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「議事録の整理に毎回時間がかかってしまう」「重要なポイントだけをサクッとまとめられたらいいのに」そんな悩みを抱えていませんか？
Notionで議事録を管理しているものの、必要な内容を探すのに手間取ってしまうこともあると思います。
そんなときに役立つのが、AIを活用した議事録の整理・要約の自動化です！
NotionとAIツールを連携させることで、議事録を自動で整理・要約し、最新情報にアップデートすることができます。
しかも、一度設定するだけでOKなので、手作業の手間が減り、業務の効率化が実現できるんです！
今回は、 ノーコードツールYoomを使い、Notionの議事録をAIで整理・要約し、更新する具体的な方法を解説します。
もう、議事録の整理に時間を取られることはありません。さっそく始めてみましょう！
ここからは、ノーコードツールYoomを使って「Notionで作成した議事録をAIで整理・要約して更新する」する方法を解説します。
[Yoomとは]
Notionで議事録を作成したことをNotionのAPIを利用して受け取り、議事録の内容をAIで整理・要約しNotionに更新することで実現可能です。
一般的にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomのアカウント発行はこちらから。
すでにアカウントをお持ちの方はログインしておきましょう！
YoomとNotionを連携しましょう。
注:Notionのマイアプリ登録前に、使用したいデータベースを作成しておきましょう。
Yoomにログインしましょう。
次にマイアプリ→新規接続の順でクリックし、Notionを選択します。
ページを選択するをクリックしましょう。
アクセスを許可するページにチェックを入れ、「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
これでNotionのマイアプリ登録ができました。
テンプレートをコピーしましょう。
下のバナーに表示されているテンプレートに沿って設定しますので、クリックしてみましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックし、コピーできたと表示されたら「OK」を選択しましょう。
これでコピーができました。
コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトに保存されています。
まず、Chrome拡張機能トリガーをインストールしましょう。
拡張機能をインストールをクリックします。
Chromeに追加をクリックしましょう。
「拡張機能を追加」をクリックして設定完了です。
続いてフローボットを設定しましょう！
先ほどコピーしたテンプレートの「特定のページから起動」をクリックしてください。
タイトルは入力されていますが、変更できます。
Notionと連携するアカウント情報を確認しましょう。
トリガーアクションは「特定のページから起動」を選択します。
設定後、「次へ」をクリックしましょう。
起動ページのURLサンプルを設定し、テストをクリックしましょう。
起動ページのURLは、Notionのページをフルサイズで表示したURLを入力します。
詳しい詳細はこちらをご確認ください。
Notionのページ情報が取得できたら、保存します。
次に「レコードを取得する」をクリックして設定を進めましょう。
タイトルは変更できます。
Notionと連携するアカウント情報を確認しましょう。
アクションは「レコードを取得する」を選択します。
データベースIDを入力しましょう。
取得したいレコードの条件を添付画像のように設定しましょう。
設定後、テストを実行し、アウトプットが取得できたら保存してください。
次に「要約する」をクリックしてください。
タイトルとアクションは事前に設定していますので、確認しておきましょう。
変更したい場合は設定し、「次へ」をクリックしてください。
要約対処のテキストへ、Notionのアウトプットから要約したい文章の「議事録」の項目を選択します。
要約条件は、設定したい事項があれば入力してください。
設定後、テストを実行しアウトプットが取得できたら保存してください。
最後の設定ステップになりました！
「レコードを更新する」をクリックしてください。
タイトルは変更できます。
Notionと連携するアカウントを確認しましょう。
アクションは「レコードを更新する」を選択してください。
データベースIDを入力しましょう。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
更新したいレコードの条件を添付画像のようにアウトプットから選択しましょう。
更新後のレコードの値の「要約」の項目に、アウトプットから「要約結果」を選択しましょう。
設定後、テストをクリックして、Notionに要約結果が登録できたら保存しましょう。
保存後、「トリガーをON」にして動作をチェックしましょう！
Yoomには他にも便利な機能があります。
もっと業務の効率化を図りたい！！という方はこちらも合わせて試してみてください。
社内のコミュニケーションツールと連携し、議事録が更新されたことを通知するのはいかがでしょうか？
例えばリモートワークで業務を行っているチームは、議事録の確認漏れなどを防ぐことが期待できそうです。
ワークフロー通知をONにしておくと、フローボットが起動したことを知らせてくれます。
テンプレート作成ページの右上をクリックして設定してみましょう！
