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手作業による従業員情報の登録をもっと効率化させたいと思ったことはありませんか？
今回は、Notionとカオナビを連携させ、従業員情報登録の自動化に挑戦しましょう。
この自動化により、手入力から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
さらに、従業員登録が一元化されることで、入社手続きをスムーズに進められるでしょう。
本記事では、簡単なアプリ連携と自動化の設定方法や導入メリットについて解説します。
こんな方におすすめ
Notionとカオナビの連携メリットと具体例
メリット1:人的ミスを防いで正確なデータを取得する
複数のシステムに従業員情報を手動で登録すると、データの重複登録や誤入力が起こりがちです。
たとえば、Notionに登録した従業員データを自動的にカオナビに反映させることができます。
この自動化により、手作業が不要となるので入力ミスが減り、正しいデータ管理に役立つでしょう。
業務の効率化とエラー防止が期待できるため、企業全体の生産性向上につながるかもしれません。
メリット2:入社手続きがスムーズになる
Notionとカオナビの連携により、入社手続きが大幅に効率化されるかもしれません。
たとえば、新入社員がNotionに連絡先などの従業員データを登録すると、そのままカオナビに反映されるため、手間が省けます。
これにより、入社手続きが簡素化され、同じデータを何度も登録する必要がなくなります。
さらに、Notionに登録したデータがカオナビに反映されることで、従業員データの共有が容易になるでしょう。
メリット3:従業員データを一元管理できる
従業員データを自動反映することで、従業員データを一元管理できるでしょう。
たとえば、従業員データを確認する際に、どちらか片方のシステムを確認するだけで済みます。
これにより、異なる従業員データが登録される心配がなくなり、両方のシステムで同様のデータが得られるというメリットもあります。
特に、人事評価や人材配置などを適正化する際に、有効な自動化になるでしょう。
Notionとカオナビを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
Notionとカオナビの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用すると、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Notionとカオナビをマイアプリ登録
NotionとカオナビをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。
Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠の「ページを選択する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページに以下のようにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
続いて、カオナビのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、カオナビを検索するか一覧から探してください。
Notionとカオナビがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面から変更できます。
Notionの設定から行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くカオナビのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定をしてください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ここでは、以下のような値を取得できます。
『取得した値』は後続オペレーションで変数として活用可能です。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
次にNotionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定します。
※テーブルビューを必ず使用してください。
入社日や生年月日などの日付は「2024-11-08」の形式で登録しましょう。
例として以下のように設定しているので、任意で設定してください。
Yoom画面に戻って、NotionのデータベースIDを設定します。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』を設定してください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に、カオナビに従業員情報を登録するために、「メンバーを登録」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、設定を確認してください。
次の画面に移行したら、それぞれの項目を設定しましょう。
「レコードを取得する（ID検索）」で取得した値を引用します。
Notionで「姓」、「名」と分けて設定した場合は、以下のように設定することで、氏名として表示されます。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:トリガーボタンをONにして、Notionとカオナビの連携動作を確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正常にフローボットが起動するか確認してください。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する
