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従業員情報の登録作業に時間がかかるとお悩みの方に朗報です。
この記事では、NotionとHRMOSを連携し、登録作業を自動化する方法を解説します。
これにより、手作業がなくなり、データの一元管理が可能になります。
また、データの正確性が向上し、作業時間を大幅に短縮できるでしょう。
こんな方におすすめ
NotionとHRMOSの連携メリットと具体例
メリット1:エラーやデータの不一致を防ぐ
NotionとHRMOSを連携することで、手入力を削減でき、フォーマットの不一致や入力ミスを防ぎます。
たとえば、従業員データをNotionに登録し、HRMOSに手動で転記する場合、エラーやデータの不整合が起こりやすくなります。
しかし、自動化を導入することで、これらの問題を解消することができます。
その結果、正確なデータを確認でき、従業員データの管理がスムーズになるでしょう。
さらに、担当者は手入力にかかる労力を削減でき、優先度の高い業務に集中できます。
メリット2:作業時間を短縮する
手作業でNotionの従業員データをHRMOSに転記する場合、名前や連絡先を1つずつ丁寧に入力する必要があります。
しかし、Notionに記録された従業員データをHRMOSに自動転記すると、手入力が不要になるため、作業時間を短縮できるでしょう。
たとえば、新規に従業員を採用した際でも、Notionに記録した従業員データがHRMOSに自動的に反映されるため、間違いがないように確認しながら登録する必要がなくなります。
これにより、担当者は入力作業から解放され、業務のスピードアップが期待できます。
メリット3:データを一元管理できる
NotionとHRMOS連携のメリットの1つとして、従業員データの一元管理が挙げられます。
たとえば、Notionに記録した従業員データをHRMOSに自動反映することで、何度も同じデータを登録する必要がなくなります。
これにより、どちらのデータを確認しても同様に登録されているため、異なるシステムを切り替える手間が省けます。
また、データが常に最新の状態で登録されるので、部門間の連携がしやすくなるでしょう。
NotionとHRMOSを連携し、Yoomを活用する自動化方法をご紹介します。
[Yoomとは]
NotionとHRMOSの連携フローの作り方
今回は「Notionに登録された従業員情報をHRMOSに登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:NotionとHRMOSをマイアプリ登録
NotionとHRMOSをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリ登録を済ませておけば、自動化設定がスムーズになります。
それでは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、検索欄でNotionを検索するか、その下のアプリ一覧から探してください。
以下の画面に移行したら、右下の「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面では、アクセスを許可するページの設定を行います。
許可するページにチェックを入れましょう。
完了したら、「アクセスを許可する」をクリックします。
次に、HRMOSのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じようにHRMOSを検索欄で検索するか、アプリ一覧から探してください。
HRMOSのマイアプリ登録の方法について
両方のマイアプリ登録が完了したら、NotionとHRMOSがマイアプリ欄に表示されます。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認し、変更する場合は以下のページより変更しましょう。
Notionで特定のデータソースのページが作成されたら、フローボットを起動する設定を行うので、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くHRMOSのオペレーション設定
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合は、フローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionのレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
先ほどと同様に「データベースID」を設定します。
以下のように『候補』にIDが表示されるので、トリガーアクションで選択したIDと同じものを設定しましょう。
Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定してください。
※テーブルビューを使用しましょう。
「入社日」は必ず「2024-11-18」といった形式で設定します。
今回は次のように設定しました。
以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』を設定します。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、HRMOSの設定を行うので、「社員を登録」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されるので、「姓」といった従業員情報を該当する項目へ設定してください。
以下の画像のように、「レコードを取得する（ID検索）」の『取得した値』を使用して、設定しましょう。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、NotionとHRMOSの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正しく起動するか、確認しましょう。
今回使用したテンプレートはこちらです。
HRMOSを使ったその他の自動化例
1.Google スプレッドシートで従業員情報が更新されたら、自動的にHRMOSも更新するフローです。
従業員情報がGoogle スプレッドシートで更新されると、自動的にHRMOSも更新されます。
更新が自動化されるので、更新忘れや漏れを防ぐことができます。
2.Chatworkにメッセージが投稿されたら、HRMOSで社員を検索して自動通知するフローです。
登録されたメールアドレスをChatworkに送付して、自動的に登録内容を検索し、データを取得することができます。
Chatworkを通じて社員情報を取得することで、データにスムーズにアクセスできるでしょう。
3.入力フォームに新入社員情報が入力されたら、自動でHRMOSに登録し、その内容をSlackにも通知するフローです。
フォームに新入社員のデータを登録すると、HRMOSに自動で登録され、手作業が不要になります。
Slackに通知することで、データの確認が容易になるでしょう。
まとめ
本記事では、従業員情報をNotionに登録した際に、自動的にHRMOSに反映させるフローをご紹介しました。
これにより、従業員登録のプロセスが簡素化され、業務効率向上が期待できます。
また、データの一元管理により、正確なデータ管理につながるかもしれません。
Yoomで自動化を導入して、従業員登録をもっと楽にしましょう。
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