NotionのタスクをGoogleカレンダーに予定として登録する方法‍

ステップ1：NotionとGoogleカレンダーをマイアプリ連携

まずは、YoomでNotionとGoogleカレンダーを連携させます。

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されているページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

Google カレンダーのマイアプリ連携

まずはGoogle のアカウントにサインインします。

続いて、Yoomと連携するアカウントを選択します。

複数アカウントある場合は、今回の設定で使用したいものを選択しておきましょう。

次にYoomのアクセスを許可するために「続行」をクリックすると、自動的に連携がされYoomの画面に戻ってきます。
これでアプリ連携は完了です。

マイアプリ一覧に追加されていることが確認出来ました。
次からフローの詳細設定に移ります。下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：トリガーを設定

最初の設定は「新たにタスクが追加または更新されたら」です。
1ページ目には、マイアプリ連携をしたNotionのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認して、タイトルをわかりやすいものに修正したら次に進んでください。

次にトリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomの契約プランによって選択できない場合があるので、注意してください。

Notion側のデータベースIDを入力し、指定したデータベースに情報を入れてから「テスト」ボタンを押します。
テストが成功するとアウトプットに情報が反映されます。

エラーが出た場合は、修正をして最後に「保存する」ボタンを押してトリガー設定は完了です。
Notionでよくあるエラー原因と解決方法はこちらから確認してみてください。

ステップ3：分岐の設定

続いては分岐の設定をします。
なお、分岐はミニプラン以上のプランで利用できる機能です。フリープランの場合は設定しているフローボットはエラーとなりますので、ご注意ください。

有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことができ、期間中には分岐機能を使用することができます。

オペレーションとアウトプットでそれぞれ分岐条件を指定できます。どの条件でフローを分けるのかを設定してください。
今回の場合は、新規のタスクのみをGoogleカレンダー登録し、更新されたタスクは分岐して除外するフローにします。

設定を確認したら「保存する」で分岐の設定は完了です。

ステップ4：プロパティ情報を取得する設定

次に「オブジェクトIDを用いて、プロパティ情報を取得する」設定です。
カレンダーに情報を登録するための準備をしていきましょう。

最初のページは、先ほどと同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行ってください。

データベースIDは1つ前の設定と同じものを設定します。
IDを入力し、「次へ」ボタンを押してエラーが出なければ次へ進みましょう。

次に、データベースから取得したいレコード条件を設定します。

レコードIDが等しいという検索条件として、値にトリガーで取得した「オブジェクトID」をアウトプットから選択します。
アウトプットを{{オブジェクトID}}のように埋め込み、テストをしてエラーが出なければそのまま保存してください。

ステップ5：計算処理をするための設定

次に、カレンダー登録をするための計算処理設定を行います。

フローをそのまま利用している場合は「取得した期日+1日」になる様に設定されています。

+1日以外の条件に設定する場合は、適宜変更してください。

ステップ6：Google カレンダーに予定を登録するための設定

最後の設定は、Google カレンダーに登録するためのものです。
最初のページは、これまで同様にタイトルの修正とアカウント情報の確認を行います。

次に、カレンダーに登録するために各項目を埋めていきましょう。

予定のタイトルはアウトプットからNotionの「タスク名」を、予定開始日はアウトプットからNotionの「期限」を選択します。

今回は固定文として「TODO詳細▼」を手打ちし、変動文としてアウトプットから「TODO」を選択して{{TODO}}を埋め込みました。

ここまで入力できたら「テスト」をクリックし、エラーが出なければ「保存する」をクリックしてすべての設定は完了です。
Google カレンダーに予定が登録されたことを確認してみましょう！

最後にトリガーをONにしてフローを動かします。

これでNotionのタスクが自動でGoogle カレンダーに予定として登録されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには？

Yoomの操作に慣れてきたら、フローをさらに使いやすくアレンジしてみましょう。
カレンダーの予定が登録されたら通知を受け取ったり、ミーティングURLを自動送信したりすることができます。

以下を参考にして「あと少し、こうだったらいいのにな」を実現してみてください。

通知を受け取って共有をスムーズに

たとえば、プロジェクトのタスクをNotionで管理し、Googleカレンダーに登録している場合、新しいタスクが追加されたことをSlackやMicrosoft Teamsなどに自動通知させることができます。
このフローが追加できると、手作業での報告が不要になり、タスクの進捗共有がスムーズになります。

管理者はすばやく状況を把握でき、フォローアップがしやすくなるため、チーム全体の業務効率向上が期待できますね。

ミーティングURLの自動送信

Google カレンダーに予定を登録すると、アウトプットで「Google MeetのURL」が取得できます。
その情報を取引先などに自動で送信することができます。

社内でカレンダーは共有していることが多いですが、社外には別途メールを送る必要があることも多いでしょう。
その場合は、あらかじめNotionのタスク登録の際にミーティング相手のメールアドレスを入力してアウトプットとして取得しておくことが必要です。

NotionやGoogleカレンダーを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやGoogleカレンダーのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！‍

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NotionとGoogleカレンダーを連携した自動化例

Notion内の情報をGoogleカレンダーへ自動的に登録したり、Googleカレンダーに登録された予定をNotionへ自動登録といった連携が可能です。

Notionを活用した自動化例

Notionのデータを様々なデータベースに連携する

Notion内のデータをkintoneやSalesforceなど、様々なデータベースへ自動で連携します。

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Notionのデータをもとに書類を作成する

Notion内のデータをもとに見積書や請求書など、様々な書類を自動で発行することが可能です。

Googleカレンダーを活用した自動化例

データベースに登録された情報をもとに、Googleカレンダーに予定を追加

kintoneやSalesforceなどのデータベースに登録された情報に応じて、Googleカレンダーへ自動的に予定を登録します。

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Googleカレンダーに登録された予定をもとに、データベースを更新

Googleカレンダーへ登録された予定をもとに、kintoneやSalesforceなどのデータベースを自動的に更新します

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NotionとGoogleカレンダーの連携メリット

メリット1：面倒な手動作業を自動化し、タスクの登録ミスも防止できる

‍NotionとGoogleカレンダーを連携させることで、面倒な手動の登録作業をなくすことができます。
また、手動でタスクや予定登録を行っていると、入力ミスや入力し忘れなどが発生するリスクもありますが、自動連携の場合はそうしたリスクもなく、タスクや予定の対応漏れなども防ぐことができます。

メリット2：タスクの共有が容易になり、チーム内の情報共有がスムーズになる

Notionで管理しているタスク情報をGoogleカレンダーと連携させることで、タスクが共有しやすくなり、チーム全体での情報共有がスムーズになります。
また、タスクがカレンダー上で視覚的に整理されることで、メンバー間の業務負担を可視化しやすくなり、特定のタスクに対する担当者が明確になるため、タスクの割り振りや進捗管理がしやすくなる点もメリットといえるでしょう。

まとめ

NotionとGoogleカレンダーを連携すれば、タスク管理をスムーズにし、手作業による転記の手間を省けます。Notionに登録するだけでGoogleカレンダーに予定が自動追加されるので、タスクの抜け漏れを防ぎながら、スケジュール管理の効率が向上します。

さらに、Yoomならプログラミングの知識に自信がなくても大丈夫です！シンプルな設定で簡単に連携でき、業務に合わせてカスタマイズすることも可能です。

まずはYoomに無料登録して、NotionとGoogleカレンダーの連携を試してみませんか？スムーズなタスク管理を実現する第一歩を、ぜひ今日から始めてみましょう。

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