毎日の業務が立て込んでいると、「あのデータってどこに保存したっけ？」と分からなくなるときがありますよね。
こういったことをサラッと解決してくれるのがYoomです。
普段からよく利用するアプリが決まっているなら、アプリを自動化させて負担を減らしましょう。
本記事では、「Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する方法」をご紹介します。
NotionとOneDriveを連携することで、異なるプラットフォーム上の情報を集約できるため、チーム内での情報共有が容易になります。
例えば、Notionで新規ページが作成されると、そのページに基づいたフォルダがOneDriveに自動生成され、メンバーはNotionを通じて必要なファイルに簡単にアクセスできます。これにより、プロジェクト管理や資料の共有が効率化され、スムーズな業務の進行が期待できるため、チーム全体の情報共有に大きなメリットが生まれます。
Notionで新しいページが作成されるたびにOneDriveに対応するフォルダが自動生成されるため、手動でフォルダを作成する手間が省けます。
プロジェクトやタスクごとにフォルダが整理されることで、ファイルを探す際も簡単にアクセスできるため、複数のプロジェクトを同時に担当しているメンバーも効率的に作業を進められます。特に他部門のメンバーと協力する場面が多い場合、フォルダ構成が明確になり、スムーズなファイル共有が可能になるでしょう。
NotionとOneDriveの連携を活用することで、チームのワークフローが一貫性を持ち、データの可視化が促進されます。
たとえば、OneDriveのフォルダURLをNotionのページに追加することで、チームメンバーはファイルの保存場所が明確になり、データ紛失のリスクを軽減できます。また、OneDriveで更新された内容がNotionに反映されることで、チームメンバー全員が常に最新情報にアクセスできるため、プロジェクトの進捗状況の把握が容易になり、業務効率向上が期待できます。
さっそくNotionとOneDriveのアプリを連携させていきましょう。
これらのアプリ連携に便利なのがYoomというアプリです。
Yoomではノーコードでアプリ連携ができるため、誰でも簡単にご利用いただけます。
煩わしい操作は一切ありませんので、安心してくださいね。
それでは今回は、「Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する」フローをご紹介します。
[Yoomとは]
まずは、YoomとNotion、OneDriveのアプリを連携させるマイアプリ登録を行っていきましょう。
Notionのマイアプリ登録から行います。
Yoomにログインし、左側にある「マイアプリ」を選択し、「新規接続」をクリックします。
Notionを「アプリ名で検索」から探すか、その下にある一覧から探してください。
「Yoomが〇〇さんのNotionへのアクセスをリクエストしています」と表示されたら、青ボタン「ページを選択する」をクリックします。
許可するページにチェックを入れ、青ボタン「アクセスを許可する」をクリックしましょう。
次に、OneDriveのアプリ連携を行います。
Notionのマイアプリ登録と同様に、OneDriveを選択してください。
以下の画面に移行したら、サインインをします。
マイアプリ欄を確認し、NotionとOneDriveが表示されていれば問題ありません。
こちらで、YoomとNotion、OneDriveのアプリ連携が完了しました。
1.バナーにカーソルを合わせ「詳細を見る」をクリック
2.移行したページの「このテンプレートを試す」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
今回は、「Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する」といったフローを作成します。
以下の2ステップで作成可能なので、一緒に作成していきましょう。
画面左側にある「プロジェクト一覧」の中からプロジェクトを選択します。
プロジェクトを新規に作成される方は、「プロジェクト一覧」の横にある「+」で作成しましょう。
完了したらフローを作成するので、右上にある「新規作成」→「はじめから作成」で始めます。
「タイトル」、「説明」はお好みで入力してください。
起動するフローボットの条件は、「特定のアプリイベントを受信したとき」にします。
「アプリを選択」画面に移行したら、Notionを選択してください。
「アプリトリガー」のタイトルをお好みで入力し、「トリガーアクション」を「ページが作成または更新されたら」にします。
「トリガーの起動時間」を「5分」→「テスト」→「テスト成功」となれば、「保存」してください。
次に、OneDriveにフォルダを作成するアクションの設定をしていきましょう。
先ほど作成したNotionのアプリトリガー下にある「+」から作成します。
「オペレーションタイプの選択」に移行したら、「アプリと連携する」をクリックし、OneDriveを選択します。
タイトルはお好みで入力し、「アクション」を「フォルダを作成」にします。
「ドライブID」、「親フォルダのアイテムID」を候補から選択してください。
※親フォルダのアイテムIDの候補の表示順は最終更新日が新しいものから表示されます。もし該当のフォルダが候補に表示されない場合、フォルダ名を一度変更するなど、フォルダ情報の更新を行なってください。
「親フォルダ名」は親フォルダのアイテムIDに指定した親フォルダの名前を記載します。
「フォルダ名」は新しく作成するフォルダ名を指定してください。
これらの入力が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をします。
アプリトリガーを忘れずに「ON」にしたら、全工程が完了です。
今回は、「Notionにページが作成」→「OneDriveにフォルダ作成」といったフローをご紹介しました。
応用編ではNotionとOneDriveを使用して、アクションを増やしてみました。
ご紹介するフローボットテンプレートは、以下の通りです。
Yoom内にあるChrome拡張機能トリガーを利用します。
こちらのテンプレートは、以下のようなフローで自動化が可能です
このテンプレートを利用すると、Notionデータベースのプロパティの情報を基に、フォルダ名を作成できるため、従業員ごとや顧客ごとでフォルダを自動的に作成できます。
そして、NotionのデータベースにOneDriveのフォルダURLを格納しておけば、作成したフォルダをNotionのデータベースからアクセスすることが可能です。
これにより、フォルダ分けがしやすくなり、アプリ間の行き来が少なくなります。
よって、効率よく業務に取り組むことができるという点も大きなメリットです。
他にもNotionとOneDriveを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
上のフローボットと同様にChrome拡張機能トリガーを使用しています。
Notionのデータベースに登録されている情報をもとに、顧客への定期的な連絡やタスクの期限通知などのメールをGmailで自動送信することができます。
Notionでプロジェクトの進捗状況を管理している場合、状況に応じて手動でLINE WORKSへ通知するのは手間です。
このフローを使うことで通知を自動で行うため、プロジェクト内の進捗状況の把握が容易となり業務進行をスムーズにできそうです。
指定のステータスが完了になったらDiscordに通知するするフローです。
手動通知をなくし、いち早く状況の通知をチームに送ることができます。
今回は、「Notionのデータベースにページが作成されたら、OneDriveにフォルダを作成する」フローをご紹介しました。
NotionとOneDriveを連携することによって、データ管理やストレージの管理がしやすくなります。
普段からNotionとOneDriveの利用頻度が高いなら、Yoomでアプリ連携するのがオススメです。
効率だけでなく利便性も高くなるので、今以上に生産性の向上も期待できます。
Yoomでは2週間の無料体験を実施しているので、興味があれば体験してみてくださいね！
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