Notionでステータスが更新されたら、Outlookでメールを送信する
例えば、ステータスが受注確定に更新された場合、取引先にお礼メールを送ることができます。
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「あれ、この顧客にはもうメール送ったっけ？」
「Notionには記録してあるけど、Outlookの送信履歴には残ってない…」
そんな小さな確認作業に、日々の時間を奪われていませんか？情報管理はNotion、メール対応はOutlookといった感じで複数のアプリを使い分けることは多いですよね。しかし、複数のアプリ間を行き来して情報共有をするとなると、どうしても見落としやミスが発生しやすくなります。ですが、もしこの2つのアプリを連携させることができればどうでしょうか？
たとえば、Notionに情報を追加するだけで自動的にOutlookからメールを送信したり、特定のステータス変更をトリガーにしてメール通知を飛ばしたりといったことがノーコードで実現可能です。
この記事では、実際に使える具体的な自動化フローを通して、NotionとOutlookの連携方法をわかりやすく解説していきます。ぜひ最後までご覧ください！
Yoomを利用することで、ノーコードで簡単にNotionとOutlookの連携が可能です。
YoomにはあらかじめNotionとOutlookを連携するためのテンプレートが用意されているため、APIの知識が無くても、登録するだけで今すぐ連携が実現できます。
NotionとOutlookのAPIを連携すれば、NotionのデータをOutlookに自動的に連携することが可能です！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにNotionとOutlookの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、ぜひ気軽にお試しください！
Notionを顧客管理ツールとして使いながら、Outlookでやり取りを行なっている場合などにおすすめのフローです。
例えば、ステータスが受注確定に更新された場合、取引先にお礼メールを送ることができます。
Notionに登録された情報を定期的に取得し、メールを送信できます。
イベント開催など、大量のメールを送る必要がある場合に役立ちそうです。
それでは、さっそく実際にNotionとOutlookを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでNotionとOutlookの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はNotionに情報が追加されたら、Outlookにデータを連携するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
マイアプリ連携を先にしておくと、後の設定がスムーズに進みます。
まずはご利用中のOutlookとYoomを連携していきます。
Yoomページの左側からマイアプリ→新規接続を選択します。
Outlookと検索します。
サインイン画面が出たら、メールアドレス・パスワードを入力してください。
※Microsoft 365（旧Office 365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いてNotionと検索します。
連携する前に、下記のようなデータベースを作成してください。
(ヘッダーなどの細かい設定は後ほど変更でも大丈夫です。)
ログインが完了したら、アクセスしたいページの許可をお願いします。
NotionとOutlookとの接続が完了し、マイアプリに表示されたらOKです。
ここからはフローを作っていきます。
テンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックしましょう。
進むと、ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
OKを選択し、次に進みましょう。
テンプレートはマイプロジェクトに保存されます。
必要に応じてテンプレート名は変更できます。
左側のマイプロジェクトをクリックすると先ほどコピーしたテンプレートが表示されます。
右側の三点リーダー(...)をクリックし、編集するを選択しましょう。
それでは、アプリトリガーを設定していきます。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を選択しましょう。
タイトルは、任意で変更してください。
先ほど連携したアカウント情報の確認をし、トリガーアクションは変更せず次に進みます。
必須項目を入力してください。
こちらは、Notionの特定のデータベースのページが作成・更新されたら、何分後にこのトリガーを起動させるかという設定になります。
ここでデータベースに戻り、顧客情報を入力します。
フローボットに戻り、テストをクリックしましょう。
正しく連携できていると、画面下部のアウトプットにメッセージ内容が表示されます。
このアウトプットをこのあとのアクション設定時に引用することで、NotionとOutlookのデータ連携を実現していきます！
ここまでできたら保存しましょう。
続いて「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしましょう。
下記のように、候補からデータベースの連携をお願いします。
次に進み、取得したいレコードの条件を以下のようにアウトプットから設定しましょう。
設定が完了したらテストし、アウトプットに抽出結果が表示されたら保存します。
続いて、Notionから取得したレコード情報を活用して、メールを送る設定を行うため、「メールを送る」をクリックします。
連携アカウント情報を確認し、メール内容を設定しましょう。
※ここに固定のメールアドレスを設定してしまうと、フロー起動時に毎回そのメールアドレスに送信されてしまうので、アウトプットから必ず選択してください。
アウトプットを利用することで、トリガーで取得した値をそのまま利用できます。
設定が完了したら次に進み、内容を確認しましょう。
問題なければテストし、保存します。
※テストを行うと、Outlookからメールが送信されるのでご注意ください。
実際に送信したメールを確認してみましょう。
無事に内容が反映していますね。
以下の画像が表示されたら、トリガーをONにしてください。
これですべての設定が完了したので、Notionに追加された情報をもとにOutlookでメールを送信されるかを確認してみましょう。
以上が「Notionに追加された情報をもとにOutlookでメールを送信する」方法でした。
今回はNotionからOutlookへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にOutlookからNotionへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Outlookで登録した予定をNotionにも自動追加することで、チームの予定が管理しやすくなりそうです。
受信したメール本文から必要情報を手動でNotionに追加している場合、このフローがおすすめです。
NotionやOutlookのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
データベースの情報追加をChatworkに自動通知することや、freee人事労務の従業員登録をトリガーにNotionにページを自動作成することができます。
受信メールの添付ファイルをコミュニケーションツールに自動通知したり、受信メールの内容をもとにカレンダーの予定を更新したりできます。
いかがでしたか？NotionとOutlookを連携すれば、「メール作成の手間をなくしたい」「情報の見落としを防ぎたい」「顧客対応をもっとスムーズにしたい」といった課題を解決できるのではないでしょうか。情報の追加やステータスの変更をトリガーにメールを自動送信することで、業務のミスを減らしながらスピーディに情報共有ができます。
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