【タスク管理を一元化！】もっと簡単に事務作業を！NotionとMicrosoft Excelを連携させてみよう

ステップ1：NotionとMicrosoft Excelをマイアプリ連携する

まずはNotionから連携していきます。

1.左上に表示されている「マイアプリ」から「新規接続」→「Notion」をクリックします。

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2.アクセスリクエストの画面→「ページを選択する」をクリックしましよう。

3.アクセスしたいページにチェックを入れてアクセス制限を許可しましょう。

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以上でマイアプリ登録が完了しました！

続いては、Microsoft Excelのマイアプリ登録を行いましょう。

1.先程と同じように、「マイアプリ」→「新規接続」→「Microsoft Excel」の順で選択します
2.アカウントを選択する画面で、接続したいアカウントを選びます

3.パスワードを入力してください

以上でMicrosoft Excelのマイアプリ登録が完了です。Yoomのマイアプリ登録はプログラミングも必要なく、ログイン情報され分かっていれば連携できました！

PC操作に不安がある方も、これなら安心して連携ができそうですね！次はいよいよフローボットを作っていきます。
みなさんご準備は整いましたか？では作成していきましょう！

ステップ2：Notionのアプリトリガーを設定

1.プロジェクトから作成する

・画面左に表示されているプロジェクト一覧から今回フローボットを作成したいプロジェクト選んでください。

・新規作成をクリックしましょう。

・はじめから作成するを選択してください。

2.タイトル入力とアプリトリガーを設定する

・タイトルはなんでもOK！ですが、誰がみてもわかるようにフローの流れを記載するといいと思います。

・トリガーの選択では「特定のアプリイベントを受信したとき」→「Notion」を選択しましょう。

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3.連携アカウントとアクションを選択

・アプリトリガータイトルも先程のタイトルと同じく任意で大丈夫ですが、トリガーの詳細を入力しておくとわかりやすいです。

・トリガーアクションは「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。

3.アプリトリガーのAPI接続設定

・ここではトリガーの起動間隔を「5分」と設定しています。※起動間隔で選択できる時間はプランによって異なります。

・データベースIDは連携したいIDを入力します。

・データベースIDは「/ワークスペース名/●●●/」の部分となりますのでご確認ください。

・入力が完了したらテストを行ってください。

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・テストが完了したらアウトプットとしてNotionの情報が取得できます。

・問題なく取得が完了したら保存をクリックしてください。

4.アウトプットの取得について

・「取得する値を追加」を選択しましょう。

・アウトプットの項目についてはこちらの記事を参考にしてください。

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以上でNotionの設定は終わりです。

ステップ3：Microsoft Excelの連携とアクション設定

１.+ボタンを押してオペレーション設定を行います

・「データベースを操作する」→「Microsoft Excel」をクリックしてください。

2.データベースの連携

・タイトルは任意のもので大丈夫ですが、ここでも前段と同様に、何をするかがわかるように「レコードを追加する」と記載しています。

・実行アクションはレコードを追加するを選択してください。

・ファイルの保存場所を選択します。

・ドライブID、ファイル名をそれぞれ連携したいもの入力しましょう。

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・アイテムID、シートID、デーブル範囲を同様に入力していきましょう。

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３.データベース操作の詳細設定

・先程Microsoft Excelのシートなど設定した内容が取得されました。ここにNotionの情報を入力します。

・各項目に、Notionの情報をアウトプットとして画像のように埋め込んでいきます。

・テストをクリックます。

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テストが無事完了できたら全ての設定が完了になります！お疲れ様でした。

NotionとMicrosoft Excelの連携フロー応用編

今回ご紹介したフローボット以外にもたくさんのフローボットテンプレートをご用意しております。
フローボットはその時の業務内容や作業内容に応じて変更したり、アレンジを加えたりカスタマイズすることできます。

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こちらのフローはフォームに回答があったら、その情報を自動でMicrosoft Excelに追加します。
フォームの回答をわざわざ確認しなくても、自動的にMicrosoft Excelに回答内容が追加されるので、情報管理の抜けや漏れをなくすことができます。

新規のタスクを選別してMicrosoft Excelに追加するフローです。
「コマンドオペレーション」というものを使用すれば新規のタスクのみを登録して更新されたタスクは除外するというような複雑なフローボットやフォームとMicrosoft Excelを連携させて情報を転記するフローも簡単に作ることができます。

今日が期限のタスクを取得して、Chatworkに通知するフローです。
フローを起動する日時を指定することができるため、タスク管理の精度を上げることができそうです。

画像からデータを抽出して、結果をMicrosoft Excelに追加するフローです。
名刺情報を手入力する必要がないため、入力ミスや漏れを防いで情報の精度を保ことができます。

受信したメールの文章から特定のキーワードを抽出して、Microsoft Excelに自動的に格納するフローです。
メールの内容から任意の情報を自動で取得してExcelに蓄積できるため、問い合わせ内容や送信者情報を一元的に管理できます。

まとめ

NotionとMicrosoft Excelを連携することで、「情報を一元化」「新しい情報を取得」「手入力で発生するミスを削減」できることをお伝えしてきました。
連携させて得られるメリットはチーム全体にとっても良い影響を与えられると思っています。もし連携する際に難しいプログラミングなどの知識が必要となれば、連携させるのを保留にしてしまう方もいるかと思います。
しかしYoomを活用すると、入力さえできれば誰でも簡単にマイアプリ登録ができて、アプリ同士を連携させることができます。また連携だけではなく、業務に応じて様々なフローボットを作成できるのがYoomの素晴らしいポイントだと感じています。

みなさんも是非この機会にYoomを活用して業務効率をアップさせてみませんか？