Notionでステータスが更新されたらGoogle Workspaceに新規ユーザー追加
新入社員の入社準備における進捗状況を、Notionで管理している方におすすめのフローです。
また、正社員だけでなく、アルバイトや契約社員などさまざまな雇用形態があり、雇用形態ごとにアカウントの発行有無を判断している場合にも活用できます。
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社員情報や業務の進捗をNotionで管理しつつ、メールやカレンダーの設定はGoogle Workspaceで行う…そんな使い方をしている企業も多いのではないでしょうか。
ですが、両者の情報を手作業で転記していると、ミスが発生したり、更新の手間がかかったりと、日々の業務に影響が出てしまいます。
とはいえ、NotionとGoogle Workspaceを自動で連携しようとすると、APIやプログラミングの知識が必要になり、導入のハードルが高く感じられるかもしれません。
そこでこの記事では、<span class="mark-yellow">ノーコードツールのYoomを使って、誰でも簡単にNotionとGoogle Workspaceのデータを連携できる方法をご紹介します。</span>
情報の整合性を保ちながら業務を効率化したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にNotionとGoogle Workspaceの連携が可能です。
YoomにはあらかじめNotionとGoogle Workspaceを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
NotionとGoogle WorkspaceのAPIを連携すれば、NotionのデータをGoogle Workspaceに自動的に連携することが可能になります！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにNotionとGoogle Workspaceの連携を実際に体験できます。登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
<span class="mark-yellow">新規ユーザーの追加作業が多い場合や、社員情報をNotionで管理している場合にオススメのフローです。</span>
新入社員の入社準備における進捗状況を、Notionで管理している方におすすめのフローです。
また、正社員だけでなく、アルバイトや契約社員などさまざまな雇用形態があり、雇用形態ごとにアカウントの発行有無を判断している場合にも活用できます。
Notionから情報を転記してGoogle Workspaceに新規ユーザーを追加している方にオススメのフローです。
それでは、さっそくNotionとGoogle Workspaceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとGoogle Workspaceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は、Notionでページが作成されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けると以下の通りです。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
※マイアプリ連携の前にフローで使用するアプリを作成しておくことをおすすめします。連携後に作成すると、再連携が必要な場合があります。
Notionのアプリを検索するとログイン画面が表示されます。
ログイン情報を入力しましょう。
ログインすると、Yoomへのアクセス許可の画面が表示されます。
内容を確認し、「ページを選択する」をクリックします。
次に、どのページへのアクセスを許可するのかチェックを入れましょう。
選び終わったら「アクセスを許可する」をクリックして、連携完了です！
※Google Workspaceは「チームプラン・サクセスプラン」をご利用の方向けのアプリです。フリープランやミニプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあります。トライアル期間中なら、普段は制限されているGoogle Workspaceも問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会にいろいろと体験してみてくださいね！
Google Workspaceのアプリを検索するとログインページが表示されます。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携したいアカウントを選択します。
Yoomとの共有に関する画面が表示されたら内容を確認して、「次へ」を押します。
アクセス権限付与の画面が表示されたら、アクセス範囲を選択して「続行」をクリックします。
これで、Google Workspaceのマイアプリ連携も完了です！
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、このような画面が表示されます。
設定を再開する場合は、マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「トリガーアクション」：「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択
まずは「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
早めにGoogle Workspaceでの処理を反映させたい場合は、短い間隔で設定しましょう！
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に「データベースID」を赤枠の説明文に従いながら、入力していきましょう。
※詳しい「データベースID」の確認方法はこちらをご確認ください。
今回はテスト用として、Notionにこのようなテーブルを作成し、そのデータベースIDを入力しています。
入力が完了したら「テスト」を押します。
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
さらにスクロールしていくと、アウトプットが表示されます。
このアウトプットは連携作業を行う際に使用するので、確認しておきましょう！
確認できたら「保存する」をクリックします。
※アウトプットに関する詳しい説明はこちらをご確認ください。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを取得する（ID検索）」を選択
次に、再度「データベースID」を入力します。
ステップ3のように手入力をすることもできますが、候補から選択すると簡単に入力することができます！
入力欄をクリックすると、候補が表示されるので選びましょう。
取得したいレコードの条件を入力します。
ステップ3で取得したアウトプットを活用して、入力していきます。
今回は「オブジェクトID」を選択する方法を説明します！
①入力欄をクリックして、アウトプットを表示
②「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリック
③「オブジェクトID」を選択
入力完了後「テスト」を押します。
テスト成功の文字とアウトプットが表示されたのを確認して「保存する」をクリックしましょう。
「新規ユーザーを追加」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Google Workspaceと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「アクション」：「新規ユーザーを追加」を選択
上から順番にアウトプットを活用して入力していきましょう。
まずは「姓」からです！
同じ要領で、Google Workspaceに登録する上で必要な情報を全て入力していきます。
入力完了後「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
以上が、Notionでページが作成されたら、Google Workspaceに新規ユーザーを追加するための連携手順になります！
今回はNotionからGoogle Workspaceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle WorkspaceからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、以下のテンプレートも併せてご利用ください。
Google WorkspaceとNotionで従業員情報を二重管理している中で、転記作業を効率化したい方や、従業員の追加漏れを防ぎたい方にオススメのフローです。
部署異動など定期的にユーザー情報の変更が発生する場合、更新漏れを防ぐことができるため管理作業の負担を軽減したい方にオススメのフローです。
NotionとGoogle Workspaceの連携に限らず、それぞれのAPIを活用することで、日々の業務をさらに効率化することが可能です。もし気になる自動化例があれば、ぜひこちらもお試しください！
他のアプリに登録されたデータを自動追加することが可能です。また、データ追加や更新を知らせる通知作業やファイル移動作業も自動化できるため、業務遂行がスムーズになるでしょう！
ユーザーの新規追加、ユーザー情報の更新、自動通知を自動化することができます。他にもメール送信との連携も可能なため、IT管理者だけでなく採用担当者などにもオススメの自動化です。
NotionとGoogle Workspaceを連携することで、情報の管理や業務の流れがぐっとスムーズになるでしょう。
自分で設定するのは難しそう…と感じていた方も、Yoomを使えばプログラミングの知識がなくても直感的な操作で設定可能！
テンプレートを活用すれば、誰でもかんたんに連携フローを作成できます。まずは無料で始められるので、Yoomに登録してデータ連携を体験してみませんか？
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