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近年、企業の業務効率化を図る上で、情報の一元管理と自動化は欠かせない要素になってきました。
特に人事・労務部門では、従業員情報の登録や更新が頻繁に行われます。
その際、毎回複数のシステムに入力する手間が発生するため、情報の一元管理と自動化を実現することで、大幅な業務効率化につながります。
そこで今回は、NotionとKING OF TIMEを連携し、Notionで従業員を登録すると自動的にKING OF TIMEにも登録される方法を解説します。
専門的な知識がなくても簡単に自動化が実現できる設定方法も解説しますので、ぜひ参考にしてください。
こんな方におすすめ
NotionとKING OF TIMEの連携メリットと具体例
1.作業負担の軽減
Notionで従業員情報を登録すると同時に、KING OF TIMEへ自動でデータが同期される仕組みにより、従業員情報を二重で入力する手間が削減されます。
これにより、人事担当者の作業負担が大幅に軽減され、業務効率の向上が見込めます。
特に、従業員の入社手続き時や異動時など、情報更新が頻繁に行われる場面では大きな効果が期待できます。
例えば、新入社員の情報をNotionに入力するだけで、KING OF TIMEにも自動的に反映されるため、初日から適切な勤怠管理が行え、導入時の手間を削減し、スムーズな業務開始が見込めます。
2.勤怠管理の正確性と迅速性の向上
NotionとKING OF TIMEを連携することで、従業員情報が迅速に勤怠システムに反映され、勤怠管理のスピード向上が見込めます。
また、ヒューマンエラーによる登録ミスや重複などを防止でき、情報の正確性向上が期待できます。
例えば、新しいプロジェクトのために従業員が配属された場合、その情報がKING OF TIMEに反映され、適切な勤務時間や休暇の管理が可能になります。
従業員自身がNotion上で情報を更新した際にも、自動的にKING OF TIMEに反映されるため、人事担当者の確認作業が不要になります。
3.給与計算業務の効率化
従業員情報がNotionからKING OF TIMEに自動反映されることで、勤怠データと給与計算をシームレスに連携できます。
これにより、給与計算時のデータ収集や確認作業が簡略化され、業務の効率化が見込めます。
例えば、残業時間や有給休暇の取得状況が素早く反映されるため、従業員への確認作業が削減でき、給与計算プロセスが効率化され、時間短縮が期待できます。
労務担当者の業務負荷を軽減し、他の業務に充てる時間の確保にもつながります。
ここからは、Yoomのテンプレート【Notionで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する】という連携フローを使用して、連携設定の方法を解説します。
[Yoomとは]
Notionで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する方法
Notionで従業員が登録されると、その情報をNotionのAPIで受け取り、KING OF TIMEの提供するAPIを経由して、KING OF TIMEにも登録することができます。Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミング知識がなくても、簡単に自動化を実現できます。
今回の連携フローの手順は大きく以下の通りです。
1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。
2)KING OF TIMEのマイアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にアクセストークンを取得します。
KING OF TIMEに管理者アカウントでログインし、管理画面の設定から「その他」を選択してください。
「オプション」を選択してください。
画面最下部の「外部サービス連携」のKING OF TIME WebAPI設定を「使用する」に設定し、「連携設定」をクリックしてください。
「新規アクセストークン発行」を選択してください。
「基本情報」の「用途」に「Yoom」などと記載し、「API権限情報」の部分でYoomで取得・操作するデータにチェックを入れてください。
許可IPアドレスに以下2つのIPを追加してください。
52.68.57.11
52.69.59.122
「登録」ボタンを押すと、アクセストークンが発行されるため、発行されたアクセストークンをコピーしておきます。
KING OF TIMEの詳しいアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
KING OF TIME マイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
ステップ1:NotionとKING OF TIMEをマイアプリ連携
1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。
2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Notion」と「KING OF TIME」を１つずつ検索します。
Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。
使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。
同様にKING OF TIMEを選択したら、アカウント名とあらかじめコピーしたアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
ステップ2:テンプレートをコピー
こちらのバナーの「詳細を見る」をクリックします。
1)遷移後のページにある「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。
2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。
この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。
その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。
ステップ3:Notionのトリガーを設定
「アプリトリガー 特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
1) アクションは「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。
2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
