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「NotionとFreshdeskを使っていて、それぞれのデータを連携したい！」
「Notionに登録したコンタクト情報を、Freshdeskにも手動で転記していて手間がかかるし、ミスも発生しがち…」
このように、複数のSaaSを併用する上で、手作業によるデータ連携に限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに新しいコンタクトが追加されたら、その情報を自動でFreshdeskにも登録する仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な作業から解放され、入力ミスや転記漏れを防ぎ、より重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、手間や時間をかけずに業務を効率化可能です。
ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">NotionとFreshdeskを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
NotionとFreshdeskのAPIを連携させれば、手動で行っていたアプリケーション間のデータ転記作業をなくし、様々な業務を自動化できます。
例えば、Notionのデータベースに顧客情報を追加するだけで、自動的にFreshdeskにも同じコンタクト情報が登録されるといった連携が可能です。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Notionのデータベースで管理しているコンタクト情報をFreshdeskにも手動で登録する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスや漏れの原因にもなってしまう可能性があります。
この連携は、Notionのデータベースに新しいコンタクトが作成されると、その情報を自動でFreshdeskのコンタクトとして追加するため、<span class="mark-yellow">手作業によるデータ入力の手間を完全に排除し、情報の同期を迅速かつ正確に行えます。</span>
すべてのコンタクトではなく、特定の条件に合致するコンタクトのみをFreshdeskに連携したい場合には、この自動化が役立ちます。
例えば「特定のタグが付いた」や「ステータスが更新された」といった条件でNotionのデータベースアイテムを抽出し、該当するものだけをFreshdeskにコンタクトとして自動で追加できるため、<span class="mark-yellow">不要な情報連携を防ぎ、本当に必要なデータだけを効率的に同期できます。</span>
それでは、さっそく実際にNotionとFreshdeskを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとFreshdeskの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Notionにコンタクトが作成されたら、Freshdeskにも追加する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
「+新規接続」ボタンをクリックし「Notion」と入力します。
アプリが表示されますのでクリックしましょう。
※事前に連携したいNotionのアカウントにログインしておきましょう。
表示内容を確認し、問題なければ「ページを選択する」をクリックします。
連携したいページを選択し、チェックを入れたら「アクセスを許可する」をクリックしてください。
先ほどと同様に「+新規接続」ボタンをクリックし、入力欄に「Freshdesk」と入力します。表示されたアプリをクリックしましょう。
次に下の画面が表示されたら、アカウント名とAPIキーを入力し「追加」をクリックしましょう。
※APIキーの入力でお困りの際は、注釈をご覧ください。
以下のテンプレートにある「試してみる」ボタンをクリックします。
テンプレートのコピーに成功すると以下の画面が表示されますので、「OK」をクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
タイトルには任意のものを設定できます。変更がなければそのままでも問題ありません。
Notionと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが設定されています。
確認し問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
トリガーの起動間隔を設定します。
Notionの画面に移動し、任意のデータベースに名前とメールアドレスを含むレコードを作成します。
今回ご紹介するテンプレートは、特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動するため、実際にテンプレートの起動テストを行うにはデータベースに名前とメールアドレスが含まれるデータを作成する必要があります。
まだ作成していない場合はこの段階で作成しましょう！
今回は以下のようなデータを作成しました。
次に、データベースIDを設定します。Notionの先ほどデータを追加したデータベースのページからURLをコピーし、Yoomの画面に戻ります。
以下の注釈を確認しながらデータベースIDを抽出し、入力しましょう。
入力できたら「テスト」をクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値（アウトプット）が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
【Tips】
アウトプットは各アクションで取得でき、取得したアウトプットはそれ以降のアクションで活用可能です。つまり、各アクションで取得したアウトプットをFreshdeskに自動登録可能となります！
確認できたら忘れないように「保存する」をクリックしておきましょう。
「分岐コマンドオペレーション」をクリックします。
【Tips】
今回のテンプレートは特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動しますが、実際にコンタクトを作成したいのは、ページが作成された場合のみです。
そのため、ページが更新された場合に再度コンタクトが作成されないよう、分岐で作成された場合と更新された場合で分岐する処理を行います。
ここでは取得した値を利用して、作成日時と更新日時を比較し作成日時と更新日時が等しい場合のみ処理を行うように設定しています。
今回はこのまま使用するため変更は行いませんが、分岐させたい条件に合わせて分岐対象の取得した値や分岐条件などを変更することも可能です。
分岐について詳しく知りたい方は、以下のリンク先をご覧ください。
内容を確認し、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
「Notionのレコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
タイトルは任意のものに変更可能です。変更がなければそのままでも問題ありません。
Notionと連携するアカウント情報は先ほどと同様に、ステップ1で連携したアカウントが設定されています。
次に、データベースIDを設定します。先ほどと同様にデータを追加したNotionのデータベースのページからURLをコピーし、データベースIDを抽出します。
抽出できたら入力し、「次へ」をクリックしてください。
