NotionとMicrosoft Excelを連携して、Notionでのタスク登録をMicrosoft Excelに追加する方法

[Yoomとは]

‍Notionでのタスク登録をMicrosoft Excelに自動追加する方法

‍Notionのデータベースにタスクが登録されたことをAPIを利用して受け取り、Microsoft Excelの提供するAPIを用いて、指定のシートにタスク情報を追加することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

フローのおおまかな流れは以下の通りです。

• Yoomと今回のフローで使用するアプリをマイアプリ連携
• テンプレートのコピー
• フローの詳細設定
• トリガーをONにしてフローを動かす！

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録してください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1：NotionとMicrosoft Excelをマイアプリ連携

まずは、YoomでNotionとMicrosoft Excelを連携させます。
Yoomにログイン後、左側メニュー「マイアプリ」から「新規接続」をクリックしてください。

検索ウィンドウが出てきたら、アプリ名を入力して検索します。

Notionのマイアプリ連携

※マイアプリ連携をする前に、フローで使用するデータページを作成しておきましょう。
Notionのログイン情報を入力し、「ページを選択する」をクリックしてください。

次に進むと、Notionで作成されたページの一覧が表示されます。

ここにチェックが入っているページが、Yoomと連携されます。
マイアプリ連携後にフローで使用するページを作成した場合は、再連携をしてチェックを入れる必要があります。

「アクセスを許可する」をクリックして、YoomとNotionのマイアプリ連携は完了です。‍

Microsoft Excelのマイアプリ連携

Microsoft のアカウントにログインをしましょう。

連携したいMicrosoft のアカウント情報を入れれば、自動的にYoomと連携完了です。
難しい設定は必要ありません！

※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。

続いて、フローの詳細設定に進みます。以下のバナーから「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしておきましょう。

ステップ2：アプリトリガーを設定

まずはNotionでトリガー設定をします。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたNotionのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認して、タイトルをわかりやすいものに修正したら次に進んでください。
次に、トリガーの起動間隔を設定します。

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トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できますが、ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うのでその点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

データベースIDを入力したら、Notionでタスクのページを作成または更新してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

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取得したアウトプットに、情報を追加したい場合はご自身で追加も可能です。

必要な情報の取得ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Microsoft Excelにレコードを追加

次に、Notionの情報をMicrosoft Excelに追加しましょう。
最初のページでは、Notionと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行います。

次に、情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定しましょう。

保存場所などの必須項目を入力して「次へ」をクリックすると、指定したシートとの接続を確認します。

今回使用するMicrosoft Excelのシートはこちらです。

接続がうまくいけば、シートの各項目がYoomに反映されます。

次に、アウトプットを活用して、Microsoft Excelのシートの項目にどの情報を反映させるかを指定していきます。

すべて入力したので「テスト」をクリックします。

テストが成功して、シートに情報が反映されました！
ここまで確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでNotionのタスクが自動的にMicrosoft Excelに追加されるようになりました。

さらに自動化するには

タスクの優先度に応じて通知する

タスクの優先度が高いものは、なるべく早く対応したいですよね。
そんな時には分岐を活用してみてはいかがでしょうか？

<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに、あらかじめ「優先度」の項目を追加しておけば、そのアウトプットを使用して分岐を設定することができます。</span>

なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

優先度以外にも、タスクのタイトルに含まれるワードに従って分岐することで、担当者に素早く通知させることもできます。
業務に合わせて分岐を活用してみてください。

ミーティングを自動作成

タスクが追加されたら、タスクについての会議をする必要もあるかもしれません。
そんな時は、ミーティングURLが自動作成されるように設定してみましょう。

上記画像は、優先度の高いタスクだけミーティングを設定し、担当者に通知するようになっています。

重要タスクだけフローに組み込むようにしている場合は、すべてのタスクに対してミーティングが作成されるように設定してもいいでしょう。

NotionとMicrosoft Excelのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやMicrosoft ExcelのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

