Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知する方法

[Yoomとは]

Notionに追加した内容をGoogle Chatに通知する方法

Notionのデータベースにレコードが追加されたことをNotionのAPIを利用して検知し、Google Chatの提供するAPIを用いて指定のスペースに通知を送ることで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミングの知識がなくても簡単に実現できます。

• YoomとNotion、Google Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをON

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：NotionとGoogle Chatをマイアプリ連携

Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。

Google Chat(OAuth)のマイアプリ連携

「Sign in with Google」をクリックして、連携を開始しましょう。

連携には2項目の入力が必要です。ヘルプページを参考に、値を取得しましょう。
Google Cloud Platformにログインして、新しいプロジェクトを作成します。

プロジェクトを作成したら、左側メニューからライブラリへと移動します。

Google Chatを検索し、APIを有効化します。

有効化をしたら「構成」のタブを開いて、ヘルプページに従って設定を進めましょう。

すべて設定をして、Yoomの画面で必要な情報を入力し「登録する」をクリックしたらマイアプリ連携完了です。

続いて、フローの詳細設定に移ります。
下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガー設定

まずはNotionでトリガー設定をしていきましょう。

1ページ目は、マイアプリ連携をしたNotionのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報の確認とタイトルの修正をしたら次に進みます。

次のページでは、トリガーの起動間隔を設定します。

トリガーの起動間隔は5分から60分まで設定できますが、Yoomのプランによって選択できないものがあるので、注意が必要です。

両方とも入力をしたら、指定したデータベースを更新(作成した場合はそのまま)してから「テスト」をクリックしてください。

今回はタスクに関するページのデータベースを使用してテストを行いました。
テストが成功するとアウトプットが取得できます。

Google Chatの通知に追加したい情報がある場合は、こちらを参考に「＋取得する値を追加」からアウトプットを追加してください。

アウトプットを確認したら「保存する」でトリガーの設定は完了です。

ステップ3：Google Chatに通知する設定

次にNotionの情報をGoogle Chatに通知するための設定です。
1ページ目は、Notionと同様にアカウント情報とタイトルの修正を行ってください。

スペースIDなどの必須項目を入力して、通知するメッセージの詳細を設定します。

アウトプットを活用しながら、通知させたい内容を指定していきましょう。
すべて設定ができたら「テスト」をクリックして、Google Chatの通知を確認しましょう。

指定通りの通知が届けば「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしましょう。

これでNotionの情報がGoogle Chatに自動で通知されるようになりました。
設定したフローは以下のものです。

さらに自動化するには

スケジュールトリガーで情報を取得する

Notionで取り扱っている情報によっては、その都度通知される必要がないものもあるかもしれません。
たとえば、タスク管理であれば「毎週月曜日に今月末が期限のものだけを通知する」ということができます。

2番目の設定で、タスクの期限を条件にしておけば設定することができます。

他にも、タスク名や優先度で条件付けをすることもできます。
Notionで取得する情報に合わせて、条件を設定してみましょう。

メールの受信をトリガーに変更

Notionに直接データを登録せずに、メールの情報を取得してNotonに自動追加、Google Chat通知まで自動化することができます。

メールのタイトルに「タスク」と含むものを受信したらフローが動くように設定し、メールの本文の情報をアウトプットで取得します。
その情報をNotionに追加、通知という流れです。

メールトリガーにすることで、Notionを使っていない相手からの情報も効率よく取得することができそうですね。

NotionやGoogle Chatを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやGoogle ChatのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとGoogle Chatのその他の自動化例

Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知したり、SmartHRの情報をNotionに追加した後にGoogle Chatに通知することができます。
また、クラウドサインで締結が完了した後にNotionデータベースを更新して通知することも可能です。

Notionを活用した自動化例

Notionでページが作成されたら、フォルダを作成する

連携により、関連する情報へ簡単にアクセスできるようになることが予想されます。

Notionに情報が追加されたら通知する

Notionのデータベースに情報が追加されたら通知するフローボットです。

登録された会社情報をNotionに追加する

新しい情報が登録されたら、Notionのデータベースに追加するフローボットです。

Google Chatを活用した自動化例

課題が追加されたらGoogle Chatに通知する

Google Chatのスペースに通知が届くことにより、関係者は作成された課題を把握しやすくなることが予想されます。

Google Chatで投稿されたら情報を登録する

Google Chatのメッセージを転記する手間を省けるので、作業時間の短縮につながります。

NotionとGoogle Chatを連携するメリットと具体的な利用シーン

メリット1：チーム内での情報共有の迅速化

Notionに情報が追加されると、Google Chatを通じてチーム全員に通知が届くため、メンバーが最新の情報を把握しやすくなります。
<span class="mark-yellow">手動での連絡や情報共有にかかる手間が削減され、業務の効率が向上するでしょう。</span>
また、通知を見たメンバーが適切なアクションを取ることで、チーム全体の作業スピードを維持しやすくなります。

たとえば、社内のFAQや業務手順をまとめたNotionのデータベースに新しい項目が追加された場合、それをGoogle Chatに通知することで、全員が変更点を認識できます。
‍これにより、必要な情報が適切に行き渡り、無駄な質問や確認作業を減らすことにつながるでしょう。

メリット2：タスク管理の効率化

タスク管理でNotionを使用している場合、<span class="mark-yellow">新しいタスクが追加されたことをGoogle Chatで通知できるため、担当者が見落とすリスクを軽減できます。</span>
タスクの追加や変更に気付かず対応が遅れると、業務全体の進行に影響を及ぼす可能性がありますが、この仕組みによって適切なタイミングで行動を起こしやすくなります。

たとえば、プロジェクトの進行状況を管理するNotionのデータベースに、新たなタスクが追加された際にGoogle Chatへ通知することで、関係者が次に何をすべきかを把握しやすくなります。
‍これにより、タスクの優先度や担当者の認識を揃え、スムーズな業務進行をサポートするでしょう。

メリット3：プロジェクトの透明性向上

Notionのデータベースに記録された情報がGoogle Chatへ通知されることで、プロジェクトの進捗状況や変更点を関係者全員が把握しやすくなります。
これにより、<span class="mark-yellow">認識のズレや情報の行き違いを防ぎ、スムーズな業務運営につながります。</span>

たとえば、開発チームがNotionで進捗管理を行っている場合、各タスクのステータス変更をGoogle Chatに通知することで、マネージャーや他部署のメンバーも現在の状況を正確に把握できます。
これにより、適切なサポートやリソース調整がしやすくなり、プロジェクト全体の円滑な進行が期待できます。

まとめ

NotionとGoogle Chatの連携をYoomで実現することで、チーム内の情報共有がスムーズになり、業務の効率化が期待できます。
手作業での通知が不要になるため、情報の伝達ミスを減らし、チーム全員が適切なタイミングで必要な情報を把握しやすくなるでしょう。

さらに、Yoomはプログラミングの知識がなくても簡単に使えるノーコードツールなので、誰でも直感的に設定できます。
まずは2週間の無料登録をして、NotionとGoogle Chatの自動連携を試してみませんか？