Notionとカオナビを連携して従業員情報の登録を自動化しよう！

手作業による従業員情報の登録をもっと効率化させたいと思ったことはありませんか？
今回は、Notionとカオナビを連携させ、従業員情報登録の自動化に挑戦しましょう。
この自動化により、手入力から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
さらに、従業員登録が一元化されることで、入社手続きをスムーズに進められるでしょう。
本記事では、簡単なアプリ連携と自動化の設定方法や導入メリットについて解説します。

こんな方におすすめ

Notionとカオナビを活用していて、手動作業が手間だと感じている方
システム間の従業員データを一元管理したい方
人的ミスを防ぎ、データの正確性を保ちながら業務を自動化したいと考える方

Notionとカオナビの連携メリットと具体例

メリット1:人的ミスを防いで正確なデータを取得する

複数のシステムに従業員情報を手動で登録すると、データの重複登録や誤入力が起こりがちです。
たとえば、Notionに登録した従業員データを自動的にカオナビに反映させることができます。
この自動化により、手作業が不要となるので入力ミスが減り、正しいデータ管理に役立つでしょう。
業務の効率化とエラー防止が期待できるため、企業全体の生産性向上につながるかもしれません。

メリット2:入社手続きがスムーズになる

Notionとカオナビの連携により、入社手続きが大幅に効率化されるかもしれません。
たとえば、新入社員がNotionに連絡先などの従業員データを登録すると、そのままカオナビに反映されるため、手間が省けます。
これにより、入社手続きが簡素化され、同じデータを何度も登録する必要がなくなります。
さらに、Notionに登録したデータがカオナビに反映されることで、従業員データの共有が容易になるでしょう。

メリット3:従業員データを一元管理できる

従業員データを自動反映することで、従業員データを一元管理できるでしょう。
たとえば、従業員データを確認する際に、どちらか片方のシステムを確認するだけで済みます。
これにより、異なる従業員データが登録される心配がなくなり、両方のシステムで同様のデータが得られるというメリットもあります。
特に、人事評価や人材配置などを適正化する際に、有効な自動化になるでしょう。

Notionとカオナビを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。

[Yoomとは]

Notionとカオナビの連携フローの作り方

今回は「Notionで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用すると、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Notionとカオナビをマイアプリ登録
テンプレートをコピー
フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くカオナビのオペレーション設定
トリガーボタンをONにして、Notionとカオナビの連携動作を確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:Notionとカオナビをマイアプリ登録

NotionとカオナビをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。

Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。

アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。

以下の画面が表示されるので、赤枠の「ページを選択する」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページに以下のようにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。

続いて、カオナビのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、カオナビを検索するか一覧から探してください。

マイアプリ登録の方法は、こちらから確認しましょう。

Notionとカオナビがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:テンプレートをコピー

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面から変更できます。
Notionの設定から行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くカオナビのオペレーション設定

以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→自身で変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されるので、設定をしてください。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※プランによって異なるので、注意しましょう。
「データベースID」→説明の通りに設定

設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

次にNotionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自身で変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「実行アクション」→レコードを取得する（ID検索）

Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定します。
※テーブルビューを必ず使用してください。
入社日や生年月日などの日付は「2024-11-08」の形式で登録しましょう。
例として以下のように設定しているので、任意で設定してください。

Yoom画面に戻って、NotionのデータベースIDを設定します。

以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用するので、赤枠内の矢印をクリックします。
アウトプットが表示されたら、以下のように設定してください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。

「タイトル」→自身で変更可能
「カオナビと連携するアカウント情報」→アカウントに間違いがないか確認
「アクション」→メンバーを登録

以下の画面が表示されたら、それぞれの項目を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」のアウトプットを使用して、一致するアウトプットを設定します。

他の項目も先ほどと同様にアウトプットを使用して設定してください。
Notionで「姓」、「名」と分けて設定した場合は、アウトプットを以下のように設定することで、氏名として表示されます。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notionとカオナビの連携動作を確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。

その他のNotionとカオナビを使った自動化の例

1.カオナビで従業員が登録されたら、自動的にNotionの従業員管理表を登録するフローです。
カオナビに登録した従業員データがNotionにも反映されるため、転記作業が不要になります。
手作業での登録が省け、登録ミスや漏れを防ぐことができます。

2.カオナビにメンバーが登録されたら、Notionにページを自動作成するフローです。
カオナビでメンバーが登録された際に、自動的にNotionのページが作成されるため、メンバーごとにページを作成できます。
メンバーとの面談記録などが必要な場合に活用できます。

3.カオナビにメンバーが新規登録されたら、自動的にメンバー情報の詳細を取得して、Notionデータベースに追加するフローです。
カオナビにメンバーを登録するだけでNotionにも反映されるため、Notionへのアクセスが不要になります。
Google スプレッドシートの関数を用いて、メンバーの詳細を取得することもできます。

まとめ

Notionとカオナビを連携して従業員情報が自動登録されると、手作業が大幅に削減されます。
これにより、ヒューマンエラーが減り、データの精度向上が期待できます。
さらに、データを一元管理することでスムーズに入社手続きが進められそうです。
ぜひ、この自動化を活用して、手動登録の手間を省きましょう。

Yoomのアプリ連携や自動化には、難しい操作や入力は一切ありません。
気になった方は、こちらから無料登録してみてください。