2024/11/22
アプリ同士の連携方法

NotionとOneDriveを連携してNotionのデータをもとにOneDriveで自動でフォルダを作る方法

k.ueno
NotionとOneDriveの連携イメージ

目次

多機能ツールを備えたNotionと多用途に活用できるクラウドストレージサービスOneDriveの連携により、取引先情報のデータ共有や管理が容易に行えるようになるでしょう。
フォルダ作成の自動化を通じて業務の手間を省き、重要な情報を一元管理する方法を紹介します。
プログラミング不要で、簡単に始められるアプリ連携を日々の業務で活かしてみませんか。

こんな方におすすめ

・NotionとOneDriveを活用しており、情報の一元化や効率化に課題を感じている方
・取引先情報を管理しており、フォルダ作成やデータ整理に手間を感じている方
・複数ツール間の連携で情報共有をスムーズにしたいと考えているチーム責任者
・ITツールを活用して業務効率を向上させたい企業担当者
・API連携を活用してツール間の自動化を検討している情報システム担当者

NotionとOneDriveの連携メリットと具体例

メリット1: フォルダ・ファイルの一元管理

Notionで取引先を登録すると、そのデータに紐付けられたフォルダがOneDriveに自動作成されるので、取引先関連の情報を必要な場所に集約できます。
例えば、営業担当者が特定の取引先に関する資料や契約書を探す際、複数のツールやフォルダを探し回る必要がなくなります。
さらに、フォルダへの共有情報を明確に周知することで、担当者が必要な情報にスムーズにアクセス・確認できるようになるでしょう。

メリット2: スムーズな情報共有

取引先ごとのフォルダが自動で作成されると、関連情報をチーム全体に共有することが可能になります。
例として、自動化により取引先専用フォルダがOneDriveに迅速に作成されるため、他のメンバーがすぐに必要な資料を追加できます。
都度メールやチャットでフォルダの場所を都度共有する手間が省け、情報の伝達速度が向上するかもしれません。
この自動化により、情報共有の遅れを防ぐことで、スムーズな業務実行につなげることができるでしょう。

メリット3: 業務プロセスの標準化

このフローの活用により、統一フォーマットでフォルダが作成されることで、業務プロセスが標準化されます。
例えば、フォルダ内に「契約書」「提案資料」「進捗報告」などのサブフォルダを自動生成する仕組みを取り入れれば、どの取引先のフォルダでも同じ構成が維持されます。
このような標準化は、誰でも簡単にフォルダ構造を理解することにもつながります。
認識違いを極力減らすことで、新規メンバー加入時の混乱防止も期待できます。

[Yoomとは]

NotionとOneDriveの連携フローの作り方

では、「Notionで取引先が登録されたらOneDriveに取引先ごとのフォルダを作成する」のテンプレートを使ったフローボットを作成していきましょう。

フロー完成までの大まかな流れは以下です。

1:NotionとOneDriveをマイアプリ連携
2:Notionのトリガー設定
3:OneDriveの設定
4:トリガーをONにする

では、連携させる2つのアプリの新規接続を行なっていきましょう。

ステップ1:NotionとOneDriveをマイアプリ連携

(1)まずはNotionをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からNotionを検索してください。

(2)Notionのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。
次画面で[ページを選択する]をクリックしてください。

Yoomアカウントと連携したいページを選択し、[アクセスを許可する]をクリックすると接続完了です。

(5)次にOneDriveのアプリ連携を行います。
Notionのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択します。
以下の画面に移行したら、サインインをします。

・Microsoft365(旧Office365)には、家庭向けプランと一般法人向けプラン(Microsoft365 Business)があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、Yoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。
Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

設定フローは3つです。

ステップ2:Notionのトリガー設定

(1)まずは、Notionのアプリトリガーを設定します。

(2)Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionデータベースの情報を用いて、GMOサインで契約書を作成して送付する」をクリックしてください。
以下の画像のように、フローの内容が展開されました。

(3)では、1つ目のアクション「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
移行後の画面で連携させたいNotionのアカウント情報を入力し、[次へ]をクリックします。

(4)「トリガーの起動間隔」の入力バーをクリックし、プルダウンから設定したい起動間隔を選択してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

