NotionとKING OF TIMEを連携して、Notionで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する方法

[Yoomとは]

Notionで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する方法

Notionで従業員が登録されると、その情報をNotionのAPIで受け取り、KING OF TIMEの提供するAPIを経由して、KING OF TIMEにも登録することができます。Yoomというノーコードツールを活用することで、プログラミング知識がなくても、簡単に自動化を実現できます。

今回の連携フローの手順は大きく以下の通りです。

• NotionとKING OF TIMEをマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• トリガー、アクションの設定
• 最後にトリガーが起動と確認

事前準備

1)まずはじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウントを作成してください。
Yoomのアカウント発行ページ
アカウントを取得している場合は、ログインしてください。

2)KING OF TIMEのマイアプリ登録には、アクセストークンが必要です。
事前にアクセストークンを取得します。
KING OF TIMEに管理者アカウントでログインし、管理画面の設定から「その他」を選択してください。

「オプション」を選択してください。

画面最下部の「外部サービス連携」のKING OF TIME WebAPI設定を「使用する」に設定し、「連携設定」をクリックしてください。

「新規アクセストークン発行」を選択してください。

「基本情報」の「用途」に「Yoom」などと記載し、「API権限情報」の部分でYoomで取得・操作するデータにチェックを入れてください。

許可IPアドレスに以下2つのIPを追加してください。

52.68.57.11

52.69.59.122

「登録」ボタンを押すと、アクセストークンが発行されるため、発行されたアクセストークンをコピーしておきます。

KING OF TIMEの詳しいアプリ登録方法はこちらを参考にしてください。
KING OF TIME マイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

ステップ1：NotionとKING OF TIMEをマイアプリ連携

1)Yoomのアカウントにログインしたら、次に使用するアプリを登録します。
「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)Yoomで接続可能なアプリ一覧が表示され、一番上の検索窓から今回使用する2つのアプリ「Notion」と「KING OF TIME」を１つずつ検索します。

Notionを選択できたら、対象のアカウントでログイン後、「ページを選択する」をクリックします。

使用したいページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックします。

同様にKING OF TIMEを選択したら、アカウント名とあらかじめコピーしたアクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。

3)登録が完了すると、マイアプリにアイコンが表示されます。
登録したアプリのアイコンが表示されるか確認してください。
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ステップ2：テンプレートをコピー

こちらのバナーをクリックします。

1)最初に「このテンプレートを試す」というアイコンをクリックしてください。

2) 以下の確認画面が表示されますので、「OK」をクリックしてください。

この画面が表示されたら、コピーが正常に完了しています。

その後は、タイトルや詳細をクリックして編集できます。
右側に「！」アイコンが表示されていますので、順番にクリックしてオペレーションを設定します。
コピーしたテンプレートは「マイプロジェクト」に保存され、そこからも開くことができます。

ステップ3：トリガーを設定

「アプリトリガー　特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。

ステップ4：Notionのアクションを設定

1) アクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択して、「次へ」をクリックします。

2) 必須項目を入力してください。
トリガーの起動間隔は契約プランによって異なります。
各プランの内容についてはこちらを参考にしてください。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)
データベースIDはアプリ登録ができていれば候補から選択できます。
選択が完了したら「テスト」をクリックし、テスト成功後「保存」をクリックします。

ステップ5：Notionのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　レコードを取得する（ID検索）」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「レコードを取得する（ID検索）」を選択してデータベースIDを入力し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

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取得したいレコードの条件は「レコードID　等しい　{{オブジェクトID}}　」とします。
{{オブジェクトID}}は先ほど取得したNotionのアウトプット情報を活用して入力できます。

候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

ステップ6：KING OF TIMEのアクションを設定

1) フローに戻り、「アプリと連携する　従業員の登録」のアイコンをクリックします。

2) アクションは「従業員の登録」を選択し、「次へ」をクリックします。

3)必須事項を入力します。

先ほど取得したNotionのアウトプット情報を活用して入力できます。
必要に応じて候補から選択し、入力が完了したら「保存」します。

これで【Notionで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する】というフローが完成です。

ステップ7: テストと確認

設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく作動するか確認してください。

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今回使用したテンプレートはこちら　

NotionやKING OF TIMEを使ったその他の自動化例

他にもNotionやKING OF TIMEを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Notionで従業員情報が登録されたらKING OF TIMEにも追加する
このテンプレートは、Notionで従業員情報が登録された際に、KING OF TIMEへ自動的に追加する仕組みです。
例えば、開発部の新入社員がNotionに登録されると、勤怠管理システムにも素早くに反映されます。
これにより、二重入力の手間を削減し、データの正確性と業務効率の向上が期待できます。

2.SmartHRで従業員が登録されたらKING OF TIMEにも登録する
このテンプレートは、SmartHRで従業員が登録された際に、KING OF TIMEへ自動的に情報を連携・登録する仕組みです。
例えば、営業部の新入社員がSmartHRに登録されると、勤怠管理システムにも同時に反映されます。
これにより、手動でのデータ入力を省き、入力ミスの防止と業務の効率化が期待できます。

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3.KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知しGoogle Chatに通知する
このテンプレートは、KING OF TIMEで前日の打刻漏れを検知し、Google Chatに自動通知する仕組みです。
例えば、製造部の従業員が退勤打刻を忘れた場合、翌朝にチーム全体へ通知されます。
これにより、早期対応が可能となり、勤怠データの正確性が向上し、給与計算のミスを防ぐことが見込めます。

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まとめ

このブログでは、NotionとKING OF TIMEを連携し、従業員情報の自動登録を実現する方法をご紹介しました。情報の一元管理と自動化によって、人事担当者の作業負担が軽減され、業務効率の大幅な向上が期待できます。
特に、新入社員の情報を複数システムに手動で登録する手間が省けることで、ミスの防止と正確な勤怠管理が見込めます。
また、給与計算業務の効率化にもつながり、より迅速で正確な業務運営が期待できます。
さらにYoomのテンプレートを活用することで、専門知識がなくても簡単に自動化を導入できます。
ぜひ、今回のブログを参考に、業務の効率化を進めてみてください。