NotionとGMOサインを連携して、Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法

ステップ1：NotionとGMOサインをマイアプリ連携

NotionとGMOサインをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「Notion」と入力し、検索結果からNotionを選択します。

2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「続行」をクリックしてください。

次の画面で、「ページを選択する」をクリックしてください。

次の画面で、「アクセスを許可する」をクリックしてください。

3.続いてGMOサインをマイアプリ登録します。
Notionの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「GMOサイン」と入力し、検索結果からGMOサインを選択します。
次の画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックします。

マイアプリにNotionとGMOサインが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるNotionのトリガー設定と、その後のGMOサインのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する」をクリックすると表示されます。

2.表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

表示された画面で、詳細を設定します。「トリガーの起動間隔」を選択してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

3.「データベースID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

4.分岐する「コマンドオペレーション」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目をプルダウンから選択し、「保存する」をクリックします。

「分岐条件」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

5.書類を発行する「書類を発行する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

「ドキュメントのファイルID」「格納先のGoogle DriveフォルダID」は、入力欄下の説明に従って入力するか、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。

6.置換条件設定を行います。
説明に従って、設定してください。
設定を終えたら「置換条件を取得」をクリックし、「保存する」をクリックしてください。

7.アプリと連携する「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

8.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

9.アプリと連携する「封筒用文書の登録」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

10.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

11.アプリと連携する「封筒への署名依頼」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

12.API接続設定を行います。
「シークレットキー」「顧客ID」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

「アクセストークン」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

「封筒名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。

「文書リスト」の各項目は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

「自社署名者：メールアドレス」を入力してください。

「自社署名情報」の「文書コード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

「依頼内容」は、プルダウンから選択してください。

「送信先署名者：名前」と「送信先署名者：メールアドレス」を入力してください。

「送信先署名情報」の「文書コード」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択できます。

「依頼内容」は、プルダウンから選択してください。

「自社署名者：承認順」と「送信先署名者：承認順」を入力してください。
入力を終えたら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、NotionとGMOサインの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のNotionとGMOサインを使った自動化例

その他にもYoomにはNotionとGMOサインを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Notionに追加する
Gmailで受信したメールをキーワードで自動振り分けし、Notionに追加するフローです。この自動化フローを使用することで、手動でのメール管理にかかる時間が削減されるだけでなく、見逃しやすい重要な情報の適切な管理に繋がります。また、Notion上で一元管理することで、情報の共有が容易になり、チーム全体の生産性向上が期待できます。

2.Notionに作成した日報をGoogle スプレッドシートにも格納する
Notionに作成した日報をGoogle スプレッドシートにも格納するフローです。この自動化フローを使用することで、生産性が向上するでしょう。また、データの一元管理が可能となり、スムーズな情報の共有や分析が期待できます。例えば、チームリーダーや経営陣がスピーディに日報を確認できるようになり、スピーディーな意思決定に繋がるでしょう。

3.Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付する
Google スプレッドシートでステータスが更新されたら、GMOサインで契約書を送付するフローです。このフローを利用することで、手間のかかる手動の作業が不要となり、契約書送付のスピードが向上するでしょう。また、業務の自動化によってヒューマンエラーが減り、業務をより正確に進められるでしょう。

NotionとGMOサインを連携するメリットと具体例

メリット1:業務の効率化とヒューマンエラーの削減

手作業での契約書作成や署名依頼は、ミスが起こりやすい作業です。例えば、誤った契約書フォーマットを送信してしまったり、署名者の情報を間違えて入力してしまうことで、契約締結が遅れてしまう可能性があります。しかし、Notionのステータス変更をトリガーにGMOサインを自動連携させることで、正確なフォーマットの契約書が自動生成され、署名依頼も漏れなく送付されるでしょう。これにより、人的ミスを防ぎ、確認作業の負担を大幅に削減できるでしょう。また、自動化によって契約締結までのスピードが向上し、ビジネスをより円滑に進めることができるでしょう。

メリット2:ペーパーレス化によるコスト削減

契約書の印刷や郵送、保管は意外とコストがかかります。紙の契約書を使っていると、印刷代や郵送費、さらには保管スペースのコストが積み重なります。NotionとGMOサインを連携することで、これらのプロセスがすべてデジタル化され、関連するコストを大幅に削減できるでしょう。特に、多くの契約書を扱う企業にとって、ペーパーレス化は重要なコスト削減策に繋がります。さらに、紙の使用を減らすことで環境負荷の軽減も期待できます。

メリット3:コンプライアンス対応の強化

契約業務において、コンプライアンスの遵守は非常に重要です。手作業による契約書管理では、誤ったフォーマットの使用や適切な承認プロセスを経ないリスクがあります。NotionとGMOサインを連携することで、適切なフォーマットが自動適用され、承認フローもシステム化されるため、コンプライアンス違反のリスクを最小限に抑えられるでしょう。また、契約書の電子保管により、監査対応もスムーズに行え、情報開示の求めにもスピーディーに対応できるでしょう。

まとめ

今回は、NotionとGMOサインを連携させ、Notionでステータスが変更になったら、GMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する方法をご紹介しました。NotionとGMOサインの連携により、契約業務の自動化と効率化が期待できます。ステータス変更をトリガーに契約書の自動作成と署名依頼の送付が可能となり、ヒューマンエラーの削減やペーパーレス化によるコスト削減、コンプライアンス強化など多くのメリットがあるでしょう。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
業務のデジタル化を進めたい企業や担当者の方は、ぜひ本記事の手順を参考に導入を検討してみてください。