データベースIDはアプリ登録ができていれば『候補』から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。
なお、各オペレーションで以下のような『取得した値』を得ることができます。
取得した値は、後続のオペレーションで変数として活用可能です。
ステップ4:分岐設定と、続くNotionのアクションを設定
1)次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
2)今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
3)フローに戻り、「アプリと連携する レコードを取得する（ID検索）」のアイコンをクリックします。
4)アクションは「レコードを取得する（ID検索）」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックしてください。
この時設定するデータベースIDは、トリガーで設定したものと同じIDを選択するようにしましょう。
5) 必須事項を入力しましょう。
取得したいレコードの条件は「レコードID 等しい ID」とします。
IDは先ほど取得したNotionの情報（取得した値）を活用可能です。
候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。
ステップ5:KING OF TIMEのアクションを設定
1) フローに戻り、「アプリと連携する 従業員の登録」のアイコンをクリックします。
2) アクションは「従業員の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。
3)必須事項を入力します。所属コードは『候補』から選択しましょう。
4)従業員情報に該当する項目は、先ほど取得したNotionの情報を必要に応じて『取得した値』から選択し、入力が完了したら「保存」します。
これで【Notionで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する】というフローが完成です。
ステップ6: テストと確認
設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。
今回使用したテンプレートはこちら
NotionやKING OF TIMEを使ったその他の自動化例
他にもNotionやKING OF TIMEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する
このテンプレートは、Notionで従業員情報が登録された際に、KING OF TIMEへ自動的に追加する仕組みです。
例えば、開発部の新入社員がNotionに登録されると、勤怠管理システムにも素早くに反映されます。
これにより、二重入力の手間を削減し、データの正確性と業務効率の向上が期待できます。
2.SmartHRで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録された際に、KING OF TIMEへ自動的に情報を連携・登録する仕組みです。
例えば、営業部の新入社員がSmartHRに登録されると、勤怠管理システムにも同時に反映されます。
これにより、手動でのデータ入力を省き、入力ミスの防止と業務の効率化が期待できます。
■概要
従業員の入社に伴う情報登録作業は、複数のツールを利用していると特に手間がかかる業務ではないでしょうか。
SmartHRへの登録後、KING OF TIMEへも手作業で同じ情報を入力していると、時間がかかる上にミスの原因にもなりかねません。
このワークフローは、SmartHRに従業員が登録されると、その情報を自動でKING OF TIMEにも登録します。
二重入力の手間をなくし、人事労務関連業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知しGoogle Chatに通知する
このテンプレートは、KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知し、Google Chatに自動通知する仕組みです。
例えば、製造部の従業員が退勤打刻を忘れた場合、翌朝にチーム全体へ通知されます。
これにより、早期対応が可能となり、勤怠データの正確性が向上し、給与計算のミスを防ぐことが見込めます。
■概要
KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知しGoogle Chatに通知するフローです。
Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもアプリ同士を簡単に連携できます。
■このテンプレートをおすすめする方
1. KING OF TIMEを利用して従業員の出退勤管理を行っている方
・打刻漏れがあると給与計算や労務管理に不備が生じるため、速やかに検知したい方
2.コミュニケーションツールとしてGoogle Chatを採用している企業
・手動での確認や通知作業を削減し、効率的に従業員の勤怠管理を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知しGoogle Chatに通知することによって、打刻漏れをいち早く把握できる利点があります。
これにより、打刻漏れが発生した場合でも迅速に対応でき、正確な出勤データの管理が実現します。
正確なデータ管理により給与計算におけるミスが減少し、従業員の満足度が向上するでしょう。
また、Google Chatに自動的に通知されることで、チーム内での情報共有がスムーズになり、連携強化にもつながります。
■注意事項
・KING OF TIMEとGoogle ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・KING OF TIMEのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
・分岐をするにはミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
まとめ
このブログでは、NotionとKING OF TIMEを連携し、従業員情報の自動登録を実現する方法をご紹介しました。情報の一元管理と自動化によって、人事担当者の作業負担が軽減され、業務効率の大幅な向上が期待できます。
特に、新入社員の情報を複数システムに手動で登録する手間が省けることで、ミスの防止と正確な勤怠管理が見込めます。
また、給与計算業務の効率化にもつながり、より迅速で正確な業務運営が期待できます。
さらにYoomのテンプレートを活用することで、専門知識がなくても簡単に自動化を導入できます。
ぜひ、今回のブログを参考に、業務の効率化を進めてみてください。
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