(5)「データベースID」を入力した後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

(6)次は2つ目のアクション「レコードを取得する(ID検索)」を設定しましょう。

(7)Notionのアカウント情報が入力されていることを確認し、データベースIDを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップで取得したデータベースIDを基に「候補」として情報が選択できます。
情報入力後、[次へ]をクリックしましょう。

(8)次画面では、データベースからレコード情報を取得する設定を行います。
取得したいレコードの条件を入力しましょう。
こちらは前ステップから取得したアウトプットを引用できます。
今回は例として、オブジェクトIDを指定します。

その後、[テスト]をクリックし、問題なければ[保存する]をクリックします。

ステップ3:OneDriveの設定

(1)最後に、OneDriveのアプリを設定していきます。
3つ目のアクション「フォルダを作成」をクリックしてください。

(2)連携させたいアカウント情報を追加し「次へ」をクリックします。

(3)注釈に沿って、フォルダを作成したいドライブIDなどの情報を入力して下さい。
アカウント情報から取得した候補やアウトプットから情報を引用できます。
入力バーをクリックし、展開した内容から該当する情報を選択してください。

(4)すべての項目を入力した後、必要であればテストを行っていただき、問題なければ[保存]をクリックします。

ステップ4:トリガーONの設定

これで設定は完了です。トリガーをONにすることでフローボットが自動で起動します。

今回使用したテンプレートはこちら

OneDriveを使ったその他の自動化例

他にもOneDriveを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

①Airtableで取引先が登録されたらOneDriveにフォルダを作成する

取引先に関する資料をOneDriveで管理している方におすすめのテンプレートです。
Airtableで取引先が登録されると自動でOneDriveにフォルダを作成することができます。
OneDriveへのフォルダ作成が自動化されることで、ヒューマンエラーの発生を防止し、業務効率を向上することができます。

②Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveのフォルダを作成

YoomのChrome拡張機能を使って、Notionのデータベース上の任意のページから1クリックでOneDriveのフォルダを作成し、作成したフォルダのURLをNotionの任意のプロパティに格納するフローです。
Notionデータベースのプロパティの情報でフォルダ名を作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成できます。

③kintoneにレコードが登録されたらOneDriveにフォルダを自動で作成

kintoneとOneDriveを連携して、kintoneにレコードが登録されたらOneDriveのフォルダを自動で作成し、作成したフォルダのURLをkintoneのレコードに格納するフローボットです。
kintoneのレコードの情報でフォルダ名も作成することができるので、顧客毎のフォルダや従業員毎のフォルダを自動で作成することが可能になります。

まとめ

Yoomを活用したNotionとOneDriveの連携により、作業の自動化が実現します。
新規フォルダの作成作業が省略されるため、作業時間の短縮につながり、情報管理も今よりもっとやりやすくなるかもしれません。
これにより、チーム全体の情報共有がスムーズになり、業務プロセスの標準化が進むことも期待できます。

ぜひこの機会にYoomの自動化を導入して、快適な業務環境を築いてみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人
k.ueno
これまでカスタマーサポートとして、ユーザー様の疑問や不安点を解消するために尽力してきました。 yoomを活用することで、日々の煩雑になりつつある業務がサクサク進むようになると知り、感動しました! これから業務効率化を目指す方々へ、スムーズにサービスを利用してもらえるよう、わかりやすい内容でコンテンツを発信していきます。
タグ
Notion
OneDrive
自動化
連携
自動
関連アプリ
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomのハイパーオートメーションとは?
従来のRPAでは単純な繰り返し作業しか自動化できず、その設定作業はとても複雑なものでした。
AI・API・RPA・OCRなど様々な技術を組み合わせた「ハイパーオートメーション」なら、これまでは実現できなかった多くの作業を、これまでよりも簡単に自動化することが可能です。
Yoomについて詳しく見る
お役立ち資料
Yoomがわかる!資料3点セット
資料ダウンロード
3分でわかる!Yoomサービス紹介資料
資料ダウンロード
Before Afterでわかる!Yoom導入事例集
資料ダウンロード
お役立ち資料一覧を見る
会社概要
利用規約(JaEn
プライバシーポリシー(JaEn
セキュリティポリシー(JaEn
特定商取引法に基づく表記
©️ Yoom Inc.