Notionでのタスク登録をMicrosoft Excelに追加する方法

ステップ2：アプリトリガーを設定

まずはNotionでトリガー設定をします。
1ページ目は、マイアプリ連携をしたNotionのアカウント情報が反映されています。

アカウント情報を確認して、タイトルをわかりやすいものに修正したら次に進んでください。
次に、トリガーの起動間隔を設定します。

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トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できますが、ご利用プランによって設定できるトリガーの最短間隔が違うのでその点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。

データベースIDを入力したら、Notionでタスクのページを作成または更新してから「テスト」をクリックしてください。

テストが成功すると、アウトプットが取得できます。

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取得したアウトプットに、情報を追加したい場合はご自身で追加も可能です。

必要な情報の取得ができたら「保存する」でトリガー設定は完了です。

ステップ3：Microsoft Excelにレコードを追加

次に、Notionの情報をMicrosoft Excelに追加しましょう。
最初のページでは、Notionと同様にアカウント情報の確認とタイトルの修正を行います。

次に、情報を追加するMicrosoft Excelのシート情報を指定しましょう。

Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定詳細は以下をチェックしてみてください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081

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保存場所などの必須項目を入力して「次へ」をクリックすると、指定したシートとの接続を確認します。

今回使用するMicrosoft Excelのシートはこちらです。

接続がうまくいけば、シートの各項目がYoomに反映されます。

次に、アウトプットを活用して、Microsoft Excelのシートの項目にどの情報を反映させるかを指定していきます。

すべて入力したので「テスト」をクリックします。

テストが成功して、シートに情報が反映されました！
ここまで確認ができたら「保存する」ですべての設定は完了です。

最後にトリガーをONにしてフローを動かしましょう。

これでNotionのタスクが自動的にMicrosoft Excelに追加されるようになりました。

さらに自動化するには

タスクの優先度に応じて通知する

タスクの優先度が高いものは、なるべく早く対応したいですよね。
そんな時には分岐を活用してみてはいかがでしょうか？

<span class="mark-yellow">Notionのデータベースに、あらかじめ「優先度」の項目を追加しておけば、そのアウトプットを使用して分岐を設定することができます。</span>

なお、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

優先度以外にも、タスクのタイトルに含まれるワードに従って分岐することで、担当者に素早く通知させることもできます。
業務に合わせて分岐を活用してみてください。

ミーティングを自動作成

タスクが追加されたら、タスクについての会議をする必要もあるかもしれません。
そんな時は、ミーティングURLが自動作成されるように設定してみましょう。

上記画像は、優先度の高いタスクだけミーティングを設定し、担当者に通知するようになっています。

重要タスクだけフローに組み込むようにしている場合は、すべてのタスクに対してミーティングが作成されるように設定してもいいでしょう。

NotionやMicrosoft Excelを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやMicrosoft ExcelのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍NotionとMicrosoft Excelを連携した自動化例

Notionデータベースの情報をもとにMicrosoft Excelで見積書を作成し、メールを送信する連携も可能です。
また、Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも保存したり、指定した日時にMicrosoft Excelの集計表から情報を取得してNotionに自動追加したりすることもできます。

Notionを活用した自動化例

Notionに情報が登録されたことをチャットツールに通知する

Notionのデータベースに情報が登録されたことをSlackやDiscordなどへ自動で通知します。

Notionでページが作成されたらクラウドストレージにフォルダを作成する

Notionでページが作成されたら、Google DriveやOneDriveなどに自動でフォルダを作成します。

Webミーティングが終了したら会議の文字起こしデータをNotionに追加する

Google MeetやZoomでミーティングが終了したら、会議の文字起こしデータをNotionに自動で追加します。

Microsoft Excelを活用した自動化例

メールで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに登録する

GmailやOutlookで受け取ったアンケート結果をMicrosoft Excelに自動で登録します。

顧客管理ツールに登録した情報をMicrosoft Excelに追加する

SalesforceやHubSpotなどに登録した顧客情報をMicrosoft Excelに自動で追加します。

フォームで送信された内容をMicrosoft Excelに追加する

Googleフォームなどの回答をMicrosoft Excelに自動で追加します。

NotionとMicrosoft Excelの連携メリットと具体的な利用シーン

メリット1: 情報の一元管理による業務の効率化

NotionとMicrosoft Excelを連携することで、タスク情報を一元管理しやすくなります。これにより、<span class="mark-yellow">複数のツールを行き来してデータを確認する手間を削減できるため、業務の効率化が期待できます。</span>

たとえば、プロジェクト管理を行っているチームが、Notionでタスクを管理しつつ、Microsoft Excelで進捗を可視化している場合、Notionに登録したタスクが自動的にMicrosoft Excelに追加されることで、スムーズに最新のデータを確認できるようになりますよね。

また、Microsoft Excelを活用して、タスクの進捗状況を一覧化したり、グラフで視覚的に管理したりすれば、チームの全体像をより把握しやすくなるのではないでしょうか。

メリット2:データ入力のミスを防ぎ、正確性を向上

手作業によるデータの転記には入力ミスがつきものですが、NotionとMicrosoft Excelを連携することで、<span class="mark-yellow">入力作業を自動化できるため、誤った情報が記録されるリスクを減らせます。</span>

たとえば、タスクの担当者がNotionに入力した情報が、そのままMicrosoft Excelの指定シートにも反映される場合、手動入力による数値の誤記や、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぐのに役立つはずです。特に、複数のメンバーが関わるプロジェクトでは、各自の入力ルールが統一されていないと情報の不整合が発生することがありますが、ツール間の自動連携を活用することで、入力ルールの統一と情報の正確性を維持しやすくなります。

メリット3:チーム内の情報共有をスムーズにする

NotionとMicrosoft Excelの連携により、チームメンバー全員が同じ最新情報を確認しやすくなります。<span class="mark-yellow">異なる役割のメンバーが別々のツールを利用していても、連携を通じて情報が統一されるため、円滑なコミュニケーションが図れるはずです。</span>

‍たとえば、プロジェクトチームのメンバーがNotionでタスクの進捗を管理しており、経営層やクライアント向けにMicrosoft Excelで進捗レポートを作成する場合、それぞれのツールで同じ情報を管理する必要がありますよね。連携を活用すれば、タスクが更新されるたびにMicrosoft Excel側のレポートも最新の状態に保たれるため、レポート作成の手間を減らし、情報共有の効率向上が期待できます。

まとめ

NotionとMicrosoft Excelを連携することで、タスク管理の手間を大幅に減らすことができることがわかりましたね。手入力のミスを防ぎながら、データをきちんと整理できるので、仕事の効率アップが期待できます。

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