・
情報社会におけるリサーチは大切な業務の中の1つです。日々様々な事柄についてリサーチをし、検索結果を要約してデータベースに保管するという一連の流れは、よくあるタスクではないでしょうか。
そこで今回は、企業情報の収集にスポットをあて、NotionとGoogle 検索を連携し、検索と要約を自動化してみました！
まずは、連携させると具体的にどのようなメリットがあるのか紹介します。
NotionとGoogle 検索を併用するメリット
1.効率が上がる
この連携により、Notionに追加したキーワードをもとに自動的にGoogle 検索を行い、その内容を自動要約可能になります。さらに要約した検索結果はNotionに追加されるため、リサーチ業務におけるフローが自動化されるでしょう。
検索が素早く完了し、大幅な効率アップが見込めます。
2.業務負担の軽減
この連携により、手動で検索をかけ、さらに要約する手間が省けます。そのため、業務負担が軽減できるでしょう。
リサーチが自動化されれば、その分のリソースを別業務に割くことも可能です。時間に余裕が生まれやすくなり、結果として作業環境の改善にもつながるはずです。
[Yoomとは]
これから、プログラミング不要でアプリ連携が可能なYoomで、「Notionに追加されたキーワードで企業情報をGoogle 検索し、検索結果を要約してNotionに更新する」というフローボットの作成方法を紹介します。
Yoomの登録後、ぜひ作成してみてください！
【ご確認ください】
※AI機能（要約）は一部有料プランでのみご利用いただけます。
※有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
上記のフローボットテンプレートは、下記よりコピー可能です。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
NotionとGoogle 検索を使ったフローの作り方
ステップ1：NotionとGoogle 検索をマイアプリ連携
テンプレートがコピーされ、下記のような画面になります。
Yoomの「マイプロジェクト」というページに移行しているため、画面の左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
まずは、Yoomと各ツールの連携を行います。右上の「新規接続」をクリックしましょう。
NotionとYoomの連携
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
今回は「企業情報の収集」を想定し、ページを作成しました。
このNotionのページにある「キーワード」をもとに検索を行い、自動要約後、「要約結果」が更新されるため、この2つの項目は作成しましょう。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
画面が切り替わり、下記の表示がされれば連携完了です。
Google 検索とYoomの連携
1.検索する
Google 検索のアイコンをクリックします。
2.アカウントを選択
Yoomと連携するGmailアドレスのGoogleアカウントを押しましょう。
3.Yoomにログイン
画像のページに移行するので、規約を読み次へをクリックします。
4.YoomがGoogleアカウントへの追加アクセスを求めています
続行を押しましょう。
認証画面に移行したら、権限を全て許可するを選択してください。
ステップ2：Notionのデータベース設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Notionに追加されたキーワードで企業情報をGoogle 検索し、検索結果を要約してNotionに更新する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Notionのアイコンの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択してください。
次へを押します。
4.起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.データソースIDの設定
ボックス下部の補足に従い、データソースIDを入力しましょう。
ここで指定したデータベースにキーワードが追加されると、指定された起動間隔でGoogle 検索を行います。
6.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
なお、ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しい場合は、フローボットが進むように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ4：Notionに追加したキーワードを取得する設定
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」を選択してください。
下へスクロールします。
2.データベースの連携
データベースの連携を行います。
ボックスをクリックすると、Notionのデータベースが一覧表示されます。ここで指定したデータベースにキーワードが追加されると、そのキーワードをもとにGoogle 検索を行います。
クリックしてボックスへ挿入してください。
3.取得したいレコードの条件の設定
Notionのページに追加されたキーワードを取得する設定を行います。右端の空のボックスをクリックしましょう。
展開される情報から、『取得した値』の中にある「ID」をクリックしてください。
画像と同じようになれば設定完了です。
4.テストの実行
下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
ステップ5：Google 検索を使用する設定
1.アプリと連携する
Google 検索のアイコンの「検索結果を取得」を選択してください。
次へを押します。
2.検索エンジンIDの入力
ボックス下部にある補足のURLから、検索エンジンのIDを取得し、コピー＆ペーストしましょう。
3.検索クエリの設定
どういった内容の検索を行うのか、クエリを設定します。
ボックスをクリックすると、Notionのページデータが表示されます。
「キーワード」をクリックし、ボックスに挿入してください。
4.テストの実行
下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
ステップ6：要約の設定
1.要約する
AIアイコンの「要約する」を選択してください。
次へを押します。
2.設定の確認
