Notionと請求管理ロボを連携して、Notionでステータス更新すると請求管理ロボに請求先を自動登録する方法

まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う

※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。

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今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。

・Notionと請求管理ロボをマイアプリ連携
・Notionの起動及びデータを取得する設定
・請求管理ロボへデータを登録する設定
・トリガーボタンをONにして、Notionと請求管理ロボの連携動作を確認

まずはじめに、マイアプリ連携を行います。

ステップ1：Notionと請求管理ロボをマイアプリ連携

Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
画像のような表示がされたら、左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。

次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。

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NotionとYoomの連携

1.Notionの準備

NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。

<span class="mark-yellow"></span>フィールドに必ず設定しておく必要があるのは、以下の項目です。<span class="mark-yellow"></span>

・請求コード
・市区町村
<span class="mark-yellow"・ステータス（完了）></span>

今回はステータスが完了となることで請求管理ロボに請求先データが登録されます。

そのため、プロパティの編集から、ステータスは必ず設定しておきましょう。

その他は任意で設定を行ってください。

2.検索する

Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。

3.アクセスリクエスト

画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。

4.ページを選択する

Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。‍

5.連携完了

Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。

請求管理ロボとYoomの連携

1.検索する

検索ボックスにfreee人事労務と入力し、freee人事労務のアイコンをクリックします。

2.必須項目の入力

赤枠の内容に沿ってアクセストークンを入力してください。
アカウント名は任意のもので構いません。担当者名や企業名などのわかりやすいものにしましょう。
<span class="mark-yellow">ここで取得したアクセストークンは後ほどの設定でも使用するため、コピーしやすい状態で保管しておくことをおすすめします。</span>

3.連携完了
‍入力ができたら右下の追加ボタンを押してください。

上記の表示が出たら連携完了です。

ステップ2：Notionを起動する設定

1.マイプロジェクトを開く

画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。

2.コピーしたテンプレートを開く
‍「【コピー】Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」をクリックします。‍

3.アプリトリガーを選択

Notionのアイコンの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。‍

4.トリガーの起動間隔の設定

起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

5.IDの入力

データベースIDを入力します。
請求管理ロボに登録したいデータを管理しているデータベースのIDを入力しましょう。
ボックス下部の補足に従い、NotionのURLからコピー＆ペーストしてください。‍

6.テストの実行

入力が完了したらテストボタンを押してください。

画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ3：Notionのデータを取得する設定

1.データベースを操作する

Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
下へスクロールしてください。‍

2.データベースの連携

再びデータベースIDを入力します。ボックスをクリックしてください。

画像のように連携済みのデータベースが表示されます。
請求管理ロボに登録するデータを管理しているデータベースをクリックし、挿入してください。

次へを押します。‍

3.取得したいレコードの条件の設定

右のボックスをクリックしましょう。

赤枠を選択します。

画像のようにNotionのデータが表示されます。
その中から「オブジェクトID」をクリックして挿入してください。

4.テストの実行

取得したいレコードの条件が設定できたらテストボタンを押します。

画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。保存をクリックします。

ステップ3：コマンドオペレーション

1.分岐

矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
下へスクロールしてください。

※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。‍

2.分岐条件を設定

テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。

今回は赤枠部分のとおり、<span class="mark-yellow">ステータスが完了になると請求管理ロボにデータが登録される設定になっています。</span>
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。

ステップ4：アクションを設定

1.アプリと連携する

請求管理ロボのアイコンの「請求先を登録・更新」をクリックします。
次へを押してください。‍

2.必須項目の入力

画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。

請求先コードは設定が完了しているため、赤枠の2つの入力を行います。

ユーザーIDはボックス下部の捕捉のとおりに入力しましょう。

次にアクセスキーに関しては、マイアプリ連携の際に使用したアクセストークンを入力してください。
入力が完了したら下へスクロールします。

3.テストの実行

ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。

4.トリガーをONにする

フローボットの作成が完了すると、上記のような表示がされます。トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。

今回使用したフローボットテンプレート
Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

請求管理ロボを使ったその他の自動化例

他に請求管理ロボを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する

Google スプレッドシートとの連携も可能です。シンプルなデータ管理と様々なGoogleツールとの組み合わせにおすすめです。

2.kintoneで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

Yoomはkintoneとも連携できます。経理部や総務部など、各部署で使いやすいデータ管理ツールと連携しましょう。

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3.Salesforceで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する

Salesforceとの組み合わせはいかがでしょうか。リードを請求先として登録できるため、入力作業の短縮が容易となるはずです。

まとめ

Notionと請求管理ロボの連携により、入力作業の手間を回避することが可能となります。
また、Notionで管理しているデータに相違がなければ、請求管理ロボに登録される請求先は正確性が保てるでしょう。
データ管理や追加が簡略化することで業務負担が改善されるはずです。効率向上のためにも、ぜひ取り入れてみませんか？