NotionとTalknoteを連携して、Notionで休暇申請が行われるとTalknoteに通知する方法

Notionでシフトや休暇申請などを行えば、テンプレートをチームの業務フローに合わせて設計できるため、管理がしやすいというメリットがありますよね。
リアルタイムでの共同編集も可能で内容に変更があるとすぐに反映がされるのも嬉しいポイントです。

しかし、休暇申請など頻繁に確認する必要のない内容に関しては、細かくチェックしていないという人も多いのではないでしょうか。
では、Notionに追加された休暇申請が通知されるようになったら、便利だと思いませんか？

ということで今回は、<span class="mark-yellow">NotionとTalknoteを連携させ、Notionのページに追加や変更があった場合通知が届く</span>ようにしてみました！

NotionとTalknoteを連携するメリット

1.Notionで休暇申請がされるとTalknoteに通知されるようになる！

Notionで作成した休暇申請のページに追加や変更があると、Talknoteに通知が行くようになります！
これにより定期的に休暇申請のページを確認する機会が少なくなり、時間の節約となるでしょう。

また、Talknoteに通知が行くことでチームメンバー全体がそのことを把握可能です。

2.確認漏れを削減！

申請が通知されるようになれば確認漏れなどが減少する可能性があります。
そのため、申請した従業員へのレスポンスが早くなることが期待できるでしょう。
申請を自ら確認しにいかなくても済むため、複数のタスクを抱えるリーダーにとって、作業を円滑に進めるポイントとなるはずです！

[Yoomとは]

NotionとTalknoteの連携フローの作り方

では、ここからは実際に「NotionDBに従業員からの休暇申請が作成されたらTalknote通知する」というフローボットの作成手順を紹介しましょう。

今回のフローボットの作成手順は下記画像のように2段階です。

最低限の設定がされているテンプレートを使用するため、時短でフローボットが作成可能です。
まずは下記のテンプレートのバナーの「詳細を見る」をクリックし、移行した画面の下にある「このテンプレートを試してみる」というボタンからYoomの登録を進めましょう！
既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログインしてくださいね！

事前準備

NotionとTalknoteをYoomで連携するにあたり、この段階でNotionのページを用意しておく必要があります。
今回は休暇申請のページを使用するため、以下のように設計してみました。
あらかじめ準備をしておいてくださいね！

マイアプリ連携

Yoomの登録が終わりテンプレートのコピーが完了すると、上記のような画面が表示され「マイプロジェクト」というページに移行します。
ここまで完了したら、次はNotionとTalknoteをYoomと連携させましょう。
これを「マイアプリ連携」と言います！
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画面左側のメニューから「マイアプリ」を選択！
まずはNotionのマイアプリ連携からいきましょう！

Notionの準備ができたら右上の新規作成をクリック！検索窓に「Notion」と入力するとNotionのアイコンが出てくるので押します。

上記のような画面に移行するので「ページを選択する」を押します。

Talknoteと連携するページを選択して、アクセス許可をクリックすると連携完了です！

続けてTalknoteとYoomを連携させましょう。
検索窓に「Talknote」と入力するとTalknoteのアイコンが出てくるのでクリックします。

クライアントIDとクライアントシークレットを入力しましょう。
赤枠のTalknoteのAPIページに発行方法が書かれているのでご覧ください。

上記の画面にクライアントIDとクライアントシークレットが入力出来たら、右下の追加を押せばTalknoteとYoomのマイアプリ連携は完了です！

これでNotionとTalknote、2つのアプリがYoomと連携できました。次はフローボットの中身を設定していきます。

Notionのトリガー設定

画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】NotionDBに従業員からの休暇申請が作成されたらTalknote通知する」をクリック！右上の編集するを押しましょう。

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Notionのアイコンの「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」を押します。
テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリック！

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NotionのデータベースIDを入力しましょう。
NotionのURLはhttps://www.notion.so/xxxxxxxxx?v=yyyyyyyyyといった形式となっていますが、xxxxxxxxxの部分がデータベースIDです。
コピーして、Yoomの設定画面にペーストすればOKです！

入力出来たら「テスト」と書かれたボタンを押してみましょう。
青く「テスト成功」と表示されたら保存をクリック！Notionの設定は以上です！

Talknoteの設定

Talknoteのアイコンの「トークルームにメッセージを送信」を押します。
こちらに関しても先ほどと同じく、テンプレートを利用したことによりあらかじめ必要項目は入力されているので、連携するアカウント情報が正しいか確認してから次へをクリックしてくださいね。

　　　　　↓

スレッドIDを入力しましょう。
ボックス内をクリックするとTalknoteのスレッドが一覧表示されるようになっているので、Notionと連携したいスレッドIDをクリックするだけでOKです。

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次が最後の設定です！Talknoteに通知する内容を決めていきましょう。
ボックス内をクリックすると、さきほどNotionの設定でテスト送信した商談情報の内容が一覧表示されるようになっているので、通知したいものをクリックしてボックスに追加していきます。

今回は画像のように設定してみました。
見やすくするためには記号を用いるのがおすすめです！

　　　　　 ↓

メッセージの内容を決めたら画面下のテストを押して、青く「テスト成功」と表示されればOKです。
テストと同時にTalknoteにも通知が行きましたよね！

ここまでできたら保存を押しましょう。
これにてNotionとTalknoteの連携は終了です。お疲れ様でした！

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Yoomではこのように時短でフローボットの作成ができるテンプレートが豊富に取り揃えられているので、ぜひ一度ご覧ください！

その他のNotionとTalknoteを使った自動化の例

他にもNotionとTalknoteを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.毎日Notionデータベース内のタスクから本日が期限のものを抽出し一括でTalknoteに通知する
‍タスク管理機能があるTalknoteに通知されるようになるため、業務効率アップが期待できるでしょう！

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2.Notionで顧客からの問い合わせページが作成されたらTalknoteに通知する
‍問い合わせに素早く反応できるようになるため、営業やカスタマーサポートの方におすすめです！

3. Notionデータベースに登録された議事録の内容を要約してTalknoteに通知する
‍議事録の要約をTalknoteで楽々チェックTalknoteに通知されればチーム全体で情報共有し易くなります。

まとめ

「従業員の休暇の申請やシフトチェンジを素早く把握はしたいけれど、なかなか対応できない…」
このようなシチュエーションに覚えがあるなら、今回のNotionとTalknoteの連携は大変有効ではないでしょうか。

業務負担の軽減に繋がるため、この機会にぜひフローボットを作成してみてくださいね！