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Notionとジョーシスを連携させて、従業員情報の登録を自動化しませんか？
この自動化により、入力手間が省け、より正確なデータ管理が期待できます。
また、Notionに従業員情報を登録するだけでジョーシスに自動反映されるため、登録は一度で済みます。
本記事では、Notionとジョーシスを連携させる手順と自動化の導入メリットをご紹介します。
こんな方におすすめ
Notionとジョーシスの連携メリットと具体例
メリット1:正確なデータ管理につながる
Notionとジョーシスを連携すると、正確なデータの管理が期待できます。
たとえば、Notionに従業員情報を登録すると、ジョーシスに自動反映されます。
これにより、人事担当者はNotionに従業員情報を登録するだけでよくなり、登録ミスや確認漏れを防げるでしょう。
従業員情報の管理が正確にできれば、給与処理などもミスなく行えるでしょう。
この自動化により、一貫性と正確性のあるデータ管理が実現できそうです。
メリット2:手間を削減できる
従業員情報を一度Notionに登録すれば、ジョーシスにも登録されるため、再入力が不要になります。
通常、複数のシステムに手作業で入力する必要があり、手間がかかることも少なくありません。
この自動化を導入すれば、Notionに登録された従業員データをジョーシスに反映できるため、作業の効率化が期待できます。
たとえば、新しく従業員が入社した際に、Notionに従業員番号やメールアドレスを登録すると、ジョーシスに同期することができます。
これにより、人事担当者の負担が軽減され、採用や研修業務に注力できるでしょう。
メリット3:時間短縮につながる
この自動化を活用することで、データ処理がスピーディーに進められるでしょう。
たとえば、入社時にNotionに従業員データを登録することで、ジョーシスにも自動反映され、ジョーシスのメンバー登録がスムーズに進むでしょう。
これにより、Notionとジョーシスにも従業員データが同期されるため、登録の遅延を防ぐことができます。
特に、多くの従業員が入社する時期などは、手作業での登録は遅延が起こりやすくなるため、効果的な自動化と言えるでしょう。
Notionとジョーシスを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
Notionとジョーシスの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用すれば、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomをまだ利用していない方は、こちらから無料登録をしましょう。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。
ステップ1:Notionとジョーシスをマイアプリ登録
NotionとジョーシスをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズになります。
Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
検索欄からNotionを検索するか、アプリ一覧から探してください。
以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックします。
次に、ジョーシスのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」で一覧からジョーシスを探すか、検索してください。
以下の画面が表示されるので、「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」をジョーシスの管理画面から取得しましょう。
取得できたら以下のページで設定し、「追加」をクリックします。
Notionとジョーシスがマイプリに表示されていれば、登録完了です。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定を行うため、以下のバナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
それでは、Notionの設定から行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くジョーシスのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、各オペレーションで以下のような値を取得できます。
取得した値は、後続オペレーションで変数として活用可能です。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
続いて、Notionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
データベースIDは、トリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを選択しましょう。
Notionに移動して従業員情報をテスト用に設定します。
以下は例ですので、データは任意で設定しましょう。
※必ずテーブルビューを使用してください。
Yoom画面に戻り、次へ進みます。
以下の画面が表示されたら、『取得した値』を使用して「取得したいレコードの条件」を設定します。
今回は、レコードIDとページのIDが等しいものの情報を取得するように設定しました。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
次に、ジョーシスの設定を行うため、「メンバーを登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
次の画面に遷移したら、『取得する値』を活用して該当する項目に情報を入力していきます。
このように値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
全ての項目が設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
次に、Notionのレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
データベースIDは、基本的にトリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを選択しましょう。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を以下のように設定します。
スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
以下の画像のように『取得した値』を活用しましょう。
今回は、メンバーIDのみを更新するように設定するため、【メンバーID】以外の項目は空欄にして設定しました。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notionとジョーシスの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか確認しましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notion で従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する
その他のジョーシスとNotionを使った自動化の例
1.kintoneで従業員情報が登録されたら、自動的にジョーシスに追加するフローです。
kintoneでも従業員情報を登録している方におすすめの自動化です。
従業員データの転記が不要になるため、作業負担を軽減できます。
2.Google スプレッドシートで行が追加されたらジョーシスで従業員を登録するフローです。
Google スプレッドシートでの従業員データの追加情報がジョーシスにも反映されるため、登録漏れを防ぎます。
3.Notionデータベースの情報で自動的にGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
見積書作成と通知が自動化でき、担当者の負担を大幅に減らすことができます。
まとめ
Notionとジョーシスを連携し、従業員データを自動登録することで、人的ミスが減り、データの正確性が維持されるでしょう。
これにより、従業員登録の時間が削減され、より効率的に業務を進められるでしょう。
人事業務をスムーズに進めるために、Notionとジョーシスの連携を試してみてください。
Yoomの利用には、特別なスキルやコード入力は必要ありません。
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