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請求先データの入力にかかる手間を省き、少しでも業務効率を向上させてみませんか？
今回はNotionと請求管理ロボを連携して、請求データの入力を簡略化できる方法をご紹介します！
この自動化により手入力の手間が省け、業務負担を軽減させることが可能になるはずです。まずはどのような方におすすめなのかご覧ください。
こんな方におすすめ
・請求先データの管理にNotionを活用している方
・請求管理ロボを活用し請求にまつわる作業を行っている方
・入力作業を少しでも自動化し業務負担の軽減を図りたい方
・Notionを活用しているチームと請求管理ロボを活用しているチームの連携を図りたいリーダー
Notionと請求管理ロボの連携メリットと具体例
メリット1: 業務負担を軽減できる
今回の連携により、Notionで管理している請求先データのステータスを変更することで、請求管理ロボに請求先データを自動で追加できます。
例えば、今までNotionのデータを請求管理ロボに手動で転記していたのであれば、この作業が簡略化されます。そのため、入力にかかる時間を削減し効率的に業務を進めやすくなるでしょう。
また、事務作業の負担軽減にもなり、業務改善を図ることも可能となります。特に請求を大量に行わなければならない時期には、このようなメリットの恩恵を大きく感じられるはずです。
メリット2: データの正確性が保ちやすくなる
Notionと請求管理ロボの2つのツールに同一データを入力する場合、転記ミスなどにより情報が正確に反映されないリスクが考えられます。しかし、今回の連携を行うことにより、このようなミスが起きにくくなるでしょう。
例えば、営業部がNotionに登録した請求先データを経理部が請求管理ロボに手入力する際、タイピングミスなどにより正しい請求先を登録できなくなる可能性があります。今回の連携は、このようなミスを回避できる見込みがあるのです。
データの一貫性が確保されやすくなれば、異なる部署間での情報共有も正確に行えるようになるはずです。
メリット3: データの流用が容易になる
Notionで管理している顧客データを請求先データとして自動的に流用することも可能です。
例えば、営業担当者がNotionで顧客データを作成している場合、ステータスの変更さえ行えば、そのデータを請求先として請求管理ロボに流用できるようになります。
顧客データと請求先データの2つを用意する手間が省けるため、事務作業が大幅に削減できるのではないでしょうか。
これにより、営業アシスタントの事務担当者や経理部などが請求先を素早く把握可能になるはずです。
では、ここからYoomを使用して、アプリ同士を連携するフローを紹介していきます。
[Yoomとは]
Notionと請求管理ロボの連携フローの作り方
今回は「Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」という自動化を、以下のテンプレートを用いて行います。
まずはYoomの登録を行いましょう。
1.上のバナーの「詳細を見る」をクリック
2.移行した画面下部の「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしましょう。
Yoomの登録が完了すると、フローボットのテンプレートが「マイプロジェクト」にコピーされます。
今回の連携フローは大きく分けて以下のプロセスの通りです。
ステップ1：Notionと請求管理ロボをマイアプリ連携
まずはじめに、マイアプリ連携を行います。
Yoomアカウントの左側にあるメニューから「マイアプリ」を選択してください。
次に、右上の新規接続ボタンをクリックします。
1.Notionの準備
NotionとYoomを連携するにあたり、現段階でNotionの準備をしておく必要があります。
フィールドに必ず設定しておく必要があるのは、以下の項目です。
・請求コード
・市区町村
<span class="mark-yellow"・ステータス（完了）></span>
今回はステータスが完了となることで請求管理ロボに請求先データが登録されます。
そのため、プロパティの編集から、ステータスは必ず設定しておきましょう。
その他は任意で設定を行ってください。
2.検索する
Notionを検索し、Notionのアイコンをクリックします。
3.アクセスリクエスト
画像のようにアクセスのリクエストについて表示がされます。
確認し、「ページを選択する」をクリックしてください。
4.ページを選択する
Notionで作成済みのページが表示されます。
先ほど用意したページを選択し、「アクセスを許可する」を押しましょう。
5.連携完了
Yooｍの画面に戻り、上記の表示が出たら連携完了です。
請求管理ロボとYoomの連携
1.検索する
検索ボックスに請求管理ロボと入力し、アイコンをクリックします。
2.必須項目の入力
赤枠の内容に沿ってアクセストークンを入力してください。
アカウント名は任意のもので構いません。担当者名や企業名などのわかりやすいものにしましょう。
ここで取得したアクセストークンは後ほどの設定でも使用するため、コピーしやすい状態で保管しておくことをおすすめします。
入力ができたら右下の追加ボタンを押してください。
3.連携完了
下記の表示が出たら連携完了です。
ステップ2：Notionを起動する設定
1.マイプロジェクトを開く
画面左側のメニューから「マイプロジェクト」を開きましょう。
2.コピーしたテンプレートを開く
「【コピー】Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する」をクリックします。
3.アプリトリガーを選択
Notionのアイコンの「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックします。
タイトルなどの設定は完了しているため、次へを押しましょう。
4.トリガーの起動間隔の設定
起動間隔を設定しましょう。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
5.IDの入力
データソースIDを入力します。
請求管理ロボに登録したいデータを管理しているデータベースのIDを入力しましょう。
ボックス下部の補足に従い、NotionのURLからコピー＆ペーストしてください。なお、以下の画像のように『候補』から対象のIDを選択することもできます。
6.テストの実行
入力が完了したらテストボタンを押してください。
画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。
保存をクリックします。
ここで得た値は、後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？
ステップ3：Notionのデータを取得する設定
1.データベースを操作する
Notionのアイコンの「レコードを取得する（ID検索）」をクリックします。
2.データベースの連携
再びデータベースIDを入力します。ボックスをクリックしてください。
画像のように連携済みのデータベースが表示されます。
請求管理ロボに登録するデータを管理しているデータベースをクリックし、挿入してください。
次へを押します。
3.取得したいレコードの条件の設定
以下の画面が表示されますので、「取得したいレコードの条件」の右のボックスをクリックしましょう。
画像のようにNotionのデータが表示されます。
