2024/09/27
アプリ同士の連携方法

NotionとOneDriveで取引先が登録された際のフォルダ作成を自動化してみた!

m.wadazumi

目次

今回はNotionとOneDriveをノーコードで連携し、取引先ごとにフォルダを自動作成する方法を解説します。
この自動化によって、フォルダの重複や誤作成を防ぎ、ファイル管理の負担を軽減できます。
フォルダ管理が統一されることで、データの共有や確認がスムーズに行えるでしょう。
取引先が増加しており、より効率的にデータ管理を行いたいという方に有効な自動化です。

NotionとOneDriveを連携するメリット

メリット1:データの整理がしやすくなる

NotionとOneDriveを連携し、Notionに取引先が登録されると、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
<span class="mark-yellow">取引先ごとにファイルが整理されると、取引先のデータを探す手間が省け、情報の共有が容易になります。</span>
特にプロジェクトを同時進行で行う場合、管理体制が統一されているため、ファイルにアクセスしやすくなりそうですね。

メリット2:作業ミスを防ぐ

フォルダの自動作成により、フォルダの作成を手動で行う必要がなくなり、従業員の負担を軽減できます。
これにより、<span class="mark-yellow">誤作成やフォルダの重複を防ぎ、効率的にフォルダ管理が行えるでしょう。</span>
特に、取引先が急増している企業でも柔軟に対応でき、成長を支える管理体制が構築できる可能性があります。

[Yoomとは]

NotionとOneDriveの連携フローの作り方

今回は「Notionで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は以下の2ステップだけで、10~15分で設定できます。

  1. 特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動するフローボットの設定
  2. フォルダを作成するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

NotionとOneDriveをYoomと接続する方法

NotionとOneDriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておくことで、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを選ぶか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて、赤枠の「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、OneDriveのマイアプリ登録を行うため、同じようにOneDriveを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、サインインしてください。

Notionで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更できます。
まずは、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されたら、設定を行います。

  • 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
    ※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
  • 「データベースID」→説明を確認して設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

  • 「タイトル」→自由に変更可能
  • 「OneDriveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
  • 「アクション」→フォルダを作成

以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を候補から設定します。
設定箇所をクリックすると、候補が表示されるので、該当するドライブIDを選択しましょう。

スクロールし、説明を確認して「親フォルダのアイテムID」、「親フォルダ名」、「フォルダ名」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のNotionとOneDriveを使った自動化の例

1.Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを自動作成するフローです。
Notion内のデータをOneDriveでフォルダ分けして、管理したい方におすすめの自動化です。
保存先が分かりやすくなるため、データの紛失を防いでくれます。

2.Notionのデータベース上から1クリックで、自動的にOneDriveのフォルダを作成するフローです。
YoomのChrome拡張機能トリガーを利用したフローで、任意のページをクリックすると自動的にフォルダを作成できます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Notionでページにテキストを自動追加するフローです。
この自動化を活用すると、GoogleスプレッドシートとNotionに同じデータを入力する手間がなくなります。

4.kintoneにレコードが登録されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成するフローです。
OneDriveのフォルダURLをkintoneに記載することで、データを見失うことなく管理できます。

まとめ

取引先登録後のフォルダ作成を自動化することで、煩雑なフォルダ管理を解消できるかもしれません。
手作業のフォルダ作成から解放されるため、フォルダの誤作成や重複を防げます。
特に多くの取引先を抱えている企業にとって、柔軟な対応が可能になり、業務フローが最適化されるでしょう。
NotionとOneDriveを連携して、管理体制を整え、業務の効率化を図りましょう。

今回ご紹介したテンプレートは、こちらから無料登録でご利用いただけます。
実際にYoomで操作してみて、導入を検討してください。

この記事を書いた人
m.wadazumi
児童福祉の仕事からライターとして活動し、現在はYoomでブログを執筆中です。 Yoomでできる業務効率化に驚きつつ、みなさんにもその感動を共有して社会貢献したいと考えています。 プログラミング知識ゼロの私でもできるアプリ連携や自動化をお伝えしていきます。
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