Notionとジョーシスで従業員情報の登録を自動化してみた！

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Notionとジョーシスをマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くジョーシスのオペレーション設定
• トリガーボタンをONにして、Notionとジョーシスの連携動作を確認

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ステップ1:Notionとジョーシスをマイアプリ登録

NotionとジョーシスをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
先にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズになります。

Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

検索欄からNotionを検索するか、アプリ一覧から探してください。

以下の画面が表示されるので、「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページにチェックを入れて、「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、ジョーシスのマイアプリ登録を行います。
先ほどと同様に、Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」で一覧からジョーシスを探すか、検索してください。
以下の画面が表示されるので、「APIユーザーキー」と「APIシークレットキー」をジョーシスの管理画面から取得しましょう。
取得できたら以下のページで設定し、「追加」をクリックします。

Notionとジョーシスがマイプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定を行うため、以下のバナーの「試してみる」をクリックします。

以下の画面表示を確認して、「OK」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認してください。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更しましょう。
それでは、Notionの設定から行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くジョーシスのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定をしましょう。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、注意してください。
• 「データベースID」→説明に沿って設定

設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、Notionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）
  

Notionに移動して従業員情報をテスト用に設定します。
以下は例ですので、データは任意で設定しましょう。
※必ずテーブルビューを使用してください。

Yoom画面に戻って、「データベースID」を設定します。
説明に沿って設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、アウトプットを使用して「取得したいレコードの条件」を設定します。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用するため、赤枠内の矢印をクリックしましょう。
アウトプットが表示されるので、「オブジェクトID」を選択してください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次に、ジョーシスの設定を行うため、「メンバーを登録」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「ジョーシスと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「アクション」→メンバーを登録
  

以下の画面が表示されたら、「メールアドレス」を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用するので、クリックしてください。
先ほどNotionで設定した値がアウトプットとして表示されます。
アウトプットから「メールアドレス」を選択しましょう。

先ほどと同様に「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用して他の項目も設定します。
全ての項目が設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、Notionのレコードを更新する設定を行うため、「レコードを更新する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→お好みで変更可
• 「Notionと連携するアカウント情報」→使用するアカウントか確認
• 「実行アクション」→レコードを更新する（ID検索）
  

スクロールして「データベースID」を設定しましょう。

以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を以下のように設定します。

スクロールし、「更新後のレコードの値」を設定してください。
こちらでは、Notionで設定した項目名が表示されます。
ジョーシスから取得した「メンバーID」を更新するので、ジョーシスのアウトプットを使用して以下のように設定しましょう。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notionとジョーシスの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが起動するか確認しましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Notion で従業員情報が登録されたらジョーシスに追加する

その他のジョーシスとNotionを使った自動化の例

1.kintoneで従業員情報が登録されたら、自動的にジョーシスに追加するフローです。
kintoneでも従業員情報を登録している方におすすめの自動化です。
従業員データの転記が不要になるため、作業負担を軽減できます。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、ジョーシスの従業員情報も自動更新するフローです。
Google スプレッドシートでの従業員データの更新がジョーシスにも反映されるため、更新漏れを防ぎます。

3.Notionデータベースの情報で自動的にGoogle ドキュメントで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフローです。
見積書作成と通知が自動化でき、担当者の負担を大幅に減らすことができます。

まとめ

Notionとジョーシスを連携し、従業員データを自動登録することで、人的ミスが減り、データの正確性が維持されるでしょう。
これにより、従業員登録の時間が削減され、より効率的に業務を進められるでしょう。
人事業務をスムーズに進めるために、Notionとジョーシスの連携を試してみてください。

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