NotionとOneDriveを連携してNotionのデータをもとにOneDriveで自動でフォルダを作る方法

フロー完成までの大まかな流れは以下です。

1：NotionとOneDriveをマイアプリ連携
2：Notionのトリガー設定
3：OneDriveの設定
4：トリガーをONにする

では、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1：NotionとOneDriveをマイアプリ連携

(1)まずはNotionをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からNotionを検索してください。

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(2)Notionのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
次画面で［ページを選択する］をクリックしてください。

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Yoomアカウントと連携したいページを選択し、［アクセスを許可する］をクリックすると接続完了です。

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(5)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Notionのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインをします。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

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設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

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テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは3つです。

ステップ2：Notionのトリガー設定

(1)まずは、Notionのアプリトリガーを設定します。

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(2)Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付する」をクリックしてください。
以下の画像のように、フローの内容が展開されました。

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(3)では、1つ目のアクション「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
移行後の画面で連携させたいNotionのアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(4)「トリガーの起動間隔」の入力バーをクリックし、プルダウンから設定したい起動間隔を選択してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

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(5)「データベースID」を入力した後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

(6)次は2つ目のアクション「レコードを取得する（ID検索）」を設定しましょう。

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(7)Notionのアカウント情報が入力されていることを確認し、データベースIDを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したデータベースIDを基に「候補」として情報が選択できます。
情報入力後、［次へ］をクリックしましょう。

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(8)次画面では、データベースからレコード情報を取得する設定を行います。
取得したいレコードの条件を入力しましょう。
こちらは前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
今回は例として、オブジェクトIDを指定します。

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その後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。

ステップ3：OneDriveの設定

(1)最後に、OneDriveのアプリを設定していきます。
3つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックしてください。

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(2)連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」をクリックします。

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(3)注釈に沿って、フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。
アカウント情報から取得した候補やアウトプットから情報を引用できます。
入力バーをクリックし、展開した内容から該当する情報を選択してください。

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(4)すべての項目を入力した後、必要であればテストを行っていただき、問題なければ［保存］をクリックします。

‍ステップ4：トリガーONの設定

これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

OneDriveを使ったその他の自動化例

他にもOneDriveを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Airtableで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する

取引先に関する資料をOneDriveで管理している方におすすめのテンプレートです。
Airtableで取引先が登録されると自動でOneDriveにフォルダを作成することができます。
OneDriveへのフォルダ作成が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務効率を向上することができます。

②Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveのフォルダを作成

YoomのChrome拡張機能を使って、Notionのデータベース上の任意のページから1クリックでOneDriveのフォルダを作成し、作成したフォルダのURLをNotionの任意のプロパティに格納するフローです。
Notionデータベースのプロパティの情報でフォルダ名を作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成できます。

③kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。
kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能になります。

まとめ

Yoomを活用したNotionとOneDriveの連携により、作業の自動化が実現します。
新規フォルダの作成作業が省略されるため、作業時間の短縮につながり、情報管理も今よりもっとやりやすくなるかもしれません。
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務プロセスの標準化が進むことも期待できます。

ぜひこの機会にYoomの自動化を導入して、快適な業務環境を築いてみてはいかがでしょうか。