テンプレートを使用しフローボットを作成しているため、画像のように取得値が引用されています。
要約後の文字数に変更がある場合は、任意で設定しましょう。
3.要約の条件
要約の条件がある場合は設定してください。
例えば、画像のように設定を行うことも可能です。
どういった情報をNotionに追加していきたいのか、具体的な内容を記載しましょう。
4.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
ステップ7：Notionに追加する設定
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを更新する（ID検索）」を選択してください。
下へスクロールします。
2.データベースの連携
先ほどと同じくデータベースの連携を行います。
ボックスをクリックすると、Notionのデータベースが一覧表示されます。先ほどと同じページをクリックし、ボックスへ挿入してください。
次へを押します。
3.取得したいレコードの条件の設定
要約した検索結果をNotionのページに追加する設定を行います。こちらに関しても設定方法は先ほどと同じです。
右端の空のボックスをクリックし『レコードID』を引用します。
4.更新後のレコードの値の設定
要約した検索結果をNotionのどの部分に挿入するか設定します。
今回は「要約結果」というカラムを用意しているため、「要約する」をクリックして挿入しましょう。
これにより、要約結果が画像の赤枠に該当する部分に追加されます。
5.テストの実行
設定ができたら、下部にあるテストボタンを押します。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押しましょう。
6.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、下記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
以上でNotionとGoogle 検索を使用したフローボットの作成は完了です。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionに追加されたキーワードで企業情報をGoogle 検索し、検索結果を要約してNotionに更新する
Notion・Google 検索を使ったその他の自動化例
他にもNotionとGoogle 検索を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートで追加されたキーワードをGoogle 検索し、結果をGoogle スプレッドシートに更新する
今回のフローボットのGoogle スプレッドシートVerもあります。Notionより簡潔に情報をまとめたい場合におすすめです。
■概要
Google スプレッドシートで追加されたキーワードをGoogle 検索し、結果をGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・共有シートで業務管理を行う事務職の方
・同じシートを同時に編集したいチームの責任者
2.Google 検索で情報の取得を行いたい方
・競合企業の情報を取得したいマーケティング担当
・専門用語の検索を行いたい営業担当
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは情報だけでなく、アイディアやキーワードを蓄積していくのに有効的なツールです。
蓄積されたものをGoogle 検索で調査して新たな情報を取得することは、業務内容の深掘りに効果的と言えます。
しかしGoogle スプレッドシートに追加されたデータを、改めてGoogle 検索で調べ、結果を手入力することは、迅速な意思決定を妨げる可能性があります。
業務の手間を省き、スムーズなプロジェクト進行をしたいと考える方にこのフローは適しています。
Google スプレッドシートに追加された情報を自動でGoogle 検索で検索し、結果をGoogle スプレッドシートに反映させるため、手作業の手間を省くことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、Google 検索のそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・検索の際は複数のキーワードを組み合わせることで、比較的正確な情報を取得することが可能です。
2.Notionに追加されたキーワードで口コミをGoogle 検索し、結果をGoogle スプレッドシートに更新する
口コミの検索も可能です。マーケティングなどにご活用ください。
3.Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新する
NotionとGoogle スプレッドシートの2つを用いて同じ情報の管理や編集をしている場合に便利です。
■概要
Google スプレッドシートで行が更新されたらNotionのページプロパティも更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・チーム内の共有シートで情報のやり取りを行う部署
・タスク管理として使用して、進行状況を管理を行うマネージャー
2.Notionを情報の一元管理場所として使用している企業
・企業情報を書き溜めている営業アシスタント
・データベースを活用して情報の可視化を行う総務部の担当者
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは複数人での同時編集が可能なため、業務の進行を効率化するのに適したツールです。
さらにNotionを使用しタスクごとの細かな情報管理を行うことで、業務のより効率化します。
しかし、Google スプレッドシートで情報が更新されたらNotionの情報も手入力で更新しなければならないのは、業務の標準化を妨げます。
チーム全体が創造的な業務に注力できるようになりたいと考える方に、このフローは有効的です。
Google スプレッドシートで情報が更新されたら自動でNotionの情報も更新することで、手作業による手間を省きます。
手入力でかかっていた時間を短縮することで、より重要な業務へ使うことができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
今回の連携を導入することで、リサーチ業務が自動化され、大幅な時間短縮が見込めます。
また、作業の負担も軽減され、仕事がしやすくなるかもしれません。
企業情報の収集だけではなく、口コミの検索やマーケティングにも応用できるため、ぜひ取り入れてみてください。
