NotionのページからChrome拡張機能を使用しOutlookにデータを自動送信する方法

[Yoomとは]

NotionとOutlookの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する」というフローボットの作成手順を紹介しましょう。

今回のフローボットの手順は全部で2つです！

マイアプリ連携

まずはNotionとOutlookをYoomと連携させましょう。
その次にNotionとOutlookをYoomと連携させます。
これを「マイアプリ連携」と呼びます。
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まずはNotionとYoomを連携させましょう。
NotionとYoomを連携するにあたり、この段階でOutlookから送信したいページを作成しておく必要があるので、あらかじめ用意しておいてくださいね。

今回はスケジュール管理を想定し、上記のようなページを用意しておきました
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Notionの準備ができたら画面左のメニューからマイアプリを選択し、右上の新規作成をクリックしましょう。
検索窓にNotionと入力するとNotionのアイコンが出てくるので押します。　

上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。

Yoomと連携したいページを選択して、アクセス許可をクリックすると連携完了です！
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続けてOutlookとYoomを連携させましょう。
Outlookのマイアプリ連携はMicrosoft 365にログインしておくと瞬時に完了するので、あらかじめMicrosoft 365にログインしておきましょう。
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Notionと同じくマイアプリから「Outlook」と検索してください。
Outlookのアイコンが出てくるのでクリックすれば、以上で連携完了です！

次に以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

「テンプレートがコピーされました」と表示されるので「OK」をクリックします。

Notionのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】Notionデータベースの情報を用いて、Outlookでメールを自動で送付する」をクリックして、右上の編集するを押しましょう。

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Chrome拡張機能のアイコンの「データベース上でページを選択して起動」を押します。

上記画像の赤い部分にYoomのChrome拡張機能について記載がされているページがあるので、内容に沿って設定をしてください。
Chrome拡張機能の設定が完了したら次へを押して進みましょう。　　　

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次はNotionのURLを取得し、起動ページのURLサンプルとして入力します。

赤枠のようにサイドピークで開くと表示されるので、選択しましょう。

画像のように2画面に分割された状態になります。
その上部にあるURLをコピーして、先ほどのYoomの画面にペーストしましょう。

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入力できたら画面の下にあるテストボタンを押します。青く「テスト成功」と表示されたら完了です。忘れずに保存を押しましょう。

Notionの設定は以上です。

Outlookの設定

Notionのアイコンの「メールを送る」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから下へスクロールしましょう。

メールを送信したいアドレスを入力します。
まずはテスト送信をするため、自分のアドレスなどを入力しておくのがおすすめです。

続けて件名と本文を作成します。
本文に関しては、Notionから取得したデータを添付することができます。

本文のボックス内をクリックすると、上記の画像のように取得したデータが一覧で表示されます。
選択することで追加されるので、送信したい内容を選びましょう。

データを追加したら見やすくなるように整えます。
記号を用いることでレイアウトが整うため、活用しましょう！

ここまで入力できたら次へを押します。

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設定したメールの内容が反映されるため、最終チェックをしましょう。
問題が無ければ画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればメールの設定は完了です。

ここまでできたら保存を押しましょう。

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次はトリガーをONにします。初期設定はOFFの状態なのでONにしましょう。
トリガーをONにしたらNotionのページを開き、画面右上からChrome拡張機能を選択します。

起動するを選択することでフローボットが起動し、先ほど設定したメールがOutlookより送信されるようになります！

以上でNotionとOutlookの連携は終了です。お疲れ様でした！

NotionとOutlookのその他の自動化例

今回ご紹介したフロー以外にもNotionやOutlookのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。いずれも簡単な設定で利用できるようになりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！

Notionを活用した自動化例

Gmailの受信内容をNotionに追加する

Gmailの内容を自動でNotionに追加できるので、手動で転記する手間が省けます。

Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する

Googleフォームの回答内容をNotionで一括管理できるので、問い合わせを受ける機会の多い方におすすめです。

Salesforceに登録されたリード情報をNotionに追加する

Salesforceのリード情報が自動でNotionにも蓄積されるので、Notionをデータベースとしても活用できそうです。

Outlookを活用した自動化例

Outlookでメッセージを受信したらSlackへ送信

Outlookで受信したことをSlack等のチャットツールに転送することもできます。
異なるアプリをそれぞれ開かなくても1ヶ所で確認できて便利ですね！

Outlookで受信した添付ファイルをDropboxにアップロードする

添付ファイルを受け取ることの多い方にはこのフローもおすすめです。
Dropboxを他のツールに代えることも可能です。

毎月の月末にフローボットを起動してOutlookにメールを送信する

月末月初等、毎月決まった日に処理する業務がある方には特に役立つでしょう。

NotionとOutlookを連携するメリット

1.Notionの特定のページをOutlookから自動送信できる！

Notionの共有したいページを開いたままChrome拡張機能を使用することで、Outlookから自動でNotionのページデータを送信できます！
これにより、NotionでURLをコピーしてからOutlookで作成したメールに添付し、さらに宛先を追加して送信するという一連のフローが自動化できるため、業務効率のアップに繋がるでしょう。

2.タスク管理やキャンペーンの打ち出しにも活用可能！

今回の連携は、チームタスクをNotionにまとめており、常時共有しているといった使用方法にも有効です。
例えば、ページに新たなタスクを追加した場合、そのページから直接メールを送信することで共有可能になり、更新をすぐに知らせることができます。
また、Notion上で作成したイベントやキャンペーンの紹介などをそのまま顧客に送信することもできるため、マーケティングにも活用可能です。
ページを共有したい人数が多い場合、何度も送信したりCCを追加する手間が省け、メール作成の負担軽減となるでしょう。

まとめ

今回紹介した自動化により業務効率が上がれば、今よりも余裕をもって作業に集中できるようになるでしょう。
また、あらかじめメール本文を作成しておけるため、宛先間違いやタイピングミスなどのヒューマンエラーのリスクも抑えられますね。

この記事を参考に、ぜひ便利な自動化を試してみてください！