NotionとHRMOSを連携して、アプリ間での従業員情報の登録を自動化してみた！

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• NotionとHRMOSをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、NotionとHRMOSの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:NotionとHRMOSをマイアプリ登録

NotionとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズになります。

それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、検索欄でNotionを検索するか、その下のアプリ一覧から探してください。

以下の画面に移行したら、右下の「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面では、アクセスを許可するページの設定を行います。
許可するページにチェックを入れましょう。
完了したら、「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、HRMOSのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じようにHRMOSを検索欄で検索するか、アプリ一覧から探してください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法については、こちらを確認しましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、NotionとHRMOSがマイアプリ欄に表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更しましょう。
Notionで特定のデータベースのページが作成されたら、フローボットを起動する設定を行うので、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
  

以下の設定方法を確認してください。
データベースIDの確認方法は、こちらから確認しましょう。

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
• 「データベースID」→Notionの該当するページのURLから設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Notionのレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
  

Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
※テーブルビューを使用しましょう。
「入社日」は必ず「2024-11-18」といった形式で設定します。
今回は次のように設定しました。

Yoom画面に戻って、先ほどと同様に「データベースID」を設定します。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用して設定します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、設定できます。
以下のように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、HRMOSの設定を行うので、「社員を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可
• 「HRMOSと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
• 「アクション」→社員を登録
  

以下の画面が表示されるので、「姓」を設定してください。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用して、設定しましょう。
他の項目も同じように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

‍ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとHRMOSの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

HRMOSを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら、自動的にHRMOSも更新するフローです。
従業員情報がGoogle スプレッドシートで更新されると、自動的にHRMOSも更新されます。
更新が自動化されるので、更新忘れや漏れを防ぐことができます。

2.Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して自動通知するフローです。
登録されたメールアドレスをChatworkに送付して、自動的に登録内容を検索し、データを取得することができます。
Chatworkを通じて社員情報を取得することで、データにスムーズにアクセスできるでしょう。

3.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動でHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
フォームに新入社員のデータを登録すると、HRMOSに自動で登録され、手作業が不要になります。
Slackに通知することで、データの確認が容易になるでしょう。

まとめ

本記事では、従業員情報をNotionに登録した際に、自動的にHRMOSに反映させるフローをご紹介しました。
これにより、従業員登録のプロセスが簡素化され、業務効率向上が期待できます。
また、データの一元管理により、正確なデータ管理につながるかもしれません。

Yoomで自動化を導入して、従業員登録をもっと楽にしましょう。