[Yoomとは]

NotionとOneDriveの連携フローの作り方

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• NotionとOneDriveとのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Notionのトリガー設定と各アクション（分岐・OneDrive）の設定
• フローをONにし、テスト実行して動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

NotionとOneDriveをYoomと接続する方法

NotionとOneDriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておくことで、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを選ぶか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて、赤枠の「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、OneDriveのマイアプリ登録を行うため、同じようにOneDriveを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、サインインしてください。

これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

ステップ2：テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

テンプレートがコピーされると、以下のように表示されます。

ステップ3：Notionのトリガー設定

まずは、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

確認後、「次へ」を押します。

移行後の画面で次の設定を行います。

• 「トリガーの起動間隔」→トリガーとなるアクションの何分後に起動されるかを決める項目です。5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。 ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
• 「データベースID」→説明を確認して設定しましょう。データベースIDの確認方法などはこちらをご参照ください。

設定が完了したら、「テスト」を押します。テストが成功すると、以下のように表示されます。

テスト完了を確認して、『保存する』を押しましょう。
このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。アウトプット情報は後続のアクションで利用できます。
つまり、この後のフォルダ作成アクションでここの情報をそのまま反映することが可能となります。

ステップ4：条件に応じて分岐する設定

次に、2つ目の「分岐：コマンドオペレーション」をクリックします。ここでは、指定した条件に応じて後続のアクションに進むか否かを設定します。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

「分岐対象の取得した値」は、プルダウンから選択できます。
今回は、トリガーのアクションを対象とします。

また、「分岐条件」は運用状況に合わせて、複数設定可能です。追加する際は【+分岐条件を追加】をクリックして値を設定してくださいね。
今回のフローでは、前ステップで取得した値(アウトプット)を引用して、作成日時と最終更新日時の値が同一である場合、後続アクションに進むよう設定しました。

設定後、『保存する』をクリックしましょう。

ステップ5：Notionでレコード情報を取得する設定

続いて、3つ目の「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。ここでは、データベースの中から一致する条件を検索する設定を行います。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「トリガーアクション」→レコードを取得する（ID検索）

「データベースの連携」では、連携したアカウントをもとに該当するIDが『候補』に表示されます。対象のIDを選択して、「次へ」を押してください。

次の画面で条件に合うレコードを1行取得する設定を行いましょう。
今回は「取得したいレコードの条件」として、【オブジェクトID（アウトプットから引用）】の値がレコードIDと等しいと判断されると、レコード情報を取得するように設定しています。

※アウトプットを活用することでフローボット起動毎に、毎回異なる値を参照することができます。もし固定のテキストを入力された際には、毎回同じ内容を参照してしまうためご注意ください。

設定後に「テスト」を押し、テストに成功すると以下のように表示されます。取得した値を確認して『保存する』をクリックしましょう。

ステップ6：OneDriveでフォルダを作成する設定

最後に、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

• 「タイトル」→自由に変更可能
• 「OneDriveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
• 「アクション」→フォルダを作成
  

移行後の画面で、「ドライブID」を候補から設定します。
設定箇所をクリックすると、候補が表示されるので、該当するドライブIDを選択しましょう。

スクロールし、説明を確認して「親フォルダのアイテムID」、「親フォルダ名」を設定してください。「フォルダ名」は、前ステップで取得したアウトプットを引用しましょう。

情報を入力した後、「テスト」をクリックします。
※実際に指定したフォルダ内にファイルが格納されます。
以下のように表示されたら、テスト成功です！

OneDrive側を確認すると、Notionで管理しているファイルデータも格納されていました。

登録内容に問題がなければ、『保存する』をクリックします。これで設定完了です！お疲れ様でした！

ステップ7：トリガーをONにして起動準備完了

以下の画面が表示されるので、赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

簡単に自動化フローボットが作成できましたね！

NotionとOneDriveを使ったその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionとOneDriveのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

NotionとOneDriveのその他の自動化例

OneDriveにアップロードされたPDFをOCRでテキスト化し、Notionに保存したり、Notionにレコードが追加されたら、レポートを作成してOneDriveに格納することができます。他にも、Microsoft Excelとも連携して、Notionに新規ページが作成されたらOneDriveでMicrosoft Excelファイルを作成することも可能です。

Notionを活用した自動化例

回答された内容をNotionのデータベースに追加する

回答が送信されたらNotionのデータベースに必要な情報が自動で追加されるので、入力作業の手間をなくせるかもしれません。

Notionデータベースの情報を用いて、メールを自動で送付する

Notionデータベースの情報をトリガーとして自動的にメールが作成・送信されるので、手動のメール作成・送信作業を省ける可能性があります。

アップロード画像をOCRで読み取り、Notionに追加する

手動作業を減らし、OCR技術で正確にテキストを抽出することで、データの正確性が向上するはずです。

OneDriveを活用した自動化例

アップロードされたファイルをOneDriveにも格納する

複数のクラウドストレージに同時に保存することで、万が一のデータ損失に備えることができます。

書類データをOCRで読み取りファイル名を更新しOneDriveに格納する

書類データを自動的に処理できるため、ファイル管理の煩わしさが軽減され、他の業務に集中できる時間を増やせると予想されます。

NotionとOneDriveを連携するメリット

メリット1:データの整理がしやすくなる

NotionとOneDriveを連携することで、データ整理の手間が削減されると予想されます。
自動化フローの導入で<span class="mark-yellow">取引先ごとにファイルが整理されると、取引先のデータを探す手間が省け、情報の共有が容易になるはずです。</span>
特にプロジェクトを同時進行で行う場合、管理体制が事前に統一されているため、ファイルにアクセスしやすくなりそうですね。

メリット2:作業ミスを防ぐ

フォルダの自動作成により、フォルダの作成を手動で行う必要がなくなり、管理を担当している従業員の負担が軽減されるかもしれません。
これにより、<span class="mark-yellow">誤作成やフォルダの重複を防ぎ、効率的にフォルダ管理が行えるでしょう。</span>
特に、取引先が急増している企業でも柔軟に対応でき、成長を支える管理体制が構築できる可能性があります。

まとめ

取引先登録後のフォルダ作成を自動化することで、煩雑なフォルダ管理を解消できるかもしれません。
手作業のフォルダ作成から解放されるため、フォルダの誤作成や重複を防げると予想されます。
特に多くの取引先を抱えている企業にとって、柔軟な対応が可能になり、業務フローが最適化されるはずです。
NotionとOneDriveを連携して、管理体制を整え、業務の効率化を図りましょう。

今回ご紹介したテンプレートは、こちらから無料登録でご利用いただけます。
実際にYoomで操作してみて、導入を検討してください。