NotionとMicrosoft Excelの連携フロー応用編
今回ご紹介したフローボット以外にもたくさんのフローボットテンプレートをご用意しております。
フローボットはその時の業務内容や作業内容に応じて変更したり、アレンジを加えたりカスタマイズすることできます。
「コマンドオペレーション」というものを使用すれば新規のタスクのみを登録して更新されたタスクは除外するというような複雑なフローボットやフォームとMicrosoft Excelを連携させて情報を転記するフローも簡単に作ることができます。
連携ができていないとNotionもMicrosoft Excelも両方確認する必要が出てきます。Notionへ入力した情報をMicrosoft Excelにも入力するとなれば二度手間が発生してしまい、事務作業の効率が下がってしまうことが考えられます。
しかし連携ができていればNotionへの入力だけで終了するので、入力作業に割いていた時間が短縮され効率もあがります。
手作業での入力作業はどうしてもミスが発生しがちです。例えばNotionの情報をMicrosoft Excelに入力する時に書き間違えをした場合、どちらが正しいのか確認したり、書き直したりする作業が出てきます。そういった事も、連携さえしていれば無くすことができます。そうなればチームで正しい情報をいつでも共有することができるようになります。
自動で入力されるように連携することで、みんながフレッシュな情報をいつでも見ることができます。ですのでチームの状況を共有しやすくなり、業務の作業スピードをあげられます。いつ誰が見ても正しい情報が確認できるので取得できる情報のばらつきも減らすことができ、チーム全体のコミュニケーション状態もよくなります。
営業チームでNotionへ企業情報や進捗管理を行い、そして必要項目のみMicrosoft Excelにも記載するという業務フローがあったとします。
もし連携していなければ、Notionへ入力してからMicrosoft Excelにも記載し、間違いがないか確認する。といった流れになると思います。
この場合、中には「今手が離せないからNotionにだけとりあえず入力してMicrosoft Excelは後回しにしよう!」という人も出てくるかもしれません。
そういった問題が発生すれば、チーム全体で正しい情報を確認できない状態になってしまいますね。
そこで各アプリを連携をしておけば、Notionへ入力するだけでMicrosoft Excelにも転記できるため、かなりの事務作業が軽減され本来の営業活動に全力で取り組めるようになります。
まずはNotionから連携していきます。
以上でマイアプリ登録が完了しました!
続いては、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。
以上でMicrosoft Excelのマイアプリ登録が完了です。Yoomのマイアプリ登録はプログラミングも必要なく、ログイン情報され分かっていれば連携できました!
PC操作に不安がある方も、これなら安心して連携ができそうですね!次はいよいよフローボットを作っていきます。
みなさんご準備は整いましたか?では作成していきましょう!
・画面左に表示されているプロジェクト一覧から今回フローボットを作成したいプロジェクト選んでください。
・新規作成をクリックしましょう。
・はじめから作成するを選択してください。
・タイトルはなんでもOK!ですが、誰がみてもわかるようにフローの流れを記載するといいと思います。
・トリガーの選択では「特定のアプリイベントを受信したとき」→「Notion」を選択しましょう。
・アプリトリガータイトルも先程のタイトルと同じく任意で大丈夫ですが、トリガーの詳細を入力しておくとわかりやすいです。
・トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
・ここではトリガーの起動間隔を「5分」と設定しています。※起動間隔で選択できる時間はプランによって異なります。
・データベースIDは連携したいIDを入力します。
・データベースIDは「/ワークスペース名/●●●/」の部分となりますのでご確認ください。
・入力が完了したらテストを行ってください。
・テストが完了したらアウトプットとしてNotionの情報が取得できます。
・問題なく取得が完了したら保存をクリックしてください。
・「取得する値を追加」を選択しましょう。
・アウトプットの項目についてはこちらの記事を参考にしてください。
以上でNotionの設定は終わりです。
・「データベースを操作する」→「Microsoft Excel」をクリックしてください。
・タイトルは任意のもので大丈夫ですが、ここでも前段と同様に、何をするかがわかるように「レコードを追加する」と記載しています。
・実行アクションはレコードを追加するを選択してください。
・ファイルの保存場所を選択します。
・ドライブID、ファイル名をそれぞれ連携したいもの入力しましょう。
・アイテムID、シートID、デーブル範囲を同様に入力していきましょう。
・先程Microsoft Excelのシートなど設定した内容が取得されました。ここにNotionの情報を入力します。
・各項目に、Notionの情報をアウトプットとして画像のように埋め込んでいきます。
・テストをクリックます。
テストが無事完了できたら全ての設定が完了になります!お疲れ様でした。
今回ご紹介したフローボット以外にもたくさんのフローボットテンプレートをご用意しております。
フローボットはその時の業務内容や作業内容に応じて変更したり、アレンジを加えたりカスタマイズすることできます。
「コマンドオペレーション」というものを使用すれば新規のタスクのみを登録して更新されたタスクは除外するというような複雑なフローボットやフォームとMicrosoft Excelを連携させて情報を転記するフローも簡単に作ることができます。
NotionとMicrosoft Excelを連携することで、「情報を一元化」「新しい情報を取得」「手入力で発生するミスを削減」できることをお伝えしてきました。
連携させて得られるメリットはチーム全体にとっても良い影響を与えられると思っています。もし連携する際に難しいプログラミングなどの知識が必要となれば、連携させるのを保留にしてしまう方もいるかと思います。
しかしYoomを活用すると、入力さえできれば誰でも簡単にマイアプリ登録ができて、アプリ同士を連携させることができます。また連携だけではなく、業務に応じて様々なフローボットを作成できるのがYoomの素晴らしいポイントだと感じています。
みなさんも是非この機会にYoomを活用して業務効率をアップさせてみませんか?