毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知する方法

[Yoomとは]

NotionとLINE WORKSの連携フローの作り方

ではここから、毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知するというフローボットの作成方法をご紹介します。
アプリの連携はちょっと難しいイメージがありませんか？なかなかエンジニアではないユーザーにとっては難しいですよね。
一般的にはプログラミング係の専門的な知識が必要だったり、設定に時間がかかることが多いですが、<span class="mark-yellow">Yoomを利用すれば、知識や経験がなくても簡単にアプリの連携ができちゃうんです！</span>

ステップ1:Yoom登録・ログインとアプリ登録

はじめにYoomの公式サイトにアクセスし、アカウント作成をお願いします。
アカウント登録済みの方はログインしてください。
Yoomのアカウント発行ページ

Yoomのアカウントにログインしたら、使用するアプリを登録します。
1)「マイアプリ」をクリックし、「新規接続」を選択してください。

2)登録したいアプリを選択し、アプリごとに使用するアカウントでログインしてください。
1つ目のアプリが登録できたら、もう一度「新規接続」をクリックして、2つ目のアプリを登録します。

3)登録できるとマイアプリにアイコンが表示されます。
登録した2つのアプリのアイコンが表示されたかを確認をしてください。
LINE WORKSの詳しい設定方法はこちらです。
LINE WORKS(API2.0)のマイアプリ登録方法 | Yoomヘルプセンター (intercom.help)

‍ステップ2: テンプレートの選択

Notionデータベースから本日期限のタスクを一括で通知できるため、手動による通知作業は不要になります。タスクの通知を効率化したいと考えている方におすすめのテンプレートです。
通知を自動化することで各メンバーが進めるべき作業が可視化され、業務を円滑に進められるでしょう。
またLINE WORKSの通知機能は、スマートフォンでも確認できるため外出先でもリアルタイムに情報を受け取ることができ、さらなる業務効率化が期待できます。

ステップ3:NotionとLINE WORKSの連携設定

1)先ほど紹介したテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックしてマイプロジェクトへコピーをします。

2)以下のような表示が出てきます。

指示にしたがって、右に「！」のついているフローのアイコンを順番にクリックし、編集していきます。
タイトルや詳細はクリックすると変更可能です。使用しやすいように変更してください。

3)「スケジュールトリガー　指定したスケジュールになったら」をクリックします。

4)実行時間の指定して、テストが成功したら「保存」します。

5)フローに戻ったら、「データベースを操作する　複数のレコードを取得する(最大100件)」のアイコンをクリックします。

6)アクションは「複数のレコードを取得する(最大100件)」を選択して、「次へ」をクリックします。

7)アクションは「取引情報の取得」を選択して、データベースIDを入力します。
入力できたら「次へ」をクリックしてください。

8)取得したいレコードの条件を入力し、入力できたら「テスト」をクリック。
テストが成功したら「保存」します。

9)フローに戻ったら、「アプリと連携する　トークルームにメッセージを送信」のアイコンをクリックします。

10)アクションは「トークルームにメッセージを送信」を選択し、「次へ」をクリックします。

11)各項目を入力していきます。
先に連携したNotionのアウトプット情報を引用できるので、メッセージなどを作成する場合には必要に応じて引用してください。
入力ができたら「テスト」をクリックし、テストが成功したら「保存」します。

12)これで【毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でLINE WORKSに通知する】というフローの完成です。

‍ステップ4: テストと確認

13)最後まで設定すると以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリック。フローボットを起動させて、一度正しく作動するか確認してください。

NotionとLINE WORKSのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやLINE WORKSのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

毎日Notionのデータをkintoneに登録する

Notionで管理している情報を毎日自動的にkintoneに転送することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。毎日の繰り返し作業を自動化することで、他の重要な業務に集中できますね。Notionとkintoneを併用している方はぜひ試してみてください。

Zoomウェビナーが終了したら、Notionに参加者一覧を追加する

ウェビナーの参加者情報を迅速にまとめられるため、情報の整理にかかる時間が節約されます。また、参加者リストがスピーディーにNotionに反映されるため、次のアクションに素早く移行できますね。

Notionでステータスが更新されたらGoogle スプレッドシートも更新する

NotionとGoogle スプレッドシート間でデータが自動更新されるため、二重入力の手間を省けます。チーム全体で最新情報を共有するのに役立つでしょう。

LINE WORKSを活用した自動化例

Googleフォームで回答が送信されたらLINE WORKSに通知

Googleフォームの回答が送信されたことがスピーディーに通知されるため、その後の処理を迅速に行う助けになるでしょう。なお、投稿先のトークルームやメッセージ内容は任意の内容にカスタマイズ可能です。

Google Chatで投稿されたら、LINE WORKSに通知する

コミュニケーションツールを切り替える手間が省けるため、業務効率アップが期待できます。異なるコミュニケーションツール間での情報共有を効率化し、チームのコミュニケーションをより円滑に進めたい方におすすめです。

HubSpotに新規コンタクトが登録されたらLINE WORKSに通知

HubSpotが更新したタイミングで通知を受け取ることで、スピーディーなフォローアップにつながります。なお、通知先のトークルームは任意のトークルームを指定することが可能です。

NotionとLINE WORKSを連携するメリット

メリット1: タスク管理業務の効率化

NotionとLINE WORKSを連携することで、タスクの期限が近づいた際に自動で通知が送られます。
例えばプロジェクトマネージャーは、Notionでタスクを管理しつつLINE WORKSでチームメンバーに自動通知を送ることができるので、効率的なタスク管理が見込めます。
メンバーは重要なタスクを見逃すリスクが軽減されて、遅延防止にもつながります。
メンバーへの進捗確認が削減でき、空いた時間を別の業務へ充てられますね。

‍メリット2: チームの生産性向上

LINE WORKSを通じてNotionのタスク情報を共有することで、チーム全体の生産性の向上が期待できます。
例えば、メンバーが自分を含めた全体のタスクをLINE WORKSでスムーズに把握できると、チーム全体での協力を円滑に行うことができ、スムーズなプロジェクト進行も見込めます。
特にリモートワークなどさまざまな勤務形態を採用してる企業では場所に関係なく情報を共有できることはとても大きなメリットになります。

まとめ

NotionとLINE WORKSを連携することで、タスク管理が効率化され、チームの生産性が大幅に向上しそうです。
またYoomを利用することで、プログラミングの知識がなくてもテンプレートをコピーしてフローを作成できるので、とても気軽にアプリの連携に挑戦できますよ！

ご紹介した連携以外にも、さまざまなアプリとの連携が可能なので、みなさんの業務にあったアプリ連携にぜひチャレンジしてみてください！