「従業員情報の管理に課題を感じている」「複数のアプリで従業員情報を管理するのが手間」このような悩みはないでしょうか？
現代の職場においては、情報の一元管理と業務の自動化は生産性向上の鍵となっています。特に人事や総務部門では、従業員情報の登録や更新を複数のアプリで管理していると、手間や時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクが伴うでしょう。
そこで今回は、Notionとマネーフォワード Adminaを連携し、Notionで従業員情報が登録された際に自動的にマネーフォワード Adminaに追加する方法をご紹介します。この方法を活用することで、データ入力の手間を省き、業務効率を向上させることが期待できます。ぜひ参考にしてみてください。
こんな方におすすめ
- Notionやマネーフォワード Adminaを導入済みで、それらの情報連携に課題を感じている方
- 従業員情報の登録作業を効率化し、人的ミスを削減したいと考えている人事・総務担当者
- 新入社員のオンボーディング業務を迅速化したい中小企業の人事担当者
- 社内で複数のITツールを使いながらも、情報の一元管理を実現したい管理者
- APIを活用してITツール間の連携を自動化したいと考えるエンジニアやIT部門担当者
Notionとマネーフォワード Adminaの連携メリットと具体例
メリット1：手作業の削減による業務効率化
従業員情報を手動で登録する場合、作業効率の低下や入力ミスのリスクが伴います。そこで、Notionとマネーフォワード Adminaを連携させる、ことで課題解決が見込めます。例えば、データ入力に費やした時間を削減し、コストの節約が期待できます。この連携を導入すれば、手作業の負担を軽減し、管理部門のスタッフが本来注力すべき業務に集中できるようになるでしょう。また、手作業によるヒューマンエラーも少なくなることが考えられます。
メリット2：オンボーディングプロセスの迅速化
新入社員を迎える際、各システムへの登録や情報の管理がスムーズにいかないと、業務開始に支障をきたすことがあります。こういった課題は、Notionとマネーフォワード Adminaを連携させることで解決が期待できます。例えば、Notionに従業員情報を登録すると、マネーフォワード Adminaに必要な情報がリアルタイムで反映されます。その結果、従業員への迅速な機器手配やアカウント発行などがスムーズに行えるでしょう。この自動化を利用すると、人事や経理部門の煩雑な初期作業を効率化できるメリットがあります。
メリット3：情報の一元管理と検索性の向上
複数のシステムに従業員情報を分散して管理していると、情報が重複したり最新データの所在が不明になることがあります。そこで、Notionとマネーフォワード Adminaの自動化を活用すれば、常に最新の情報を一元的に管理できます。例えば、従業員の連絡先や所属部署などの情報を必要とする際に、どのシステムを確認すればよいか迷うことがなくなるでしょう。これにより、情報検索の手間が大幅に軽減され、迅速な意思決定が期待できます。
それではここからノーコードツールYoomを使って、Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法をご説明します。
[Yoomとは]
Notionとマネーフォワード Adminaを連携して、Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する方法
Notionでの顧客情報などの更新時にNotionのAPIを経由してその情報を受け取り、マネーフォワード AdminaのAPIを用いて、マネーフォワード Adminaに情報を追加することで実現可能です。一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで進めていきます
- Notionとマネーフォワード Adminaをマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Notionのデータ準備
- Notionのトリガー設定
- 分岐条件の設定
- Notionのレコード取得設定
- マネーフォワード Adminaとの連携設定
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、マネーフォワード Adminaへのアカウント登録は手作業で行っていませんか？ 新しいメンバーが入社するたびに各ツールへ情報を入力する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると自動でマネーフォワード Adminaにも情報が追加されるため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとマネーフォワード Adminaで従業員情報を管理している人事・労務担当者の方
- 従業員情報のSaaSへの手入力に手間を感じ、自動化による効率化を目指している方
- SaaSアカウント管理の正確性を高め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報を登録するだけで、マネーフォワード Adminaへの情報追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定して従業員情報データベースを監視します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーが「ページの作成」だった場合にのみ後続の処理を実行するよう設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、作成されたページIDをもとに詳細な従業員情報を取得します
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」を設定し、Notionから取得した情報を連携して従業員を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたい従業員情報データソースIDを任意で設定してください
- 分岐機能の設定では、「作成」時だけでなく「更新」された場合に、別のアクションを実行するようカスタムすることも可能です
- マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、Notionから取得したどの情報をどの項目に連携するかを自由に設定できます
■注意事項
- Notion、マネーフォワード AdminaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：Notionとマネーフォワード Adminaをマイアプリ連携
Notionとマネーフォワード Adminaに接続するため、マイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズにできます。
