NotionとGoogleカレンダーの連携でタスクの期日登録を自動化する方法

タスク管理を効率化させたいなら、NotionとGoogleカレンダーの連携がおすすめです。
本記事では、Notionに登録されたタスクの期日を自動的にGoogleカレンダーに登録する方法をご紹介します。
これにより、タスク管理が容易になり、手作業を減らしつつ、スムーズに業務を進められるでしょう。

NotionとGoogleカレンダーを連携するメリット

メリット1:タスクの期日管理が容易になる

Notionに登録されたタスクの期日を自動的にGoogleカレンダーに登録することで、期日忘れなどのリスクが減少するでしょう。
また、納期が迫っているタスクを可視化できるため、他のタスクとの調整も行いやすくなります。
これにより、<span class="mark-yellow">優先順位を明確化でき、期日が近いタスクの対応をスピーディーに行えます。</span>
特に、複数のプロジェクトを管理するプロジェクトリーダーにとって、有効な自動化となるでしょう。

メリット2:手入力が不要になる

この自動化を活用すると、手動でタスクの期日を登録する手間が省け、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
<span class="mark-yellow">特にプロジェクトを同時進行している場合、時間の節約につながりタスクの漏れを防げます。</span>
これにより、タスクの正確性が確保され、結果的にチーム全体の業務効率にも寄与しそうです。
たとえば、月次の報告書作成などにこの自動化を活用することもできます。

NotionとGoogleカレンダーの連携フローの作り方

今回は「Notionで登録されたタスクの期日をGoogleカレンダーに登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は5ステップだけなので、10~15分で設定できます。

NotionとGoogleカレンダーをマイアプリ登録
Notionで特定のページが作成されたら起動するトリガーを設定
Notionでレコードを取得するアクションを設定
Googleカレンダーで予定を作成するアクションを設定
NotionとGoogleカレンダーの自動化の動作確認

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ステップ1:NotionとGoogleカレンダーをマイアプリ登録

NotionとGoogleカレンダーをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録をしておくと、自動化設定がスムーズに進みます。

まず、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」から検索しましょう。

画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、赤枠の「アクセスを許可する」をクリックしてください。

次に、Googleカレンダーのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同様にGoogleカレンダーを選択してください。
以下の画面が表示されるので、Googleカレンダーにログインしましょう。

マイアプリにNotionとGoogleカレンダーが表示されたら、登録完了です。

ステップ2:Notionで特定のページが作成されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーの「試してみる」をクリックしましょう。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックすることで変更できます。
Notionの設定から行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→任意で設定
「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されるので、設定をしてください。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによってトリガーの起動間隔が異なるので、注意しましょう。
「データベースID」→任意で設定

設定後、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:Notionでレコードを取得するアクションを設定

Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→任意で設定
「Notionと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

Notionに移動して、テスト用にタスクの設定をします。
※必ずテーブルビューを利用してください。
※日付を入力する際は、必ず「2024-10-16」という形式で記載してください。
時間を入力する際は、「14:00」という形式で記載しましょう。
終日予定を設定する場合は、予定の開始時間を「00:00」とし、終了時間は「翌日の00:00」と指定してください。
今回は以下のように設定しました。

Yoomの画面に戻り、「データベースID」を設定しましょう。

画面が表示されたら、設定方法を確認してください。

スクロールして、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用し、「取得したいレコードの条件」を設定してください。
赤枠内の矢印をクリックすると、アウトプットが利用できます。
今回は、以下のように設定しました。

設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:Googleカレンダーで予定を作成するアクションを設定

次に、Googleカレンダーの設定を行うため、「予定を作成」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→任意で設定
「Googleカレンダーと連携するアカウント情報」→相違がないか確認
「アクション」→予定を作成

以下の画面が表示されるので、説明を確認して「カレンダーID」を設定します。

スクロールし、「予定のタイトル」を設定します。
「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用すると、Googleカレンダーに自動的にタイトルが表示されます。
今回は、Notion上で設定した「タスク」を例として設定しました。

スクロールし、「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用して、先ほどと同様に以下の必須項目を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ5:NotionとGoogleカレンダーの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認してください。

その他のNotionとGoogleカレンダーを使った自動化の例

1.Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーに自動登録するフローです。
こちらの自動化は、新規タスクだけを登録し、更新後のタスクは除外するフローです。
Notionに登録されたタスクは、Googleカレンダーに終日予定として自動登録されます。

2.Google スプレッドシートに予定が追加されたら、自動的にGoogleカレンダーにも登録するフローです。
Google スプレッドシートとGoogleカレンダーを使って予定を管理している方におすすめの自動化です。
わざわざ手動で予定を登録する手間が省け、予定の登録漏れやミスを防ぐことができます。

3.Gmailで面談予約が入ったら、Google スプレットシートに情報を追加して、Googleカレンダーに自動的に予定を入れるフローです。
面談予定がGoogle スプレッドシートとGoogleカレンダーに自動的に登録されるので、登録忘れを防ぎます。
Gmailで面談の予約を確認する手間はありません。

まとめ

NotionとGoogleカレンダーの連携は、効率的なタスク管理と作業負担軽減に貢献します。
この自動化により、手動での期日登録が不要となり、タスクの締め切りをしっかりと把握できます。
プロジェクトの進行をスムーズに進めたい方は、ぜひこの自動化を導入してみてください。

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