2024/11/18
アプリ同士の連携方法

NotionとHRMOSを連携して、Notionで従業員情報が登録されたらHRMOSに自動登録する方法

m.wadazumi
NotionとHRMOSの連携イメージ

目次

従業員情報の登録作業に時間がかかるとお悩みの方に朗報です。
この記事では、NotionとHRMOSを連携し、登録作業を自動化する方法を解説します。
これにより、手作業がなくなり、データの一元管理が可能になります。
また、データの正確性が向上し、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。

こんな方におすすめ

  • NotionとHRMOSを利用していて、システム同士の情報連携に手間取っている方
  • データを一元管理して業務を効率化させたいと考えている方
  • 従業員データの登録頻度が高く、入力時間やミスを削減させたい方

NotionとHRMOSの連携メリットと具体例

メリット1:エラーやデータの不一致を防ぐ

NotionとHRMOSを連携することで、手入力を削減でき、フォーマットの不一致や入力ミスを防ぎます。
たとえば、従業員データをNotionに登録し、HRMOSに手動で転記する場合、エラーやデータの不整合が起こりやすくなります。
しかし、自動化を導入することで、これらの問題を解消することができます。
その結果、<span class="mark-yellow">正確なデータを確認でき、従業員データの管理がスムーズになるでしょう。
さらに、担当者は手入力にかかる労力を削減でき、優先度の高い業務に集中できます。
</span>

メリット2:作業時間を短縮する

手作業でNotionの従業員データをHRMOSに転記する場合、名前や連絡先を1つずつ丁寧に入力する必要があります。
しかし、Notionに記録された従業員データをHRMOSに自動転記すると、手入力が不要になるため、作業時間を短縮できるでしょう。
たとえば、新規に従業員を採用した際でも、Notionに記録した従業員データがHRMOSに自動的に反映されるため、間違いがないように確認しながら登録する必要がなくなります。
これにより、<span class="mark-yellow">担当者は入力作業から解放され、業務のスピードアップが期待できます。</span>

メリット3:データを一元管理できる

NotionとHRMOS連携のメリットの1つとして、従業員データの一元管理が挙げられます。
たとえば、Notionに記録した従業員データをHRMOSに自動反映することで、何度も同じデータを登録する必要がなくなります。
これにより、<span class="mark-yellow">どちらのデータを確認しても同様に登録されているため、異なるシステムを切り替える手間が省けます。</span>
また、データが常に最新の状態で登録されるので、部門間の連携がしやすくなるでしょう。

NotionとHRMOSを連携し、Yoomを活用する自動化方法をご紹介します。

[Yoomとは]

NotionとHRMOSの連携フローの作り方

今回は「Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • NotionとHRMOSをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、NotionとHRMOSの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:NotionとHRMOSをマイアプリ登録

NotionとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズになります。

それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、検索欄でNotionを検索するか、その下のアプリ一覧から探してください。

以下の画面に移行したら、右下の「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面では、アクセスを許可するページの設定を行います。
許可するページにチェックを入れましょう。
完了したら、「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、HRMOSのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じようにHRMOSを検索欄で検索するか、アプリ一覧から探してください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法については、こちらを確認しましょう。

両方のマイアプリ登録が完了したら、NotionとHRMOSがマイアプリ欄に表示されます。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更しましょう。
Notionで特定のデータベースのページが作成されたら、フローボットを起動する設定を行うので、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
  • 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の設定方法を確認してください。
データベースIDの確認方法は、こちらから確認しましょう。

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

  • 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
    ※プランによってトリガーの起動間隔は異なるため、注意してください。
  • 「データベースID」→Notionの該当するページのURLから設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Notionのレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→自由に変更可
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
  • 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
※テーブルビューを使用しましょう。
「入社日」は必ず「2024-11-18」といった形式で設定します。
今回は次のように設定しました。

Yoom画面に戻って、先ほどと同様に「データベースID」を設定します。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用して設定します。
アウトプットは赤枠内の矢印をクリックすることで、設定できます。
以下のように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、HRMOSの設定を行うので、「社員を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可
  • 「HRMOSと連携するアカウント情報」→利用するアカウントか確認
  • 「アクション」→社員を登録

以下の画面が表示されるので、「姓」を設定してください。
「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用して、設定しましょう。
他の項目も同じように設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとHRMOSの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。

今回使用したテンプレートはこちらです。

HRMOSを使ったその他の自動化例

1.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら、自動的にHRMOSも更新するフローです。
従業員情報がGoogle スプレッドシートで更新されると、自動的にHRMOSも更新されます。
更新が自動化されるので、更新忘れや漏れを防ぐことができます。

2.Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して自動通知するフローです。
登録されたメールアドレスをChatworkに送付して、自動的に登録内容を検索し、データを取得することができます。
Chatworkを通じて社員情報を取得することで、データにスムーズにアクセスできるでしょう。

3.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動でHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
フォームに新入社員のデータを登録すると、HRMOSに自動で登録され、手作業が不要になります。
Slackに通知することで、データの確認が容易になるでしょう。

まとめ

本記事では、従業員情報をNotionに登録した際に、自動的にHRMOSに反映させるフローをご紹介しました。
これにより、従業員登録のプロセスが簡素化され、業務効率向上が期待できます。
また、データの一元管理により、正確なデータ管理につながるかもしれません。

Yoomで自動化を導入して、従業員登録をもっと楽にしましょう。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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