【タスク管理を一元化！】もっと簡単に事務作業を！NotionとMicrosoft Excelを連携させてみよう

このブログをおすすめする方

• NotionとMicrosoft Excelを普段から使用し、情報管理を効率化したい方
• 手作業でのデータ転記やエラーに悩まされているプロジェクト管理者
• チーム間での情報共有を強化し、統一されたデータで作業を進めたい方
• プログラミングの知識がなくてもアプリ連携を始めたい方
• 営業活動や進捗管理を簡単に自動化し、業務負担を軽減したい企業担当者

NotionとMicrosoft Excelを連携するメリットと利用シーン

1. 情報の一元管理と業務効率化

NotionとMicrosoft Excelを連携することで、分散していた情報を一つの流れにまとめられます。例えば、プロジェクトチームがNotionでタスクを管理し、その進捗状況をMicrosoft Excelに記録している場合、手動での転記作業が不要になります。これにより、以下のようなメリットが得られます：

• タスクの進捗状況を即時確認でき、余計な確認作業を省略。
• プロジェクトの全体像をMicrosoft Excelで簡単に分析・報告。
• 入力作業を削減することで、コア業務に専念可能。

2. ヒューマンエラーの削減

手動でのデータ転記はミスが発生しがちです。しかし、この連携によってNotionに入力した内容がそのままMicrosoft Excelに転記されるため、ミスが起きにくくなります。以下のような具体的なユースケースがあります：

• 営業チームが商談の進捗をNotionに入力すると、そのデータが自動的にMicrosoft Excelのレポートに反映される。
• 記載ミスや漏れがないため、正確な情報を基にした意思決定が可能に。
• チーム内でデータの正確性を確認する負担が軽減。

3. チーム全体の情報共有の強化

タスクがNotionで更新されると、それがMicrosoft Excelに記録され、複数のチームメンバーが同じ情報を基に業務を進められます。この連携は、特に以下のようなシーンで役立ちます：

• 定期ミーティングの資料作成において、最新のタスク情報がMicrosoft Excelから自動で取得可能。
• 他部門と情報を共有する際に、エクセルのフォーマットで簡単に提供。
• チーム全体が正確で統一された情報を共有することで、スムーズな業務進行を実現。

NotionとMicrosoft Excelの連携フローの作り方

[Yoomとは]

ステップ1：NotionとMicrosoft Excelをマイアプリ連携する

まずはNotionから連携していきます。

1.左上に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」→「Notion」をクリックします。

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2.アクセスリクエストの画面→「ページを選択する」をクリックしましよう。

3.アクセスしたいページにチェックを入れてアクセス制限を許可しましょう。

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以上でマイアプリ登録が完了しました！

続いては、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。

1.先程と同じように、「マイアプリ」→「新規接続」→「Microsoft Excel」の順で選択します
2.アカウントを選択する画面で、接続したいアカウントを選びます

3.パスワードを入力してください

以上でMicrosoft Excelのマイアプリ登録が完了です。Yoomのマイアプリ登録はプログラミングも必要なく、ログイン情報され分かっていれば連携できました！

PC操作に不安がある方も、これなら安心して連携ができそうですね！次はいよいよフローボットを作っていきます。
みなさんご準備は整いましたか？では作成していきましょう！

ステップ2：Notionのアプリトリガーを設定

1.プロジェクトから作成する

・画面左に表示されているプロジェクト一覧から今回フローボットを作成したいプロジェクト選んでください。

・新規作成をクリックしましょう。

・はじめから作成するを選択してください。

2.タイトル入力とアプリトリガーを設定する

・タイトルはなんでもOK！ですが、誰がみてもわかるようにフローの流れを記載するといいと思います。

・トリガーの選択では「特定のアプリイベントを受信したとき」→「Notion」を選択しましょう。

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3.連携アカウントとアクションを選択

・アプリトリガータイトルも先程のタイトルと同じく任意で大丈夫ですが、トリガーの詳細を入力しておくとわかりやすいです。

・トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。

3.アプリトリガーのAPI接続設定

・ここではトリガーの起動間隔を「5分」と設定しています。※起動間隔で選択できる時間はプランによって異なります。

・データベースIDは連携したいIDを入力します。

・データベースIDは「/ワークスペース名/●●●/」の部分となりますのでご確認ください。

・入力が完了したらテストを行ってください。

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・テストが完了したらアウトプットとしてNotionの情報が取得できます。

・問題なく取得が完了したら保存をクリックしてください。

4.アウトプットの取得について

・「取得する値を追加」を選択しましょう。

・アウトプットの項目についてはこちらの記事を参考にしてください。

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以上でNotionの設定は終わりです。

ステップ3：Microsoft Excelの連携とアクション設定

１.+ボタンを押してオペレーション設定を行います

・「データベースを操作する」→「Microsoft Excel」をクリックしてください。

2.データベースの連携

・タイトルは任意のもので大丈夫ですが、ここでも前段と同様に、何をするかがわかるように「レコードを追加する」と記載しています。

・実行アクションはレコードを追加するを選択してください。

・ファイルの保存場所を選択します。

・ドライブID、ファイル名をそれぞれ連携したいもの入力しましょう。

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・アイテムID、シートID、デーブル範囲を同様に入力していきましょう。

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３.データベース操作の詳細設定

・先程Microsoft Excelのシートなど設定した内容が取得されました。ここにNotionの情報を入力します。

・各項目に、Notionの情報をアウトプットとして画像のように埋め込んでいきます。

・テストをクリックます。

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テストが無事完了できたら全ての設定が完了になります！お疲れ様でした。