・
みなさん、会議の議事録ってどのように管理されていますか？
以前は当たり前だった紙での議事録共有ですが、今はデータで共有している企業も多いと思います。
でも、議事録の作成や共有のための連絡は、まだ手動ではありませんか？
そこで今回は、NotionとGoogle Chatを連携し、議事録の内容を自動で要約して通知する方法を紹介します。
この自動化によって、議事録作成の手間やメンバーへの通知の負担が軽減されます。
また、連携はノーコードで連携できるYoomを使います。
詳しい手順も説明しますので、ぜひ参考にしてみてください！
メリット1: 時間の節約
NotionとGoogle Chatを連携することで、議事録の内容が自動で要約され、Google Chatに通知されます。
この自動化によって、議事録作成の時間やメンバーへの通知する時間の大幅な節約が見込めます。
プロジェクトマネージャーやチームリーダーにとっては、他の重要なタスクに集中できる時間が増えるため、業務全体の生産性向上も期待できます。
メリット2: 情報の一貫性
手動で要約を作成すると、場合によっては担当者によって情報の質や内容にばらつきが生じることがあります。
しかし、自動化された要約機能を使用することで、一貫した情報が作成される可能性が高くなり、入力ミスも発生しにくくなります。
これにより、チーム全体が同じ情報を基に行動でき、誤解や行き違いを減らす効果が期待されます。
[Yoomとは]
ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録
はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ
Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。
ステップ2: テンプレートの選択
今回は、【Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知する】というフローを作成します。
このフローを活用することによって、チームメンバーは議事録全体を読むことなく、重要なポイントを素早く把握することができます。
会議に参加できなかったメンバーや時間がないメンバーでも要点を把握できるため、情報共有の効率化が図れ、チーム全体の生産性も見込めます。
また、自動化によって通知の重複や漏れなどのヒューマンエラーを軽減し、共有情報の正確性も見込めます。
ステップ3:NotionとGoogle Chatの連携設定
1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。
2)以下のような表示が出てきます。
指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。使用しやすいように変更してください。
3)「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
4)連携するアカウント情報の入力を確認して、「次へ」をクリックします。
5)トリガーの起動間隔を選択し、データソースIDが入力できたら、「テスト」をクリックします。
データソースIDはアプリ登録ができていれば、候補から選択することが可能です。
事前に作成したデータベースを選択してください。
テストが成功したら「保存」します。
6)次は条件に応じてフローを分岐する設定を行います。「分岐 分岐する」をクリックしましょう。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
7)続いて、「データベースを操作する レコードを取得する（ID検索）」のアイコンをクリックします。
連携するアカウント情報が正しいかを確認しましょう。
次にデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。
データベースIDはアプリ登録ができていれば、候補から選択することが可能です。
アプリトリガーで設定したデータベースと同じIDを選択してください。
8)「取得したいレコードの条件」を入力します。
先に連携したNotionの情報を引用できるので、「ID」を候補から選択します。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
9)フローに戻ったら、「要約する」のアイコンをクリックします。
10)アクションは「GPT4o-mini｜15,000文字以内の文章の要約（2タスク）」を選択して、「次へ」をクリックします。（アクション名の右側「変更」を押下すると、実行アクションを変更できます。）
11)各項目を入力します。
「要約対象のテキスト」は取得した値から選択します。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
12)フローに戻ったら、「アプリと連携する Google Chatに通知する」のアイコンをクリックします。
13)連携するアカウント情報を確認して、「次へ」をクリックします。
14)スペースのリソース名を候補から選択、もしくは直接入力してください。
15)メッセージ内容を入力します。
先に取得した要約情報を引用できるので、候補から選択します。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。
16)これで【Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してGoogle Chatに通知する】というフローの完成です。
17)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。
フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
NotionとGoogle Chatの連携を活用するために、Yoomには他にも便利な自動化テンプレートが用意されています。
1.Notionの任意のデータベースに情報が追加されたら、Google Chatに通知するフローです。
Notionのデータベースへの登録または更新によってトリガーが起動するため、チームでスムーズに最新情報を共有することができ、効率的なチーム運営が期待できます。
作成日時や更新日時を用いて、登録のときと更新のときのルートを分岐させると言った高度なフローも作成することができます。
2.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
Notionデータベースから本日期限のタスクが自動でGoogle Chatに通知されるため、手動での通知作業が不要になります。
タスク情報を一括で通知することで各メンバーの作業が可視化されるため、スムーズな業務運営が見込めます。
■概要
毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionで情報を集約している方
・プロジェクトのタスクを一元管理しているプロジェクトマネージャー
・進捗管理でNotionを活用している方
2.Google Chatを使って情報を共有している方
・進捗状況やタスクの共有を行っているプロジェクトリーダー
・連絡事項の共有でGoogle Chatを使っている方
■このテンプレートを使うメリット
Notionの情報をGoogle Chatで連携する場合、都度通知をする必要があり手間です。
また、通知が遅れてしまうとリアルタイムでの情報共有が出来ず、チーム間の認識が統一されない可能性が出てきます。
Google Chatによる通知作業を自動化したいと考えている方に、このテンプレートは適しています。
このテンプレートは、Notionデータベースから本日期限のタスクをGoogle Chatに自動で通知できるため、手動による通知作業が不要になります。
タスク情報を一括で通知することで各メンバーの作業が可視化されるため、認識齟齬も減り業務をスムーズに進めることが可能です。
■注意事項
・Notion、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
3.Notionのページにアンケートの回答情報が作成されたらGoogle Chatに通知するフローです。
新しい回答が追加されると直ぐにGoogle Chatのスペースにへ通知が届き、チームメンバー全員が回答内容をすぐに確認できます。
これにより顧客の声をタイムリーに把握して、素早く行動できるので、顧客満足度向上が見込めます。
■概要
Notionのページにアンケートの回答情報が作成されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Notionでアンケートを作成・管理する担当者
・アンケート回答をリアルタイムで把握して迅速な対応や分析を行いたい方
・新しい回答が投稿されたらGoogle Chatで通知を受け取りたい方
・特定の質問への回答や特定の条件を満たす回答があった場合に、特定のメンバーに通知したい方
2.アンケート結果を分析する担当者
・新しい回答が投稿されたことをいち早く知り分析を開始したい方
・回答内容に応じて、Google Chatで特定のメンバーに通知して迅速に対応を依頼したい方
■このテンプレートを使うメリット
Notionはアンケート結果の収集や共有に便利なツールですが、新しい回答が追加されたことに気づかず対応が遅れてしまうことがあります。複数のアンケートを同時に実施している場合やチームメンバーが離れた場所で作業している場合などにおいてNotionのページを常にチェックすることは難しいです。
このフローを活用すれば、新しい回答が追加されると直ぐにGoogle Chatのスペースにへ通知が届きチームメンバー全員が回答内容をすぐに確認して迅速な対応を取ることができます。これにより顧客の声をタイムリーに把握して顧客満足度向上に繋げることができます。
■注意事項
・Notion、ChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
まとめ
NotionとGoogle Chatの連携をを連携させることで、議事録の要約と自動通知を実現する方法を紹介しました。
この自動化によって、手間を大幅に削減し、情報の一貫性を保ちながら効率的にチーム全体へ通知を行うことが実現できそうです。
連携はYoomを使用して設定することで、ノーコードで簡単に連携が可能になり、技術的な知識がなくても安心して利用できます。
ぜひ、このブログを参考にみなさんもアプリ連携にチャレンジしてみてください！
