Notion・Google カレンダー・Gmailを連携して、Chrome拡張機能を活用してNotionから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する方法

Notion・Google カレンダー・Gmailの連携フローの作り方

今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・Notion・Google カレンダー・Gmailをマイアプリ連携
・NotionのページからChrome拡張機能を起動する設定
・Google カレンダーにスケジュールを作成しGmailでメッセージを送信する設定
・トリガーボタンをONにして、Notion・Google カレンダー・Gmailの連携動作を確認

ステップ1：Notion・Google カレンダー・Gmailをマイアプリ連携

Yoomの登録完了後、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

NotionとYoomの連携

1.Notionの準備
‍NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。

<span class="mark-yellow"></span>データベースに設定しておく必要があるのは、以下の項目です。<span class="mark-yellow"></span>

・会社名
・担当者名
・予定日/会議などの開始予定日 ※YYYY-MM-DD方式
・予定日/会議などの終了予定日 ※YYYY-MM-DD方式/開始予定日と同日の場合は不要
・開始時刻 ※00:00方式
・終了時刻 ※00:00方式
・顧客のメールアドレス/このアドレスにGmailを送信します

‍

2.検索する

Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。

3.アクセスリクエスト

画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。

4.ページを選択する

Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。‍

5.連携完了

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

Google カレンダーとYoomの連携

1.検索する

Google カレンダーのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

GmailとYoomの連携

1.検索する

Gmailのアイコンをクリックします。

2.サインイン

赤枠をクリックしてください。

3.アカウント選択

連携するアカウントを選択します。

確認して了承したら次へを押します。

4.連携完了

画面が切り替わり、上記の表示がされれば連携完了です。

ステップ2：テンプレートのコピー

次に、今回使用するテンプレートをコピーしてください。

1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、上記の表示がされます。

画像のようなページに移行するので、詳細な設定を行っていきましょう。

ステップ3：NotionのページからChrome拡張機能を起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Notionから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する」をクリックします。

3.Chrome拡張機能トリガー

Chrome拡張機能のアイコンの「特定のページから起動」を選択してください。‍

4.Chrome拡張機能のインストール

YoomのChrome拡張機能のインストールを実行してください。
詳しくはChrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法をご確認ください。

Chrome拡張機能のインストールが完了したら次へを押します。

5.起動ページのURLサンプルの入力

NotionのページからChrome拡張機能を起動するため、NotionのページURLを入力します。
詳細はNotionを利用する際のサンプルURLの確認方法をご確認ください。‍

6.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたら保存を押しましょう。

ステップ4：Google カレンダーにスケジュールを作成しGmailでメッセージを送信する設定

1.アプリと連携する

‍

Google カレンダーのアイコンの「予定を作成」を選択してください。
次へ進みます。

2.必須項目の設定

必須項目を設定します。

5つのボックスに関してはテンプレートを使用しているため、既に設定がされています。

そのため、上部のカレンダーIDのみ入力しましょう。

ボックスをクリックすることで連携済みのメールアドレスが表示されます。
選択して挿入してください。‍

3.テストの実行

テストボタンを押し、青く「テスト成功」と表示がされたことを確認して保存を押しましょう。

続けてGmailを送信する設定を行います。

4.メールを送る

Gmailのアイコンの「メールを送る」を選択してください。
画面を下へスクロールしましょう。

5.内容の設定

この設定に関してもテンプレートを使用しているため、必須項目の入力は必要ありません。

なお、画像の「アドレス」はデータが置換されている状態のため正式な表記とは異なりますが、実際にはNotionに保管しているアドレスが使用されます。そのため変更の必要はありません。

件名と本文も同様となります。
変更がある場合はテキストのみ修正しましょう。次へをクリックしてください。

6.確認とテストの実行

作成したメールの詳細が表示されます。
間違いがないか確認をしたらテストボタンを押しましょう。
※実際にメールが送信されるためご注意ください。

7.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

その後Notionのページを開き、右上のChrome拡張機能のボタンからYoomを選択することでフローボットが起動します。

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今回使用したフローボットテンプレート

Notionから顧客との会議予定をGoogle カレンダーに登録し、会議URLをGmailで送信する

Notion・Google カレンダー・Gmailを使ったその他の自動化例

Yoomには他にもNotion・Google カレンダー・Gmailを使った自動化の例があるので、いくつか紹介します。

1.Google カレンダーの予定一覧を取得して、Google スプレッドシートに転記する

Google カレンダーの予定をすべて取得しGoogle スプレッドシートに自動転記できるため、予定に関連したデータを紐づけたり管理するのに活用可能です。

2.Notionで登録されたタスクの期日をGoogle カレンダーに登録する

タスク管理をNotionで行っているのであればこちらのテンプレートもおすすめです。スケジュールの登録がスマートに行えるのではないでしょうか。

3.Gmailで面談予約が入ったらGoogle スプレットシートに情報追加してGoogle カレンダーに予定を入れる

Gmailから面談の予約を受け付けている場合、データを取得・転記し、カレンダーへの登録が自動化できます。

まとめ

Noton・Google カレンダー・Gmailを連携してChrome拡張機能を活用することで、Notionのページデータを基にGoogle カレンダーにスケジュールを作成し、Gmailも自動送信可能になります。
これらの一連のフローが自動化されるため、作業にかかる時間が短縮でき、業務効率の向上が見込めるでしょう。
また、作業が簡易化するため業務負担も軽減されるはずです。
自動化を導入することで作業がスムーズになり、仕事のしやすい環境が整う可能性があります。この機会にぜひお試しください。

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