毎月Notionの情報を一括取得し、Googleドキュメントに記録する

一度設定してしまえば毎月自動でGoogleドキュメントにデータが転記されるので、Notionのバックアップとして活用できそうです。

毎日Notionのデータをkintoneに登録する

Notionで管理している情報を毎日自動的にkintoneに転送することで、手動でのデータ入力や更新の手間を省けます。毎日の繰り返し作業を自動化することで、他の重要な業務に集中できますね。Notionとkintoneを併用している方はぜひ試してみてください。

kickflowで申請が行われたらNotionにタスクを追加する

kickflowで申請が行われると、自動でNotionにタスクが登録されるフローです。申請内容を手作業で転記する必要がなくなり、業務フローの一元化が期待できます。
Notion上でタスクの進捗を管理できるため、対応漏れを防ぎ、承認フローの可視化がしやすくなります。

Microsoft Excelを活用した自動化例

フォームに回答があったら雇用契約書を自動作成し、SmartHRとMicrosoft Excelに登録してMicrosoft Teamsに通知する

新入社員の情報をYoomフォームへ入力することで起動する自動連携フローです。入社手続きや従業員情報の管理に複数のツールを利用している場合、連携によって同じ情報を何度も入力する必要がなくなり、ミス防止や作業時間短縮などの業務効率化を図れます。

Outlookにメールが届いたら、Microsoft Excelにレコードを追加する‍

メールの受信した内容をMicrosoft Excelに手動で追加する必要がなく、最新情報を把握しやすくなります。共有の抜け漏れ防止にも役立つでしょう。

Gmailで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに格納する‍

迅速かつ確実にアンケート結果を管理し、そのデータに基づいた意思決定を迅速に行えるようサポートするフローです。
手入力によるミスを防げるため、データ品質も向上するでしょう。

NotionとMicrosoft Excelの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: 情報の一元管理による業務の効率化

NotionとMicrosoft Excelを連携することで、タスク情報を一元管理しやすくなります。これにより、<span class="mark-yellow">複数のツールを行き来してデータを確認する手間を削減できるため、業務の効率化が期待できます。</span>

たとえば、プロジェクト管理を行っているチームが、Notionでタスクを管理しつつ、Microsoft Excelで進捗を可視化している場合、Notionに登録したタスクが自動的にMicrosoft Excelに追加されることで、すばやく最新のデータを確認できるようになります。

また、Microsoft Excelを活用して、タスクの進捗状況を一覧化したり、グラフで視覚的に管理したりすることで、チームの全体像をより把握しやすくなります。

メリット2:データ入力のミスを防ぎ、正確性を向上

手作業によるデータの転記には入力ミスがつきものですが、NotionとMicrosoft Excelを連携することで、<span class="mark-yellow">入力作業を自動化できるため、誤った情報が記録されるリスクを減らせます。</span>

たとえば、タスクの担当者がNotionに入力した情報が、そのままMicrosoft Excelの指定シートにも反映される場合、手動入力による数値の誤記や、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐのに役立つでしょう。特に、複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、各自の入力ルールが統一されていないと情報の不整合が発生することがありますが、ツール間の自動連携を活用することで、入力ルールの統一と情報の正確性を維持しやすくなります。

メリット3:チーム内の情報共有をスムーズにする

NotionとMicrosoft Excelの連携により、チームメンバー全員が同じ最新情報を確認しやすくなります。<span class="mark-yellow">異なる役割のメンバーが別々のツールを利用していても、連携を通じて情報が統一されるため、円滑なコミュニケーションが図れるでしょう。</span>

‍たとえば、プロジェクトチームのメンバーがNotionでタスクの進捗を管理しており、経営層やクライアント向けにMicrosoft Excelで進捗レポートを作成する場合、それぞれのツールで同じ情報を管理する必要があります。連携を活用すれば、タスクが更新されるたびにMicrosoft Excel側のレポートも最新の状態に保たれるため、レポート作成の手間を減らし、情報共有の効率向上が期待できます。

まとめ

NotionとMicrosoft Excelを連携することで、タスク管理の手間を大幅に減らすことができることがわかりましたね。手入力のミスを防ぎながら、データをきちんと整理できるので、仕事の効率アップが期待できます。

ノーコードツールのYoomを使えば、プログラミングの知識がなくても、簡単な設定だけでこの連携を実現できます！
2週間無料で試せるので、まずはYoomに登録して、タスク管理をもっと快適にしてみませんか？