取得したいレコードの条件を設定します。
ここでは一意のデータを抽出するために、「レコードID」「等しい」がデフォルトで設定されています。
右側の入力欄をクリックし、取得した値の「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」からオブジェクトIDを選択しましょう。
設定できたら「テスト」をクリックしましょう。
【Tips】
このようにアウトプットを活用することで最新のNotionのデータをその都度Freshdeskへ自動登録可能となります。なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、アウトプットを活用せず設定を行うと毎回同じデータがNotionに登録されてしまうので注意が必要です。
テストに成功するとテスト成功画面が表示されます。
レコードIDに紐づいたデータ（先ほど追加したデータ）が表示されているので確認しておきましょう。
データが取得できていることを確認したら、忘れないように「保存する」をクリックします。
「コンタクトを作成」をクリックします。
タイトルには任意のものを設定します。特に変更がなければそのままでも問題ありません。
Freshdeskと連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウントが設定されています。
問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
ドメイン名を設定します。
Freshdeskの画面からURLをコピーし、注釈を確認しながらドメイン名となる部分を抜き出してください。
抜き出せたら入力欄に入力します。
名前を設定します。
入力欄をクリックし、取得した値の「レコードを取得する（ID検索）」の「アカウント名」を設定します。
次に、メールアドレスを設定します。
メールアドレスも同様に、入力欄をクリックし取得した値の「レコードを取得する（ID検索）」から「連絡先メールアドレス」を選択します。
会社ID、全てのチケットを表示、説明は直接入力、または取得した値から設定します。
直接入力した場合は、このテンプレートを使用して作成したコンタクト全てに直接入力したデータが設定されますので注意が必要です。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
その他のメールアドレスとタグを設定します。こちらも直接入力、取得した値の設定どちらも可能です。
直接入力した場合はコンタクトが作成されるたびに、毎回同じものが設定されますので注意が必要です。
使用しない場合は空欄でも問題ありません。
ここまで設定できたら「テスト」をクリックします。
※テストをクリックすると、実際にコンタクトが作成されます。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、Freshdeskにコンタクトが作成されますので、確認しておきましょう。
確認できたらYoomの画面に戻り、忘れないように「保存する」をクリックします。
先ほどの画面で「保存する」をクリックすると以下の画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックしましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上が「Notionにコンタクトが作成されたらFreshdeskにも追加する方法」でした！
今回はNotionからFreshdeskへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にFreshdeskからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
顧客サポートの履歴や問い合わせ情報をNotionに集約することで、情報の一元管理がさらにスムーズになります。
Freshdeskに新しいコンタクトが作成された際に、その情報を手動でNotionのデータベースに転記している場合に有効な自動化です。
この連携により、Freshdeskにコンタクトが追加されると、その情報が自動的にNotionの指定データベースにも追加されるため、<span class="mark-yellow">顧客情報の一元管理が実現し、チーム内での情報共有が円滑になります。</span>
Freshdeskに登録されるすべてのコンタクトではなく「VIP顧客」や「特定の問い合わせ種別」など、特定の条件に合うコンタクト情報のみをNotionに連携したい場合に最適な連携です。
条件を指定して自動でNotionにデータを追加することで、<span class="mark-yellow">重要な顧客情報や対応履歴を効率的にNotionに集約し、分析や報告に活用しやすくなります。</span>
NotionやFreshdeskのAPIを活用することで、情報管理や顧客サポート業務を効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが用意されているため、日々の作業をスムーズに進められます。
Notionを活用した自動化では、社内の情報整理や外部ツールとの連携が容易になります！
例えば、Notionで追加されたデータをGoogle スプレッドシートに反映すれば、データ集計作業が効率化されます。
また、新規ページの作成をトリガーにGoogle Driveのフォルダを作成し、担当者にタスクを振り分けることで、チームの作業フローがスムーズになります。
Freshdeskを利用した自動化は、顧客サポートの対応スピードを高めるのに有効です。
チケット作成をトリガーにSlackやGoogle Chatへ通知することで、サポートチームは状況をすぐに把握できます。
さらに、Googleフォームの回答を自動でFreshdeskにコンタクトとして追加すれば、顧客対応の準備を効率化し、サポート品質の向上につながります！
NotionとFreshdeskの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたコンタクト情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は正確な情報に基づいて迅速に業務を進められるようになり、本来注力すべき顧客対応やデータ分析といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：NotionとFreshdeskで双方向の同期は可能ですか？
A：はい、可能です。
今回ご紹介したテンプレートはNotionからFreshdeskへと連携するものでしたが、YoomにはFreshdeskからNotionへと連携するテンプレートもございます。
どちらも使用していただくことで双方向の同期を実現可能です。
また、テンプレートは編集可能ですので、1つのテンプレートをカスタマイズして実現することもできます。
Q：連携が失敗した場合、どうやって気づき、対処できますか？
A：運用中に連携でエラーが出た場合はフローボットが停止し、Yoomにご登録いただいているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などが記載されておりますので、ご確認ください。
原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
Q：コンタクト情報以外も連携できますか？
A：はい、可能です。
チケットの作成や返信、会社情報の作成や削除などの連携もできます。
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