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現代のビジネス環境では、より効率的にデータを管理することが求められています。
今回は、NotionとSmartHRを連携し、従業員情報の登録を自動化する方法をご紹介します。
この自動化により、手動登録の手間を省き、作業時間を節約できるでしょう。
また、入力ミスを防ぎ、正確な従業員のデータ維持につながります。
NotionとSmartHRを連携するメリット
メリット1:作業時間を節約できる
NotionとSmartHRを連携することで、従業員情報を一元で管理でき、作業時間を短縮できます。
たとえば、Notionに従業員情報を登録すると、自動的にSmartHRに追加できます。
これにより、人事担当者は従業員データを転記する手間が省け、転記に費やしていた時間を採用計画の立案などに充てることができるでしょう。
特に従業員数が多い企業では、転記作業に膨大な時間を要するため、時間を節約するのに有効な自動化となります。
メリット2:入力ミスが減少する
従業員情報を手動で転記する作業は、重複登録や誤登録のリスクが高まります、
しかし、自動化を活用すれば、転記時におけるに正確なデータ入力が実現できます。
これにより、入力ミスが減少し、誤登録によるトラブル防止を期待できます。
さらに、チーム全体が正確かつ最新のデータを確認できるというメリットにもつながるでしょう。
NotionとSmartHRの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
工程は6ステップです。
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:NotionとSmartHRをマイアプリ登録
NotionとSmartHRをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定が簡単になります。
まず、Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、許可するページにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックしてください。
次に、SmartHRのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録してください。
NotionとSmartHRがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:Notionで特定のデータベースのページが作成されたら起動するトリガーを設定
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」および「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
まずは、Notionの設定から行うために「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
ここまで設定したら、Notion画面に移動して、テスト用に社員情報の項目名を設定しましょう。
例として以下のように設定しました。
※必ずテーブルビューを使用してください。
設定ができたら、Yoom画面に戻って「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、テストに成功すると以下のように『取得した値』に情報が表示されます。
この値は、後続オペレーションで変数として活用可能です。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ3:Notionでレコードを取得するアクションを設定
次に、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
データベースIDはトリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを設定しましょう。
次の画面で、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』を使用して、「ID」を選択します。
設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:SmartHRで従業員の登録をするアクションを設定
次に、SmartHRの設定を行うため、「従業員の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。
以下の画面が表示されたら、説明を確認して「テナントID」を設定しましょう。
スクロールして、従業員情報の設定をしてください。
Notionの「レコードを取得する(ID検索)」の『取得した値』を使用して設定しましょう。
他の項目も同様に『取得した値』を使用して設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。
ステップ5:NotionとSmartHRの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認します。
その他のNotionとSmartHRを使った自動化の例
1.SmartHRで従業員情報が更新されたら、自動的にNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
従業員情報が更新されるとすぐにNotionに反映されるため、最新のデータに素早くアクセスできます。
■概要
SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事労務の業務でSmartHRを活用している方
・SmartHRで従業員情報の一元管理をしている方
・従業員情報をNotionにも同期している方
2.Notionで従業員管理台帳を作成し運用している方
・SmartHRとNotionの連携を自動化したい方
・Notionへの情報更新を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは従業員情報の一元管理に適したツールで、人事労務業務を効率化することができます。
しかし、従業員情報をNotionにも手動で連携して同期する場合、入力ミスや更新漏れの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、SmartHRで従業員情報が更新されたらNotionの従業員管理台帳を自動で更新することができます。
SmartHRとNotionの従業員情報の同期が自動化されるため、手動によるNotionへの情報更新が不要となり、業務の効率化を図ることが可能です。
また、情報入力が自動化されることで手動作業によるヒューマンエラーの発生を防止することができます。
■注意事項
・SmartHR、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
2.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、Slackに自動通知するフローです。
従業員情報をNotionに自動追加し、Slackにも通知されるため、登録を見逃す心配がありません。
■概要
新しい従業員の入社に伴う情報管理、特にクラウド人事労務ソフトのSmartHRへ登録した後、他のツールにも同じ情報を手入力する作業は負担に感じませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、SmartHRに従業員情報が登録されると、その情報を基に自動でNotionへデータを追加し、Slackへ通知する一連の流れを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
3.1ヶ月に1回更新があるSmartHRの従業員情報を取得して、自動的にGoogle スプレッドシートを更新するフローです。
毎月指定の日時に従業員情報を取得して、Google スプレッドシートに自動登録します。
そのため、定期的な更新が必要な場合に便利な自動化です。
■概要
1ヶ月に1回更新があったSmartHRの従業員情報を取得して、Google スプレッドシートを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.人事・総務担当者
・SmartHRで管理している従業員情報をGoogle スプレッドシートで定期的に集計・分析したい方
・手作業での情報収集やスプレッドシート更新の手間を削減したい方
・常に最新の従業員情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
・従業員情報の変化を月次で把握し、人事戦略や組織改善に役立てたい方
2.経営者・管理者
・従業員情報をGoogle スプレッドシートで可視化し、人材配置や組織分析に役立てたい方
・SmartHRのデータを月次でGoogle スプレッドシートに集約し、経営判断に活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
・毎月初めに自動で更新されるため、常に最新の従業員情報を把握することができます。
・SmartHRから従業員情報を自動で取得し、Google スプレッドシートを更新するため、手作業による情報収集や更新の手間を大幅に削減できます。
■注意事項
・SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。
まとめ
NotionとSmartHRの連携により、従業員情報の管理が簡便になり、入力手間を削減できます。
これにより、ヒューマンエラーが減り、時間の短縮につながります。
よって、人事担当者は採用計画の立案などに時間を割くことができ、業務パフォーマンス向上が期待できそうです。
ぜひ、この便利な自動化を活用して、日々の業務をスムーズに進めてください。
Yoomの自動化に興味を持った方は、こちらから無料登録をしてください。
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