NotionとLINE WORKSを連携し、データベース内のタスクから毎日本日が期限のもの一括で自動通知する方法

タスク管理は企業活動において、とても重要です。
アプリを活用しながら、スケジュールのこまめなチェックを行っているかたも多いと思います。
でも、アプリ自体を確認することが意外と手間だったりしませんか？
そこで今回は、NotionとLINE WORKSを連携し、タスク管理をより効率的に行えるようにしていきたいと思います！
このブログでは、Notionのデータベース内のタスクから毎日「本日が期限」のものを一括で自動通知する方法をご紹介します。
自動通知によって、アプリを毎回確認する手間が省けますよ！
アプリの連携は、プログラミング不要で簡単に設定できる手順を詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

NotionとLINE WORKSを連携するメリット

メリット1: タスク管理業務の効率化

NotionとLINE WORKSを連携することで、タスクの期限が近づいた際に自動で通知を送ることが可能になり、タスク管理が一元化できます。
例えば、プロジェクトマネージャーは、Notionでタスクを管理しつつ、LINE WORKSでチームメンバーに自動通知を送ることができるので、効率的なタスク管理が見込めます。
メンバーは重要なタスクを見逃すリスクが軽減されて、遅延防止にもつながります。
メンバーへの進捗状況の確認作業が削減でき、空いた時間を別の業務へ充てることも可能になります。

‍メリット2: チームの生産性向上

LINE WORKSを通じてNotionのタスク情報を共有することで、チーム全体の生産性の向上が期待できます。
例えば、メンバーが自分を含めた全体のタスクをLINE WORKSでスムーズに把握できると、チーム全体での協力が円滑に行え、スムーズなプロジェクトの進行も見込めます。
特にリモートワークなどさまざまな勤務形態を採用してる企業では場所に関係なく情報を共有できることはとても大きなメリットになります。

でもアプリの連携はちょっと難しいイメージがありませんか。
なかなかエンジニアではないユーザーにとっては難しいですよね。
一般的にはプログラミング係の専門的な知識が必要だったり、設定に時間がかかることが多いですが、<span class="mark-yellow">Yoomを利用すれば、知識や経験がなくても簡単にアプリの連携ができちゃうんです！</span>

[Yoomとは]

これから、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知するというフローボットの作成方法をご紹介します。

NotionとLINE WORKSの連携フローの作り方

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録をします。

3)登録ができるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。
LINE WORKSの詳しい設定方法はこちらを参考にしてください。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

‍ステップ2: テンプレートの選択

今回は、【毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知する】というフローを作成します。
Notionデータベースから、本日期限のタスクを一括で通知できるため、手動による通知作業は不要になります。タスクの通知を効率化したいと考えている方におすすめのテンプレートです。
通知を自動化することで、各メンバーが進めるべき作業が可視化され、業務を円滑に進めることができます。
またLINE WORKSの通知機能は、スマートフォンでも確認できるため外出先でもリアルタイムに情報を受け取ることができ、さらなる業務効率化が期待できます。

ステップ3:NotionとLINE WORKSの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。

2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。
使用しやすいように変更してください。

3)「スケジュールトリガー　指定したスケジュールになったら」をクリックします。

4)実行時間の指定して、テストが成功したら、「保存」します。

5)フローに戻ったら、「データベースを操作する　複数のレコードを取得する(最大100件)」のアイコンをクリックします。

6)アクションは「複数のレコードを取得する(最大100件)」を選択して、「次へ」をクリックします。

7)アクションは「取引情報の取得」を選択して、データベースIDを入力します。
入力できたら「次へ」をクリックします。

8)取得したいレコードの条件を入力し、入力ができたら「テスト」をクリック。
テストが成功したら「保存」します。

9)フローに戻ったら、「アプリと連携する　トークルームにメッセージを送信」のアイコンをクリックします。

10)アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択し、「次へ」をクリックします。

11)項目を入力します。
先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、メッセージなどを作成する場合には必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

12)これで【毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。

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ステップ4: テストと確認

13)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。

今回使用したテンプレートはこちら

NotionとLINE WORKSを使ったその他の自動化の例

他にもNotionとLINE WORKSを使った自動化のテンプレートがYoomにあるので、いくつかご紹介します。

1.Notionでプロジェクトの進捗状況が作成または更新されたらLINE WORKSに通知するフローです。
LINE WORKSへの通知を自動化することで、プロジェクト内の進捗状況の把握が容易となり、注力すべき作業を共有しやすくなります。

また、毎回Notionを確認する必要もなくなり、プロジェクト全体の業務効率を向上させることが可能です。

2.Notionでページが作成または更新されたら、指定のLINE WORKSのトークルームに通知するフローです。所属するチームや関連のある情報内容が更新されたら、そのチームのトークルームにメッセージを送信できるので、チームのメンバーがだれでも同じように情報を確認することができます。

3.Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してLINE WORKSに通知するフローです。
チームメンバーは議事録全体を読むことなく、重要なポイントを迅速に把握することができます。会議に参加できなかったメンバーや時間がないメンバーでも、要点を押さえた情報を受け取ることができるため情報共有の効率化とチーム全体の生産性向上に繋がります。

まとめ

NotionとLINE WORKSを連携することで、タスク管理が効率化され、チームの生産性向上が見込めそうです。
また、Yoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもテンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できますよ！

ご紹介した連携以外にも、さまざまなアプリとの連携が可能なので、みなさんの業務にあったアプリ連携にぜひチャレンジしてみてください！