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「Notionで日報を作成しているけど、あまり活用できていない気がする」
このような悩みを抱えているあなたにピッタリ！日報をデータ分析やレポート作成に役立てませんか？
NotionとMicrosoft Excelを連携させることで、Notionに作成した日報を自動的にMicrosoft Excelにも格納することができます。
普段から、Microsoft Excelを使ってデータ管理をしている場合、日報からのデータ転記作業が不要になるだけでなく、データの一元管理によって業務全体の効率化にも繋がります。
本記事では、NotionとMicrosoft Excelの具体的な連携方法について詳しく説明していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
NotionのAPIを活用して日報データを取得し、Microsoft ExcelのAPIを利用して情報を格納することで実現可能です。
一般的に実現にはプログラムの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Yoom画面の左側メニューにある「マイアプリ」から「新規接続」をクリックします。
検索ボックスに連携するアプリ名を入力しましょう。
Notionのログイン情報を入力すると、アクセスリクエストの画面が表示されます。
連携するページを選択して「アクセスを許可する」をクリックすると、連携完了です。
サインインが求められるため、ログインしましょう。
ログインすると、自動的に連携が完了します。
次に、今回使用するテンプレートをコピーします。
※すでに登録が完了している場合は、ログインしてください。
テンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされると、以下のような画面が表示されます。
ステップ3：トリガーを設定
左側にあるメニューの「マイプロジェクト」から、コピーしたテンプレートを開きます。
「特定のページから起動」をクリックします。
下記の画像の「こちら」をクリックして、Chrome拡張機能をインストールします。
（こちらからもインストール可能です。）
※詳しい設定方法はこちらをご確認ください。
下にスクロールしていくと、下記のような入力画面があります。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「拡張機能から起動する際のアクション」：「特定のページから起動」を選択
テストを実施するために、日報ページのURLを入力してください。
「テスト」ボタンを押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを取得する（ID検索）」を選択
次に「データベースID」を入力します。
アウトプット欄から選択することも可能です。
「取得したいレコードの条件」を入力します。
アウトプットの「ページID」を選択します。
「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックしましょう。
※レコードID＝NotionのページID
「レコードを追加する」をクリックします。
必要箇所を入力していきます。
「タイトル」：必要に応じて変更可能
「Microsoft Excelと連携するアカウント情報」：合っているか確認
「実行アクション」：「レコードを追加する」を選択
次に「ファイルの保存先」を選択します。
「ファイルの保存場所」「ドライブID」「アイテムID」「テーブル範囲」を入力しましょう。
※詳しい各項目の設定についてはこちらをご確認ください。
「ドライブID」や「アイテムID」などは、アウトプットから選択可能です。
「追加するレコードの値」を入力していきましょう。
Microsoft Excelのシート内の項目が自動的に表示されます。
Notionで作成した日報の項目をアウトプットを利用して選択していきます。
入力後に「テスト」を押して、問題なければ「保存する」をクリックします。
最後に「トリガーをON」をクリックして、自動化の設定は終了です。
正しく、フローボットが起動するか確認しましょう。
設定、お疲れ様でした！
今回使用したテンプレートはこちら
他にもNotionとMicrosoft Excelを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信するフロー
顧客情報などのデータ管理はNotionで行い、見積書作成はMicrosoft Excelで行っている場合にお勧めのフローです。
自動化によって、Microsoft Excelに保存されている見積書の雛形にNotionの情報が自動追加されるため、入力ミスやデータの不整合を防ぐことができます。
2.Notionデータベースの情報でMicrosoft Excelで見積書を作成し、Outlookでメールを送信するフロー
Notionのデータベースをもとに見積書作成だけでなく、メール送信まで自動化することも可能です。
業務効率化はもちろんのこと、正確性の高い見積書を素早く取引先に送付することができるため、信頼性の向上にも繋がります。
3.Notionにタスクが登録されたら、自動的にMicrosoft Excelにも追加されるフロー
タスク管理はNotionで行い、プロジェクトの進捗管理はMicrosoft Excelで行っている場合に役立つフローです。
Microsoft Excelに自動でタスク情報が反映されるため、チーム間でのタスクの抜け漏れ確認にもなり、プロジェクト管理の効率化を図ることができます。
Notionで作成した日報をMicrosoft Excelに自動格納することで、データの一元管理が可能となり、結果として業務効率化が可能となります。
日報をもとに、報告書などを作成する際、データが一元管理されていることで、データを収集する必要がなくなり、分析や業務改善案の提案などに注力することができるようになります。
また、Microsoft Excelにデータを格納することで、過去の数値の抽出作業なども容易となり、必要なデータを瞬時に把握することができるようになります。
データの一元管理は、業務効率化を向上させて、業務の全体スピードを向上させる効果が期待できます。
異なるツールを使用している場合に多く発生するのが、データを転記する際の入力ミスや転記ミスです。
自動化することで、Notionに入力したデータがそのままMicrosoft Excelに反映されるため、ヒューマンエラーを防止することができます。
特に、数値の誤入力や項目の入力漏れは、データ分析や成果結果に大きな影響を与えかねません。
毎日大量のデータを扱う場合には、自動化によるメリットは大きいです。
Notionの日報をMicrosoft Excelに自動的に格納することで、情報共有がスムーズになります。
例えば、現場スタッフはNotionで日報を作成し、管理部門ではMicrosoft Excelでデータを集計・分析するなど、部門ごとに使用するツールが異なるケースもあります。
そんな場合でも、2つのツールを連携することで、どちらの部門スタッフも最新の情報を確認することができるようになります。
情報共有にかかる手間と時間を削減できるだけでなく、業務に携わるメンバー全員が最新の情報データにアクセスできるため、ツールの違いによる業務の非効率を解消することが可能です。
今回は、NotionとMicrosoft Excelの連携による、Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納する方法をご紹介しました。
2つのツール間での情報共有を自動化することで、転記ミスや入力ミスを防ぎ、データの正確性向上やリアルタイムでの最新情報へのアクセスが可能となります。
データ管理の一元化は、業務効率化において強力な手段の１つです！
業務効率化を進めたい方にとって、本記事がお役に立てたら嬉しいです。
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