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従業員情報の登録作業に時間がかかるとお悩みの方に朗報です。
この記事では、NotionとHRMOSを連携し、登録作業を自動化する方法を解説します。
これにより、手作業がなくなり、データの一元管理が可能になります。
また、データの正確性が向上し、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
こんな方におすすめ
NotionとHRMOSの連携メリットと具体例
メリット1:エラーやデータの不一致を防ぐ
NotionとHRMOSを連携することで、手入力を削減でき、フォーマットの不一致や入力ミスを防ぎます。
たとえば、従業員データをNotionに登録し、HRMOSに手動で転記する場合、エラーやデータの不整合が起こりやすくなります。
しかし、自動化を導入することで、これらの問題を解消することができます。
その結果、正確なデータを確認でき、従業員データの管理がスムーズになるでしょう。
さらに、担当者は手入力にかかる労力を削減でき、優先度の高い業務に集中できます。
メリット2:作業時間を短縮する
手作業でNotionの従業員データをHRMOSに転記する場合、名前や連絡先を1つずつ丁寧に入力する必要があります。
しかし、Notionに記録された従業員データをHRMOSに自動転記すると、手入力が不要になるため、作業時間を短縮できるでしょう。
たとえば、新規に従業員を採用した際でも、Notionに記録した従業員データがHRMOSに自動的に反映されるため、間違いがないように確認しながら登録する必要がなくなります。
これにより、担当者は入力作業から解放され、業務のスピードアップが期待できます。
メリット3:データを一元管理できる
NotionとHRMOS連携のメリットの1つとして、従業員データの一元管理が挙げられます。
たとえば、Notionに記録した従業員データをHRMOSに自動反映することで、何度も同じデータを登録する必要がなくなります。
これにより、どちらのデータを確認しても同様に登録されているため、異なるシステムを切り替える手間が省けます。
また、データが常に最新の状態で登録されるので、部門間の連携がしやすくなるでしょう。
NotionとHRMOSを連携し、Yoomを活用する自動化方法をご紹介します。
[Yoomとは]
NotionとHRMOSの連携フローの作り方
今回は「Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:NotionとHRMOSをマイアプリ登録
NotionとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズになります。
それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄でNotionを検索するか、その下のアプリ一覧から探してください。
以下の画面に移行したら、右下の「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面では、アクセスを許可するページの設定を行います。
許可するページにチェックを入れましょう。
完了したら、「アクセスを許可する」をクリックします。
次に、HRMOSのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じようにHRMOSを検索欄で検索するか、アプリ一覧から探してください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法について
両方のマイアプリ登録が完了したら、NotionとHRMOSがマイアプリ欄に表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更しましょう。
Notionで特定のデータソースのページが作成されたら、フローボットを起動する設定を行うので、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合は、フローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionのレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
先ほどと同様に「データベースID」を設定します。
以下のように『候補』にIDが表示されるので、トリガーアクションで選択したIDと同じものを設定しましょう。
Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
※テーブルビューを使用しましょう。
「入社日」は必ず「2024-11-18」といった形式で設定します。
今回は次のように設定しました。
以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』を設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HRMOSの設定を行うので、「社員を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「姓」といった従業員情報を該当する項目へ設定してください。
以下の画像のように、「レコードを取得する（ID検索）」の『取得した値』を使用して、設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとHRMOSの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
HRMOSを使ったその他の自動化例
1.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら、自動的にHRMOSも更新するフローです。
従業員情報がGoogle スプレッドシートで更新されると、自動的にHRMOSも更新されます。
更新が自動化されるので、更新忘れや漏れを防ぐことができます。
■概要
Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたらHRMOSも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・情報の一元管理に活用している総務部門の方
・チーム内での同時編集により作業効率向上を目指す管理者
2.HRMOSを活用し、人事管理を行う企業
・採用活動の情報登録に使用している人事部担当者
・自社の従業員管理を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはシートの編集をチームで同時に行えるため、素早い情報の反映に有効的なツールです。
しかし、Google スプレッドシートで編集された情報のHRMOSへの再入力は、チーム全体の生産性向上を妨げる可能性があります。
チームのパフォーマンス向上を目指している方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートで行われた編集を、自動でHRMOSに反映するため、手作業の時間を省きます。
また引用した内容を使用して編集を行うため、ヒューマンエラーを未然に防ぎます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、HRMOSのそれぞれとYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
2.Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して自動通知するフローです。
登録されたメールアドレスをChatworkに送付して、自動的に登録内容を検索し、データを取得することができます。
Chatworkを通じて社員情報を取得することで、データにスムーズにアクセスできるでしょう。
■概要
Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSに連携して社員を検索し、検索内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の登録情報を管理する必要のある方
・事務職員やオフィスマネージャー
・人事部の担当者
・企業から業務委託を受けている社会保険労務士など士業の方
2.Chatworkを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っている総務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・登録のメールアドレスをChatworkに送付し、それを基に登録内容の検索をし内容を取得できるため、手入力の手間を省き、手入力によるミスを防ぎます。
・Chatworkへのメッセージ送付のみで詳細情報が取得できるため、時間を短縮し業務を効率化します。
・従業員情報の取得・検索にかかる時間を削減し、他の業務に時間を割くことができます。
・使い慣れたChatwork上で社員情報を検索できるため、従業員にとって利便性の向上を図ることができます。
・従業員はChatworkを通じて必要な社員情報を取得でき、情報へのアクセス性が向上して業務の効率化に繋がります。
■注意事項
・Chatwork、HRMOSのそれぞれとYoomを連携させてください。
3.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動でHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
フォームに新入社員のデータを登録すると、HRMOSに自動で登録され、手作業が不要になります。
Slackに通知することで、データの確認が容易になるでしょう。
■概要
Yoomの入力フォームに新入社員情報が入力されたら、HRMOSに社員情報を登録して、その内容をSlackにも通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.従業員の入社管理を行う方
・企業の人事部や総務部のご担当者
・企業から入社手続きを委託されている社会保険労務士や税理士の担当者
・支店を数多く持つ企業の統括部門の方
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
新しい従業員の入社手続きは人事労務の中で重要な仕事ではあるものの、人事労務管理ツールへの登録などは手間のかかる作業です。更に、社内で別のコミュニケーションツールも平行で運用している場合、毎回人事労務管理ツールに入力した情報を別のコミュニケーションツールにも手動で通知する必要があります。
この非効率な業務状況を打開したい方にこのフローは最適です。このフローを使うとYoomの入力フォームに新入社員情報が入力された時点で、HRMOSに対して社員情報を自動で登録されてSlackにも手入力することなく通知することができます。
■注意事項
・HRMOS、SlackのそれぞれをYoomを連携してください。
・HRMOSのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
まとめ
本記事では、従業員情報をNotionに登録した際に、自動的にHRMOSに反映させるフローをご紹介しました。
これにより、従業員登録のプロセスが簡素化され、業務効率向上が期待できます。
また、データの一元管理により、正確なデータ管理につながるかもしれません。
Yoomで自動化を導入して、従業員登録をもっと楽にしましょう。