その他のNotionとカオナビを使った自動化の例
1.カオナビで従業員が登録されたら、自動的にNotionの従業員管理表を登録するフローです。
カオナビに登録した従業員データがNotionにも反映されるため、転記作業が不要になります。
手作業での登録が省け、登録ミスや漏れを防ぐことができます。
■概要
カオナビで従業員が登録されたらNotionの従業員管理表にも登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・従業員情報をカオナビとNotionの両方で管理している方
・カオナビに入力した従業員情報をNotionに手動で転記する手間を省きたい方
・従業員情報の入力ミスを減らしてデータの精度を高めたい方
・カオナビとNotionの従業員情報を自動で同期させたい方
2.Notionを活用するチームメンバー
・最新の従業員情報をNotion上で確認したい方
・Notionのデータベース機能を活用して従業員情報を検索するなど、他の情報と連携させたりしたい方
■このテンプレートを使うメリット
カオナビは従業員情報を一元管理する上で便利なツールですが、登録された従業員情報をNotionの従業員管理表に手動で転記するのは、手間がかかってしまい情報共有の遅れや入力ミスに繋がる可能性があります。
このフローを活用することにより、カオナビで従業員が登録され自動的にNotionの従業員管理表に必要な情報が追加されます。これにより、人事担当者はカオナビとNotionの両方を確認する必要がなくなり、最新の従業員情報を効率的に共有するできます。
また手作業による転記作業が不要になるため、業務効率を改善することができ入力ミスなどのヒューマンエラーも防ぐことができます。
■注意事項
・カオナビ、NotionそれぞれとYoomを連携してください。
2.カオナビにメンバーが登録されたら、Notionにページを自動作成するフローです。
カオナビでメンバーが登録された際に、自動的にNotionのページが作成されるため、メンバーごとにページを作成できます。
メンバーとの面談記録などが必要な場合に活用できます。
■概要
カオナビ（kaonavi）に新規メンバーが登録されたら、Notionに連携して新規ページを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを使用して従業員情報の管理を行なっている方
・新入社員の管理をしている人事担当者
・インターンシップ生を担当している事務担当者
・全部門を統括する総務やオフィスマネージャー
2.Notionを活用して業務内容をまとめている方
・従業員ごとにページを発行して数字目標を管理している営業部門の統括者
・テーマや試験データごとにページを作成している研究職の方
・担当者ごとに結果をまとめたいマーケティング担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・カオナビの登録を基に自動でNotionにページを作成してくれるため、手作業による手間を省くことができ、業務の効率化につなげます。
・LINEへの通知に続けて、内容の記入依頼等を依頼するアクションを追加し、より登録内容を濃くすることも可能です。
・カオナビの登録後自動でNotionのページを作成することで、新規作成したページをすぐに業務に活用することができます。
・Notion上で入社手続きに必要な書類をまとめて管理して新入社員に共有することもできます。
■注意事項
・カオナビ、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
3.カオナビにメンバーが新規登録されたら、自動的にメンバー情報の詳細を取得して、Notionデータベースに追加するフローです。
カオナビにメンバーを登録するだけでNotionにも反映されるため、Notionへのアクセスが不要になります。
Google スプレッドシートの関数を用いて、メンバーの詳細を取得することもできます。
■概要
カオナビにメンバーが新規登録されたら、Googleスプレッドシートの関数を用いてメンバー情報の詳細を取得し、Notionデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.カオナビを用いてメンバー管理を行っている方
・カオナビで新メンバーの入社処理を行っている採用、人事担当者
・カオナビでチームメンバーの管理を行っている営業チームリーダー
2.Notionを社内の基幹データベースとして使っている方
・カオナビのメンバー情報をNotionに都度蓄積している人事担当者
・Notionに取得した情報のすべてを格納している事業者
■このテンプレートを使うメリット
・カオナビで新規登録されたら自動でフローが起動するので、カオナビへのアクセスが不要になります。
・Notionに自動で情報が追加されるため、Notionへのアクセスも不要でアプリに一切干渉することなく自動で情報の転記が行えます。
・また、このフローを使用すると通常の操作では行えないメンバーの詳細情報をGoogleスプレッドシートの関数を用いることで取得できるため、これまで手動で転記していたメンバーの詳細情報すべてを自動でNotionに展開することができます。
■注意事項
・カオナビ、Notion、GoogleスプレッドシートとYoomを連携してください。
・Googleスプレッドシートの便利な関数については以下を参照してください。
まとめ
Notionとカオナビを連携して従業員情報が自動登録されると、手作業が大幅に削減されます。
これにより、ヒューマンエラーが減り、データの精度向上が期待できます。
さらに、データを一元管理することでスムーズに入社手続きが進められそうです。
ぜひ、この自動化を活用して、手動登録の手間を省きましょう。
Yoomのアプリ連携や自動化には、難しい操作や入力は一切ありません。
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