設定しておけば、フローボットが正常に作動しているか、確認する手間が省けます。
先ほどはYoomの「要約する」機能を活用しましたが、CharGPTを活用しても同様のフローボットを作成できます。
ここからは「Notionで作成した議事録をChatGPTで整理・要約して更新する」方法を解説します。
まずはマイアプリ登録から行います。
Notionのマイアプリ登録は1つ目で解説していますので、ChatGPTのマイアプリ登録方法をご紹介します。
Yoomからマイアプリ→新規接続→ChatGPTの順でクリックしましょう。
アカウント名とアクセストークンを入力してください。
ChatGPTの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを確認してください。
これでChatGPTのマイアプリ登録が完了しました。
次にテンプレートをコピーしましょう。
下のバナーをクリックしてください。
「このテンプレートを試す」をクリックしコピーが完了したと表示されたら「OK」を選択しましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
次にフローボットを設定します。
Notionのトリガーやアクション設定は1つ目と同様ですので、ここでは ChatGPTのアクション設定を解説します。
コピーしたテンプレートの「テキストを生成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択の画面はすでに設定できているので、内容を確認して「次へ」をクリックしましょう。
タイトルは変更できます。
API接続設定の画面は、メッセージ内容を添付画像のように、 トリガーで取得した「ページタイトル」を選択しましょう。
設定後、テストを実行し、ChatGPTのアウトプットが取得できたら保存してください。
Notionの設定を行ったら、トリガーをONにし動作チェックをしてみましょう！
ここまでYoomの要約機能、ChatGPTを活用し、議事録を要約する方法をご紹介しました。
Yoomのマイアプリ登録を行えば、他のAIアプリで要約することが可能です。
ここからは「Notionで作成した議事録をGeminiで整理・要約して更新する」方法を解説します。
まずは、マイアプリ登録を行いましょう。
ここではGeminiの登録方法をご説明します。
Yoomからマイアプリ→新規接続→Geiminiの順で選択してください。
アカウント名とアクセストークンを入力しましょう。
これでGeminiのマイアプリ登録ができました。
次に下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしましょう。
「このテンプレートを試す」をクリックしコピーが完了したと表示されたら「OK」を選択しましょう。
これでテンプレートをコピーできました。
次にフローボットを設定します。
ここでは Geminiのアクション設定を解説します。
コピーしたテンプレートの「コンテンツを生成」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択画面は、事前に設定済みですので、「次へ」をクリックしてください。
API接続設定の画面で、モデル、プロンプト、systemlnstructionを設定し、テストをクリックしましょう。
Geminiのアウトプットが取得できたら保存してください。
Notionの設定ができたら、トリガーをONにして動作チェックしましょう！
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.kintoneにタスクが追加されたらNotionにも追加する
手動でタスクを追加していると、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーが発生するかもしれません。
自動追加できれば、入力の手間やエラーを防止できるため、業務の効率化を図れそうですね。
2.Googleフォームで添付された名刺画像をOCRで読み取り、Notionのデータべースに追加する
例えば、展示会など多数の名刺情報を登録する必要がある場合、手間と労力がかかると思います。
このテンプレートを活用すれば、入力時間を短縮できるため、他の重要な業務に時間を使うことが可能です。
3.Notionでリードが登録されたらZoomで会議を作成しメールで会議情報を先方に送信する
手動でZoomで会議を作成し、メールで送信していると、「メールを送信し忘れた」「Zoomの会議作成漏れがあった」などヒヤリとすることがあると思います。
このテンプレートを活用すれば、会議作成フローを自動化できるため、人的ミスを減らすことができそうです。
日々の業務に追われるなかで、議事録の整理に時間を短縮できたら嬉しいですよね。
NotionとAIツールを組み合わせれば、議事録の要約・更新を自動化し、必要な情報をすぐに取り出せる環境を整えることができます。
今回は、Yoomを活用した自動化の手順を詳しく紹介しました。
テンプレートを活用すれば、プログラミングの知識がなくてもすぐに導入可能。
さらに、ChatGPTやGeminiと連携すれば、用途に応じて柔軟にカスタマイズもできます。
効率的な議事録管理ができれば、業務の生産性を向上させることが期待できそうです。
これを機に、手作業での整理から卒業し、スマートな議事録管理を実現してみませんか？
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