その中から「ID」をクリックして挿入してください。
4.テストの実行
取得したいレコードの条件が設定できたらテストボタンを押します。
画像のようにテスト成功と表示が出たら完了です。
保存をクリックします。
ステップ4：コマンドオペレーション
1.分岐
矢印のアイコンの「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐は一部有料プランでのみご利用いただける機能です。
※有料プランは2週間のトライアルが可能です。
2.分岐条件を設定
テンプレートを使用しているため、画像のように設定が完了している状態です。
今回はステータスが完了になると請求管理ロボにデータが登録される設定になっています。
確認ができたら保存を押し、次へ進みましょう。
ステップ5：アクションを設定
1.アプリと連携する
請求管理ロボのアイコンの「請求先を登録・更新」をクリックします。
アカウント情報を確認し、次へを押してください。
2.必須項目の入力
画像のページに移行します。必須項目の入力を行いましょう。
以下の画像のように取得した値を引用することで、フローボット起動ごとに異なる値を参照できるようになります。
アクセスキーに関しては、マイアプリ連携の際に使用したアクセストークンを入力してください。
運用状況に合わせて入力が完了したら、下へスクロールします。
3.テストの実行
ページ下部にあるテストボタンを押しましょう。
青く「テスト成功」と表示がされたら設定完了です。保存を押してください。
4.トリガーをONにする
フローボットの作成が完了すると、下記のような表示がされます。
トリガーは初期設定ではOFFの状態なので、ONにしましょう。
今回使用したフローボットテンプレート
Notionで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
請求管理ロボを使ったその他の自動化例
他に請求管理ロボを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。
1.Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録する
Google スプレッドシートとの連携も可能です。シンプルなデータ管理と様々なGoogleツールとの組み合わせにおすすめです。
■概要
Google スプレッドシートに行が追加されたら、請求管理ロボに請求先を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求先情報の管理でGoogle スプレッドシートを利用している方
・バックオフィス業務で請求先の追加を担当している方
・請求先情報を請求管理ロボにも自動で連携したい方
2.業務で請求管理ロボを活用している方
・請求書発行業務で請求管理ロボを利用している方
・請求先の情報入力を手動で行っている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートで請求先情報の管理を行い、他のツールに情報を転記する作業が必要となる場合、手間です。
また、手動による情報の転記はミスの発生リスクを高める可能性があります。
このテンプレートは、Google スプレッドシートで請求先が追加されると請求管理ロボに自動で登録することができます。
請求管理ロボへの登録が自動化されることで、入力ミスのリスクが低減され、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、ツール間の情報が同期されるため、請求書発行の業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、請求管理ロボのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
2.kintoneで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
Yoomはkintoneとも連携できます。経理部や総務部など、各部署で使いやすいデータ管理ツールと連携しましょう。
■概要
kintoneで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求管理ロボを業務に使用している方
・取引ごとの請求書作成に活用している方
・請求に関連する情報の管理を行う方
2.kintoneを活用して情報管理を行う方
・取引情報の一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
請求管理ロボは請求業務の時間短縮によって業務全体の進行をスムーズにすることが見込めるツールです。
併せてkintoneに取引情報の一元管理を行うことで、さらに請求業務の円滑化を行います。
しかし、請求管理ロボに請求先の登録を毎回手作業で行うのは、チームの生産性向上を阻害するかもしれません。
業務進行を円滑にし、チームの生産性向上を目指したい方にこのフローは適しています。
このフローを活用することで、kintoneのレコードが指定のステータスに更新されたら自動で引用した情報で請求管理ロボへ登録を行い、情報の正確性を保ちます。
これまで入力作業にかかっていた時間を他のコア業務に充てることで、チーム全体が重要度の高い業務に注力でき生産性向上へと繋げることができます。
■注意事項
・請求管理ロボ、kintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
3.Salesforceで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録する
Salesforceとの組み合わせはいかがでしょうか。リードを請求先として登録できるため、入力作業の短縮が容易となるはずです。
■概要
Salesforceで情報が更新されたら請求管理ロボに請求先として登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.請求管理ロボを業務に使用している方
・請求業務の効率化のために活用している方
・請求に関するデータの管理を行う方
2.Salesforceを活用して取引の管理を行う方
・取引企業に関連する詳細情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
請求管理ロボは請求完了までのプロセスを効率化するために活用できるツールです。
しかし、Salesforceの情報を毎回手入力で請求管理ロボに登録を行うのは、手間がかかり人的ミスを発生させる恐れがあります。
このフローを活用することで、請求管理ロボへの情報の登録を自動で行い、手作業を省くことができます。
手入力を省くことでヒューマンエラーの発生を防ぎ、登録情報の正確性を保ちます。
■注意事項
・請求管理ロボ、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランやチームプラン、サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
Notionと請求管理ロボの連携により、入力作業の手間を回避することが可能となります。
また、Notionで管理しているデータに相違がなければ、請求管理ロボに登録される請求先は正確性が保てるでしょう。
データ管理や追加が簡略化することで業務負担が改善されるはずです。効率向上のためにも、ぜひ取り入れてみませんか？
