【タスク管理を一元化！】もっと簡単に事務作業を！NotionとMicrosoft Excelを連携させてみよう

NotionとMicrosoft Excelを連携するメリット

・分散している情報を統合、管理できる

連携ができていないとNotionもMicrosoft Excelも両方確認する必要が出てきます。Notionへ入力した情報をMicrosoft Excelにも入力するとなれば二度手間が発生してしまい、事務作業の効率が下がってしまうことが考えられます。
しかし連携ができていればNotionへの入力だけで終了するので、入力作業に割いていた時間が短縮され効率もあがります。

・ヒューマンエラーの削減

手作業での入力作業はどうしてもミスが発生しがちです。例えばNotionの情報をMicrosoft Excelに入力する時に書き間違えをした場合、どちらが正しいのか確認したり、書き直したりする作業が出てきます。そういった事も、連携さえしていれば無くすことができます。そうなればチームで正しい情報をいつでも共有することができるようになります。

・リアルタイムでいつでも最新情報を入手

自動で入力されるように連携することで、みんながフレッシュな情報をいつでも見ることができます。ですのでチームの状況を共有しやすくなり、業務の作業スピードをあげられます。いつ誰が見ても正しい情報が確認できるので取得できる情報のばらつきも減らすことができ、チーム全体のコミュニケーション状態もよくなります。

NotionとMicrosoft Excelを連携するとできる業務自動化例

営業チームでNotionへ企業情報や進捗管理を行い、そして必要項目のみMicrosoft Excelにも記載するという業務フローがあったとします。
もし連携していなければ、Notionへ入力してからMicrosoft Excelにも記載し、間違いがないか確認する。といった流れになると思います。
この場合、中には「今手が離せないからNotionにだけとりあえず入力してMicrosoft Excelは後回しにしよう！」という人も出てくるかもしれません。

そういった問題が発生すれば、チーム全体で正しい情報を確認できない状態になってしまいますね。
そこで各アプリを連携をしておけば、Notionへ入力するだけでMicrosoft Excelにも転記できるため、かなりの事務作業が軽減され本来の営業活動に全力で取り組めるようになります。

NotionとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

ステップ1：NotionとMicrosoft Excelをマイアプリ連携する

まずはNotionから連携していきます。

1.左上に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」→「Notion」をクリックします。

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2.アクセスリクエストの画面→「ページを選択する」をクリックしましよう。

3.アクセスしたいページにチェックを入れてアクセス制限を許可しましょう。

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以上でマイアプリ登録が完了しました！

続いては、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。

1.先程と同じように、「マイアプリ」→「新規接続」→「Microsoft Excel」の順で選択します

2.アカウントを選択する画面で、接続したいアカウントを選びます

3.パスワードを入力してください

以上でMicrosoft Excelのマイアプリ登録が完了です。Yoomのマイアプリ登録はプログラミングも必要なく、ログイン情報され分かっていれば連携できました！

PC操作に不安がある方も、これなら安心して連携ができそうですね！次はいよいよフローボットを作っていきます。
みなさんご準備は整いましたか？では作成していきましょう！

ステップ2：Notionのアプリトリガーを設定

1.プロジェクトから作成する

・画面左に表示されているプロジェクト一覧から今回フローボットを作成したいプロジェクト選んでください。

・新規作成をクリックしましょう。

・はじめから作成するを選択してください。

2.タイトル入力とアプリトリガーを設定する

・タイトルはなんでもOK！ですが、誰がみてもわかるようにフローの流れを記載するといいと思います。

・トリガーの選択では「特定のアプリイベントを受信したとき」→「Notion」を選択しましょう。

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3.連携アカウントとアクションを選択

・アプリトリガータイトルも先程のタイトルと同じく任意で大丈夫ですが、トリガーの詳細を入力しておくとわかりやすいです。

・トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。

3.アプリトリガーのAPI接続設定

・ここではトリガーの起動間隔を「5分」と設定しています。※起動間隔で選択できる時間はプランによって異なります。

・データベースIDは連携したいIDを入力します。

・データベースIDは「/ワークスペース名/●●●/」の部分となりますのでご確認ください。

・入力が完了したらテストを行ってください。

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・テストが完了したらアウトプットとしてNotionの情報が取得できます。

・問題なく取得が完了したら保存をクリックしてください。

4.アウトプットの取得について

・「取得する値を追加」を選択しましょう。

・アウトプットの項目についてはこちらの記事を参考にしてください。

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以上でNotionの設定は終わりです。

ステップ3：Microsoft Excelの連携とアクション設定

１.+ボタンを押してオペレーション設定を行います

・「データベースを操作する」→「Microsoft Excel」をクリックしてください。

2.データベースの連携

・タイトルは任意のもので大丈夫ですが、ここでも前段と同様に、何をするかがわかるように「レコードを追加する」と記載しています。

・実行アクションはレコードを追加するを選択してください。

・ファイルの保存場所を選択します。

・ドライブID、ファイル名をそれぞれ連携したいもの入力しましょう。

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・アイテムID、シートID、デーブル範囲を同様に入力していきましょう。

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３.データベース操作の詳細設定

・先程Microsoft Excelのシートなど設定した内容が取得されました。ここにNotionの情報を入力します。

・各項目に、Notionの情報をアウトプットとして画像のように埋め込んでいきます。

・テストをクリックます。

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テストが無事完了できたら全ての設定が完了になります！お疲れ様でした。