2024/08/20
アプリ同士の連携方法

NotionとGoogle Chatの連携|アンケートの回答がきたら自動通知!

s.yamashita

目次

Notionはタスク管理や情報の整理に優れたツールとして、多くの企業で利用されています。NotionとGoogle Chatを連携することで、チーム内のコミュニケーションがよりスムーズに進み、業務の効率化が期待できます。この記事ではNotionとGoogle Chatの連携メリットだけでなく、ノーコードツールYoomを活用して簡単にアプリを連携する方法を画像付きでご紹介します!

ぜひ最後までご覧ください。

NotionとGoogle Chatを連携するメリット

ここではNotionとGoogle Chatを連携するメリットを2つご紹介します。

メリット1: リアルタイムでの情報共有

アンケートの回答がNotionに登録されたらGoogle Chatに通知が送られるため、リアルタイムでその情報を共有することができます。これにより特定のタイミングで集計や確認を待つ必要がなく、最新のアンケート結果をもとにした迅速な対応が可能になります。たとえば<span class="mark-yellow">アンケート機能を利用した問い合わせ対応をする場合、このリアルタイム通知の環境があれば、問い合わせに迅速に対応できる</span>はずです。このようにGoogle Chatの通知を確認するだけで最新情報を受け取れるため、他のアプリケーションにアクセスする手間が省ける点も嬉しいポイントです。

メリット2: 手動作業の削減

アンケートの回答を個別に確認し、それを手動で共有するワークフローを自動化することで作業効率の向上が期待できます。自動化をすることで、<span class="mark-yellow">作業時間の短縮に加えて手動作業によるミスや見落としのリスクが軽減される点が大きなメリットです。</span>また、手動での作業に費やしていた時間を他の重要な業務に振り向けることができるため、全体的なリソースに余裕ができるはずです。特にアンケートの結果が頻繁に発生する環境の方におすすめのアプリ連携と言えるでしょう。

Yoomとは?

Yoomは日々の事務作業を自動化して、業務の効率化を図りたい方におすすめの次世代自動化ツールです!API連携はエンジニアではないユーザーにとっては難しい作業ですが、<span class="mark-yellow">Yoomは専門的な知識や複雑なコーディングは不要で、直観的な操作でアプリを一元管理できるので非常に便利です。</span>

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さまざまな自動化テンプレートがすでに用意されているので、あなたの業務にも取り入れられる自動化フローが見つかるかもしれません。
ぜひ一度、テンプレート一覧もチェックしてみてください!

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NotionとGoogle Chatの連携フローの作り方

紹介する基本テンプレのSlugをdisplay_template_idに挿入して、アプリ連携・トリガー・アクションをスクショ込みで説明してください。

①マイアプリ連携

まずYoomにログインをして、左メニューにある「マイアプリ」を選択します。
画面遷移後に「+新規接続」を押下してください。

連携したいアプリを選択し、画面に従ってログイン・サインインをすることで連携が完了します。
登録が完了すると、マイアプリの一覧にアイコンが表示されます。

②既存のテンプレートをコピーする

Notionのページにアンケートの回答情報が作成されたらGoogle Chatに通知する

上記のテンプレートを使用することで簡単に自動化ができます。
まずはYoomでマイプロジェクトを開き、「+新規接続」を押下してください。

次に「テンプレートギャラリーから作成」を押下します。

右上の検索窓で先ほどのテンプレートタイトル(Notionのページにアンケートの回答情報が作成されたらGoogle Chatに通知する)を入力して検索します。
表示されたテンプレートの右側に青字で「テンプレート作成」とあるので選択してください。

これでテンプレートのコピーまで完了しました。よく見ると画面上に赤い「!」が表示されているのが分かるかと思います。
次は各トリガーの設定を進めて、このエラーマークを消していく作業に入ります。

③トリガーの設定

まずは「ページが作成または更新されたら」を選択し、必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報(メールアドレス)を入力してください。

[設定方法]

  • トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選べます。※プランによって起動間隔の選択内容が変わります。

動作確認としてテストボタンが設置されているので、必要があれば試してみてください。

画面下部までスクロールすると詳細設定の項目があり、同時に50件以上起動された場合の処理方法を指定することができます。
「保存する」を押すことで設定を保存して最初の画面に戻れます。

「ページが作成または更新されたら」の横についていたエラーマークが消えているのを確認してください。
ここでエラーマークが消えていない場合は設定がうまくできていない状態になります。

次は「Google Chatに通知する」の設定です。
先ほどと同様に必要事項を入力して設定していきます。
連携するアカウント情報(メールアドレス)を入力して、「次へ」を押下してください。

[設定方法]

  • スペースID:GoogleチャットURL内の「/space/」以降の文字列がスペースIDとなります。例)AAAA3b8XTvw
  • キー:「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「key=」以降の文字列を記載してください。
  • トークン:「スペース名 > Webhookを管理」から取得したWebhookURL内の「token=」以降の文字列を記載してください。その際、末尾の「%3D」は削除してください。
  • メッセージ内容:送信したいメッセージ内容を任意で設定してください。

動作確認としてテストボタンが設置されているので、必要があれば試してみてください。

詳細設定では以下の項目が設定可能です。

  • APIレスポンスがエラーだった場合の動作設定:エラーレスポンス(400系)だった場合でも次のオペレーションに進む
  • 事前確認設定:実行する前に確認する
  • 自動リトライ設定:オペレーションの実行に失敗した場合、最大で5回自動でリトライする(5分、30分、1時間、3時間、6時間後)
  • 実行インターバル(秒):設定した秒数を待機した後にオペレーションを実行します。

設定が完了したら「保存する」を押してください。

最後に「ページが作成または更新されたら」の横にあるトリガー設定をONにしてください。

これで「Notionのページにアンケートの回答情報が作成されたらGoogle Chatに通知する」の設定はすべて完了になります。
おつかれさまでした!

まとめ

ここまで、NotionとGoogle Chatを連携させることで、アンケートの回答がNotionに登録された際に自動でGoogle Chatに通知が送られる方法を紹介してきました。この連携によりリアルタイムで最新の情報をチーム全体に共有できるため、迅速な意思決定が可能になります。また、手動での確認作業を削減できるので、人的ミスのリスクを軽減することで業務の効率化が期待できます。Yoomはノーコードで直観的な操作が可能なので、アプリ連携初心者の方におすすめです。ぜひこの記事を参考にしてNotionとGoogle Chatを連携してみてください!

[アプリ別テンプレート一覧]
Notion
Google Chat

この記事を書いた人
s.yamashita
某上場企業のBPO事業部でSVを3年、メディア記事の編集・執筆を2年半ほど経験してきました。 他社からの委託業務を担当する仕事柄、多種多様なアプリを使用する機会がありました。 どうにか作業の効率化ができないかと悩んでいた時にYoomを知り、簡単にアプリ同士を連携させて自動化フローを作れることに感動したのを今でも覚えています! メディア記事に携わっていた経験を活かし、Yoomの魅力を分かりやすく伝えることで、みなさんの業務効率化をお手伝いできたら嬉しいです。
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