NotionとOneDriveを連携して、Notionに新規取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを自動作成する方法

今回はNotionとOneDriveをノーコードで連携し、取引先ごとにフォルダを自動作成する方法を解説します。
この自動化によって、フォルダの重複や誤作成を防ぎ、ファイル管理の負担を軽減できます。
フォルダ管理が統一されることで、データの共有や確認がスムーズに行えるでしょう。
取引先が増加しており、より効率的にデータ管理を行いたいという方に有効な自動化です。

NotionとOneDriveを連携するメリット

メリット1:データの整理がしやすくなる

NotionとOneDriveを連携し、Notionに取引先が登録されると、自動的にOneDriveにフォルダが作成されます。
<span class="mark-yellow">取引先ごとにファイルが整理されると、取引先のデータを探す手間が省け、情報の共有が容易になります。</span>
特にプロジェクトを同時進行で行う場合、管理体制が統一されているため、ファイルにアクセスしやすくなりそうですね。

メリット2:作業ミスを防ぐ

フォルダの自動作成により、フォルダの作成を手動で行う必要がなくなり、従業員の負担を軽減できます。
これにより、<span class="mark-yellow">誤作成やフォルダの重複を防ぎ、効率的にフォルダ管理が行えるでしょう。</span>
特に、取引先が急増している企業でも柔軟に対応でき、成長を支える管理体制が構築できる可能性があります。

[Yoomとは]

NotionとOneDriveの連携フローの作り方

今回は「Notionで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は以下の2ステップだけで、10~15分で設定できます。

特定のデータベースのページが作成・更新されたら起動するフローボットの設定
フォルダを作成するアクションの設定

Yoomを利用していない方はこちらから無料登録をしてください。
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NotionとOneDriveをYoomと接続する方法

NotionとOneDriveをYoomに接続するため、マイアプリ登録を行ってください。
最初にマイアプリ登録を済ませておくことで、後の自動化設定がスムーズに行えます。

まずは、Notionのマイアプリ登録を行いましょう。
Yoom画面の左側にある「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしてください。
アプリ一覧が表示されるので、そこからNotionを選ぶか、「アプリ名で検索」から検索します。

以下の画面が表示されたら、赤枠の「ページを選択する」をクリックしてください。

以下の画面が表示されるので、アクセスを許可するページにチェックを入れて、赤枠の「アクセスを許可する」をクリックします。

次に、OneDriveのマイアプリ登録を行うため、同じようにOneDriveを選択しましょう。
以下の画面が表示されるので、サインインしてください。

Notionで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する方法

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認します。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更できます。
まずは、Notionの設定を行うため、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしてください。

以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→自由に変更可能
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されたら、設定を行います。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
※起動間隔はプランによって異なるので、ご注意ください。
「データベースID」→説明を確認して設定

設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

次に、OneDriveの設定を行うため、「フォルダを作成」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→自由に変更可能
「OneDriveと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→フォルダを作成

以下の画面が表示されたら、「ドライブID」を候補から設定します。
設定箇所をクリックすると、候補が表示されるので、該当するドライブIDを選択しましょう。

スクロールし、説明を確認して「親フォルダのアイテムID」、「親フォルダ名」、「フォルダ名」を設定してください。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。

その他のNotionとOneDriveを使った自動化の例

1.Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを自動作成するフローです。
Notion内のデータをOneDriveでフォルダ分けして、管理したい方におすすめの自動化です。
保存先が分かりやすくなるため、データの紛失を防いでくれます。

2.Notionのデータベース上から1クリックで、自動的にOneDriveのフォルダを作成するフローです。
YoomのChrome拡張機能トリガーを利用したフローで、任意のページをクリックすると自動的にフォルダを作成できます。

3.Googleスプレッドシートで行が追加されたら、Notionでページにテキストを自動追加するフローです。
この自動化を活用すると、GoogleスプレッドシートとNotionに同じデータを入力する手間がなくなります。

4.kintoneにレコードが登録されたら、OneDriveにフォルダを自動で作成するフローです。
OneDriveのフォルダURLをkintoneに記載することで、データを見失うことなく管理できます。

まとめ

取引先登録後のフォルダ作成を自動化することで、煩雑なフォルダ管理を解消できるかもしれません。
手作業のフォルダ作成から解放されるため、フォルダの誤作成や重複を防げます。
特に多くの取引先を抱えている企業にとって、柔軟な対応が可能になり、業務フローが最適化されるでしょう。
NotionとOneDriveを連携して、管理体制を整え、業務の効率化を図りましょう。

今回ご紹介したテンプレートは、こちらから無料登録でご利用いただけます。
実際にYoomで操作してみて、導入を検討してください。