Notionと楽楽販売を連携して、Notionでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する方法

複数のアプリを併用した情報管理で頭を悩ませた経験はありませんか？
例えば、「情報の入力作業に時間と労力がかかっている」「入力ミスや追加漏れが頻発している」など。
特に管理する情報が多いと、その分入力作業の負担が大きく、ミスも発生しやすいと思います。
そんな課題を解決するために、【Notionでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する】というフローを作成してみました！
Notionと楽楽販売を利用している方におすすめです！
情報管理を効率化したいとお考えなら、本記事を参考にYoomで自動連携を試してみてください！

[Yoomとは]

今回のブログをおすすめする方

• Notionを基幹データベースとして利用しているデータ管理者
• 楽楽販売で顧客情報を管理している営業担当者
• Notionから楽楽販売にデータ転記をしていて手間に感じている方
• データ転記の際に入力ミスが頻発していて悩んでいる方
• 情報管理を効率化して生産性を向上させたい方
• 社内に蓄積されたデータをもっと効果的に活用したい方

Notionと楽楽販売の連携で解決できる課題とは？

1. 人為的なミスの削減

手作業で行う業務が多いと、情報の入力ミスや更新漏れが発生しがちです。
例えば、「Notionから楽楽販売へ情報転記する際に間違った顧客名で入力してしまった」「後で転記しようと思っていた情報を転記し忘れていた」など。
この自動連携を使うと、Notionに登録されている情報が自動的に楽楽販売に反映されるため、手動でのデータ転記が不要になり、人的ミスや時間の無駄を減らすことにつながります。
これにより、業務の正確性が向上し、データの整合性も保つことができるかもしれません。

2. チーム間での認識のズレ

チームごとに異なるツールを利用していると、情報共有にタイムラグが生じることがあると思います。
例えば、「チームAはNotionで情報を確認しているが、チームBは楽楽販売で確認している」といった場合に、Notionから楽楽販売へのデータ転記が遅れると、チームBが最新の情報を把握するのが難しくなります。
情報共有が遅れると、チーム間で認識のズレが生じるリスクがあるため、スピーディに共有したいですよね。
本記事の連携を使うと、Notionでステータスが変更されるたびに、楽楽販売にも情報が自動反映されるため、上記の課題解決に貢献するかもしれません。

3. 顧客対応の遅延

情報の把握に遅れが生じると、その後の顧客対応も遅れてしまう可能性があります。
迅速な対応は顧客体験の向上につながるため、なるべく対応の遅れは軽減したいですよね。
今回紹介する自動連携を導入すると、営業やサポートチームは楽楽販売にアクセスするだけで最新情報を確認できるようになります。
これにより、迅速かつ的確な顧客対応が可能となり、顧客満足度の向上が期待できます。
結果として、リピート率の向上や売上アップに貢献するかもしれません。

Notionと楽楽販売の連携フロー

※注意事項
・楽楽販売は一部有料プランでのみご利用いただけるアプリとなっております。プランによって、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになる場合があるため、ご注意ください。
・有料プランは2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。

では、実際にNotionと楽楽販売を連携する方法をご紹介します。
連携のステップは以下の通りです。

1. アプリトリガーの設定
2. レコードを取得する（ID検索）
3. コマンドオペレーション
4. レコードを登録

Yoomでは、上記4ステップをテンプレートとして提供しています。
ゼロから作成するよりも簡単にフローボットを作成できるので、まずは下のバナーにある「試してみる」ボタンをクリックして、テンプレートをコピーしましょう！
コピーが完了すると、サイドバーにある「マイプロジェクト」から操作できます。

Notionでステータスが更新されたら楽楽販売にレコードを登録する

試してみる

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■概要

Notionで管理している顧客情報や案件のステータスを、都度楽楽販売へ手作業で転記する業務に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Notionのステータス更新をトリガーにして楽楽販売へレコードを自動で登録できるため、Notionと楽楽販売のデータ連携をスムーズに行い、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionと楽楽販売を併用し、手作業でのデータ入力に課題を感じている方
• 営業や顧客管理の担当者で、情報の二重入力を減らし業務を効率化したい方
• 手作業による転記ミスを防ぎ、データの正確性を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionでステータスが更新されると、自動で楽楽販売へ情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が削減されるため、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、データの正確性を保ちます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Notionと楽楽販売をYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
5. 最後に、オペレーションで楽楽販売の「レコードを登録」アクションを設定し、条件を満たした場合にNotionから取得した情報を登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、どのデータソースの更新を検知するかを任意で設定してください
• 分岐機能では、「特定のステータスに変更された場合のみ実行する」など、楽楽販売にレコードを登録する条件を任意で設定してください

■注意事項

• Notionと楽々販売のそれぞれとYoomを連携してください。
• 楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 

詳細を見る 試してみる

Notionと楽楽販売のマイアプリ連携

テンプレートをコピーしたら、事前準備としてNotionと楽楽販売をYoomのマイアプリに登録します。
※既に登録している場合は「ステップ1.アプリトリガーの設定」へお進みください。

<手順>

1.Yoomにログイン後、「マイアプリ」→「＋新規接続」の順にクリック

2.アプリ名を検索して必要な情報を入力

マイアプリ一覧にNotionと楽楽販売が表示されていれば準備完了です！
早速、詳細設定に進みましょう！

ステップ1.アプリトリガーの設定

まずは、アプリトリガー「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」をクリックしましょう。

最初のページでは、事前に連携したNotionのアカウント情報が表示されるので確認し、問題なければ、「次へ」をクリックしてください。

次のページではAPI接続設定をするために、「トリガーの起動間隔」と「データソースID」を指定してください。
※なお、「トリガーの起動間隔」についてはご契約のプランごとに指定できる時間が異なるため、ご注意ください。

ここまで問題がなければ、「保存する」でトリガーの設定は終了です。
なお、ここで取得した値は後続オペレーションで変数として活用できます。
※取得した値とは？

ステップ2.レコードを取得する（ID検索）

次に、「レコードを取得する（ID検索）」をクリックしてください。

1ページ目の冒頭では、ステップ1と同様にアカウント情報が表示されます。
その下には「データベースID」を指定する項目があるため、直接入力、または『候補』からアプリトリガーで設定したIDと同じものを選択して「次へ」をクリックしてください。

2ページ目では、取得したいレコードの条件を設定します。
Notionから得た情報を活用して指定しましょう。(今回はレコードIDと【ID】が等しい場合に情報を取得するように設定しました)
「テスト」をクリックして問題なければ、「保存する」を選択してください。

ステップ3.コマンドオペレーション（分岐の設定）

次のステップ「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

• 「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。