報などの転記ミスや署名依頼の送付漏れを防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、Notion、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定し、契約管理に利用しているデータソースを指定します 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する(ID検索)」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します オペレーションの分岐機能で、特定のステータスに変更された場合のみ後続の処理に進むよう条件を設定します 次に、Googleドキュメントの「書類を発行する」を設定し、Notionから取得した情報をもとに契約書を作成します 最後に、GMOサインの各種アクションを設定し、作成した契約書をアップロードして署名依頼を送付します ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、契約ステータスを管理しているデータソースやプロパティを任意で設定してください 分岐機能の条件は、「ステータスが契約締結になったら」など、業務フローに合わせて任意の内容で設定できます Googleドキュメントで書類を発行する際に、元となる契約書の雛形ファイルは任意のものに設定可能です ■注意事項
Notion、Googleドキュメント、GMOサインのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。 GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う 」をご参照ください。
その他のNotionとGMOサインを使った自動化例
その他にもYoomにはNotionとGMOサインを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。
1.Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Notionに追加する Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Notionに追加するフローです。この自動化フローを使用することで、手動でのメール管理にかかる時間が削減されるだけでなく、見逃しやすい重要な情報の適切な管理に繋がります。また、Notion上で一元管理することで、情報の共有が容易になり、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Notionに追加する
試してみる
■概要
Gmailで受信する大量のメールの中から、重要なものを一つ一つ確認し、Notionに手作業で転記するのは手間がかかるだけでなく、対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、特定のキーワードを含むメールを受信した際に、その内容をAIが解析し自動でNotionのデータベースへ追加できるため、こうした課題を解消し、重要な情報を見逃すことなく管理できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailの顧客対応をNotionで管理し、転記作業に手間を感じている方 重要なメールの見落としを防ぎ、タスク管理を効率化したいと考えているチームリーダーの方 メールを起点とした業務フローを自動化し、生産性を向上させたいと考えている全ての方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信した特定メールの内容が自動でNotionに追加されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます。 手作業による情報の転記漏れや入力ミスを防ぎ、重要なメールの見落としといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します。 続いて、AI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを使い、メール本文から必要な情報を抽出します。 引き続き、進行先切り替え機能を設定し、抽出内容に応じてNotionへの追加処理を分岐させます。 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、分岐先のデータベースに情報を追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローが起動するきっかけとなるメールのラベルを任意で設定できるほか、フローの実行間隔も変更可能です。 AI機能では、メール本文のどの部分を抽出し、どのような項目(例:会社名、担当者名、要件など)としてデータ化するかを自由に設定できます。 進行先切り替え機能では、メールの内容(例:件名に「請求書」が含まれるかなど)に応じて、どのNotionデータベースに追加するかを分岐させる条件をカスタムできます。 切り替え先それぞれのNotionへのレコード追加アクションでは、連携するデータベースを指定し、どのプロパティにどの情報を格納するかを自由にマッピング設定できます。 ■注意事項
GmailとNotionのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
2.Notionに作成した日報をGoogle スプレッドシートにも格納する Notionに作成した日報をGoogle スプレッドシートにも格納するフローです。この自動化フローを使用することで、生産性が向上するでしょう。また、データの一元管理が可能となり、スムーズな情報の共有や分析が期待できます。例えば、チームリーダーや経営陣がスピーディに日報を確認できるようになり、スピーディーな意思決定に繋がるでしょう。
Notionに作成した日報をGoogle スプレッドシートにも格納する
試してみる
■概要
