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毎回メールやフォームに添付された履歴書を開き、内容を確認し、手作業でデータベースに入力していると、それだけでかなりの時間がかかってしまいますよね。
もし、この作業が自動化できたらどうでしょう？フォームにアップロードされた履歴書をOCRでデータ化し、Notionに登録する仕組みを作れば、情報の転記作業が不要になり、履歴書の管理がスムーズになるでしょう。
この記事では、フォームに添付された履歴書をOCRで読み取り、Notionに自動追加する方法を解説しています。
それではここからノーコードツールYoomを使って、「フォームに添付された履歴書をOCRしてNotionに追加する」方法をご説明します。
[Yoomとは]
まず、フォームに添付された履歴書を受け取り、AI-OCR（画像抽出機能）を活用して任意の内容を読み取ってデータ化します。
次にNotionのAPIを活用してそのデータを受け取ることで、指定のデータベースに追加することが可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしましょう。
NotionをYoomに接続するマイアプリ登録を行います。
最初にマイアプリ登録をすることで、自動化設定を簡単に実行できます。
まずはNotionのマイアプリ登録を行ってください。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックします。
アプリ一覧と検索欄が表示されるので、どちらかを活用してNotionを選択します。
以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックします。
アクセス権限するページを選択し、「アクセスを許可する」をクリックしてください。
これで、Notionのマイアプリ連携が完了します。
マイアプリ登録が完了すると、Notionがマイアプリに表示されます。
次に、フローボットのテンプレートを使用して設定を進めましょう。
Yoomにログインし、以下のバナーの「試してみる」をクリックしてください。
「テンプレートがコピーされました！」と表示されるので、「OK」をクリックすることでコピーが完了します。
フォームのトリガーを設定します。「履歴書送信フォーム」をクリックしてください。
履歴書送信フォームを任意で作成してください。
「＋質問を追加」から質問を追加できます。
※フォームについてはこちらをご参照ください。
フォームの送信完了ページも設定できます。任意で設定してください。
設定後、「次へ」をクリックしてください。
作成したフォームと完了ページの表示を確認できます。
「取得した値」には、入力フォームの回答のサンプル値を設定してください。
設定後、「保存する」をクリックしてください。
AI-OCRの設定を行います。「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは変更せず「次へ」をクリックしてください。
「ファイルの添付方法」は「取得した値を使用」で「履歴書」を選択してください。
「追加で抽出したい項目」には、デフォルトで抽出される項目に追加して抽出したい項目を任意で設定してください。
「使用するAI」は任意で選択してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
Notionのアクションを設定します。「レコードを追加する」をクリックしてください。
次に、「Notionと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、実行アクションは設定済みとなっています。
「データベースの連携」は候補から選択してください。
設定後、「次へ」をクリックします。
「API接続設定」を行います。
「追加するレコードの値」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
これで、フォームに添付された履歴書をOCRで読み取り、Notionに追加できます。
今回使用したテンプレートはこちらです。
ここからは、一部を変更した応用のフローを紹介します。
まずは、フォームをGmailに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら設定を進めていきます。
Gmailのトリガーを設定します。「メールを受信したら」をクリックしてください。
「Gmailと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「キーワード」は任意で設定してください。
指定したキーワードに一致したメールを受信するとフローボットが起動します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
この後の設定は前述のステップと同様のため、そちらをご参照ください。
次に、フォームをOutlookに変更したときの設定です。
以下のテンプレートをコピーしてください。
コピーが完了したら設定を進めていきます。
Outlookのトリガーを設定します。「特定の件名のメールを受信したら」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、
一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
続いて、APIの設定をします。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「メールフォルダID」は候補から選択してください。
「キーワード」は任意で設定してください。
指定したキーワードを含んだ件名のメールを受信するとフローボットが起動します。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
Outlookのトリガーを設定します。「メールの添付ファイルの情報を取得する」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
APIの設定をします。
「メールID」は「アウトプット」から。」取得した情報を入力してください。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストを実行し、アウトプットに情報が表示されたことを確認して「保存する」をクリックしてください。
添付ファイルのダウンロード設定を行います。「メールの添付ファイルをダウンロード」をクリックしてください。
「Outlookと連携するアカウント情報」を確認してください。
タイトルは自由に変更できますが、トリガーアクションはそのままで「次へ」をクリックしてください。
「API接続設定」を行います。
「メールID」は「アウトプット」から、取得した情報を入力してください。
「ファイルID」も同様に「アウトプット」から。取得した情報を入力してしてください。
設定後、「テスト」をクリックし、「テスト成功」と表示されたら「保存」をクリックしてください。
この後の設定は前述のステップと同様のため、そちらをご参照ください。
他にもNotionを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.メールで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録するフロー
この連携によって、メールで受信した領収書をOCRで読み取り、Notionのデータベースに登録できます。
これにより、手動での転記が不要になり、ヒューマンエラーの防止につながります。
2.Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納するフロー
この連携によって、Notionに作成した日報をMicrosoft Excelにも格納できます。
これにより、手動での入力作業が減り、情報の正確性向上が見込めます。
3.Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加するフロー
この連携によって、Notionで従業員情報が登録されたらfreee人事労務にも追加できます。
これにより、データ入力の手間が省け、業務の生産性向上が期待できます。
履歴書の転記作業を自動化することで、採用業務の効率は大幅に向上するでしょう。
フォームに添付された履歴書をOCRで読み取り、Notionに自動登録するフローを構築することで、手作業による入力ミスや管理の手間を削減できるのが大きなメリットです。
今回は、フォームのトリガー設定からOCRによるデータ抽出、Notionへの自動追加までの流れを紹介しました。
この仕組みを活用することで、履歴書の管理が一元化され、よりスムーズな採用活動が実現できます。
日々の業務をもっとスマートに。自動化を取り入れて、より重要な業務に集中できる環境を整えましょう。
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