NotionとSmartHRを連携させて従業員情報を自動で登録する方法

現代のビジネス環境では、より効率的にデータを管理することが求められています。
今回は、NotionとSmartHRを連携し、従業員情報の登録を自動化する方法をご紹介します。
この自動化により、手動登録の手間を省き、作業時間を節約できるでしょう。
また、入力ミスを防ぎ、正確な従業員のデータ維持につながります。

NotionとSmartHRを連携するメリット

メリット1:作業時間を節約できる

NotionとSmartHRを連携することで、従業員情報を一元で管理でき、作業時間を短縮できます。
たとえば、Notionに従業員情報を登録すると、自動的にSmartHRに追加できます。
これにより、<span class="mark-yellow">人事担当者は従業員データを転記する手間が省け、転記に費やしていた時間を採用計画の立案などに充てることができるでしょう。</span>
特に従業員数が多い企業では、転記作業に膨大な時間を要するため、時間を節約するのに有効な自動化となります。

メリット2:入力ミスが減少する

従業員情報を手動で転記する作業は、重複登録や誤登録のリスクが高まります、
しかし、自動化を活用すれば、転記時におけるに正確なデータ入力が実現できます。
これにより、<span class="mark-yellow">入力ミスが減少し、誤登録によるトラブル防止を期待できます。</span>
さらに、チーム全体が正確かつ最新のデータを確認できるというメリットにもつながるでしょう。

NotionとSmartHRの連携フローの作り方

今回は「Notionで従業員情報が登録されたらSmartHRに追加する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は5ステップです。

NotionとSmartHRをマイアプリ登録
Notionで特定のデータベースのページが作成されたら起動するトリガーを設定
Notionでレコードを取得するアクションを設定
SmartHRで従業員の登録をするアクションを設定
NotionとSmartHRの自動化の動作確認

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ステップ1:NotionとSmartHRをマイアプリ登録

NotionとSmartHRをYoomに接続するマイアプリ登録を行ってください。
先にマイアプリ登録を済ませると、自動化設定が簡単になります。

まず、Notionのマイアプリ登録を行います。
Yoom画面左側の「マイアプリ」→「新規接続」をクリックしましょう。
アプリ一覧からNotionを探すか、「アプリ名で検索」から検索してください。

以下の画面が表示されたら、「ページを選択する」をクリックします。

以下の画面が表示されるので、許可するページにチェックを入れて「アクセスを許可する」をクリックしてください。

次に、SmartHRのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録してください。

NotionとSmartHRがマイアプリに表示されていれば、登録は完了しています。

ステップ2:Notionで特定のデータベースのページが作成されたら起動するトリガーを設定

自動化の設定をするため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」および「説明」を確認してください。
変更が必要な場合は、以下のページより変更できます。
まずは、Notionの設定から行うために「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認します。

「タイトル」→任意で設定
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
「トリガーアクション」→特定のデータベースのページが作成・更新されたら

以下の画面が表示されたら、設定しましょう。

「トリガーの起動間隔」→5分、10分、15分、30分、60分から選択
トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、ご注意ください。
「データベースID」→説明を確認して設定

設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックします。

ステップ3:Notionでレコードを取得するアクションを設定

次に、Notionでレコードを取得する設定を行うため、「レコードを取得する」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、設定を確認します。

「タイトル」→任意で設定
「Notionと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
「実行アクション」→レコードを取得する(ID検索)

Notion画面に移動して、テスト用に社員情報の項目名を設定しましょう。
例として以下のように設定しました。
※必ずテーブルビューを使用してください。

Yoom画面に戻って、「データベースの連携」を設定しましょう。
説明を確認して、設定をします。

以下の画面が表示されるので、設定方法を確認してください。

以下の画面が表示されたら、「取得したいレコードの条件」を設定しましょう。
「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」のアウトプットを使用して設定をするので、赤枠内の矢印をクリックしてください。
クリックすると、アウトプットが表示されるので、「オブジェクトID」を選択します。
設定ができたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:SmartHRで従業員の登録をするアクションを設定

次に、SmartHRの設定を行うため、「従業員の登録」をクリックしてください。
以下の画面が表示されたら、設定を確認しましょう。

「タイトル」→任意で設定
「SmartHRと連携するアカウント情報」→アカウントに相違がないか確認
「アクション」→従業員の登録

以下の画面が表示されたら、説明を確認して「テナントID」を設定しましょう。

スクロールして、従業員情報の設定をしてください。
Notionの「レコードを取得する(ID検索)」のアウトプットを使用して設定しましょう。
他の項目も同様にアウトプットを使用して設定しましょう。
設定できたら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしてください。

ステップ5:NotionとSmartHRの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックすると、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常に起動するか確認します。

その他のNotionとSmartHRを使った自動化の例

1.SmartHRで従業員情報が更新されたら、自動的にNotionの従業員管理台帳を更新するフローです。
‍従業員情報が更新されるとすぐにNotionに反映されるため、最新のデータに素早くアクセスできます。

2.SmartHRに登録された従業員情報をNotionに追加し、Google Chatに自動通知するフローです。
従業員情報をNotionに自動追加し、Google Chatにも通知されるため、登録を見逃す心配がありません。

3.1ヶ月に1回更新があるSmartHRの従業員情報を取得して、自動的にGoogle スプレッドシートを更新するフローです。
‍毎月指定の日時に従業員情報を取得して、Google スプレッドシートに自動登録します。
そのため、定期的な更新が必要な場合に便利な自動化です。

まとめ

NotionとSmartHRの連携により、従業員情報の管理が簡便になり、入力手間を削減できます。
これにより、ヒューマンエラーが減り、時間の短縮につながります。
よって、人事担当者は採用計画の立案などに時間を割くことができ、業務パフォーマンス向上が期待できそうです。
ぜひ、この便利な自動化を活用して、日々の業務をスムーズに進めてください。

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