Notionの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する方法

ステップ1：Notion・Googleカレンダー・Outlookをマイアプリに登録

まず、Notion・Googleカレンダー・OutlookをYoomに連携させるために、マイアプリに登録します。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Notion・Googleカレンダー・Outlookをそれぞれ検索して進むと、次の画面に遷移します。

＜Notionの場合＞

・上記画面で「ページを選択する」をクリックします。
その後、下記画面で連携したいデータベースのチェックボックスにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Googleカレンダーの場合＞

・上記でアカウントにログインします。
その後、下記画面でチェックボックスを選択し、「続行」をクリックすると、マイアプリに登録が完了します。

＜Outlookの場合＞
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

・サインインすると、マイアプリに登録が完了します。

3.テンプレートのコピー

・下記リンクを開きます。

・「このテンプレートを試す」をクリックするとコピーが完了です。

ステップ2：トリガーとなるChrome拡張機能とNotionの設定

フローの起点となる、トリガーアクションを設定します。
このフローは、Chromeの拡張機能を利用し、Notionから手動で起動します。

1.Yoom管理画面の「マイプロジェクト」を選択し、「【コピー】Notionから顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLをOutlookで送信する」をクリックします。
※テンプレートのタイトルは次の画面で任意に変更できます。

2.「拡張機能をインストール」をクリックします。
※Chrome拡張機能については、こちらを確認してください。

3.「Chromeに追加」をクリックします。

4.「拡張機能を追加」をクリックすると、拡張機能の設定が完了します。

5.「Chrome拡張機能トリガー 特定のページから起動」をクリックします。

6.Notionと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

7.起動ページのURLサンプルを入力し、「テスト」をクリックします。
※起動ページのURLサンプルの取得方法は、こちらのヘルプページで解説しています。

8.テストが成功すると、アウトプットにNotionから取得した情報が表示されます。
アウトプットに表示されない情報は、「+取得する値を追加」から取得できます。
問題がなければ保存します。
※アウトプットに項目を追加する方法は、こちらのヘルプページを参考にしてください。
※このフローは、会議の登録・作成に必要な「会議開始日」「会議終了日」「会議開始時間」「会議終了時間」がNotionに登録されている前提になります。そのため、これら4項目をここでアウトプットに取得する必要があります。
※会議の日付は「2021-01-01」という形式、時間は「12:30」という形式にしてください。

ステップ3：Googleカレンダーに予定を登録し会議を作成する設定

1.「アプリと連携する 予定を作成」をクリックします。

2.Googleカレンダーと連携するアカウントを確認し、「次へ」をクリックします。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Googleカレンダーに登録する項目を設定します。
※カレンダーIDは、枠をクリックして表示される「候補」から選択できます。
※各項目は、直接入力できます。Notionから取得した項目を反映させたいときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のページから起動」の中から選択します。これにより顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.上記ですべての項目を設定し、テストを行います。
成功したら保存します。
※テストが成功すると、Googleカレンダーに予定が作成されます。

ステップ4：Outlookからメールを送信する設定

最後に、Notionに入力した会議情報とGoogleカレンダーで作成したミーティングIDを基に、顧客にOutlookでメールを送信する設定を行います。

1.「メールを送る メールを送る」をクリックします。

2.Outlookと連携するアカウントを確認します。
※その他の項目はデフォルトで設定されています。

3.Outlookで送信するメッセージを設定します。
※各項目は直接入力できます。NotionやGoogleカレンダーの情報を反映させるときは、枠をクリックして表示されるアウトプットの「特定のページから起動」または「予定を作成」から選択します。これにより、顧客ごとに変わる値を動的に反映できます。

4.送信する内容を設定した後、次のページへ進み、テストを行います。
成功したら保存します。
※テストが成功すると、宛先に入力されているアドレスにメールが送信されます。

5.トリガーをONにして、このフローを有効化します。

6.フローを起動するときは、Notionで会議日程を設定した顧客のページを開きます。
その後、右上の「拡張機能マーク」をクリックし、「yoom」を選択します。

7.作成したフローが表示されるため、「起動」をクリックします。

8.「起動する」をクリックすると、Notionの情報をもとに顧客との会議予定をGoogleカレンダーに登録し、会議URLがOutlookで送信されます。

紹介したフローに不明点があれば、こちらのヘルプページを確認してみてください。

Notion・Googleカレンダー・Outlookを使ったその他の自動化例

他にもNotionとGoogleカレンダー、Outlookを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに登録する

Notionに追加したタスクの期限を手動でGoogleカレンダーに登録する工程を削減できます。
この連携により、タスク期限の登録漏れの防止が期待できます。

2.Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する

Chrome拡張機能を利用することで、Notionから顧客にメールを送信できます。
この連携は、特定の顧客にキャンペーンメールを送信したい場合など、テストマーケティングの効率化が期待できます。

3.Notionでページが作成されたらOutlookにメールを送信する

Notionでページを作成するたびに手動で連絡するのは、手間がかかり、報告漏れのリスクがあります。
この連携を利用すれば、作成担当者の負担を削減し、管理者へ確実にメールを通知できます。

まとめ

Notion、Googleカレンダー、Outlookの連携により、スケジュール登録とメール送信のプロセスを自動化できます。
また、担当者はNotionに会議情報を登録し、Chromeの拡張機能からフローを起動するだけで済むため、ヒューマンエラーの削減と顧客への連絡の迅速化が期待できます。
Notion、Googleカレンダー、Outlookの連携は、Yoomを使えばノーコードで簡単に実現できます。
本記事を参考にして、業務の効率化を図ってみてください。