まず、Notionのマイアプリ登録をしましょう。
下記画面の、Yoomの画面左にあるマイアプリメニューにアクセスし、画面右の「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「Notion」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
↓
下記画面が表示されるので、Notionにログインします。
これでNotionのアプリ登録は完了です。
同様にマネーフォワード Adminaの登録も進めましょう。
↓
先ほどと同様に、「新規接続」ボタンをクリックします。
検索窓に「マネーフォワード Admina」と入力すると、そのアイコンが出てくるのでクリックします。
下記の画面でログインをすれば、マネーフォワード Adminaのアプリ登録も完了です。
ステップ2：テンプレートのコピー
マイアプリが登録できたら、次にテンプレートをコピーします。
下記の「Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する」と書かれているバーの右に表示されている「試してみる」をクリックします。
Notionで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する
試してみる
■概要
Notionで従業員情報を管理しているものの、マネーフォワード Adminaへのアカウント登録は手作業で行っていませんか？ 新しいメンバーが入社するたびに各ツールへ情報を入力する作業は、手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Notionに従業員情報が登録されると自動でマネーフォワード Adminaにも情報が追加されるため、こうした課題を解消し、情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionとマネーフォワード Adminaで従業員情報を管理している人事・労務担当者の方
- 従業員情報のSaaSへの手入力に手間を感じ、自動化による効率化を目指している方
- SaaSアカウント管理の正確性を高め、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報を登録するだけで、マネーフォワード Adminaへの情報追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるデータ転記がなくなることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保つことに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Notionとマネーフォワード AdminaをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定して従業員情報データベースを監視します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、トリガーが「ページの作成」だった場合にのみ後続の処理を実行するよう設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、作成されたページIDをもとに詳細な従業員情報を取得します
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード Adminaの「アイデンティティを作成」を設定し、Notionから取得した情報を連携して従業員を追加します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、監視対象としたい従業員情報データソースIDを任意で設定してください
- 分岐機能の設定では、「作成」時だけでなく「更新」された場合に、別のアクションを実行するようカスタムすることも可能です
- マネーフォワード Adminaに従業員情報を追加する際、Notionから取得したどの情報をどの項目に連携するかを自由に設定できます
■注意事項
- Notion、マネーフォワード AdminaのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
クリックすると、テンプレートのコピーが完了します。
もしこれができない場合、Yoomのログインができていないかもしれません。
Yoomをまだ利用したことがない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
ステップ3：Notionのデータ準備
テンプレートの設定に入る前に、Notionでデータの作成を行います。
下記画像のように必要な項目をまとめて表を作成します。
以上でこのステップは完了です。
ステップ4：Notionのトリガー設定
次に、トリガーの設定を行います。
まずは、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に、「トリガーの起動間隔」と「データソースID」を入力します。
「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
また、「データソースID」は、下記画像の赤枠部分の中のURLが該当しています。
Notionの該当ページのURLにある、「notion.so/ドメイン名/●●●?」または「notion.so/●●●?」の●●●部分がデータベースIDとなります。
なお、画像のように候補からも情報を選択できるので、対象となるIDを選択してください。
↓
青いボタンの「テスト」をクリックし、「テスト完了」となったらこのステップは完了です。
ここで取得した値は、後続オペレーションで変数として活用可能です。
※取得した値とは？
「保存する」をクリックして次に進みましょう。
ステップ5：分岐設定
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ６：Notionのレコード取得設定
次に、Notionのレコード取得設定を行います。
まずは、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
↓
ここで表示される画面では、特に操作は不要です。
データベースIDのみ、先ほど入力したものを再度記載もしくは『候補』から選択します。
記載内容を確認して、「次へ」のボタンをクリックしましょう。
↓
次に「取得したいレコードの条件」を入力します。
左2つの欄は記載内容がきまっているので、右の欄だけ入力しましょう。
欄をクリックすると、下記画面のように選択タブが表示されます。
Notionのデータから取得された該当するものをクリックしてください。
