2024/11/08
アプリ同士の連携方法

Notionとジョーシスで従業員情報の登録を自動化してみた!

m.wadazumi
Notionとジョーシスの連携イメージ

目次

Notionとジョーシスを連携させて、従業員情報の登録を自動化しませんか?
この自動化により、入力手間が省け、より正確なデータ管理が期待できます。
また、Notionに従業員情報を登録するだけでジョーシスに自動反映されるため、登録は一度で済みます。
本記事では、Notionとジョーシスを連携させる手順と自動化の導入メリットをご紹介します。

こんな方におすすめ

  • 人事業務の自動化を検討していて、Notionやジョーシスを使ってデータの管理の精度を高めたいと考えている方
  • Notionとジョーシスを使った入社手続きを効率化したいと考えている人事労務担当者
  • 社内の従業員データが煩雑で、システム間のデータを同期したいと考えている方

Notionとジョーシスの連携メリットと具体例

メリット1:正確なデータ管理につながる

Notionとジョーシスを連携すると、正確なデータの管理が期待できます。
たとえば、Notionに従業員情報を登録すると、ジョーシスに自動反映されます。
これにより、<span class="mark-yellow">人事担当者はNotionに従業員情報を登録するだけでよくなり、登録ミスや確認漏れを防げるでしょう。</span>
従業員情報の管理が正確にできれば、給与処理などもミスなく行えるでしょう。
この自動化により、一貫性と正確性のあるデータ管理が実現できそうです。

メリット2:手間を削減できる

従業員情報を一度Notionに登録すれば、ジョーシスにも登録されるため、再入力が不要になります。
通常、複数のシステムに手作業で入力する必要があり、手間がかかることも少なくありません。
この自動化を導入すれば、<span class="mark-yellow">Notionに登録された従業員データをジョーシスに反映できるため、作業の効率化が期待できます。</span>
たとえば、新しく従業員が入社した際に、Notionに従業員番号やメールアドレスを登録すると、ジョーシスに同期することができます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、採用や研修業務に注力できるでしょう。

メリット3:時間短縮につながる

この自動化を活用することで、データ処理がスピーディーに進められるでしょう。
たとえば、入社時にNotionに従業員データを登録することで、ジョーシスにも自動反映され、ジョーシスのメンバー登録がスムーズに進むでしょう。
これにより、Notionとジョーシスにも従業員データが同期されるため、登録の遅延を防ぐことができます。
<span class="mark-yellow">特に、多くの従業員が入社する時期などは、手作業での登録は遅延が起こりやすくなるため、効果的な自動化と言えるでしょう。</span>

Notionとジョーシスを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

Notionとジョーシスの連携フローの作り方

今回は「Notionで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用すれば、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

  • Notionとジョーシスをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くジョーシスのオペレーション設定
  • トリガーボタンをONにして、Notionとジョーシスの連携動作を確認

Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録をしましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1:Notionとジョーシスをマイアプリ登録

NotionとジョーシスをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズになります。

Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

検索欄からNotionを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、ジョーシスのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」で一覧からジョーシスを探すか、検索してください。
以下の画面が表示されるので、「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」をジョーシスの管理画面から取得しましょう。
取得できたら以下のページで設定し、「追加」をクリックします。

Notionとジョーシスがマイプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定を行うため、以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
それでは、Notionの設定から行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くジョーシスのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→お好みで変更可
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
  • 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

  • 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
    ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
  • 「データベースID」→説明に沿って設定

設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Notionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する(ID検索)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

  • 「タイトル」→お好みで変更可
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
  • 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

Notionに移動して従業員情報をテスト用に設定します。
以下は例ですので、データは任意で設定しましょう。
※必ずテーブルビューを使用してください。

Yoom画面に戻って、「データベースID」を設定します。
説明に沿って設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、アウトプットを使用して「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用するため、赤枠内の矢印をクリックしましょう。
アウトプットが表示されるので、「オブジェクトID」を選択してください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、ジョーシスの設定を行うため、「メンバーを登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→お好みで変更可
  • 「ジョーシスと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
  • 「アクション」→メンバーを登録

以下の画面が表示されたら、「メールアドレス」を設定しましょう。
「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用するので、クリックしてください。
先ほどNotionで設定した値がアウトプットとして表示されます。
アウトプットから「メールアドレス」を選択しましょう。

先ほどと同様に「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用して他の項目も設定します。
全ての項目が設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Notionのレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する(ID検索)」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→お好みで変更可
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
  • 「実行アクション」→レコードを更新する(ID検索)

スクロールして「データベースID」を設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を以下のように設定します。

スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
こちらでは、Notionで設定した項目名が表示されます。
ジョーシスから取得した「メンバーID」を更新するので、ジョーシスのアウトプットを使用して以下のように設定しましょう。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notionとジョーシスの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか確認しましょう。

その他のジョーシスとNotionを使った自動化の例

1.kintoneで従業員情報が登録されたら、自動的にジョーシスに追加するフローです。
kintoneでも従業員情報を登録している方におすすめの自動化です。
従業員データの転記が不要になるため、作業負担を軽減できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ジョーシスの従業員情報も自動更新するフローです。
Google スプレッドシートでの従業員データの更新がジョーシスにも反映されるため、更新漏れを防ぎます。

3.Notionデータベースの情報で自動的にGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
見積書作成と通知が自動化でき、担当者の負担を大幅に減らすことができます。

まとめ

Notionとジョーシスを連携し、従業員データを自動登録することで、人的ミスが減り、データの正確性が維持されるでしょう。
これにより、従業員登録の時間が削減され、より効率的に業務を進められるでしょう。
人事業務をスムーズに進めるために、Notionとジョーシスの連携を試してみてください。

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この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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