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手作業による従業員情報の登録をもっと効率化させたいと思ったことはありませんか？
今回は、Notionとカオナビを連携させ、従業員情報登録の自動化に挑戦しましょう。
この自動化により、手入力から解放され、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
さらに、従業員登録が一元化されることで、入社手続きをスムーズに進められるでしょう。
本記事では、簡単なアプリ連携と自動化の設定方法や導入メリットについて解説します。
こんな方におすすめ
Notionとカオナビの連携メリットと具体例
メリット1:人的ミスを防いで正確なデータを取得する
複数のシステムに従業員情報を手動で登録すると、データの重複登録や誤入力が起こりがちです。
たとえば、Notionに登録した従業員データを自動的にカオナビに反映させることができます。
この自動化により、手作業が不要となるので入力ミスが減り、正しいデータ管理に役立つでしょう。
業務の効率化とエラー防止が期待できるため、企業全体の生産性向上につながるかもしれません。
メリット2:入社手続きがスムーズになる
Notionとカオナビの連携により、入社手続きが大幅に効率化されるかもしれません。
たとえば、新入社員がNotionに連絡先などの従業員データを登録すると、そのままカオナビに反映されるため、手間が省けます。
これにより、入社手続きが簡素化され、同じデータを何度も登録する必要がなくなります。
さらに、Notionに登録したデータがカオナビに反映されることで、従業員データの共有が容易になるでしょう。
メリット3:従業員データを一元管理できる
従業員データを自動反映することで、従業員データを一元管理できるでしょう。
たとえば、従業員データを確認する際に、どちらか片方のシステムを確認するだけで済みます。
これにより、異なる従業員データが登録される心配がなくなり、両方のシステムで同様のデータが得られるというメリットもあります。
特に、人事評価や人材配置などを適正化する際に、有効な自動化になるでしょう。
Notionとカオナビを連携し、Yoomを使用した自動化方法をご紹介していきます。
[Yoomとは]
Notionとカオナビの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらカオナビにも登録する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用すると、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
連携フローは大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
ステップ1:Notionとカオナビをマイアプリ登録
NotionとカオナビをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録をすると、自動化設定が簡単です。
Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを探すか、「アプリ名で検索」で検索してください。
以下の画面が表示されるので、赤枠の「ページを選択する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、アクセスを許可するページに以下のようにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックします。
続いて、カオナビのマイアプリ登録を行いましょう。
先ほどと同じように、カオナビを検索するか一覧から探してください。
Notionとカオナビがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:テンプレートをコピー
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更したい場合は、以下の画面から変更できます。
Notionの設定から行うため、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。
ステップ3:フローの起点となるNotionのトリガー設定とその後に続くカオナビのオペレーション設定
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
以下の画面が表示されるので、設定をしてください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
ここでは、以下のような値を取得できます。
『取得した値』は後続オペレーションで変数として活用可能です。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
次にNotionでレコードを取得する設定を行うので、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
Notionの画面に移動して、従業員情報をテスト用に設定します。
※テーブルビューを必ず使用してください。
入社日や生年月日などの日付は「2024-11-08」の形式で登録しましょう。
例として以下のように設定しているので、任意で設定してください。
Yoom画面に戻って、NotionのデータベースIDを設定します。
以下の画面が表示されるので、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』を設定してください。
設定したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
最後に、カオナビに従業員情報を登録するために、「メンバーを登録」をクリックします。
