【ノーコードでデータ管理を効率化！】NotionとOneDriveでフォルダ管理を強化しましょう！

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Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する方法

今回は、「Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する」といったフローを作成します。
以下の2ステップで作成可能なので、一緒に作成していきましょう。

1. Notionのデータベースにページが作成されたら起動するアプリトリガーの設定
2. OneDriveにフォルダを作成するアクションの設定

画面左側にある「プロジェクト一覧」の中からプロジェクトを選択します。
プロジェクトを新規に作成される方は、「プロジェクト一覧」の横にある「+」で作成しましょう。
完了したらフローを作成するので、右上にある「新規作成」→「はじめから作成」で始めます。

「タイトル」、「説明」はお好みで入力してください。
起動するフローボットの条件は、「特定のアプリイベントを受信したとき」にします。
「アプリを選択」画面に移行したら、Notionを選択してください。

「アプリトリガー」のタイトルをお好みで入力し、「トリガーアクション」を「ページが作成または更新されたら」にします。

「トリガーの起動時間」を「5分」→「テスト」→「テスト成功」となれば、「保存」してください。
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

次に、OneDriveにフォルダを作成するアクションの設定をしていきましょう。
先ほど作成したNotionのアプリトリガー下にある「+」から作成します。
「オペレーションタイプの選択」に移行したら、「アプリと連携する」をクリックし、OneDriveを選択します。

タイトルはお好みで入力し、「アクション」を「フォルダを作成」にします。

「ドライブID」、「親フォルダのアイテムID」を候補から選択してください。
※親フォルダのアイテムIDの候補の表示順は最終更新日が新しいものから表示されます。もし該当のフォルダが候補に表示されない場合、フォルダ名を一度変更するなど、フォルダ情報の更新を行なってください。
「親フォルダ名」は親フォルダのアイテムIDに指定した親フォルダの名前を記載します。
「フォルダ名」は新しく作成するフォルダ名を指定してください。
これらの入力が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。

アプリトリガーを忘れずに「ON」にしたら、全工程が完了です。

NotionやOneDriveを使ったその他の自動化例

本日ご紹介した連携以外にもNotionやOneDriveのAPIを活用することで様々な自動化を実現することが可能です。

もし気になるものがあれば、ぜひ試してみてください！

‍‍NotionとOneDriveを連携した自動化例

YoomのChrome拡張機能トリガーを利用し、Notionのデータベース上から1クリックでOneDriveにフォルダを作成することもできます。
また、Notionにレコードが追加されたら、Googleドキュメントでレポートを作成してOneDriveに保存する連携も可能です。

Notionを活用した自動化例

Notionに情報が登録されたことをチャットツールに通知する

Notionのデータベースに情報が登録されたことをSlackやChatworなどへ自動で通知します。

お問い合わせ内容をNotionに追加する

GoogleフォームやGmailに送信されたお問い合わせ内容をNotionに自動で追加します。

Notionに登録されたタスクをカレンダーに登録する

Notionに登録されたタスクをGoogleカレンダーやGaroonのカレンダーに自動で登録します。

OneDriveを活用した自動化例

メールで届いた添付ファイルをOneDriveに自動でアップロードする

GmailやOutlookなどに添付されたファイルをOneDriveに自動でアップロードします。

書類の締結が完了したらファイルをOneDriveにアップロードする

クラウドサインやGMOサインなどで締結が完了した書類をOneDriveに自動でアップロードします。

ワークフローで申請が承認された書類をOneDriveに保存する

ジョブカン経費精算・ワークフローやコラボフローなどで申請が承認された書類をOneDriveに自動で保存します。

NotionとOneDriveを連携するメリット

1. 情報を一元管理することで、チーム内での情報共有がスムーズになる

NotionとOneDriveを連携することで、異なるプラットフォーム上の情報を集約できるため、チーム内での情報共有が容易になります。

例えば、Notionで新規ページが作成されると、そのページに基づいたフォルダがOneDriveに自動生成され、メンバーはNotionを通じて必要なファイルに簡単にアクセスできます。
これにより、プロジェクト管理や資料の共有が効率化され、スムーズな業務の進行が期待できるため、チーム全体の情報共有に大きなメリットが生まれます。

2. 自動でフォルダが生成され、管理作業の負担を軽減する

Notionで新しいページが作成されるたびにOneDriveに対応するフォルダが自動生成されるため、手動でフォルダを作成する手間が省けます。

プロジェクトやタスクごとにフォルダが整理されることで、ファイルを探す際も簡単にアクセスできるため、複数のプロジェクトを同時に担当しているメンバーも効率的に作業を進められます。
特に他部門のメンバーと協力する場面が多い場合、フォルダ構成が明確になり、スムーズなファイル共有が可能になるでしょう。

3. ワークフローの一貫性が保たれ、データの可視化が促進される

NotionとOneDriveの連携を活用することで、チームのワークフローが一貫性を持ち、データの可視化が促進されます。

たとえば、OneDriveのフォルダURLをNotionのページに追加することで、チームメンバーはファイルの保存場所が明確になり、データ紛失のリスクを軽減できます。
また、OneDriveで更新された内容がNotionに反映されることで、チームメンバー全員が常に最新情報にアクセスできるため、プロジェクトの進捗状況の把握が容易になり、業務効率向上が期待できます。

まとめ

今回は、「Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する」フローをご紹介しました。
NotionとOneDriveを連携することによって、データ管理やストレージの管理がしやすくなります。
普段からNotionとOneDriveの利用頻度が高いなら、Yoomでアプリ連携するのがオススメです。
効率だけでなく利便性も高くなるので、今以上に生産性の向上も期待できます。

Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、興味があれば体験してみてくださいね！