Notionに新規取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを自動作成する方法

[Yoomとは]

NotionとOneDriveの連携フローの作り方

今回は「Notionで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから設定を行う必要がなく、簡単に自動化フローが実現できます！

工程は以下の2ステップだけで、10~15分で設定できます。

1. 特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動するフローボットの設定
2. フォルダを作成するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
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NotionとOneDriveをYoomと接続する方法

NotionとOneDriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておくことで、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを選ぶか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて、赤枠の「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、OneDriveのマイアプリ登録を行うため、同じようにOneDriveを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、サインインしてください。

Notionで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更できます。
まずは、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら
  

以下の画面が表示されたら、設定を行います。

• 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
  ※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
• 「データベースID」→説明を確認して設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「OneDriveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→フォルダを作成
  

以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を候補から設定します。
設定箇所をクリックすると、候補が表示されるので、該当するドライブIDを選択しましょう。

スクロールし、説明を確認して「親フォルダのアイテムID」、「親フォルダ名」、「フォルダ名」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

お疲れ様でした！

NotionとOneDriveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionとOneDriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとOneDriveのその他の自動化例

OneDriveにアップロードされたPDFをOCRでテキスト化し、Notionに保存したり、Notionにレコードが追加されたら、レポートを作成してOneDriveに格納することができます。他にも、Microsoft Excelとも連携して、Notionに新規ページが作成されたらOneDriveでMicrosoft Excelファイルを作成することも可能です。

Notionを活用した自動化例

回答された内容をNotionのデータベースに追加する

回答が送信されたらNotionのデータベースに必要な情報が自動で追加されるので、入力作業の手間をなくせるかもしれません。

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する

Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信されるので、手動のメール作成・送信作業を省ける可能性があります。

アップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する

手動作業を減らし、OCR技術で正確にテキストを抽出することで、データの正確性が向上するはずです。

OneDriveを活用した自動化例

アップロードされたファイルをOneDriveにも格納する

複数のクラウドストレージに同時に保存することで、万が一のデータ損失に備えることができます。

書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納する

書類データを自動的に処理できるため、ファイル管理の煩わしさが軽減され、他の業務に集中できる時間を増やせると予想されます。

NotionとOneDriveを連携するメリット

メリット1:データの整理がしやすくなる

NotionとOneDriveを連携することで、データ整理の手間が削減されると予想されます。
自動化フローの導入で<span class="mark-yellow">取引先ごとにファイルが整理されると、取引先のデータを探す手間が省け、情報の共有が容易になるはずです。</span>
特にプロジェクトを同時進行で行う場合、管理体制が事前に統一されているため、ファイルにアクセスしやすくなりそうですね。

メリット2:作業ミスを防ぐ

フォルダの自動作成により、フォルダの作成を手動で行う必要がなくなり、管理を担当している従業員の負担が軽減されるかもしれません。
これにより、<span class="mark-yellow">誤作成やフォルダの重複を防ぎ、効率的にフォルダ管理が行えるでしょう。</span>
特に、取引先が急増している企業でも柔軟に対応でき、成長を支える管理体制が構築できる可能性があります。

まとめ

取引先登録後のフォルダ作成を自動化することで、煩雑なフォルダ管理を解消できるかもしれません。
手作業のフォルダ作成から解放されるため、フォルダの誤作成や重複を防げると予想されます。
特に多くの取引先を抱えている企業にとって、柔軟な対応が可能になり、業務フローが最適化されるはずです。
NotionとOneDriveを連携して、管理体制を整え、業務の効率化を図りましょう。

今回ご紹介したテンプレートは、こちらから無料登録でご利用いただけます。
実際にYoomで操作してみて、導入を検討してください。