現代のビジネス環境では、より効率的にデータを管理することが求められています。
今回は、NotionとSmartHRを連携し、従業員情報の登録を自動化する方法をご紹介します。
この自動化により、手動登録の手間を省き、作業時間を節約できるでしょう。
また、入力ミスを防ぎ、正確な従業員のデータ維持につながります。
NotionとSmartHRを連携するメリット
メリット1:作業時間を節約できる
NotionとSmartHRを連携することで、従業員情報を一元で管理でき、作業時間を短縮できます。
たとえば、Notionに従業員情報を登録すると、自動的にSmartHRに追加できます。
これにより、人事担当者は従業員データを転記する手間が省け、転記に費やしていた時間を採用計画の立案などに充てることができるでしょう。
特に従業員数が多い企業では、転記作業に膨大な時間を要するため、時間を節約するのに有効な自動化となります。
メリット2:入力ミスが減少する
従業員情報を手動で転記する作業は、重複登録や誤登録のリスクが高まります、
しかし、自動化を活用すれば、転記時におけるに正確なデータ入力が実現できます。
これにより、入力ミスが減少し、誤登録によるトラブル防止を期待できます。
さらに、チーム全体が正確かつ最新のデータを確認できるというメリットにもつながるでしょう。
NotionとSmartHRの連携フローの作り方
今回は「Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。
Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、SmartHRへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。複数のツールに従業員情報を登録する作業は、人事・労務担当者にとって負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、その内容がSmartHRへ自動で追加されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSmartHRに従業員情報を二重入力しており、手間を感じている人事労務担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや登録漏れを防ぎ、情報連携の精度を高めたい方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が追加されると自動でSmartHRにデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で情報が自動で連携されることで、手作業によるデータ転記で起こりがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーが「ページの作成」か「ページの更新」かを判別するようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに従業員情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- SmartHRに従業員を登録する設定では、Notionから取得したどの情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを任意で設定できます
■注意事項
- Notion、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
工程は6ステップです。
- NotionとSmartHRをマイアプリ登録
- Notionで特定のデータベースのページが作成されたら起動するトリガーを設定
- 条件に応じて分岐させる設定
- Notionでレコードを取得するアクションを設定
- SmartHRで従業員の登録をするアクションを設定
- NotionとSmartHRの自動化の動作確認
Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。
[Yoomとは]
ステップ1:NotionとSmartHRをマイアプリ登録
NotionとSmartHRをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定が簡単になります。
まず、Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。
以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックします。
以下の画面が表示されるので、許可するページにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックしてください。
次に、SmartHRのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録してください。
NotionとSmartHRがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。
ステップ2:Notionで特定のデータベースのページが作成されたら起動するトリガーを設定
自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する
試してみる
■概要
Notionで管理している従業員情報を、SmartHRへ手作業で転記する際に手間を感じたり、入力ミスが発生したりすることはないでしょうか。複数のツールに従業員情報を登録する作業は、人事・労務担当者にとって負担となりがちです。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースに従業員情報が登録されると、その内容がSmartHRへ自動で追加されるため、こうした二重入力の手間やヒューマンエラーといった課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとSmartHRに従業員情報を二重入力しており、手間を感じている人事労務担当者の方
- 手作業によるデータ転記での入力ミスや登録漏れを防ぎ、情報連携の精度を高めたい方
- 従業員の入社手続きに関連する定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionに従業員情報が追加されると自動でSmartHRにデータが同期されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- システム間で情報が自動で連携されることで、手作業によるデータ転記で起こりがちな入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとSmartHRをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーが「ページの作成」か「ページの更新」かを判別するようにします
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- 最後に、オペレーションでSmartHRの「従業員の登録」アクションを設定し、Notionから取得した情報をもとに従業員情報を登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、従業員情報を管理しているデータソースIDを任意で設定してください
- SmartHRに従業員を登録する設定では、Notionから取得したどの情報を、SmartHRのどの項目に登録するかを任意で設定できます
■注意事項
- Notion、SmartHRのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」および「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
まずは、Notionの設定から行うために「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認します。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「トリガーアクション」→特定のデータソースのページが作成・更新されたら
以下の画面が表示されたら、設定しましょう。
- 「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、ご注意ください。 - 「データソースID」→注釈を参考に直接入力するか、『候補』から選択
ここまで設定したら、Notion画面に移動して、テスト用に社員情報の項目名を設定しましょう。
例として以下のように設定しました。
※必ずテーブルビューを使用してください。
設定ができたら、Yoom画面に戻って「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。
なお、テストに成功すると以下のように『取得した値』に情報が表示されます。
この値は、後続オペレーションで変数として活用可能です。
次に、条件に応じて分岐する設定を行います。
- 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
今回、作成した日時と最終更新日時の値が等しくない場合は、フローボットが進まないように設定しました。
分岐条件は運用状況に応じて自由にカスタムできます。
ステップ3:Notionでレコードを取得するアクションを設定
次に、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。
- 「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
- 「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)
データベースIDはトリガーアクションで設定したデータソースIDと同じものを設定しましょう。
次の画面で、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」の『取得した値』を使用して、「ID」を選択します。
設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:SmartHRで従業員の登録をするアクションを設定
次に、SmartHRの設定を行うため、「従業員の登録」をクリックしてください。