Notionで作成した日報を、内容の集計や分析のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で転記していませんか。この一連の作業は、手間がかかる上にコピー&ペーストのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Notionの日報ページからワンクリックするだけで、Google スプレッドシートへのデータ格納が自動で完了し、日報管理に関する非効率を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle スプレッドシートで日報管理を行っている方 日報の転記作業を自動化し、入力の手間やミスをなくしたいと考えている方 チームの日報を一元管理し、報告業務を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionの日報内容がGoogle スプレッドシートへ自動で転記されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記による、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでChrome拡張機能を選択し、対象となるNotionの日報ページからフローボットを起動するよう設定します。 続いて、オペレーションでNotionの「レコードを取得する」アクションを設定し、起動したページから日報の内容を取得します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した日報データを指定のスプレッドシートに行として追加します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、どの列にどのデータを入力するかを自由に設定できます。Notionから取得した日報のタイトルや本文などを、スプレッドシートの対応する項目に割り当ててください。また、固定の値を入力することも可能です。 ■注意事項
3.Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。このフローを利用することで、手間のかかる手動の作業が不要となり、契約書送付のスピードが向上するでしょう。また、業務の自動化によってヒューマンエラーが減り、業務をより正確に進められるでしょう。
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで管理している契約ステータスが更新されるたびに手作業でGMOサインから契約書を送付する業務は、手間がかかり送付ミスなどの懸念もあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートのステータス更新をきっかけに、契約書の作成からGMOサインでの送付までを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消し、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートとGMOサインを用いた契約業務に手間を感じている営業や法務担当の方 手作業による契約書の送付プロセスでの、宛先間違いや送付漏れなどのミスを防止したい方 契約締結までのリードタイムを短縮し、より迅速な業務フローの構築を目指している責任者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートのステータス更新をトリガーに契約書が自動で送付されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 システムが自動で処理を行うことで、手作業による送付先の誤りや契約内容の記載漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が更新されたら」というアクションを設定し、特定のステータスになったことを検知します。 続いて、オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報をもとに契約書を自動で作成します。 次に、GMOサインの「アクセストークンを生成」し、続けて「封筒用文書の登録」アクションで作成した契約書を登録します。 最後に、オペレーションでGMOサインの「封筒への署名依頼」アクションを設定し、スプレッドシートに記載された宛先に署名依頼を送付します。 ※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションでは、あらかじめ用意した雛形を使用することで、任意のレイアウトで契約書を作成できます。 GMOサインの「封筒用文書の登録」では、書類名などに固定のテキストを設定したり、スプレッドシートから取得した情報を動的な値として設定することが可能です。 GMOサインの「封筒への署名依頼」では、署名者の氏名やメールアドレスなどをスプレッドシートのデータと連携させ、動的に設定することができます。 ■注意事項
Google スプレッドシート、Googleドキュメント、GMOサインをYoomと連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
NotionとGMOサインを連携するメリットと具体例
メリット1:業務の効率化とヒューマンエラーの削減
手作業での契約書作成や署名依頼は、ミスが起こりやすい作業です。例えば、誤った契約書フォーマットを送信してしまったり、署名者の情報を間違えて入力してしまうことで、契約締結が遅れてしまう可能性があります。しかし、Notionのステータス変更をトリガーにGMOサインを自動連携させることで、正確なフォーマットの契約書が自動生成され、署名依頼も漏れなく送付されるでしょう。これにより、人的ミスを防ぎ、確認作業の負担を大幅に削減できるでしょう。また、自動化によって契約締結までのスピードが向上し、ビジネスをより円滑に進めることができるでしょう。
メリット2:ペーパーレス化によるコスト削減
契約書の印刷や郵送、保管は意外とコストがかかります。紙の契約書を使っていると、印刷代や郵送費、さらには保管スペースのコストが積み重なります。NotionとGMOサインを連携することで、これらのプロセスがすべてデジタル化され、関連するコストを大幅に削減できるでしょう。特に、多くの契約書を扱う企業にとって、ペーパーレス化は重要なコスト削減策に繋がります。さらに、紙の使用を減らすことで環境負荷の軽減も期待できます。
メリット3:コンプライアンス対応の強化
契約業務において、コンプライアンスの遵守は非常に重要です。手作業による契約書管理では、誤ったフォーマットの使用や適切な承認プロセスを経ないリスクがあります。NotionとGMOサインを連携することで、適切なフォーマットが自動適用され、承認フローもシステム化されるため、コンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられるでしょう。また、契約書の電子保管により、監査対応もスムーズに行え、情報開示の求めにもスピーディーに対応できるでしょう。
まとめ
今回は、NotionとGMOサインを連携させ、Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法をご紹介しました。NotionとGMOサインの連携により、契約業務の自動化と効率化が期待できます。ステータス変更をトリガーに契約書の自動作成と署名依頼の送付が可能となり、ヒューマンエラーの削減やペーパーレス化によるコスト削減、コンプライアンス強化など多くのメリットがあるでしょう。 Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。 業務のデジタル化を進めたい企業や担当者の方は、ぜひ本記事の手順を参考に導入を検討してみてください。