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「従業員情報の管理に課題を感じている」「複数のアプリで従業員情報を管理するのが手間」このような悩みはないでしょうか？
現代の職場においては、情報の一元管理と業務の自動化は生産性向上の鍵となっています。特に人事や総務部門では、従業員情報の登録や更新を複数のアプリで管理していると、手間や時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクが伴うでしょう。
そこで今回は、Notionとマネーフォワード Adminaを連携し、Notionで従業員情報が登録された際に自動的にマネーフォワード Adminaに追加する方法をご紹介します。この方法を活用することで、データ入力の手間を省き、業務効率を向上させることが期待できます。ぜひ参考にしてみてください。
従業員情報を手動で登録する場合、作業効率の低下や入力ミスのリスクが伴います。そこで、Notionとマネーフォワード Adminaを連携させる、ことで課題解決が見込めます。例えば、データ入力に費やした時間を削減し、コストの節約が期待できます。この連携を導入すれば、手作業の負担を軽減し、管理部門のスタッフが本来注力すべき業務に集中できるようになるでしょう。また、手作業によるヒューマンエラーも少なくなることが考えられます。
新入社員を迎える際、各システムへの登録や情報の管理がスムーズにいかないと、業務開始に支障をきたすことがあります。こういった課題は、Notionとマネーフォワード Adminaを連携させることで解決が期待できます。例えば、Notionに従業員情報を登録すると、マネーフォワード Adminaに必要な情報がリアルタイムで反映されます。その結果、従業員への迅速な機器手配やアカウント発行などがスムーズに行えるでしょう。この自動化を利用すると、人事や経理部門の煩雑な初期作業を効率化できるメリットがあります。
複数のシステムに従業員情報を分散して管理していると、情報が重複したり最新データの所在が不明になることがあります。そこで、Notionとマネーフォワード Adminaの自動化を活用すれば、常に最新の情報を一元的に管理できます。例えば、従業員の連絡先や所属部署などの情報を必要とする際に、どのシステムを確認すればよいか迷うことがなくなるでしょう。これにより、情報検索の手間が大幅に軽減され、迅速な意思決定が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Notionでの顧客情報などの更新時にNotionのAPIを経由してその情報を受け取り、マネーフォワード AdminaのAPIを用いて、マネーフォワード Adminaに情報を追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Notionとマネーフォワード Adminaに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
下記画面の、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
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下記画面が表示されるので、Notionにログインします。
これでNotionのアプリ登録は完了です。
同様にマネーフォワード Adminaの登録も進めましょう。
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先ほどと同様に、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、マネーフォワード Adminaのアプリ登録も完了です。
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
テンプレートの設定に入る前に、Notionでデータの作成を行います。
下記画像のように必要な項目をまとめて表を作成します。
以上でこのステップは完了です。
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「トリガーの起動間隔」と「データベースID」を入力します。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、「データベースID」は、下記画像の赤枠部分の中のURLが該当しています。
Notionの該当ページのURLにある、「notion.so/ドメイン名/●●●?」または「notion.so/●●●?」の●●●部分がデータベースIDとなります。
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青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、Notionのレコード取得設定を行います。
まずは、下記の赤枠部分をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
データベースIDのみ、先ほど入力したものを再度記載します。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に「取得したいレコードの条件」を入力します。
左2つの欄は記載内容がきまっているので、右の欄だけ入力しましょう。
欄をクリックすると、下記画面のように選択タブが表示されます。
Notionのデータから取得された該当するものをクリックしてください。
↓
最後に青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
次に、マネーフォワード Adminaとの連携設定をします。
まずは、下記画面の赤枠部分をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次の画面ではいくつか入力をしていきます。
「組織ID」は、マネーフォワード Adminaの画面で、「設定 > APIキー一覧」と進み、取得してください。
続いて、従業員に関する項目も任意で入力しましょう。
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その後の項目は、Notionから取得された情報を入力していきます。
項目欄をクリックすると下記画像のように選択画面が出てくるので、該当するものをクリックして入力しましょう。
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項目の入力が完了した後は、青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
↓
最後に下記画面で「トリガーをON」をクリックします。
以上ですべてのステップは完了です。
他にもマネーフォワード Adminaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1. kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
このフローを導入すれば、kintoneに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動作成できます。手作業による二重入力が不要となり、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となります。また、情報の自動同期によって、各種システムへのアクセス権限付与までの時間を短縮でき、入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。
2. Airtableで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
Airtableに新たな従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaでアイデンティティを自動で追加できます。手作業による手間や時間の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。この自動化により、入社時の初期設定をスムーズに完了できるでしょう。
3. Google Workspaceで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加するテンプレート
この連携を導入することで、Google Workspaceに新しい従業員が登録された際、マネーフォワード Adminaで自動で情報が追加されます。二重での手動入力が不要となり、担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が期待できます。この自動化により、入社時の初期設定をスムーズに完了できるようになるでしょう。
以上、Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法をご紹介しました。
情報の一元管理と業務の自動化は、職場の生産性向上の鍵となっています。特に従業員情報の登録や更新を複数のアプリで管理していると、手間や時間がかかるだけでなく、手作業によるミスが起きるリスクを伴うでしょう。
こういった課題は、Notionとマネーフォワード Adminaを連携することで解決が期待できます。この連携により、手作業によるミスを防ぎ、業務効率が向上するでしょう。また、情報の一元管理によって検索性が向上し、社内の迅速な意思決定にもつながると考えられます。
ぜひこの機会に、Notionとマネーフォワード Adminaの連携を検討してみてはいかがでしょうか。
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